Exempel på hur köpare och säljare bör kommunicera för att göra bättre affärer Magnus Josephson

1. Exempel på hur köpare och säljare bör kommunicera för att göra bättre affärer Magnus Josephson Upphandlingsjurist 26 januari 2011 Tel: +46 8 678 10 20 mj@magnusjosephson.se Magnus Josephson AB

2. Sammanfattningsvis… • Kommunikation är informationsutbyte • Som upphandlare bestämmer du hur mycket information du behöver för att kunna fatta beslut • Som leverantör måste du ha en plan för hur din information skall nå marknaden för att skapa bäst effekt • LOU reglerar ingenting om hur information skall ske före och efter upphandlingarna – tänk fritt! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

3. Magnus Josephson – UpphandlingsjuristExpert på affärer med och av offentlig sektor MÅL: Bidraga till att företag tjänar mer pengar på offentlig upphandling Bidraga till att myndigheter gör bättre affärer Kommunikation Hur kan min kund nå marknaden med sitt budskap? 95-99 NOU (Nämnden för offentlig upphandling) 99-04 Hallvarsson & Halvarsson kommunikationskonsult 04-09 OPIC Utbildare och konsult 2009 – Magnus Josephson AB – Expert på framgångsrik försäljning mot offentlig sektor Lärare/Mentor på Handelshögskolan, IHM, Almi och Talarforum Skriver i Upphandling24 och Handelstidningen Justitia Kontakt: 08 - 678 10 20 magnus@opic.com 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 3

4. Varför är det så svårt att kommunicera rätt? Magnus Josephson 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

5. 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

6. Exempel: Västra GötalandsregionenAktörer i inköpsprocessen • Inköpsråd • Styrgrupper • Projektgrupper • Inköpscontroller • Verksamhets-representanter • Inköpschef • Projektledare/inköpare 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

7. INKÖPSOMRÅDEN 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

8. INKÖPSPROCESSEN Policy Analys Regelverk LOU, EU förordningar mm BeställningPortal EH-system Upphandling Organisation Processorg Roller & ansvar Inköpsorganisation Miljö & sociala hänsyn Avtalsvård Leverantörs-samverkan 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

9. INKÖPSPROCESS I TRE STEG Analys Bestämmer inköpsstrategi Upphandling Avtalsvård Förlänger värdet Anbudsutvärdering Behovs- och totalkostnads analys Leverantörs- marknadsanalys Strategi Anbuds-infordran Förhandling & Avtal Order hantering Leverans-hantering Uppföljning 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

10. Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Före upphandlingen? Magnus Josephson 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

11. Följande faktorer är HELT avgörande för framgång (för båda parter) 1. Kommunikation/Dialog – JA!------------------2. Med rätt personer… Vilka?3. Om rätt saker… Vad?4. Vid rätt tillfälle… När?5. På rätt sätt… Hur?6. Regelbundet… Hur ofta?7. På rätt ställe… Var? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

12. 1. Kommunikation/Dialog – JA! • Myndigheten måste • Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha! • Skapa en plan för kommunikation • Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc • De flesta myndigheter har ingen genomtänkt plan för kommunikation i med privat sektor • Detta skapar stor osäkerhet och rädsla för kommunikation • …och många missade chanser 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

13. 1. Kommunikation/Dialog – JA! • Företagen måste • Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha! • Skapa en plan för kommunikation • Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc • De flesta företag har ingen genomtänkt plan för kommunikation i sin försäljning mot offentlig sektor • Detta skapar osäkerhet och rädsla för kommunikation… • …och många övertramp tyvärr 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

14. 2. Med rätt personer… Vilka? • Jag lanserar härmed två roller hos köparsidan: • Affärsansvarig – Före upphandlingarna • Kontraktsansvarig – Efter upphandlingarna Båda har uppgiften att kommunicera med marknaden och avtalsleverantörer 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

15. 2. Med rätt personer… Vilka? • Köpar- och säljarsidan måste ta fram relevanta samtalspartners • Sök hos köparen: • Kund - Engagerad behovskunnig • Påverkare - Expert • Användare - LOU-kunnig • Kund = Den som betalar • Påverkare resp Användare = Alla andra, t ex Referensgrupp 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

16. 2. Med rätt personer… Vilka? • Leverantörer – vilka skall ni skicka fram? • Skapa en spegelbild av er organisation jämfört med köparens organisation • Era säljare kommer bara upp till en viss nivå • Vill ni högre upp måste ni skicka ngn med högre befattning • Ex: Politiker möter VD/Lednings-/Styrelseperson • Ofta överdrivet fokus på upphandlaren • Användarna ofta största målgruppen – underutnyttjad! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

17. 3. Om rätt saker… Vad pratar man om? • Behovet – givetvis… • Köparsidan internt - Vilket är behovet för… • Patienten/patientnytta • Användarna som sjukvårdspersonalen • Politiker • Ekonomi 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

18. Tre frågor som skall ställas inför en upphandling • Vad är målet med affären? • Vem är kund? • Hur skapar vi rätt team? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

19. 3. Om rätt saker… Vad? • Leverantörer: Kunden frågar er • ”Vi älskar ert företag, vi vill jättegärna ha er som leverantör även nästa gång! • Hur gör vi för att köpa era produkter och tjänster på ett så bra sätt som möjligt och i enlighet med LOU?” • Vad svarar ni? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

20. 3. Om rätt saker… Vad? • Samtalet mellan kund och leverantör skall inte i första hand handla om vad som skall säljas… • …utan HUR det skall köpas 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

