MANUAL PARA EMPRENDEDORES ¿ CÓMO FORMAR UN EQUIPO DE TRABAJO Y MANTENERLO EN EL TIEMPO ?

1. MANUAL PARA EMPRENDEDORES¿ CÓMO FORMAR UN EQUIPO DE TRABAJO Y MANTENERLO EN EL TIEMPO ? Elaborado en el marco de proyectos de fomento del emprendimiento para SERCOTEC

2. Lo que pasa es que los dos queríamos ser jefe… Se me fue yendo la gente en el camino… Se imaginaron otra cosa… No estaba dispuestos a jugársela y sacrificarse… No encontré a nadie con las mismas ganas y energía que me quisiera acompañar ¿ TE PARECE FAMILIAR ?

3. DOS SIMPLES HECHOS Uno de los desafíos más importantes dentro de un emprendimiento, más allá de concebir una brillante idea de negocio, es consolidar un equipo que pueda hacerla realidad y proyectarla en el tiempo. Conformar y liderar y un equipo de trabajo no es tarea fácil, la mayoría de nosotros no hemos sido entrenados para trabajar cooperativamente con otros y la personalidad activa e independiente del emprendedor no suele llevarse bien con la interdependencia propia de un equipo cohesionado. 1 NECESITAMOS EQUIPO FORMAR EQUIPO ES UNA TAREA INTENCIONADA, PERMANENTE…Y NO ES FÁCIL 2

4. OTRA CERTEZA El formar y liderar equipos de trabajo no es un don, es el resultado de una serie de conductas y acciones intencionadas que una persona realiza en la interacción con otros para lograr un objetivo en forma cooperativa. Las conductas y las acciones son observables, repetibles y por lo tanto se pueden aprender 3 Todo se aprende

5. OBJETIVOS: responder a algunas de estas preguntas clave • ¿ A quién invito a ser parte de mi proyecto ? • ¿ Cómo lo convenzo de apoyar “mi sueño”? • ¿ Cómo lo mantengo encantado y motivado ? • ¿ Cómo logro cooperación y sinergia en el mediano plazo ?

6. TRABAJANDO POR ETAPAS

7. QUÉ QUIERO LOGRAR

8. QUÉ QUIERO LOGRAR MI OBJETIVO PRIMERA REGLA DE ORO DE UN EQUIPO UN EQUIPO EXITOSO ES UN EQUIPO CON UN OBJETIVO COMÚN, CLARO, CONOCIDO Y COMPARTIDO POR TODOS

9. QUÉ QUIERO LOGRAR TENGO CLARO MI OBJETIVO Tener claro mi objetivo central es el primer paso para conformar un equipo de trabajo exitoso Lo primero que el director técnico de un equipo de fútbol debe tener claro es hacia qué lado de la cancha se meten los goles y cuál será para él un resultado favorable y exitoso (objetivo). Para algunos un empate puede ser un éxito, para otros una diferencia de dos goles a favor es lo que necesita. Algunos aspiran a asegurar puntos en los primeros partidos, otros se orientan a objetivos más de mediano plazo en el campeonato. Si un director técnico no tiene claro en qué arco se hacen los puntos y cuántos goles necesita meter, difícilmente podrá comprometer a sus jugadores y ganar el campeonato. HABLEMOS DE FÚTBOL

10. QUÉ QUIERO LOGRAR PRIMER PASO:TENER CLARO MI OBJETIVO • ALGUNAS PREGUNTAS ÚTILES • ¿ TENGO UNA VISIÓN DE MI MEGOCIO EN EL FUTURO ? ¿ ME LO PUEDO IMAGINAR ? • ¿ QUÉ QUIERO LOGRAR EN EL CORTO Y MEDIANO PLAZO EN CONCRETO? • ¿ EN CUÁNTO TIEMPO QUIERO LOGRARLO ? • ¿ ES ALCANZABLE ?

