Preparado por: Diego Hernán Guevara Madrid Líder de Investigación Contable y Tributaria

1. Reporte a la DIAN de Retenciones practicadas a Terceros durante el año gravable 2009Formato 1002 (Resolución 7935 Julio de 2009) Preparado por:Diego Hernán Guevara Madrid Líder de Investigación Contable y Tributaria actualicese.com (Mayo 8 de 2010)

2. Obligados a efectuar el Reporte

3. Este reporte corre por cuenta de todo tipo de Personas Naturales, Sucesiones Ilíquidas y Personas Jurídicas (con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas, incluidas hasta las originadas en las copropiedades de conjuntos residenciales o comerciales) que hayan sido agentes de retención durante 2009, y sin importar sus patrimonios o sus ingresos a Dic. de 2008. ¿Quiénes deben cumplir con efectuar este reporte? (literal “b” del art.631, art.1 y 2 Res.7935)

4. En todo caso, debe tenerse presente que si se da el caso que una Persona Jurídica o Natural presentó en ceros TODAS sus Declaraciones de Retención en la Fuente del 2009, entonces en ese caso, porque no hubo retenciones practicadas ni asumidas, y siempre y cuando esas declaraciones presentadas en ceros no se hayan formado por culpa de que eran las devoluciones de retenciones las que ocasionaron que la declaración se presentara en ceros, entonces no están obligadas a entregar este reporte. ¿Quiénes deben cumplir con efectuar este reporte? (literal “b” del art.631, art.1 y 2 Res.7935)

5. Además, se debe tener prsente que En el texto del Parágrafo del artículo 2 de la Resolución 7935 de Julio 28 de 2009 se dispuso que si una sociedad se liquidaba después de Julio 28 de 2009, entonces antes de poder cancelar su RUT se le pedirán los informes que le corresponda (lo mismo pasará si se liquidaron antes de Julio 28 de 2009 pero no habían ido a cancelar el RUT). ¿Quiénes deben cumplir con efectuar este reporte? (literal “b” del art.631, art.1 y 2 Res.7935)

6. Adviértase que Si durante el año 2009 se produjeron Fusiones de sociedades, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2009 la(s) sociedad(es) que desaparece (n) en el proceso de fusión. Y si hubo Escisión de sociedades, la obligación recae en las nuevas sociedades producto de la escisión, pero ellas podrán definir cuál de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año 2009 alcanzó a realizar la sociedad escindida (ver concepto DIAN 06973 de Enero 25 de 2007). ¿Quiénes deben cumplir con efectuar este reporte? (literal “b” del art.631, art.1 y 2 Res.7935)

7. ¿Qué se debe reportar y cómo hacerlo?

8. Lo que se debe reportar son los datos de la totalidadde las Retenciones en la Fuente a títulode Renta (distinguiendo si fue “asumida” o “practicada”), a título de IVA (tanto al Régimen Común como al simplificado) y a título de Impuesto de Timbre que se practicaron a otros durante el 2009, incluidas las autorretenciones (estas últimas se reportan con el NIT de la propia entidad o persona informante). A los terceros se les reportará indicando el concepto al cual corresponde la retención, su dirección, su valor base y la retención practicada (en la práctica este reporte tiene que cruzar con que digan los certificados respectivos que emite el agente de retención) ¿Qué se debe reportar?

9. En cuanto a los “valores base” que se piden reportar, es importante comentar: Deberán corresponder con los pagos o causaciones que en el año daban base para estarles practicando Retención en la Fuente. Si fueron por salarios, lo correcto será reportar el valor bruto del salario antes de depuraciones y no el valor del salario después de depuraciones. En la Retención de IVA iría como “valor base” el mismo “valor base” de la Retención de Renta. En las “retenciones a título de timbre”, y originadas en documentos sin cuantía, toca colocar una base igual al valor de la retención pues sino el prevalidador no permite hacer el registro… ¿Qué se debe reportar?

10. Adicionalmente, si durante el año 2009 se llegaron a producir devoluciones de Retenciones en la Fuente a Título de Renta que eran de “años anteriores” (ver inciso tercero del Art.5 del Decreto 1189 de 1988), o si llegaron a producir devoluciones de Retenciones a título de IVA que eran de “años o bimestres anteriores” (ver Parágrafo 1 del Art.11 del Dec.380 de 1996), o si se produjeron devoluciones de retenciones de timbre de “años anteriores”, en ese caso se debe discriminar con un código especial las bases de esas devoluciones y el valor de la retención devuelta. ¿Qué se debe reportar?

