CONGRESO 2014 INSTRUCTIVO INFORME DE INGRESOS Y GASTOS

1. CONGRESO 2014INSTRUCTIVOINFORME DE INGRESOS Y GASTOS www.lsadecolombia.com

2. OBJETIVO GENERAL Capacitar a los Candidatos a Congreso de la República 2014, Contadores y gerentes de campañas, para que presenten a LSA DE COLOMBIA, firma encargada y designada por el PCC, los informes de ingresos y gastos, debidamente elaborados y documentados; para ser consolidados y presentados oportunamente al Consejo Nacional Electoral, conforme a las normas contables generalmente aceptadas, y demás normas concordantes, con el fin de obtener la reposición de gastos lo más pronto posible. www.lsadecolombia.com

3. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACION Y PRESENTACION DE INFORMES • El único y directamente responsable de la presentación del informe de ingresos y gastos de la campaña es el candidato, con su respectivo Gerente de campaña y Contador, avalado por el partido Conservador Colombiano, que se presenta a las elecciones el próximo 09 de marzo de 2014. (Art. 1, 5, 7 y 9 Resolución 330 de 2007) • LSA de Colombia Consultores, firma encargada y designada por el Partido Conservador Colombiano, es la encargada de recibir y corregir los informes de ingresos y gastos de cada candidato avalado por el partido y presentar la consolidación al Fondo de Campañas del CNE, así como de realizar las correcciones y/o aclaraciones solicitadas por los contadores del Fondo de Campañas. (Art. 9 Resolución 330 de 2007) www.lsadecolombia.com

4. OBLIGACIONES DEL CANDIDATO, GERENTE DE CAMPAÑA Y CONTADOR: • El candidato, Gerente de Campaña y contador deben informar al Partido sus datos personales completos, dirección de notificaciones, teléfonos fijos, celulares y correos electrónicos para mantener comunicación. • CANDIDATO: • Designar al Gerente de Campaña (adjuntando fotocopia legible de la cédula de ciudadanía), designar al contador (adjuntando fotocopia legible de la cédula, de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios con expedición no mayor a 30 días). Ver Anexo #1 y Anexo #2. • Firmar el formulario 5B y todos sus anexos. • Registrar el libro de contabilidad ante la organización electoral el día en que inscriba su candidatura en la respectiva Registraduría. • El día de la inscripción en la respectiva Registraduría, deberá registrar la firma para que pueda ser escaneada y utilizada a través del aplicativo “Cuentas Claras” • Firmar la Certificación junto con el Gerente de Campaña y contador sobre las cifras reportadas en los respectivos formularios. • Informar al Partido la estructura orgánica de la campaña, con cargos y nombres de quienes laborarán en la campaña. www.lsadecolombia.com

6. GERENTE DE CAMPAÑA. • Será la persona encargada de abrir la cuenta bancaria a nombre de la candidatura. • Gestionará la consecución de recursos para el financiamiento de la campaña, coordinará la recaudación y administración de los dineros, y autorizará los pagos • Deberá establecer los controles necesarios para que no ingresen recursos de fuentes ilícitas o de financiación prohibida, que puedan comprometer en un momento dado la rendición de cuentas de la campaña, verificará información de los datos de donantes, personas naturales y/o jurídicas que pretenden efectuar donaciones a la campaña, así como el seguimiento de cualquier otro ingreso o egreso que se registre en la misma. • Informará al partido sus datos de contacto para mantener comunicación permanente. • Elaborará y suscribirá la carta en donde acepta el nombramiento como Gerente de la Campaña. • Entregará a la firma LSA DE COLOMBIA, junto con el Contador, toda la información de la campaña debidamente organizada por cada uno de los códigos de ingresos y de gastos, así como el libro impreso de “Cuentas Claras” y el formulario 5B y sus anexos. Los documentos deberán entregarse debidamente foliados, para su revisión y verificación. • Posterior a la fecha de presentación, estará pendiente de cualquier aclaración y/o corrección resultante de la revisión del informe por parte de la auditoría del Partido y los contadores del Consejo Nacional Electoral. • Deberá registrar su firma ante el PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO para incluirla en el aplicativo “Cuentas Claras” • El Gerente de Campaña junto con el candidato y el contador, serán los responsables ante el Partido, Consejo Nacional Electoral y demás entidades de control y vigilancia, de la infiltración de dineros ilícitos a la campaña, de la falsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos reportados o no reportados. www.lsadecolombia.com