11. QUÉ QUIERO LOGRAR LA IMPORTANCIA DE PODER MEDIR MIS RESULTADOS ESTABLECER INDICADORES QUE ME PERMITAN MEDIR CÓMO LO ESTAMOS HACIENDO COMO EQUIPO ES UN ELEMENTO IMPORTANTE PARA COHESIONAR AL GRUPO CON EL QUE TRABAJO Piensa en la selección chilena, ¿crees que es un grupo o un equipo? La respuesta de la mayoría de la gente es que cuando les va bien, los vemos como equipo; cuando les va mal, decimos que son solo un grupo. SIGAMOS CON EL FÚTBOL

12. QUÉ QUIERO LOGRAR RESULTADOS SEGUNDA REGLA DE ORO DE UN EQUIPO UN EQUIPO EXITOSO ES UN EQUIPO QUE LOGRA RESULTADOS, POR LO TANTO ES BÁSICO PODER MEDIR MIS RESULTADOS PARA COHESIONAR Y PROYECTAR AL EQUIPO

13. QUÉ QUIERO LOGRAR RESULTADOS(INDICADORES) A: ¿ CÓMO LES FUE EN EL PARTIDO ? B: BIEN, JUGAMOS SUPER BIEN, DIMOS TODO EN LA CANCHA…. A: YA, ¿PERO GANARON? CRI…CRI….CRI • Cómo saber si ganamos o no el partido si no tenemos claro cuáles fueron los resultados, si no registramos los goles. • Para eso sirven los indicadores, para medir si nos estamos acercando a nuestro objetivo. • Hay muchos tipos de indicadores que puedes usar y no requieres de ningún conocimiento muy específico para establecerlos

14. QUÉ QUIERO LOGRAR RESULTADOS(INDICADORES) Un indicador responde a la siguiente pregunta: • ¿Cómo me voy a dar cuenta de que me estoy acercando a mi objetivo ? • ¿ Qué cosas concretas puedo observar que serían evidencia de que vamos por buen camino ? • Esa pregunta debes contestarla tú, para tu negocio, pues deben estar alineados con tu objetivo. Algunos ejemplos de indicadores posibles: • Número de clientes activos • Número de entrevistas con clientes a la semana • Volumen de venta semanal • % de Clientes satisfechos (una encuesta por ejemplo) • Costos y gastos v/s entradas • Tiempos de respuesta ante pedidos • Tiempos de ejecución

15. QUÉ QUIERO LOGRAR A EJERCITAR • Piensa en tu objetivo • Redáctalo por escrito e indica qué quieres lograr, cómo lo vas a medir y qué plazo te pones • Piensa y escribe indicadores significativos que te permitan ir monitoreando si te vas acercando al objetivo final. Ejemplo MI OBJETIVO ES QUE A FIN DE AÑO HAYAMOS VENDIDO UN VOLUMEN TOTAL DE 100 UNIDADES CON UNA RENTABILIDAD DEL 1% objetivo • VOLUMEN DE VENTA SEMANAL • VOLUMEN DE PRODUCCIÓN DIARIO • NÚMERO DE CLIENTES VISITADOS SEMANALMENTE • GASTOS MENSUALES • NUMERO DE RECLAMOS • NÚMERO DE DEVOLUCIONES DE UNIDADES Indicadores posibles

16. A QUIÉN INVITO

17. A QUIÉN INVITO CONFORMANDO EL EQUIPO¿ A QUIÉN INVITO A SER PARTE DEL PROYECTO ? ELEMENTOS A CONSIDERAR TAREAS, FUNCIONES Y ROLES HABILIDADES y CONOCIMIENTOS MOTIVACIONES EXPECTATIVAS

18. A QUIÉN INVITO TAREAS, FUNCIONES Y ROLES ¿ Cómo determinar con quiénes trabajar ? La primera fase para contestar a esta pregunta es pensar cómo voy a estructurar las tareas y funciones al interior de mi empresa, dónde (en qué área o función) y por qué necesito de otros para lograr lo que me propongo. Para lo anterior resulta útil considerar las principales áreas funcionales que operan al interior de cualquier empresa, las que definen actividades, responsabilidades y objetivos para las personas que ocuparán un lugar en tu proyecto, incluyéndote a ti mismo. ¿ CUÁLES SON ESAS ÁREAS ?