11. Adviértase que Si los reportes que exige la DIAN en la práctica deben estar coincidiendo con los mismos valores que se llevaron a las Declaraciones Tributarias del 2009 (Retefuente, IVA, Renta, Ingresos y Patrimonio), lo que va a suceder es que si esas declaraciones se llegan a corregir después de que se hayan entregado los reportes, entonces en ese caso se hará necesario entrar también a corregir el reporte y la DIAN podría imponer las sanciones por haber entregado inicialmente información que era errónea….(ver Art.651 del ET; y Concepto 80262 Nov. /2005) ¿Qué se debe reportar?

12. Para este reporte se usa el Formato 1002 (que tiene la misma estructura del utilizado en los reportes del año 2008) y en él los Notarios no reportan las Retenciones que por aparte reportan en el 1032; ver resolución 7933). Sin embargo, esa misma salvedad que se hace con las Retenciones de los Notariosno se hace con los reportes por retenciones que harían los mandatarios en contratos de mandato, y losoperadores de los contratos de exploración de hidrocarburos, pues ellos sí volverían a reportar en este Formato 1002 todas las mismas retenciones que practicaron y declararon por cuenta de sus representados y que se reportan en los Formatos1053 y 1047...(ver Art.14 y 15 Resolución 7935). ¿Qué formato se debe utilizar, y como se puede elaborar?

13. Además, para los Órganos que financian gastos con recursos del tesoro nacional, y para los Consorcios y uniones temporales que facturaban directamente, esos reportantes no usarían el Formato 1002 sino los Formatos1057 y 1044 (respectivamente) los cuales en todo caso se diligencian con los mismos criterios con que se diligencia el Formato 1002 (ver Art.13, 16 y 17 de la Resolución 7935). ¿Qué formato se debe utilizar, y como se puede elaborar?

14. El Formato 1002 se puede elaborar utilizando cualquiera de las tres versiones del “Prevalidador Tributario 2010” que la DIAN ha puesto en su portal de Internet entre septiembre de 2009 y Marzo de 2010 (versiones 1.0, ó 1.1, ó 1.2). Dicho Prevalidador facilita la captura de la información en un archivo de Excel que luego es convertido al Estándar XML. ¿Qué formato se debe utilizar, y como se puede elaborar?

15. A la hora de diligenciar el formato 1002 se deben tomar en cuenta las siguientes pautas: 1) Las cifras monetarias que se incluyan en el formato para las columnas “valor base” y “valor de la retención” se reportan EN PESOS, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. 2) Los dígitos de verificación de un Nit de un tercero solo se reportan si se conoce dicho dígito Puntos importantes a tomar en cuenta cuando se esté diligenciando el formato 1002

16. 2)A los terceros del exterior, se les reporta con tipo de documento “42” si es que se conoce el código o clave de identificación fiscal tributaria que ese tercero utiliza en su país de residencia o domicilio en relación con el impuesto a la renta (se hace sin guiones, puntos o comas). Pero si no se conoce ese número con que el tercero se identifica en el exterior, entonces se podrán usar, con tipo de documento “43”, los “seudo-nits que empezarían en el 444444001 y que avanzarían en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444445000. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar. Puntos importantes a tomar en cuenta cuando se esté diligenciando el formato 1002

17. 3)A los terceros ubicados en Colombia, la “dirección“ de ubicación urbana se les reporta con unmáximo de 200 caracteres (incluidos los espacios), pero sí se pueden utilizar abreviaciones. Además, se les reporta con la dirección que el tercero tenía para cuando se hizo la operación con el mismo sin importar que dicho tercero haya ido posteriormente a la DIAN a cambiarla Puntos importantes a tomar en cuenta cuando se esté diligenciando el formato 1002

18. 5) Si el formato va a tener más de 5.000 registros, entonces se deben hacer varios formatos (pues en cada formato no pueden existir mas de 5.000 registros). Y en esos casos, es muy importante que al dar el nombre al archivo se conserve el “consecutivo de envío”. Por ejemplo, si se tienen que hacer tres archivos del mismo formato 1002 (para incluir 15.000 registros), entonces los nombres de esos dos archivos serían: Dmuisca_010100207201000000001.xml Dmuisca_010100207201000000002.xml Dmuisca_010100207201000000003.xml Puntos importantes a tomar en cuenta cuando se esté diligenciando el formato 1002

19. Mencionado todo lo anterior, miremos cómo se recolectaría la información sobre las Retenciones del año 2009 y cómo se llevarían hasta el Prevalidador tributario de la DIAN con el cual se construye el “Formato 1002” Recolección de la información y uso del Prevalidador

20. Presentación del formato 1002

21. Los vencimientos para quienes únicamente entregarán el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadads y/o asumidas con terceros durante el 2009, transcurrirán entre el 24 de Mayo y el 29 de Junio de 2010 según los últimos dos dígitos del Nit del reportante (persona jurídica ó persona natural) Plazos para la entrega

22. En el caso de que el reportante sea una persona jurídica, el único que debe responder por la entrega de la información es el Representante legal (es decir, no se requieren firmas ni certificaciones del “Contador” o el “Revisor Fiscal”) Si el reportante es una Persona Natural o Sucesión ilíquida, responde entonces la propia persona natural o el apoderado de la Sucesión ilíquida ¿Quién responde por la información?