7. CONTADOR DE LA CAMPAÑA • Cada candidato nombrará un Contador Público, quien será el responsable de ingresar al aplicativo “Cuentas Claras” cada una de las operaciones de ingresos y gastos de la campaña, a través del módulo del libro contable, de acuerdo con los códigos de ingresos y gastos del formulario. • Informará al partido sus datos de contacto para mantener comunicación permanente. • Una vez el Partido le entregue la clave de acceso al aplicativo, será el responsable de conservarla, para registrar la contabilidad de la campaña. • Elaborará y suscribirá la carta en donde acepta el nombramiento como contador de la campaña. • El profesional que firma, debe ser CONTADOR PÚBLICO TITULADO con tarjeta profesional vigente. • Entregará al Partido junto con el Gerente, toda información de la campaña debidamente organizada por cada uno de los códigos de ingresos y de gastos, así como el libro impreso de “Cuentas Claras” y el formulario 5B y sus anexos. Los documentos deberán entregarse debidamente foliados, a la firma LSA DE COLOMBIA para su revisión y verificación. • Posterior a la fecha de presentación, estará pendiente de cualquier aclaración y/o corrección resultante de la revisión del informe por parte de la auditoría del Partido y los contadores del Consejo Nacional Electoral. • Deberá registrar su firma ante el PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO para incluirla en el aplicativo “Cuentas Claras” • El contador junto con el candidato y el Gerente de Campaña, serán los responsables ante el Partido, Consejo Nacional Electoral y demás entidades de control y vigilancia, de la infiltración de dineros ilícitos a la campaña, de la falsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos reportados o no reportados en la rendición de cuentas que presente ante el Partido, así como de las demás consecuencias legales que conlleven este tipo de conductas. www.lsadecolombia.com

8. PRESENTACION DE LA INFORMACION La información debe ser presentada en original y debidamente documentada y organizada, hasta el 28 DE MARZO DE 2014 en las oficinas de LSA DE COLOMBIA CONSULTORES, ubicada en la Calle 128 A Nro. 53 - 27 piso 3, Barrio Prado Veraniego en la Ciudad de Bogotá. Los gerentes de campaña y candidatos deberán diligenciar los informes individuales de ingresos y gastos de sus campañas, a través del Software aplicativo “CUENTAS CLARAS”, (Anexo: Instructivo Aplicativo Cuentas Claras) y también deben hacer su presentación en medio físico ante la firma designada por el Partido Conservador, junto con los libros de ingresos y gastos, documentos y soportes contables respectivos. www.lsadecolombia.com

16. QUE DEBE DILIGENCIAR Y PRESENTAR LOS CANDIDATOS? • Libro de ingresos y gastos previamente registrado ante la organización electoral, consolidado de acuerdo a los códigos 5B y sin ninguna clase de enmendadura. • Designación del contador de la campaña con fotocopia de la cédula, tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios no mayor a 30 días. Anexo # 2. • Carta aceptación nombramiento firmada por el contador de la campaña. • Designación Gerente de la campaña con fotocopia legible de la cédula. Anexo #1. • Carta aceptación nombramiento firmada por el gerente de la campaña. • Comprobantes de ingreso junto con los documentos soporte de los mismos, (extractos bancarios, documentos pignoración, letras, pagarés etc.). • Comprobantes de egreso junto con los documentos soporte de los mismos (facturas, cuentas de cobro, copia del Rut, si no tiene Rut fotocopia de la cédula, tirilla de caja registradora etc.). • Fotocopia legible de la cédula del candidato. • Formulario 5.B. y anexos (5.1.B, 5.2.B, 5.3.B, 5.4.B, 5.5.B, 5.6.B, 5.7.B) en original debidamente diligenciados y firmados por candidato, gerente de campaña y contador. La información reportada debe coincidir con la registrada en el libro de ingresos y gastos.. • Radicado informe en cuentas claras. • Toda la información debe presentarse en original. www.lsadecolombia.com

17. LIMITE MONTO DE GASTOS SENADO: (Resolución 0389 de 2014 – CNE) Tope lista Senado: $74.053.868.791 Curules: 100 Tope por candidato: $740.538.688 Limite donación particulares 10%: $74.538.688 CAMARA: (Resolución 0389 de 2014 – CNE). Anexo #3 www.lsadecolombia.com