19. A QUIÉN INVITO UNA ESTRUCTURA SIMPLE

20. A QUIÉN INVITO ¿ CUÁL ES LA RAZÓN DE EXISTIR DE CADA ÁREA ? Es quien sabe hacia dónde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocio, sus metas personales y sus conocimientos, toma las decisiones en situaciones críticas. DIRECTOR GERENTE GENERAL EMPRENDEDOR Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción. ADMINISTRACIÓN

21. A QUIÉN INVITO ¿ CUÁL ES LA RAZÓN DE EXISTIR DE CADA ÁREA ? Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante el SII los impuestos según los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, los gastos y costos, y otros temas contables son responsabilidad de esta área. CONTABILIDAD Y FINANZAS VENTAS La publicidad, la promoción y la venta. Aquí se incluye por ejemplo a la persona que atenderá en el mostrador o bien a quien se dedique a vender el producto.

22. A QUIÉN INVITO ¿ CUÁL ES LA RAZÓN DE EXISTIR DE CADA ÁREA ? En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas pertenecen al área de producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. PRODUCCIÓN

23. A QUIÉN INVITO ESTRUCTURA DE MI EQUIPO EJERCICIO 1 • Piensa en tu negocio y define una estructura general como la que describimos. • Genera un diagrama simple que grafique lo anterior. • Intenta identificar en cada área funcional qué tareas y actividades corresponderían en cada una. No te preocupes si no sabes a qué área asignar alguna tarea, lo relevante es hacer el ejercicio e identificar tareas y actividades importantes para el funcionamiento del negocio

24. A QUIÉN INVITO ¿¿¿ PARA QUÉ HACER ESTO ??? TERCERA REGLA DE ORO DE UN EQUIPO UN EQUIPO EXITOSO TIENE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES CLARAS Y DEFINIDAS PARA SUS MIEMBROS

25. A QUIÉN INVITO QUIÉN HACE QUÉ, QUÉ HARÉ YO Tener claro qué funciones voy a asumir yo y cuáles voy a encargar a otros es clave para conformar el equipo En un equipo de fútbol cada jugador ocupa una posición determinada. El arquero ataja goles, el defensa defiende y el delantero ataca. En situaciones críticas todos pueden defender o atacar, pero cada uno tiene clara su función principal. Si el arquero se lesiona, alguien lo puede reemplazar. Un defensa que deja desprotegido el arco para intentar meter un gol puede llevar al equipo a perder el partido. Si todos defienden o todos atacan, lo más probable es que no logren su objetivo. SIGAMOS CON EL FÚTBOL

26. A QUIÉN INVITO CUARTA REGLA DE ORO DE UN EQUIPO • UN EQUIPO EXITOSO ESTÁ FORMADO POR PERSONAS CON HABILIDADES Y VISIONES COMPLEMENTARIAS • ¿ Para qué formar un equipo en el cuál todos tenemos la misma forma de trabajo, la misma visión y las mismas habilidades ?

27. A QUIÉN INVITO QUIÉN HACE QUÉ, QUÉ HARÉ YO ¿ Cómo determinar qué tareas haré yo y cuáles otros miembros del equipo ? • Lo más lógico es que las tareas asociadas a la “Gerencia General” las asumas tú, lo que implica definir objetivos, asignar tareas y conformar el equipo. • Sin embargo, para el resto de las áreas funcionales, es posible que requieras de otros para conformar un equipo que consiga los objetivos que te planteas. • Qué es clave para determinar dónde necesitas incorporar a otros : HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS MOTIVACIONES

28. A QUIÉN INVITO ¿ Qué me gusta hacer y para qué soy bueno yo ? Un criterio para determinar qué tareas o actividades en asumirás tú en tu negocio y cuáles delegarás en otros es simplemente analizar qué te gusta hacer, qué sabes hacer y para qué eres bueno. QUÉ ME GUSTA HACER MOTIVACIÓN POR TAREAS EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTOS HABILIDAD (TALENTO) QUÉ SE HACER QUÉ HAGO BIEN

29. A QUIÉN INVITO EJERCICIO 2 • Tomando la breve descripción de funciones asociadas a cada área funcional en tu negocio (EJERCICIO 1), analiza cada una de ellas a la luz de las siguientes preguntas: • He hecho eso antes ? • Se requieren conocimientos específicos ? • Tengo esos conocimientos ? • Me gusta esa(s) tarea(s) ? • Me desagradan ese tipo de tareas ? • Tengo habilidad para eso ? • Cuáles han sido mis logros mayores y qué habilidad ha sido importante para conseguirlos ? • Qué opinan las personas que me conocen de mis habilidades?