23. Si ese Representante Legal de una persona jurídica, o la persona natural misma obligada a reportar, no pueden ir personalmente a hacer entrega del reporte, se podrá entonces dar una autorización a un tercero (auntenticada ante notario; ver inciso tercero del art.19 de la Resolución 7935). ¿Quién responde por la información?

24. En el inciso segundo del artículo 19 de la Resolución 7935 de Julio de 2009 se indica: “ Los obligados que deban entregar a la DIAN la información relacionada exclusivamente con el FORMATO 1002 Versión 7 “Retenciones en la Fuente Practicadas”, a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, deben presentar la información en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma digital respaldada con certificado digital, siempre y cuando estén igualmente obligados a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual. En caso contrario deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB. Formas de entregar el reporte

25. De acuerdo con lo anterior, se debe tener presente que si el reportante, a la fecha en que entregaría el reporte, ya está cumpliendo por ejemplo con presentar obligatoriamente en forma virtual sus declaraciones tributarias (pues le aplicó alguno de los 24 criterios indicados en la Resolución DIAN 01336 de Febrero 16 de 2010 la cual lo obligó a empezara a declarar vritualmente desde abril de 2010), entonces deberá entregar el formato 1002 de forma virtual. Formas de entregar el reporte

26. ¿Qué se requiere para poder usar los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN (SIE) y hacer la “Presentación de los Archivos” que contienen la Información Exógena Tributaria del Formato 1002? Estar conectado a Internet desde un computador que reúna unos mínimos requisitos tecnológicos (el propio portal de la DIAN le hace esa “verificación de los requisitos”). Entrega de los archivos por el portal de la DIAN

27. Contar con los “RUT” actualizados, tanto el de la Organización (el cual mostrará la “Responsabilidad 14- Informante de Exógena”), como el del “Representante Legal” (el cual debe mostrarle la “Responsabilidad 22-Suscribir Declaraciones de Terceros”). Si el reporte lo va a hacer es una “Persona Natural” obligada a suministrar los archivos exigidos por la DIAN, entonces solamente se necesita que tenga actualizado su “propio RUT”; actuaría a “nombre propio”. Entrega de los archivos por el portal de la DIAN

28. El “Representante Legal” tiene que crearse una “contraseña” para poder entrar a las sesiones del portal de la DIAN. Y si está obligado a “suministrar y presentar” los archivos en forma virtual, entonces previamente debe contar con una “firma digital” emitida por la DIAN, y también debe tenerla “activada”. Entrega de los archivos por el portal de la DIAN

29. d)Acceder al link denominado “Presentación de Información por Envío de Archivos” e) Colocar los archivos en las “bandejas de entrada”, y “firmarlos digitalmente” uno a uno utilizando su mecanismo de “firma digital” f) Diligenciar la respectiva “solicitud por envío de archivos”. Entrega de los archivos por el portal de la DIAN

30. g) Con la “firma digital” se “firma” la respectiva “solicitud de envío de archivos”, y el portal de la DIAN le genera el respectivo “acuse de recibo” el cual es un Formulario 10006 en archivo de PDF y otro archivo especial con extensión xml que se descarga al equipo. Entrega de los archivos por el portal de la DIAN

31. Los que deban hacer la entrega presencial del formato 1002, podrán ir a cualquiera de las dependencias de la DIAN en el país, llevando el RUT de la persona jurídica o natural reportante, y el RUT del representante legal. En el RUT de la persona jurídica o natural reportante deberá figurar la Responsabilidad “14-Informante de Exógena”. Y en el RUT del representante legal deberá figurar la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de Terceros”. Cuando se entregue el reporte, La DIAN le entregará el formulario 10006 con la leyenda “FORMALIZADO” o “RECIBIDO”. Entrega de los archivos presencialmente en las Sedes de la DIAN