20. INGRESOS POR DONACIONES Las donaciones de personas jurídicas deben anexar extracto del acta de Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea de accionistas, según el caso, en donde conste la decisión de la mitad más uno de efectuar la donación que se realizará a la respectiva campaña. (Artículos 14 al 21 de la Ley 130 de 1994). El número del acta debe relacionarse en el anexo correspondiente. Copia de la misma debe adjuntarse como documento soporte del ingreso del dinero. Se diligenciará el Anexo #9 (Donación de persona jurídica). Si la donación sobrepasa los 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes se firmará una insinuación notarial. Si el Representante Legal se encuentra facultado el soporte será el certificado de Cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días. IMPORTANTE: Artículo 23 de la Ley 1475. Límite a la financiación privada: “Ningún Partido…, candidato o campaña, podrá obtener créditos ni recaudar recursos originados en fuentes de financiación privada, por mas del valor total de gastos que se pueden realizar en la respectiva campaña. Tampoco podrá recaudar contribuciones y donaciones individuales superiores al 10% de dicho valor total. La financiación originada en recursos propios, del cónyuge, compañero permanente o parientes en el grado que autoriza la ley, no estará sometida a los límites individuales a que se refiere esta disposición pero en ningún caso la sumatoria de tales aportes o créditos podrá ser superior al monto total de gastos de la campaña. El valor de los créditos de cualquier origen tampoco estará sometido a límites individuales”. www.lsadecolombia.com

22. LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS • Cada candidato debe registrar el Libro de Ingresos y Gastos de Campaña, ante la misma autoridad electoral donde inscribió su candidatura. (Arts. 2 y 3 Resolución 0330 del 30 de mayo de 2007). Para poder imprimir el libro de ingresos y gastos desde el módulo de “Cuentas Claras” se deben registrar hojas en forma continua u hojas sueltas. • Si la campaña presenta ingresos y gastos anteriores a la fecha del registro del libro, se debe presentar el día de la inscripción con una relación detallada de los mismos firmada por el contador. • Solo se reconocerán ingresos y gastos originados con 6 meses de anterioridad a la fecha del debate electoral. • Registrar cronológicamente las operaciones realizadas, en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, el detalle, el valor y determinando su saldo. Para cada una de las categorías de ingresos y gastos deben destinarse las hojas que se consideren necesarias, para informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario. • El libro de contabilidad de ingresos y gastos deberá cerrarse totalizando los movimientos débitos y créditos y anulando los espacios en blanco. • Los datos anotados en este libro deben estar fundamentados en los documentos soporte y comprobantes de ingreso y de egreso. (Art. 5 Resolución 0330 de 2007) • En caso de presentarse correcciones a los libros, el contador anulará el respectivo folio, con nota aclaratoria del por qué se anula el (los) folio (s), firmando esta nota con número de tarjeta profesional; posteriormente se procederá a registrar las partidas correctas en los folios siguientes. www.lsadecolombia.com

23. FORMULARIOS PARA LA RENDICION DE CUENTAS El formulario No. 5 B y los anexos 5.1B, 5.2B, 5.3B, 5.4B, 5.5B, 5.6B y 5.7B, lo deben diligenciar todos los candidatos inscritos por las Organizaciones Políticas y Grupos Significativos de Ciudadanos, que participen en las elecciones que se realizarán el 09 de marzo de 2014, a través del Software aplicativo cuentas claras www.cnecuentasclaras.gov.co perfil: Candidatos. A su vez el candidato, Gerente de campaña y contador deben diligenciar la certificación de la información suministrada en el formulario 5B y Anexos. Anexo #5. FORMULARIO 5B: Informe individual de ingresos y gastos de la campaña.Anexo #4. Anexo 5.1 B: “Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de sus parientes”. Relacionar nombre y apellidos del candidato (recursos propios) o nombres y apellidos del familiar que hizo la donación, valor en números, dirección completa, teléfono, Nit ó cédula, parentesco, si es crédito o aporte y totalizar. Debe cruzar con el código 101 del Formulario 5.B. Anexo 5.2 B: “Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o en especie, que realicen los particulares”. Relacionar nombre de la persona natural o jurídica que realiza la donación, valor, dirección completa, teléfonos, Nit ó cédula, número de acta (para personas jurídicas), profesión, seleccionar si es contribución, donación o crédito y totalizar. Debe cruzar con el código 102 del Formulario 5.B. www.lsadecolombia.com