30. A QUIÉN INVITO EJERCICIO 3 • Tomando el ejercicio anterior, reflexiona sobre lo siguiente • Qué tareas, actividades y funciones voy a asumir yo ? • En qué áreas requeriré de apoyo (ya sea por que no me gusta, no tengo conocimiento o no poseo habilidad ni motivación) ?

31. A QUIÉN INVITO MOTIVACIONES, INTERESES, HABILIDADES El DT debe tener claro que sus jugadores poseen habilidades y talentos, y también debilidades e intereses. No cualquiera puede ocupar la portería por ejemplo, para ser arquero se debe tener una habilidad y una motivación especial. Muchos jugadores hábiles y comprometidos en otras posiciones perderían motivación y serían poco efectivos al ponerlos al arco. Hay algunos que corren más rápido, otros cuya cualidad es la resistencia, otros que visualizan oportunidades en la cancha. OTRA VEZ FÚTBOL

32. A QUIÉN INVITO ALGUNAS IDEAS

33. A QUIÉN INVITO ALGUNAS IDEAS

34. A QUIÉN INVITO ALGUNAS IDEAS

35. A QUIÉN INVITO ALGUNAS IDEAS

36. A QUIÉN INVITO ¿ CÓMO DETECTAR MOTIVACIONES, INTERESES, HABILIDADESPARA ELEGIR A MI EQUIPO ? • Tómate el tiempo para hacer algunas preguntas útiles : • ¿ Qué experiencia de trabajo tienes ? • ¿ Qué tipo de trabajo es el que más te gusta(ría) hacer ? • ¿ Qué tareas te desagrada realizar ? • ¿ Cuáles han sido experiencias de trabajo • en las que has logrado cosas? • ¿ Para qué crees que tienes habilidad y por qué? • ¿ Cómo es tu estilo de trabajo? • ¿ Qué crees que debes mejorar en tu forma de trabajar ?

37. A QUIÉN INVITO Nos falta un importante paso ligado a la motivación y que tiene que ver con el interés de la persona por integrarse a tu negocio y las expectativas que tiene respecto del trabajo TAREAS, FUNCIONES Y ROLES HABILIDADES y CONOCIMIENTOS MOTIVACIONES EXPECTATIVAS

38. A QUIÉN INVITO EXPECTATIVAS EN LA BANCA Cuando un jugador es convocado a la Selección, probablemente su expectativa es jugar de titular la mayor cantidad de partidos. Si el DT lo ha convocado y tiene en su mente tenerlo en la banca, y solo hacerlo entrara la cancha en caso de emergencia, seguramente que si estas expectativas mutuas no se transparentan, ello generará conflicto, ruido en el equipo, insatisfacción y eventualmente deserción.

39. A QUIÉN INVITO Chequeando expectativas La personas generan expectativas respecto de los proyectos que emprenden o en los que se involucran. Esperan que las cosas sean de una forma determinada, esperan recibir cierta retribución, esperan invertir cierta cantidad de tiempo, esperan relacionarse contigo de una determinada forma, esperan hacer ciertas cosas y otras no…. NO ERA LO QUE YO ME IMAGINABA • Estas expectativas pueden o no ser puestas sobre la mesa en una primera etapa de conformación del equipo. • Cuando las expectativas no se cumplen ello tiene graves consecuencias en la motivación y en la perdurabilidad en el tiempo del equipo y sus integrantes.

40. A QUIÉN INVITO PONIENDO LAS CARTAS SOBRE LA MESA • PARTE I • ¿QUÉ EXPECTATIVAS GENERALES TIENE LA PERSONA? • Te sugerimos preparar una pauta con preguntas de este tipo para conversar • Cuánto tiempo quiere invertir en esto ? • Qué retribución espera ? • En cuánto tiempo espera mejorar su retribución ? • Qué tareas se imagina que hará ? • Qué espera de ti, cómo le gustaría relacionarse contigo ? • Con cuánta gente cree que trabajará ? • Cómo cree que se trabajará ? • Dónde trabajará y con qué recursos se imagina que va a contar ? • Cuánto tiempo planea mantenerse en esto ?

