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1. Applicatif de gestionMarché compétences clés Assistance technique :
contact@antipodes-ingenierie.fr 1
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3. Accéder à l’applicatif Avec internet explorer, connectez vous surwww.direccte-ra-ccles.net
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4. S’identifier et choisir un lot Entrez votre login et votre mot de passe puis validez.
Parmi les lots auxquels vous avez accès, choisissez-en un et validez.
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5. Identification et droits fonctionnels Votre login et votre mot de passe vous permettent d’accéderà tous les lots auxquels vous avez un accès ouvert.
Pour chaque lot, il peut y avoir des utilisateurs :
Mandataire - administrateur
Mandataire – utilisateur
Opérateur – administrateur
Opérateur – utilisateur
Observateur
Les fonctionnalités auxquelles vous avez accès,dépendent de votre profil d’utilisation spécifique à chaque lot.
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6. Identification et droits fonctionnels Des menus différents selon les profils utilisateurs
Mandataire - administrateur
Mandataire – utilisateur
Opérateur – administrateur
Opérateur – utilisateur
Observateur
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7. Les fonctions GESTION
Saisie des bons de commande et avenants
Visualisation de la tranche et des bons de commande
Visualisation des alertes liées au bon de commande
Edition des factures, validation, facture de solde, modification sur les parcours terminés.
SUIVI DES PARCOURS
Saisir une prescription
Suivre les parcours
Valider des demandes en attente
Visualiser les alertes liées aux parcours
Editer des feuilles d’émargement
Visualiser les parcours terminés
STATS
Editer un rapport journalier
Editer des statistiques
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8. Saisie du bon de commande Cette fonction n’est accessible qu’au mandataire administrateur.
Elle se fait sur la base des bons de commande transmispar la Direccte Rhône-Alpes.
Les données des bons de commande sont utilisées par l’applicatif pour déterminer les disponibilités.
Elles sont mobilisées et actualisées automatiquement dans une logique d’optimisation des bons de commande.
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9. Saisie du bon de commande
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10. Saisie du bon de commande 10
11. Visualisation du marché 11
12. Visualisation du marché 12
13. Les alertes « bon de commande » 80 % d’engagement
L’applicatif vous alerte lorsque 80% du bon de commande est engagé.
Date d’exécution du bon de commande proche
L’applicatif vous informe lorsque la date d’exécution est proche.
Il établit alors la liste des parcours non terminés relevant de ce bon de commande.Il vous appartient alors de vérifier que les prestations correspondantes seront terminées à la date d’exécution.
Dans le cas contraire, vous devrez établir une demande d’avenant de date d’exécution auprès de la Direccte RA.
Puis, vous saisirez cet avenant dans « Saisie d’un avenant au bon de commande » en saisissant les informations de l’avenant, y compris les quantités indiquées.
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14. Saisie d’une prescription La saisie d’une prescription est une action qui impacte le bon de commande, elle est donc réservée aux profils « administrateurs ».
Elle consiste à réaliser 2 étapes :
Vérifier les disponibilités sur le ou les bons de commande avant d’entamer le parcours.
Saisir les données de la prescription imprimée à partir de Rosace
Une fois la prescription validée, le parcours est initialisé.Il devient accessible aux opérateurs qui peuvent en renseigner les étapes. 14
15. Saisie d’une prescription 15
16. Saisie d’une prescription 16
17. Suivre les parcours Le suivi des parcours liste tous les parcours en les triant par étape :
Stagiaire(s) en attente d'être accueilli(s)
Stagiaire(s) accueilli(s)en attente de la suite du parcours (positionnement/formation/réorientation)
Stagiaire(s) en attente d'entrée en formation
En cours de formation
Stagiaires ayant terminé leur module de formation - Terminer le parcours ou demander un renouvellement 17
18. Suivre les parcours A chaque étape du parcours, quand vous sélectionnez un stagiaire, seuls les boutons correspondants aux actions possibles restent visibles.
Certains utilisateurs n’ont un accès que consultatif, ils ne peuvent pas agir sur les parcours.