29. Anexo 5.3 B: “Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas”. Relacionar el nombre de la persona jurídica (banco) que efectuó el préstamo para el financiamiento de la campaña electoral, valor, dirección completa, teléfonos, Nit, valor de la pignoración y totalizar. Debe cruzar con renglón 103 del Formulario 5.B. Anexo 5.4 B: “Financiación estatal – Anticipos”. Relacionar la descripción del ingreso, valor, detallar observación (si hay lugar) y totalizar. Debe cruzar con el código 105 del formulario 5B. Anexo 5.5 B: “Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos políticos destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen”. Corresponde a las transferencias por donaciones o contribuciones realizadas por el Partido a la campaña electoral. Se describe el ingreso, Partido o Movimiento político, valor, observaciones y totalizar. Debe cruzar con el código 106 del formulario 5B. Anexo 5.6 B: “Obligaciones pendientes de pago”. Corresponde al saldo de las obligaciones que al cierre de campaña tengan pendientes de pago los candidatos. (Ejemplo: servicios públicos, servicios públicos, etc.). Se relaciona el nombre de la persona natural o jurídica, valor, concepto, Nit o cédula, dirección y teléfono. Debe cruzar con el dato registrado en el formulario 5B. Anexo 5.7 B: “Propaganda Electoral”. Corresponde al detalle de todos los gastos en que incurrió la campaña por concepto de propaganda electoral. Se diligencia nombre completo de la persona natural o jurídica, valor, concepto, Nit o cédula, dirección completa, teléfono. Debe cruzar con el total del código 208 del formulario 5B. www.lsadecolombia.com

30. DESCRIPCION DE LOS CODIGOS DEL FORMULARIO 5B TOTAL DE LOS INGRESOS DE LA CAMPAÑA: Código 101. Se registraran los créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges, compañeros permanentes, o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad. Anexar: • Formato aceptación donación parte de la campaña. Anexo #6 • Formato contribución de los familiares. Anexo #7 • Fotocopia legible y ampliada del documento de identidad del donante • Comprobante de ingreso (Donación en efectivo), • Copia de la consignación a la cuenta de la campaña y comprobante de ingreso (consignación) • Diligenciar el anexo 5.1.B. con todos los datos. Código 102. Se registraran las contribuciones, donaciones y créditos en dinero o especie que realicen los particulares, identificando en el libro de ingresos y gastos el tipo de operación que se realice (contribución, donación o crédito). Anexar: • Formato aceptación donación parte de la campaña. Anexo #6 • Formato contribución particulares en dinero, crédito o especie. Anexo #8, 9, 10 Y 11 • Fotocopia legible y ampliada del documento de identidad • Comprobante de ingreso • Diligenciar el anexo 5.1.B con todos los datos. www.lsadecolombia.com

32. Código 103. Se registrarán los créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas, indicando si existe pignoración, según el artículo 17 de la Ley 130 de 1994.Anexo #12. • Documento soporte de la pignoración y anexos soporte. • Diligenciar el anexo 5.3 B con todos los datos. • Código 104. Se registrarán los ingresos provenientes de actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Ingresos netos obtenidos en eventos que generaron ingresos adicionales a la campaña (Ejemplo: rifas). • Código 105. Se registrarán los recursos recibidos por la campaña, por concepto de financiación estatal – anticipos. De acuerdo al artículo 22 de la Ley 1475 de 2011. • Diligenciar el Anexo 5.4 B. • Código 106. Se registrarán los ingresos por concepto de recursos propios de origen privado que las organizaciones políticas destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen. • Transferencias de aportes o créditos otorgados por la Organización que inscribe la lista para el financiamiento de las campañas. Es decir, las transferencias que hace el PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO a través del FONDO NACIONAL ECONOMICO, no de sus miembros. • Diligenciará el Anexo 5.5B. www.lsadecolombia.com

