2011 @ Institut Perakaunan Negara Jabatan Akauntan Negara “Excellent Accounting @ Your Service”

1. SISTEM PERAKAUNAN MIKRO (SPM) OLEH : AZLINDA BINTI ABDULLAH INSTITUT PERAKAUNAN NEGARA JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 2011 @ Institut Perakaunan Negara Jabatan Akauntan Negara “Excellent Accounting @ Your Service”

2. SKOP • Pengenalan SPM • Mengapa perlu SPM • Kaitan SPM dengan PKPA lain • SPM melengkapkan sistem perakaunan sedia ada • Model SPM • Kaedah Pengkosan • SPM Berkomputer • Laporan SPM 2

3. SISTEM PERAKAUNAN MIKRO ( SPM ) SPM diperkenalkan ke dalam sistem pentadbiran kerajaan melalui PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 3 TAHUN 1992. 3

4. SISTEM PERAKAUNAN MIKRO ( SPM ) SPM ialah satu sistem perakaunan yang mengkoskan output agensi kerajaan. 4

5. MENGAPA PERLU SPM • Menerap kesedaran kos BERAPA KOS OUTPUT? MENGAPA TINGGI? 5

6. MENGAPA PERLU SPM 2. Mengguna sumber manusia, kewangan dan kemudahan dengan cekap. Cara kos yang efektif Kawalan kos Agihan sumber dengan optimum 6

7. MENGAPA PERLU SPM 3. Asas untuk membuat keputusan. TERUSKAN? HENTIKAN AKTIVITI? BUAT ATAU BELI? GANTI BARU? TERUS GUNAKAN MESIN? MOBILASI PEKERJA? 7

8. MENGAPA PERLU SPM 4. Sebagai asas perbandingan dalam urusan perolehan perkhidmatan dari pihak luar. PENGENALPASTIAN SERVIS YANG HENDAK DISWASTAKAN KOS KERAJAAN VS PIHAK LUAR KOS STANDARD 8

9. MENGAPA PERLU SPM 5. Asas meletak harga ke atas perkhidmatan kerajaan. 6. Memberi maklumat kos output untuk Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS). PP BIL.14/94 MINTA MAKLUMAT KOS OUTPUT DICATIT DALAM BORANG SPESIFIKASI OUTPUT ABM-2B 9

10. MENGAPA PERLU SPM 7. Mengesan perubahan trend kos. 8.Alat untuk mengesan prestasi. ANTARA ORGANISASI KOS SEBENAR VS KOS DIRANCANG KOS SEMASA VS KOS DAHULU 10

11. KAITAN SPM DENGAN PKPA LAIN Pengurusan Kualiti Menyeluruh Amalan Pengurusan Operasi & Spesifikasi Kualiti Piagam Pelanggan Spesifikasi output dan tahap perkhid- matan PPBS/MBS Pengenalpastian output dan struktur PTJ/PK, Program/ Aktiviti SPM Menentukan kos output dan kecekapan penggunaan sumber 11

12. SPM MELENGKAPKAN SISTEM PERAKAUNAN SEDIA ADA Perakaunan Kewangan Perakaunan Kos (SPM) Perakaunan Pengurusan Analisis Belanjawan 12

13. SPM MELENGKAPKAN SISTEM PERAKAUNAN SEDIA ADA vs Akruan SPM Tunai Sekarang 13

14. SPM MENGGUNAKAN KONSEP AKRUAN Perolehan sumber vs Penggunaan Sumber Contoh: Bekalan kertas komputer dibeli RM1,000.00 Bekalan kertas komputer diguna RM 500.00 14

15. 2010 @ Seksyen Khidmat Perunding Jabatan Akauntan Negara “Excellent Accounting @ Your Service” MODEL SPM KosLangsung TENAGA KERJA Penyatuan Kos Langsung & Kos Tak Langsung KOS OUTPUT BAHAN INPUT Pengumpulan dan pengagihan kos tak langsung LAIN-LAIN Kos Tak Langsung 15

16. DEFINISI OUTPUT Output adalah barangan atau perkhidmatan yang dihasilkan di bawah sesuatu projek, program, aktiviti atau aktiviti kecil agensi kerajaan 16