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19. Suivre les parcours L’accueil
Après l’accueil, vous êtes invités à saisir des données sur le stagiaire.La saisie de ces données n’est obligatoire que si vous souhaitez utiliser le module stats.S’il manque une information, l’applicatif vous l’indique et vous propose de revenir au formulaire ou de continuer.
Vous pouvez également apporter des corrections aux informations apportées par le prescripteur.
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20. Suivre les parcours A chaque étape du parcours, l’applicatif teste la cohérence chronologique du parcours.
Les feuilles d’émargement : vous avez la possibilité d’associer un logo à chaque site de formation pour générer les fiches d’émargement génériques proposées par la Direccte RA.
Visualiser les alertes de parcours : si un stagiaire reste trop longtemps en attente de la suite de son parcours, l’applicatif vous alerte.
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21. Les demandes et leur validation Quand une partie du parcours est terminée (ou si des modifications de parcours sont envisagées au début du parcours), les opérateurs peuvent effectuer des demandes de :
Réorientation
Modification des heures
Renouvellement
Ces demandes attendent la validation du mandataire. 21
22. Les demandes et leur validation Les demandes en attente sont listées à partir de la fonction « Parcours en attente de validation » :
Les opérateurs peuvent visualiser les parcours mais ne peuvent pas agir sur les parcours.
Les mandataires peuvent visualiser et valider (ou pas) les demandes… les parcours évoluent en fonction de la réponse du mandataire.
Quand un parcours reste trop longtemps en attente de validation, l’applicatif alerte les utilisateurs. 22
23. Facturation –prestations facturables Au fil des étapes du parcours les prestations réalisées deviennent automatiquement facturables.
A l’issue du positionnement
A la fin du module initial
A la fin de chaque renouvellement
Si 40% du bon de commande est facturable, l’applicatif indique une alerte bon de commande. 23
24. Facturation – prestations facturées A l’édition des factures, vous pouvez choisir le bon de commande pour lequel vous voulez émettre une facture et les prestations à facturer.
Il est conseillé de vérifier que vous disposez bien des justificatifs (prescription Rosace conforme, feuilles d’émargement) et que les totaux d’heures correspondent bien aux émargements.
L’applicatif génère automatiquement une facture conforme aux attentes de la Direccte RA ainsi que la liste des stagiaires et des prestations. 24
25. Facturation – validation A son édition la facture est marquée « exemplaire initial », cela signifie :
Qu’elle peut être annulée ou validée.
L’annulation permet la modification des prestations déclarées (nombre d’heures erroné par exemple).
La validation fige définitivement les données et la facture apparait avec la mention « exemplaire définitif ».
Il est important de définir quand vous décidez de valider les factures : après un contrôle interne ou après le retour de la Direccte par exemple.
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26. Facturation – solde Quand vous demandez l’édition de la facture de solde, l’applicatif facture tous les parcours en cours sur le bon de commande concerné.
La facture de solde ferme définitivement le bon de commande. C’est une opération sensible, que vous ne pouvez réaliser que si toutes les factures précédentes ont été validées.
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27. Facturation – Modification Si vous constatez une erreur sur les données saisies par les opérateurs, vous pouvez modifier ces données même si elles ont été facturées, à condition que la facture n’ait pas été validée.
Pour pouvoir modifier ces données de parcours,si elles ont fait l’objet d’une facturation,vous devez annuler la facture avant de pouvoir accéder à la fonction de modification.
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28. Facturation – Modification La modification peut porter :
Sur le positionnement
Sur les heures de formation du premier module
Sur les heures de renouvellement
Sur la répartition par domaines de formation
Ces modifications sont limitées par les règles du marché et par les disponibilités sur les bons de commande au moment où vous faites la modification
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29. Applicatif de gestion Direccte R-A 29
http://www.direccte-ra-ccles.net
Assistance technique :
Antipodes Ingénierie
contact@antipodes-ingenierie.fr
Développement : Elipce - elipce@elipce.com