34. DESCRIPCION DE LOS CODIGOS DEL FORMULARIO 5B TOTAL DE LOS GASTOS DE LA CAMPAÑA: Código 201. Gastos de Administración: Se reportarán los gastos por concepto de sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos y similares. El documento soporte será el contrato de arriendo, de prestación de servicios, cuenta de cobro o factura, según el caso, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 202. Gastos de oficina y adquisiciones: Se reportarán los gastos por concepto de útiles y papelería, elementos de aseo, cafetería, dotación y gastos en general de oficina. El documento soporte será la factura de venta o documento equivalente (tirilla de caja registradora), con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 203. Inversiones materiales y publicaciones: Se reportarán los gastos por compra de elementos destinados a las publicaciones, entre otros, pintura, brochas, telas, llaveros, esferos, camisetas. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. www.lsadecolombia.com

35. Código 204. Actos públicos: Se reportarán todos los gastos de actos públicos, distintos de los gastos de propaganda política, en actividades tales como bazares, fiestas en general, bingos, alquiler de grupos musicales, alquiler de sillas, refrigerios. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 205. Servicio de transporte y correo: Se reportarán los gastos por cualquier clase de transporte y correo, entre otros, servicio de taxis, buses, transporte aéreo, envío de correo, fax, transporte en el día de elecciones. El documento soporte será la factura cambiaria de transporte (guía) o documento equivalente, cuenta de cobro o contrato de transporte con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago, copia de la tarjeta de propiedad del vehículo. Código206. Gastos de capacitación e investigación política. Se reportarán los gastos por concepto de capacitación e investigación política, como pago a capacitadores, encuestas, material de apoyo, alquiler de las instalaciones para desarrollar esa actividad. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. www.lsadecolombia.com

36. Código 207. Gastos judiciales y rendición de cuentas. Incluye gastos como asesoría jurídica a la campaña y honorarios del contador. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 208. Gastos de propaganda electoral. Se registrarán los gastos de propaganda política, a través de los medios de comunicación social y espacio público, como radio, periódico, revistas, televisión, vallas, pasacalles, pendones, afiches. El soporte será la factura de venta, con el lleno de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario. No constituye documento soporte la remisión, cotización, ni orden de trabajo expedida por la Agencia o empresa publicitaria que presta los servicios, ni los valores cancelados a las personas quienes repartieron folletos de publicidad durante la campaña. Se debe diligenciar el anexo 5.7.B. Código 209. Costos Financieros. Se registrarán los pagos de intereses y comisiones y todos aquellos relacionados con la actividad financiera de la campaña. Se deben incluir los abonos a capital, pago de intereses, comisiones y demás gastos relacionados con los créditos obtenidos para la campaña. www.lsadecolombia.com

37. Código 210. Gastos que sobrepasen la suma fijada por el Consejo Nacional Electoral. Si sobrepasaron las sumas máximas fijadas por el CNE, relacionará aquí la cantidad correspondiente. Tener en cuenta lo establecido en la Resolución 228 del 29 de enero de 2013, que fija los límites a los montos de gastos de las campañas electorales de las listas de candidatos a Senado de la República y a la Cámara de Representantes. Sin embargo, en caso de sobrepasar esta suma, el valor correspondiente a la cantidad sobrepasada, se debe relacionar en este renglón, y adjunto al informe deberá aclararse el por qué se excedieron estos topes. El sobrepasar este monto le acarreará investigación al candidato y al Partido; adicionalmente en caso de ser electo, será causal de pérdida de investidura. Código 211. Otros gastos. Se registrarán todos los gastos inherentes a la campaña, generados por conceptos diferentes a los anteriormente señalados. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. www.lsadecolombia.com

38. Presentar con tiempo los informes de ingresos y gastos dentro de la fecha fijada. SI USTED NO PRESENTA EL INFORME O LO PRESENTA EN FECHA EXTEMPORÁNEA, SE EXPONE A LAS MULTAS, cuyos mínimos y máximos se pueden consultar en la página www.cne.gov.co. Si el informe de campaña se presenta en ceros (0), no recibirá valor alguno por reposición de votos, al no registrar ningún gasto. No obstante, deberá presentarse por escrito con firma de candidato y contador. Visite nuestre página Web www.lsadecolombia.com en la que encontrará más información de las Elecciones de Congreso 2014, normatividad, informe de ingresos y gastos, anexos, formatos, noticias y demás. www.lsadecolombia.com

39. GRACIAS POR SU AMABLE ATENCIÓN www.lsadecolombia.com