17. OUTPUT MESTILAH MEMENUHI5 KRITERIA S– SPESIFIC (Khusus untuk sesuatu Jabatan) M - MEASURABLE (Boleh Diukur) A - ACHIEVABLE (Boleh Dicapai) R - REALISTIC (Wajar untuk Jabatan) T - TIME BOUND (Mempunyai tempoh masa) 17

18. KLASIFIKASI OUTPUT Output Utama • dikenalpasti dari fungsi utama Jabatan Output Sokongan - kerja selain dari yang berkaitan dengan output utama 18

19. CONTOH OUTPUT UTAMA RAWATAN PESAKIT - HOSPITAL MYKAD - JABATAN PENDAFTARAN PASPOT - JABATAN IMIGRESEN 19

20. CONTOH OUTPUT SOKONGAN PENGURUSAN PEJABAT MERANGKUMI : KERJA-KERJA PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN & PERANCANGAN KURSUS-KURSUS YANG DIHADIRI KERJA SELAIN DARI YANG BERKAIT DENGAN OUTPUT UTAMA 20

21. DUA JENIS OUTPUT OUTPUT Homogeneous Unik 21

22. CIRI-CIRI OUTPUT HOMOGENEOUS * KOMPOSISI INPUT YANG SAMA *PENGELUARAN SECARA ROUTINE * MASS PRODUCTION * PENGKOSAN MENGIKUT PROSES * MASA PENGELUARAN SINGKAT * PERBANDINGAN KOS BOLEH DIBUAT DENGAN MASA LALU Contoh : MyKad Paspot 22

23. CIRI-CIRI OUTPUT UNIK * KOMPOSISI INPUT BERLAINAN * MASA PENGELUARAN BERBAGAI * PENGELUARAN KHUSUS * PENGKOSAN MENGIKUT AKTIVITI * PENGELUARAN DALAM BENTUK % SIAP * PERBANDINGAN KOS TIDAK MUDAH DIBUAT Contoh : Pembangunan jalanraya Pameran / Galeri Persidangan 23

24. UNIT UKURAN • Jelas maksudnya • Bersesuaian dengan output utama. • Contoh: • Bilangan Peta • Bilangan Kes • Peratus Siap • Bilangan Cek 24

25. CONTOH OUTPUT – Pusat Serenti OutputUnit Ukuran Kemasukan Bil.Penghuni Kaunseling Bil.Jam Majlis / Kelas Agama Bil.Jam Tindakan Displin Bil. Penghuni Rawatan Bil. Penghuni Bengkel Bil. Penghuni Pembebasan Bil. Penghuni Pengurusan - 25

26. DEFINISI INPUT Input ialah sumber yang digunakan untuk mengeluarkan output. 26

27. INPUT Dibahagikan kepada 2 : 1. Kos Langsung Boleh dihubungkaitkan secara langsung dengan output seperti tenaga kerja, bahan, perbelanjaan lain. 2. Kos Tak Langsung Kos output sokongan yang diagihkan kepada output utama seperti keselamatan, latihan. 27

28. 4 KOMPONEN INPUT • TENAGA KERJA kaitan sumbangan kakitangan kepada output Contoh: • Gaji • Elaun OS 11000,12000,13000,14000,15000 28

29. SUMBER DATA TENAGA KERJA BUKU VOT REKOD MASA KERJA LAPORAN GAJI 29

30. 4 KOMPONEN INPUT 2. BAHAN LANGSUNG Contoh: • Kertas komputer • Alatulis OS 25000,26000,27000 *** Ambilkira jumlah yang diguna dalam bulan semasa sahaja 30

31. SUMBER DATA BAHAN DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT BUKU VOT 31

32. 4 KOMPONEN INPUT 3. HARTA MODAL Contoh: Susutnilai bulanan bagi : • Komputer • Kenderaan 32

33. PENGIRAAN SUSUTNILAI • Contoh: • Harga belian komputer RM 5,000.00 • Jangka hayat 5 tahun • Kossusutnilai sebulan (RM5000.00/60 bulan) RM 83.33 33