21. Frågor att diskutera med kunden • Varför vill ni köpa detta? Huvudskälet? • Vad upphandlas? Skall ni köpa en produkt, tjänst eller en lösning/funktion/process/effekt? • Skall köparen eller leverantören visa lösningen? • Vem gör en förstudie? Kunden? Leverantören? • Möte med leverantören? • Upphandlingsform? Förhandling? • När kan köparen/säljaren räkna hem investeringen? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

22. Två frågor säljaren måste besvara • Vad skall utvärderas? • Hur skall det utvärderas? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

23. 3. Om rätt saker… Vad pratar man om? • Säljarna • Den som känner till mest om marknaden är mest attraktiv att tala med • Ex Tieto – har kartlagt hundratals upphandlingar sedan 90-talet. • De vet allt om trender i krav, avtalsperioder, upphandlingsformer mm. • Exempel på marknadsföring 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

24. Marknadsföring mot off sektor - Xerox reklam för ramavtal med Verva 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 24

25. Broschyr till kunderna 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 25

26. Varför välja Xerox? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 26

27. Inbjudan till informationsdag 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 27

28. Forum För Medtech Upphandling - För landstingen i Sverige I samarbete med: Magnus Josephson, OPIC Stockholm, Sweden 1-2 december 2009, Stockholm 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

29. Välkommen till det första Forumet för Medtech upphandling. INBJUDAN TILL FORUM FÖR MEDTECH UPPHANDLING Hälso- och sjukvården i Sverige står inför tuffa utmaningar de närmsta åren. Knappa resurser, fler patienter som behöver opereras, samt ny (på kort sikt ofta kostsam) innovativ teknik väntar på implementation. Till detta kommer svårigheten att göra bra affärer inom ramarna för LOU som ofta ger upphandlare strama tyglar, för hur inköpsprocessen kan hanteras. I tillägg till detta så gör svårigheter att utvärdera anbuden att upphandlingen alltför ofta hamnar hos domstol. Då dessa problem är gemensamma för både sjukhuspersonal, landstingen samt leverantörer, så anser vi att en öppen dialog är extremt viktig, så att vi utnyttjar alla resurser för att kunna effektivisera svensk hälso- och sjukvård. Därför bjuder vi i samband med årets upphandlingsgala in till ett möte i dialogens tecken, kring dessa frågor. Vi ser fram emot att träffa er i Stockholm ! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

30. Tidningsbilaga 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 30

31. Info om vad avtalet innebär 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 31

32. 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

33. 4. Vid rätt tillfälle… När? • Köpare – När som helst • Mellan upphandlingarna – I oskarpt läge • Under upphandlingen – för ”Look and feel”. • Efter upphandlingen – för Avtalsuppföljning 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

34. 4. Vid rätt tillfälle… När? • Leverantörer • Kartlägg oskarpa läget: analysera avtalsperioder • Gör säljkalender • Hitta säljfönstret röd/grön zon 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

35. 5. På rätt sätt… Hur? • Nyckelordet är ”Kunskapsöverföring” = Utbildning • Från myndigheten • Om verksamhetsbehov, mål, organisation mm • Från företaget • Hur skall man köpa det ni säljer? • Vad skall upphandlas? • Analysstyrd marknadsföring • Problemlösning 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

36. 6. Regelbundet… Hur ofta? • Få och stora events? • Ex årlig jättekonferens all inclusive? • Många små? • Ex frukost-/lunch/eftermiddagsseminarier 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

37. 7. På rätt ställe… Var? • Skapa ett neutralt forum • Svårt hos leverantören • Svårt hos myndigheten • Bättre på en konferensanläggning • Bättre genom en tredje part typ Swedish Medtech 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

38. Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Under upphandlingen? Magnus Josephson 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

39. Vad säger LOU om dialog under uh? • ”Den skall vara likabehandlande” • Sunt förnuft • Alltså: Man FÅR ha dialog med leverantörer • Man BÖR träffa leverantörerna om det krävs ”look and feel” • Uh av nyckelkompetens VIKTIGT att träffa leverantörer 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

40. Hur kan kommunikation motverka överprövningar? • Det är bristen på kommunikation som är vanligaste orsaken till överprövning • Värst att inte förstå VARFÖR man förlorat… inte förlusten sig • Bjud in en missnöjd leverantör. Lyssna. Försök förstå. Svara. Skapa förtroende. • Om de har rätt – var inte rädd att ändra ditt beslut 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

41. Vad leder till bristande kommunikation? • Korta anbudstider • Fel ställda frågor • Frågorna visar inte konsekvensen av t ex ett krav • Alltför korta svar • Transparens = JAG fattar! • Bristande transparens = JAG fattar INTE! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

42. Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Efter upphandlingen? Magnus Josephson 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

43. Avtalsperioden – hur skapa bra dialog? • Uppstartsmöte • Regelbunden avstämning • Utse dialogansvariga i Referensgruppen • Sätt upp tydliga mål med varje möte – Varför träffas? • Utse ”affärsansvarig” som bara håller på med uppföljning 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

44. Magnus Josephson – Upphandlingsjurist Vill ni köra utbildning/ workshop/ idéseminarium i dessa frågor på er myndighet eller företag? Kontakt utbildning eller konsultation: +46 8 – 678 10 20 mj@magnusjosephson.se 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 44

45. Tack för idag! Magnus Josephson 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling