RETORICA

1. RETORICA Institutul National al Magistraturii ianuarie - februarie 2007

2. RETORICA • Arta comunicarii •  Tipuri de comunicare •  Comunicare formala si informala •  Comunicare verbala si nonverbala • Dezvoltarea aptitudinilor de comunicare •  Ascultare eficienta •   Transmiterea mesajului

3. Prezenta si personalitate • Cum sa te faci inteles • Dezvoltarea curajului si a increderii de sine • Imbunatatirea memoriei • Elementele esentiale in discursul de succes • Cum sa captezi interesul audientei • Imbunatatirea dictiei

4. Definitie RETORICA este arta, teoria si practica influentarii oamenii prin discurs / vorbire

5. Putina istorie Egipt Ptahotep – Maxime (2500 aC) – oamenii obisnuiti, analfabeti, isi sustineau verbal cauza in fata magistratilor. Erau recomandate umilinta si deferenta China Confucius – recomanda control, datorie si abtinere Japonia Fukuzawa – sec XIX - socheaza promovind stilul occidental, libertatea de exprimare

6. Atena si Roma - democratia este legata de acea forma a retoricii prin care cetatenii sunt liberi sa se adreseze oricaror altor membri ai comunitatii, care, la rindul lor, sunt liberi sa evalueze propunerea si sa acorde votul lor pozitiv sau negativ Aristotel – Retorica Marcus Tullius Cicero

7. Stima de sine/ autoperfectionare Ordine / estetica Cunoastere si intelegere Recunoastere / realizari Apartenenta la grup / familie Siguranta zilei de miine Nevoi fundamentale / fiziologice Piramida lui Maslow

8. sa consideram comunicareaatit o arta cit si o stiinta.

15. Sfaturi • Faceti eforturi reale pentru a cistiga increderea celor din jur inainte ca o ‘criza’ sa aiba loc • toate afacerile sunt vulnerabile la actiuni negative din partea subalternilor/ colegilor din prezent si trecut • Comunicati deschis si onest cu cei din jurul dvs in timpul unei crize. • Retineti ca oamenii carora va adresati au o memorie foarte buna.

16. Sfaturi - cont’d • Daca va aflati intr-o situatie critica, cereti ajutorul celorlalti! – nu considerati ca acesta trebuie sa vina de la sine. • Alegeti cea mai buna cale de a transmite mesajul. • Nu ascundeti vestile proaste • Folositi cit mai multe si mai diverse mijloace de a comunica. • Tineti oamenii la curent cu evolutia evenimentelor de real interes.

17. Sfaturi - cont’d • Este important sa stabiliti un sistem coerent si regulat pentru a comunica. • Nu considerati ca e de la sine inteles sa fiti ajutati de cei din jur • Din pacate exista prea multe institutii in care se considera ca si oamenii sunt tot proprietate.

18. Sfaturi - cont’d • Este usor sa presupunem ca oamenii nostri sunt bine informati, loiali, pozitivi, motivati in dorinta lor de a ajuta. • Angajatii sunt cea mai dificila si sensibila audienta • Angajatii iau intotdeauna personal orice lucru care se refera la ei

19. ‘ponturi’ • repetati si subliniati mesajul esential • mentineti concentrarea asupra activitatilor de zi cu zi. Aratati ca sunteti atent(a) si ca apreciati performantele, chiar si cele mai mici • Oamenii bine informati au asteptari clare in privinta viitorului • Pastrati o atitudine pozitiva, indiferent despre cine este vorba

20. Cum putem comunica eficient? • Anticipati intrebarile si comunicati cu toti deschis si onest in legatura cu orice situatie dificila • Enuntati clar mesajul dvs de baza si reamintiti-l • Mentineti un nivel regulat de comunicare • Spuneti atit cit credeti de cuviinta ca trebuie sa spuneti

21. Cum putem comunica eficient?cont’d • Daca vi se pare ca oamenii vor sa stie ceva ce considerati ca ar fi confidential, pur si simplu explicati de ce nu puteti discuta acel subiect in momentul respectiv • Prezentati intotdeauna factorii care au dus la luarea unei decizii importante • Daca anuntati o decizie dificila, faceti acest lucru intr-un mod onest, echitabil si plin de compasiune

22. Cum putem comunica eficient?cont’d • Dati oamenilor ocazia sa va puna intrebari, sa va dea feedback, sa faca sugestii si sa-si exprime ingrijorarile • Creati celor din jur posibilitatea de a comunica prin diferite moduri • Tratati oamenii dupa cum doriti sa fiti tratat • Convingeti-va ca cei in cauza afla toate amanuntele legate de un eveniment important aproximativ in acelasi timp