32. La culminación del proceso de presentar el Reporte implica que la DIAN le ha recibido los archivos, pero no implica que los mismos estén ausentes ni de errores de forma ni de contenido. Por ello, tanto los que entregan sus reportes ya sea virtualmente o presencialmente, podrán estar navegando por los SIE del portal de la DIAN, en la opción “consultas de las solicitudes de envío”, y allí se podrán dar cuenta si la DIAN de pronto le ha detectado errores a los archivos entregados i Consultas de las Solicitudes de envío

33. Régimen sancionatorio

34. En relación con el suministro de la Información Exógena Tributaria exigida por la DIAN, a la fecha en que se hace esta presentación se encuentran vigentes varias normas que configuran el “Régimen Sancionatorio” aplicable a dicho suministro. En primer lugar, el artículo 658-2 por “Evasión Pasiva” castigaría al reportante que no informe un pago a un tercero el cual le constituiría ingreso gravable, pero siempre y cuando ese tercero en efecto no haya declarado tal ingreso. Régimen Sancionatorio

35. - En segundo lugar, existe la norma del Art.651 del ET que dispone que por la no entrega, o la entrega extemporánea, o la entrega con errores de los reportes exigidos por la DIAN, tal entidad puede aplicar las siguientes sanciones: a)Sanciones en Dinero (literal a del Art.651 del ET; las cuales pueden ser de hasta 15.000 UVT; serían $368.325.000 en el 2010) b)Desconocimiento de los Pasivos, Rentas Exentas y Costos y Gastos de la Declaración de Renta. También de los IVA’s descontables en las Declaraciones de IVA (literal b del Art.651 del ET). Régimen Sancionatorio

36. Para graduar las “Sanciones en Dinero” de ese literal a) del Art.651, existe entonces la Resolución 11774 de Dic. de 2005 y allí se dispuso que las sanaciones podrán oscilar entre el 5% y el 3% de los cifras no presentadas oportunamente o presentadas con errores, pero sin que el valor final exceda de los 15.000 UVTs. Sanciones en Dinero

37. Además, si el propio reportante, antes de que la DIAN detecte errores en los archivos que entregó, decide hacerle “correcciones voluntarias”, en ese caso esas “correcciones voluntarias” sí son sancionables (ver Concepto 80262 de Nov. de 2005). Por ello es que se puede decir que hoy día, si los Reportes de Información Exógena Tributaria son como los “anexos” de la Declaración Tributaria (Renta, IVA, Retención en la Fuente), en ese caso queda “prohibido equivocarse con la Declaración Tributaria” pues si se tiene que corregir la Declaración se tiene entonces que corregir el reporte… Sanciones en Dinero

38. Por último, podemos responder a las preguntas ¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para exigir un reporte al que no lo ha entregado? y ¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para revisarle el reporte al que sí lo entregó (“firmeza” del reporte)? Al respecto, hay que aclarar que el “Beneficio de Auditoría” otorgado en el Art.689-1 a las Declaraciones de Renta (y de paso a las de Retención y de IVA; ver Art.705-1 del ET), ese beneficio no cobija a los reportes de Información Exógena. Plazos para que la DIAN exija los reportes no presentados, o solicite correcciones a los reportes presentados

39. Por tanto, las respuestas a las preguntas anteriores se obtienen de lo indicado en el Art.638 del ET, el cual indica que si alguien no ha presentado la información de un determinado año, o la presentó con errores, la DIAN tiene plazo para imponerle la sanción por no enviarla (o para imponerle sanción por los errores que le detecten), hasta dos años posteriores a la fecha en que se deba presentar la Declaración de Renta del periodo en el que se debía haber presentado el reporte de Información Exógena (o se presentó con errores). Plazos para que la DIAN exija los reportes no presentados, o solicite correcciones a los reportes presentados

40. Ej: Si los reportes del formato 1002 del Año Gravable 2009 se deben presentar Durante el año 2010, entonces cuando se presente la “Declaración de Renta Año Gravable 2010” (que se presentaría en Abril de 2011) se contarán dos años (lo que nos llevaría hasta Abril de 2013). Por tanto, si esa Información Exógena del año 2009 no se presenta o se presenta con errores, la DIAN tiene hasta Abril de 2013 para detectar el hecho y producir la “resolución sanción” respectiva (por no presentación oportuna o por presentación con errores). La DIAN tiene entonces en total 3 años contados desde el plazo en que se vencía la entrega de los reportes (ver el concepto 96801 de Noviembre de 2009). Plazos para que la DIAN exija los reportes no presentados, o solicite correcciones a los reportes presentados

41. Reporte a la DIAN de Retenciones practicadas a Terceros durante el año gravable 2009Formato 1002 (Resolución 7935 Julio de 2009) Fin de la Presentación