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2. LE SYSTEME D’INFORMATION COMME PRE REQUIS FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

3. Le système d’information comme pré requis, pourquoi ? • Nous sommes dans des établissements • à structure organisationnelle complexe • avec des services cloisonnés – peu d’échange d’information d’un service à un autre • des informations non exhaustives dont la qualité est à améliorer •  Notre objectif est de pouvoir collecter l’information au plus près de ceux qui en sont à l’origine, et de les restituer à ceux qui vont les exploiter sous forme consolidée, triée, transformée. FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

4. disposer d’un système d’information intégré  des applications nationales (Apogée, Harpège, Nabuco), locales (SIPI), logiciel métier (Celcat)  complétées par un ensemble de modules compatibles Pléiade :  des modules métiers : gestion de la recherche (Sirius), gestion des immobilisations (Neptune), gestion de la formation (Altéa), la valorisation de la recherche (Centaure), gestion de la facturation (Zinia)  des modules applicatifs standard : comptabilité analytique (Epsilon), gestion budgétaire (Pegase), fiscalité (Vega), la gestion des relations industrielles (Alcyon)  un requêteur multi base (EIS) FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

5. Les principales caractéristiques de notre système d’information  bien que conçus de manière intégrée, les différents modules peuvent être utilisés séparément et complétés progressivement au gré des besoins et de l’évolution de l’établissement.  paramétrable, adaptable à la structure organisationnelle de notre établissement. Cela permet de bénéficier d’un outil intégrant en permanence de nouvelles fonctionnalités.  Nous avons fait communiquer les différents outils afin d’échanger directement des informations sans nouvelle saisie et traitement préparatoire  interface entre les applications  un portail web (Pléiade Web) : saisie au plus près des enseignants chercheurs  Il est construit autour d’un entrepôt de données unique.  Il permet d’avoir un support informatique cohérent pour toute notre structure. FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

6. Démarche globale de construction de l’outil décisionnel Contient toutes les données nécessaires à la production d’indicateurs Entrepôt de données Outil ETL Extrait les données pour alimenter l’entrepôt des données Base opérationnelle Pléiade Enrichi de données qualitatives, extra comptables Bases opérationnelles  Harpège, Nabucco, Apogée, Astre, Celcat FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

7. Démarche globale de construction de l’outil décisionnel Contient toutes les données nécessaires à la production d’indicateurs Entrepôt de données Décisions politiques Requêtes Produit les tableaux de bord à usage interne et externe Outil ETL Extrait les données pour alimenter l’entrepôt des données Système d’Information d’Aide à la Décision SIAD Tableaux de Bord Base opérationnelle Pléiade Enrichi de données qualitatives, extra comptables 2 critères : zoom et angle de vue Reporting Bases opérationnelles  Harpège, Nabucco, Apogée, Astre, Celcat Comptabilité analytique et dialogue de gestion

8. Notre système d’information aujourd’hui Zone clients de gestion EPSILON Comptabilité analytique et prévisionnelle VEGA Comptabilité générale et fiscalité PEGASE Comptabilité budgétaire EIS Requêteur CENTAURE Valorisation de la recherche ALCYON Relations Industrielles ZINIA Facturation et Stocks ALTEA Formation NEPTUNE Patrimoine Et inventaire SIRIUS Gestion de la Recherche In Situ DBA Zone clients « léger » Pléiade Web Domaine métier Espace Numérique De Travail Interopérabilité Domaine Outils Domaine ABC LDAP Authentification unique de l’utilisateur Domaine Clients légers Applications nationales : Apogée, Harpège, Nabuco Applications locales : Sipi, Celcat FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

9. Notre système d’information aujourd’hui Zone clients de gestion EPSILON Comptabilité analytique et prévisionnelle VEGA Comptabilité générale et fiscalité PEGASE Comptabilité budgétaire EIS Requêteur CENTAURE Valorisation de la recherche ALCYON Relations Industrielles ZINIA Facturation et Stocks ALTEA Formation NEPTUNE Patrimoine Et inventaire SIRIUS Gestion de la Recherche In Situ DBA Zone clients « léger » Pléiade Web Domaine métier Espace Numérique De Travail Interopérabilité Domaine Outils Domaine ABC LDAP Authentification unique de l’utilisateur Domaine Clients légers Applications nationales : Apogée, Harpège, Nabuco Applications locales : Sipi, Celcat + un Système d’Information en Gestion des Ressources Humaines FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

10. Le rôle du personnel Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs.  la recherche permanente de fiabilisation des données devient la problématique de tous les acteurs  le changement dans les méthodes de gestion et les pratiques de travail : redéfinir les procédures à suivre  expliciter par écrit les règles et les circuits  écrire procédures, règles et circuit dans l’outil : message automatique Web, communication sur les procédures administratives et les pratiques  de nouvelles méthodes de travail FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

11. Le rôle du personnel Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs.  implication de tout le personnel (tant non enseignants que enseignants-chercheurs) :  Appropriation de la démarche  Rôle important de la communication : remontée d’information  se partager les informations et les outils (décloisonnement des services)  Unification des pratiques dans toutes les unités de l’établissement  Circulation de l’information d’un service à un autre FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

12. La gestion des contrats industriels Mail automatique au porteur du projet Mail automatique au directeur de laboratoire et au porteur du contrat Mail automatique au porteur du contrat à l’approche de l’échéance scientifique et de l’échéance financier Validation du pré dossier par le directeur de laboratoire Pré dossier par le chercheur Validation du dossier par le maître d’oeuvre Fin du contrat Exécution du contrat Pléiade Web Saisie données Centaure Valorisation recherche Pléiade Web Saisie données Epsilon Comptabilité analytique • * Time sheets heures de recherche et heures d’utilisation des équipements par le chercheur sur le contrat • * Pré facturation Plan de financement Programme scientifique Plan de négociation Consolidation des données Expertise Rédaction du contrat Centaure Valorisation recherche Zinia Gestion facturation Suivi de gestion Facturation FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

13. Les résultats  L’information devient visible:  une vision globale et unifiée des données  consolidation des données plus fiable et plus exhaustive  L’information devient accessible :  pouvoir accéder à l’information en temps réel au fur et à mesure des saisies dans les différentes applications et modules métiers  l’accès à l’information ne dépend plus des personnes qui en sont à l’origine = gain de temps  La transparence et la traçabilité par l’identification des responsabilités  Interdépendance des actions des uns et des autres : une autre forme de collaboration FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

14. Des réticences … • Un Progiciel de Gestion Intégré suppose des contrôles automatisés de la qualité de l’information, avec une comparaison permanente de la performance en terme de qualité de l’information •  des inquiétudes •  l’impression de perdre la maîtrise de l’information • impact sur l’organisation : •  préparer le personnel aux changements organisationnels •  accompagner le changement • pour que la mise en place d’un système d’information intégré soit une réussite, elle doit être une démarche d’établisse ment avec une volonté politique forte. FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

15. Merci pour votre attention