Gruppo G.R. Informatica - Lecco

1. Guglielmo Corno Gruppo G.R. Informatica - Lecco

2. Un groviglio di nomi e acronimi Gestione Documentale • Document Management • DMS (Document Management System) • DIS (Document Information System) • IDM (Integrated Document Management) • EDM (Electronic Document Management) • ECM (Enterprise Content Management) • Content Management • Knowledge Management

3. Perché parlarne?_1 Oltre il 70% delle informazioni aziendali sono • destrutturate • in formati e supporti vari (carta, fax, email, pdf) • altre stime arrivano al 90% La gestione dei documenti cartacei assorbe (Week.it maggio 2006) • il 50% del tempo lavorativo • il 15% del fatturato • il 45% del costo del personale Il tempo che il personale d’ufficio dedica ai documenti (Gartner) • continua ad aumentare • per un 40-60% è speso in attività a basso valore aggiunto

4. Perché parlarne?_2 Statisticamente (Yahoo Finanza - Aprile 2006) • il 7,5% dei documenti viene smarrito • il 15% dei documenti è classificato in modo scorretto E una persona • passa da ½ ora a 2 ore al gg cercando documenti • ricorda il 10% delle informazioni che legge • copia un documento (mediamente) dalle 9 a 11 volte Le aziende sottostimano i costi dei documenti (Info Trend – CAP Ventures) • per copie, stampe e fax il costo percepito è metà di quello reale • per la gestione dei documenti il costo percepito equivale al 10% di • quello reale

5. In Europa si parla di (Yahoo Finanza - Aprile 2006) • 28 miliardi di fatture l’anno, il 90% su carta • un costo di gestione dai 10 ai 30 euro per fattura • per l’emittente e per il destinatario Secondo altri studi (Economy) • una fattura cartacea costa dai 23 ai 27 euro • ma può arrivare anche a 50 euro • contro i 16 euro della versione digitale E in casa nostra?

6. Nella Pubblica Amministrazione (Ministero Innovazione e Tecnologia, CNIPA) • la digitalizzazione del 10% dei documenti produrrebbe • un risparmio di 3 miliardi di euro l’anno • una pratica spedita da un ufficio all’altro costa 20 euro • con la posta elettronica il costo è di 2 euro Per le aziende • per la sola fatturazione elettronica i risparmi sarebbero • del 50% almeno • in alcune attività si arriva anche a risparmi del 90% • diversi case study mostrano risultati stupefacenti Aspettative

7. Altri vantaggi, meno monetizzabili • facilità di comunicazione • recupero di efficienza • miglioramento del servizio • ritorno d’immagine, interno ed esterno Il ritorno dell’investimento • il mercato offre soluzioni per investimenti anche contenuti • in aree aziendali ben definite il ROI è sicuro e valutabile a priori • il break-even si raggiunge spesso in pochi mesi • e si può allargare l’investimento in altre aree Aspettative_2

8. L’archivio vero e proprio • la classificazione • gli strumenti di ricerca • le regole di accesso e modifica L’acquisizione • dal sistema gestionale • dalla posta • da documenti elettronici e cartacei L’invio • invio di una copia (fax, email…) • invio di avvisi di pubblicazione • la ricevuta Componenti di un sistema documentale_1

9. Il workflow • i processi di approvazione • i ruoli e le regole • le misure di efficienza Gli accessori (si fa per dire!) • messaggistica e allarmi • log degli eventi e tracciabilità • controllo degli accessi e sicurezza • single sign-on Componenti di un sistema documentale_2

10. Integrazioni con il gestionale Integrazioni con i sistemi di posta • acquisizione di dati anagrafici • acquisizione di documenti • dalle applicazioni • dagli spool di sistema • visualizzazione di documenti dal gestionale • procedure e workflow • lo “spamming involontario” in azienda • quale client di posta • Lotus • Outlook • Web Mail L’integrazione con le applicazioni

11. Posta Elettronica Certificata • una raccomandata con ricevuta di ritorno elettronica Firma digitale • i formati “p7m” e “pdf firmato” • diffusione dei documenti firmati, come leggerli Conservazione sostitutiva • buttare la carta e tenere solo i supporti magnetici • i passi per le fatture attive, ad esempio • firma massiva (responsabile amministrativo) • firma del lotto di fatture e marcatura temporale • archiviazione su CD (o DVD o altro supporto) • il “responsabile della conservazione” • il manuale delle procedure Corollari utili

12. Client – Server (tecnologie “tradizionali”) • interfaccia utente più brillante • integrazione più semplice con il mondo office e con le • applicazioni esistenti Web (tecnologie “innovative”) • accessibilità ovunque a basso costo • interoperabilità con fornitori, clienti, partner, ecc. Miste • ok, ma verificare la reale fruibilità • e attenzione alla sicurezza Scegliere la tecnologia

13. Scegliere un tema o un’area aziendale • il ciclo attivo • il ciclo passivo • la gestione dei contratti • l’area commerciale • la documentazione di commessa • la diffusione di report o stati d’avanzamento • il sistema di qualità, la sicurezza, la privacy, ecc. Con quali criteri • la cosa più semplice da implementare • quella che garantisce il ROI più rapido • a parità di altro, quella che gli utenti possono apprezzare di più Come procedere

14. Semplicemente, si ricomincia • scegliendo un’altra area • con gli stessi criteri • fino a raggiungere il livello di efficienza desiderato Nessun miracolo ma… • conoscendo la propria realtà aziendale • con un po’ di voglia di fare • con un po’ di buon senso • con investimenti contenuti E poi? SI POSSONO RAGGIUNGERE RISULTATI STRAORDINARI!

15. GRUPPO G.R. INFORMATICA Corso Promessi Sposi, 25/E 23900 Lecco Tel. 0341 259411 Fax 0341 250340 mktg@grinfor.com http://www.grinfor.com NON È UNA PROMESSA MA UN AUGURIO, CONFORTATO DALL’ESPERIENZA L’informazione a portata di mano. Sempre. Ovunque. Tutti i marchi menzionati sono registrati ed appartengono ai rispettivi proprietari