23. Cum putem comunica eficient?cont’d • Comunicati cu oamenii intr-o maniera potrivita si adaptata fiecaruia • Folositi un “purtator de cuvint” potrivit • Spuneti-le oamenilor ca ii veti tine permanent la curent cu mersul evenimentelor si respectati-va promisiunea • Reamintiti-le oamenilor carora le este adresata comunicarea ca ei sunt prioritatea absoluta si demonstrati-le acest lucru

24. Tipuri de comunicare • Staff meeting • Adunari • Discutii intre patru ochi • Memo • Scrisori acasa • Document tip Intrebare/Raspuns • Mesaje telefonice • Linii telefonice gratuite

25. Tipuri de comunicare - cont’d • Buletine speciale sau reviste • Notite la Gazeta de perete • Notita din plic • Prezentare pe casete video • Intranet

26. ALTE SFATURI • Segmentati oamenii pe grupuri si alegeti mesajele cheie potrivite fiecarui grup • Recunoasteti ca deseori mesajele interne cad pe mina cui nu trebuie • Scrieti orice este destinat distributiei interne cu sensibilitatea si grija pe care ati avea-o daca mesajul dvs. ar trebui sa apara pe prima pagina a ziarelor • Nu fiti acid, sarcastic sau prea dragalas • Subliniati mesajele esentiale

27. ALTE SFATURI –cont’d • Claritatea si repetitia sunt cheia comunicarii eficiente • Pastrati-va mesajul esential simplu si furnizati-l intr-un mod clar si usor de inteles • Dati suficiente ocazii sa ii ascultati pe ceilalti, cereti-le sugestiile si raspundeti la intrebarile acestora. • Dati tuturor oamenilor posibilitatea de a-si impartasi ideile si de a-si face cunoscute frustrarile • Tineti cont de sugestii si folositi-le ori de cite ori este cazul

28. Comunicati cu oamenii asa cum ati vrea dvs. sa fiti tratat daca ati fi in locul lor

29. ATENTIE! • Asigurati-va ca oamenii afla problemele de la sursa si nu din alta parte • Comunicati in special mesajele cheie si rugati-i pe ceilalti sa le comunice mai departe corect • Explicati cum ati ajuns la o anumita decizie dificila sau controversata • Pastrati-va oamenii informati in situatia in care mersul lucrurilor se schimba • Dati ocazii sa se puna intrebari

30. ATENTIE! • Multumiti oamenilor pentru sustinere • Nu considerati ca sustinerea vi se cuvine

31. COMUNICARE DEFECTUOASA • Informatiei ii trebuie prea mult timp pentru a ajunge la destinatie • Informatia noua, relevanta pentru problema curenta, nu ajunge niciodata la cine trebuie pentru a se actiona corespunzator • Multe sedinte programate si anulate • Multe usi inchise si multe sedinte cu usile inchise • Persoane tematoare sa isi expuna punctul de vedere, ca sa nu “cada prost”

32. COMUNICARE DEFECTUOASA • Oamenii cheie nu mai sunt atit de accesibili pe cit erau cindva • Atitudinea generala a oamenilor este: “lucrurile nu merg deloc”

33. Comunicare formala si informala • Nu fiti concentrati pe misiunea organizatiei numai declarativ • Fiti atent cind apar situatii in care procedurile si regulile pot fi balast • Din cind in cind organizati discutii pe tema flexibilitatii, concentrindu-va pe regulile si politicile care par sa creeze cele mai multe probleme • Verificati daca misiunea organizatiei este indeplinita mai bine aplicind regulile sau acestea ingreuneaza indeplinirea ei?

34. Comunicare formala si informala Tineti cont ca daca generati aceasta discutie va trebui sa fiti gata sa si raspundeti la intrebari

35. COMUNICARE SCRISA • fiti sigur! • pastrati mesajul simplu! • fiti scurt! • Cunoasteti-va auditoriul inainte de a incepe sa scrieti! • Anticipati intrebarile! • planificati-va ce aveti de scris inainte de a scrie

36. Comunicare verbala si nonverbala “Majoritatea oamenilor isi amintesc ce faceai, nu ce spuneai”

37. Comunicare verbala si nonverbala • Ginditi inainte de a vorbi • Intelegeti-va propriul mesaj inainte de a va astepta ca altii sa il inteleaga • Adresati-va comunicarea auditoriului folosind terminologia pe care acesta o poate intelege • Fiti concis si specific • Incercati sa comunicati creativ folosind povestioare, exemple, desene, propuneri, mentinind un stil atractiv si alert