41. A QUIÉN INVITO PONIENDO LAS CARTAS SOBRE LA MESA • PARTE II • ¿ CUÁLES SON MIS EXPECTATIVAS GENERALES ? • ¿ QUÉ PUEDO OFRECER ? • Qué dedicación de tiempo requiero ? Horarios ? • Qué tipo de tareas necesito que realice ? • Retribuciones (plata u otros y en qué sistema)? • Dónde y con qué herramientas se realizará el trabajo ? • Nivel de participación en las decisiones • Cómo me gusta trabajar y relacionarme • Desafíos, posibilidades futuras • Trato y clima • Otros

42. CÓMO LO CONVENZO

43. CÓMO LO CONVENZO ¿ CÓMO LOGRO CONVENCER DE MI PROYECTO Y GENERAR COMPROMISO CON ÉL ? ¿ Qué debo hacer para vender mi idea a quienes quiero que me acompañen ? ¿ Cómo capto su atención y los convenzo? ¿ Cómo logro vender mi proyecto a otro de tal modo que logre entusiasmarlo ? ¿?

44. CÓMO LO CONVENZO EJERCICIO 4 Piensa en una situación real en la que te hayas sentido muy entusiasmado y con ganas de seguir a alguien en un determinado proyecto…..registra tus ideas ¿CÓMO ERA ESA PERSONA? ¿QUÉ HACÍA? ¿CÓMO LO HACÍA?

45. CÓMO LO CONVENZO CONVENCER : 3 ELEMENTOS CLAVE Tengo una visión: Tengo claridad respecto de lo que quiero lograr, tengo un sueño, una imagen concreta de mi negocio en el futuro, puedo generar una imagen de él en mi mente, es un sueño positivo y creíble. La gente diría “tiene un rumbo claro en su mente yo también me lo puedo imaginar” 1 Pongo pasión y emoción: Cuando hablo de mi negocio transmito convencimiento, pasión y sentimiento. La gente diría “ este gayo se cree su cuento” 2

46. CÓMO LO CONVENZO CONVENCER : 3 ELEMENTOS CLAVE Tengo fundamentos: Presento hechos concretos, evidencias. Fundamento mis planteamientos y argumento con seguridad mis ideas respecto de mi negocio. La gente diría “sabe de lo que habla” 3 ESTOS ELEMENTOS NO SOLO CONTRIBUYEN A ATRAER AL EQUIPO, SINO QUE TE PERMITEN MANTENERLO ENCANTADO EN EL TIEMPO. DEBES TRABAJAR ESTAS DIMENSIONES PERMANENTEMENTE OJO

47. CÓMO LO CONVENZO EJERCICIO 4 • OTRA COSA ES CON GUITARRA • Considerando los elementos clave : • Tener una visión y una imagen de tu negocio • Poner pasión y emoción • Tener argumentos • Prepara por escrito una presentación en la que le transmitas a otra persona lo que quieres hacer en este tu emprendimiento. • Solicítale a una persona de tu confianza que te de algunos minutos y preséntale tu proyecto. • Pídele que te evalúe según la pauta de la página siguiente. • Una vez que tengas su retroalimentación reflexiona qué debes mejorar y cómo hacerlo

48. Pauta de observación CÓMO LO CONVENZO

49. CÓMO LO CONVENZO COMPROMETER3 CAMINOS PARA GENERAR SENTIDO I Ser parte de un proyecto trascendente: Puedo darle sentido a mi proyecto para el otro si logro engancharlo con su necesidad de ser parte de un proyecto trascendente (“ES IMPORTANTE POR QUE…”) “esto es importante …” “esto ayudará a otros…” “este proyecto puede traer beneficios a ….” “esto es algo nuevo y creativo….” “este proyecto contribuirá a…”

50. CÓMO LO CONVENZO COMPROMETER3 CAMINOS PARA GENERAR SENTIDO II Poder satisfacer motivaciones y necesidades personales ( “ME SIRVE PARA…”) Puedo darle sentido a mi proyecto para el otro si logro engancharlo con sus motivaciones y necesidades personales “con esto puedo ganar dinero…” “me permite aprender algo nuevo…” “es algo que me gusta hacer…” “me sirve para conocer gente y hacer redes…” “me da estabilidad…” “me ayuda a pagar mis estudios…” “puedo aplicar lo que estudié