34. 4 KOMPONEN INPUT 4. PERBELANJAAN LAIN Contoh: • Elaun perjalanan • Pengangkutan barang • Perhubungan & utiliti • Sewaan OS 21000,22000,23000,24000,28000,29000 34

35. SUMBER LAIN-LAIN PERBELANJAAN BUKU VOT LAPORAN PERBELANJAAN 35

36. PENGKOSAN Pengkosan adalah proses penentuan kos untuk membuat / mengeluarkan sesuatu barangan, perkhidmatan atau fungsi 36

37. PROSES PENGKOSAN 2 PERINGKAT: 37

38. KAEDAH PENGKOSAN KAEDAH UTAMA • KOS PROSES • KOS PROJEK 38

39. HUBUNGKAIT OUTPUT DENGAN KAEDAH PENGKOSAN OUTPUT HOMOGENEOUS UNIK KOS PROJEK KOS PROSES 39

40. PENGKOSAN SECARA PROSES CARTA ORGANISASI MENGENALPASTI BAHAGIAN/ LOKASI OUTPUT UTAMA MENGENALPASTI OUTPUT DI BAWAH SETIAP LOKASI OUTPUT SOKONGAN 1 40

41. PENGKOSAN SECARA PROSES 1 INPUT OUTPUT JADUAL PENUKARAN GAJI A KAITKAN SUMBER YANG DIGUNA KEPADA OUTPUT S/N ASET B C BAHAN 2 P’BELANJAAN PENGURUSAN 41

42. PENGKOSAN SECARA PROSES 2 A AGIHKAN KOS OUTPUT SOKONGAN KEPADA OUTPUT UTAMA B C DAPATKAN JUMLAH KOS SETIAP OUTPUT UTAMA AGIHAN PENGURUSAN KOS SEUNIT 42

43. PENGKOSAN SECARA PROJEK 2 KOS TAK LANGSUNG KOMUNIKASI KURSUS / LATIHAN KESELAMATAN JUMLAH KOS PROJEK 43

44. MODEL PENGKOSAN INPUT OUTPUT TENAGA KERJA BAHAN KOS OUTPUT PENGKOSAN HARTA MODAL PERBELANJAAN 44

45. PAKEJ SISTEM PERAKAUNAN MIKRO BERKOMPUTER YANG DIBANGUNKAN OLEH JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 45

46. KEMUDAHAN SPMB • Fleksibel • Efektif dari segi kos • Sesi tunjuk ajar / bengkel menyediakan pangkalan data • Maklumat tetap tersedia • Integrasi dua kaedah pengiraan kos dalam satu sistem – kaedah kerja / proses • Elakkan pengakaunan dua kali • Elakkan data tercicir • Membolehkan kesemua output bagi sesuatu entiti dikoskan serentak • Maklumat kos boleh dipercayai 46

47. CARTA ALIR SPMB R E S T O R E & P I N D A KEMASUKAN DATA BACKUP PENGKOSAN & LAPORAN YA PINDAAN? TIDAK PROSES AKHIR TEMPOH 47

48. SPM BERKOMPUTER PENGENALPASTIAN INPUT PENGENALPASTIAN OUTPUT PENGKOSAN ANALISIS DAN TINDAKAN 48

49. LAPORAN SPM BERKOMPUTER RINGKASAN KOS OUTPUT Menyediakan maklumat kos seunit setiap jenis output yang dikeluarkan oleh agensi kerajaan. M01 LAPORAN TERPERINCI KOS MENGIKUT OUTPUT Membolehkan pengguna meneliti semua komponen kos setiap output. M02 49

50. LAPORAN SPM BERKOMPUTER LEMBARAN KOS ( BULANAN ) Menyediakan analisis komponen-komponen kos iaitu tenaga kerja, bahan-bahan, kos langsung lain dan kos tak langsung bagi setiap output. M03 PERBANDINGAN KOS ANTARA BULAN Menyediakan maklumat perbandingan kos di antara bulan ke bulan bagi setiap output untuk 12 bulan. M04 50