38. Comunicare verbala si nonverbala - cont’d • Niciodata sa nu considerati ca este de la sine inteles ca ceilalti sa stie ce ati scris sau spus • Nu ii lasati pe ceilalti sa va vada incurcat, privind in laturi, uitindu-va la ceas sau nervos

39. Dezvoltarea aptitudinilor • Daca va miscati prea repede puteti pierde contactul cu cei din jurul dvs • daca agenda este prea incarcata si nu va permiteti intilniri cu colegii, incercati sa luati macar masa din cind in cind impreuna cu ei • Recunoasteti limitele tehnologiei in privinta comunicarii si ajustati-le corespunzator • Deveniti un ascultator obsesiv • Ramineti alert pentru subiectele care necesita conversatie • Oricare ar fi rolul pe care il aveti, faceti tot posibilul sa determinati oamenii sa vorbeasca

40. Atentie ! • Amintiti-va ca diversitatea are multe nivele si este foarte complexa • Nu separati oamenii • Admiteti ca nu stiti • Tineti cont cum isi spun oamenii • Nu faceti presupuneri bazate pe aparitia unei persoane, pe numele pe care il poarta sau pe grupul din care face parte • Nu face pe seful • Cind scrii, roaga pe cineva sa se uite la document dintr-o perspectiva diferita

41. Atentie ! • Nu arata ca pui la indoiala ceea ce auzi • Fii gata sa te concentrezi asupra comunicarii si sa iti schimbi atentia in functie de evolutia evenimentelor • Cind scrii, inlocuieste judecatile cu faptele • Cind scrii si vorbesti, incearca sa renunti la tot ce este neesential • Foloseste in paralel titluri si termeni • Gindeste daca este cazul sa folosesti “noi”. • Nu emite judecati de valoare

42. Ascultarea eficienta ! Comportarea ta arata cine esti cu adevarat

43. Transmiterea mesajului • Incepe discursul/comunicarea pornind de la domeniul tau • Fa-ti un plan pentru implementare • Dezvolta-ti mintea pentru a face sugestii • Sustine si construieste sugestiile celorlalti • Primeste si acorda respect

44. Transmiterea mesajului - cont’d • Acceptati critica daca este facuta cu respect si tact • Nu practicati o critica distructiva • Pastrati o atmosfera civilizata indiferent cit de delicat este subiectul pe care il discutati.

45. Feedback • Cind va pregatiti sa dati un feedback, opriti-va si reflectati asupra continutului. Ati inteles despre ce este vorba? Sunt sursele demne de incredere? Sunt ele verificate? • Echilibrati aprecierile cu criticile. Concentrati-va pe performante nu pe persoane • amintiti-va ca propria dvs. credibilitate este in joc • Rafinati-va si repetati mesajul

46. Istorioare • Povestirile sparg eventualele bariere • Folositi istorioare pentru a va plasa discursul intr-un anumit context • Povestirile sunt persuasive • Povestirile va permit sa atingeti subiectul in mod delicat, sa introduceti intr-o maniera subtila chiar si cele mai controversate idei si sa adoptati un stil gentil si eficient • Povestirile stabilesc o conexiune emotionala, arata nuante nestiute si dau implicare personala • Povestirile va asigura controlul asupra acuratetei mesajului

47. Mijloace audiovizuale • “Ginditi inainte de a va conecta” • NU VA LASATI SOCATI DE PROPRIA IMAGINE SAU DE PROPRIA VOCE! • Fiti calm, neagitat • Stabiliti-va “felia”. • Pastrati distanta • Simplificati mijloacele vizuale ajutatoare • Faceti scenografia evenimentului • Imbracati-va pentru succes!

48. Prezenta si personalitate • Personalitatea este probabil cel mai important factor in discursul public • In retorica manierele si ideile cuceresc, nu vorbele • Personalitate: aparitia fizica, spirituala si mentala, tendinte, temperament, gusturi, ordine in idei, vigoare, experienta, educatie, modul in care isi traieste viata • Personalitatea este determinata de mostenirea genetica si de mediul in care se dezvolta individul si este extrem de dificil sa o modifici

49. Ce e de facut: • prezinta-te odihnit • Nu lasa totul pentru ultima clipa • Maninca frugal inainte de discurs • Rolul de ‘prima-donna’ implica renuntarea la multe placeri: petreceri, intilniri prelungite cu prietenii, chefuri • Nu-ti irosi energia • IMBRACA-TE IMPECABIL!!!

50. Retineti ca: inca inainte de a deschide gura sunteti condamnat sau APROBAT!!!