An Introduction to Information Systems in Organizations

An Introduction to Information Systems in Organizations مقدمه اي بر سيستمهاي اطلاعاتي در سازمانها Information Systems in Organizations سيستمهاي اطلاعاتي در سازمانها

What is management? • Planning • Organizing • Directing • Controlling • What about Leadership?

Data versus Information • Data: • Raw facts, such as an employee’s name and number of hours worked in a week, inventory part numbers, or sales orders. • Information: • A collection of facts organized in such a way that they have additional value beyond the value of the facts themselves

Data and information • “A” goes with “D” and “B” goes with “E.” • A. 98,72,87,85,74,83,96 • B. 23,27,21,28,31,37,32 • C. MIST 2090 Lab Practical • D. Test #1 Scores • E. Early morning temperatures for 1/1/02 to 1/7/01 • Where is the CPU (central processing unit)?

Data, Information & Knowledge One of the primary goals of Information Systems is to economically process data into information or knowledge. Dataitems refer to an elementary description of things, events, activities, and transactions that are recorded, classified, and stored, but not organized to convey any specific meaning. Informationis data that have been organized so that they have meaning and value to the recipient. Knowledgeconsists of data or information that have been organized and processed to convey understanding, experience, accumulated learning, and expertise.

What is Information? • According to your textbook, information is data that has been processed into a form that is useful to the user(s) of that data. • Organizing data into information is a process that is especially important to decision making. • What about knowledge?

What is a system? A set of interrelated parts, with an identifiable boundary, unified by design to achieve some goal

Why Define System? • MIS is concerned with designing systems - Information Systems • Our IS will support businesses and business processes - which can be thought of and modeled as systems

General Systems Theory • Began around 1955 • Applicable to any theoretical system not just information systems • Important to MIS because it’s propositions suggest human systems can be mapped to computer systems.

Example of an Organization as a general system Environment – surrounds the organization (system) Organization (System) boundary inputs outputs processes • Product • Service • Waste • Pollution • Raw Materials • Land • Capital (money) • Information • Labor (people) Decision makers (control) Feedback

What are the Characteristics of a System? • 1. Components • 2. Inter-related components • 3. Boundary • 4. Purpose • 5. Environment • 6. Interfaces • 7. Input • 8. Output • 9. Constraints

What is the goal of a system? • Determined by the objectives of the systems designers • Becomes the standard for measurement of quality • Control versus “Out-of-Control”

The Automobile as a System • Boundary – physical limits of car • Environment – road conditions, weather, traffic patterns • Inputs – gasoline, air, steering wheel movements, pressure on pedals • Outputs – exhaust, forward and other movements, farhvernugen • Processes – moving, driving, braking, internal combustion • Decision maker – driver, significant other • Feedback – feel of speed and road, blue lights

Depiction of an Environment with Interrelated Systems Environment Systems

Depiction of a System with Subsystems Environment Subsystem System Boundary

What is an Information System? • A set of interrelated components that collect, manipulate, and disseminate data and information and provide a feedback mechanism to meet an objective.

CBIS Model Business Goals Work Practices People Information Technology Processes

Types of Data

Transforming Data - Information

Characteristics of Valuable Information

انواع سیستم های اطلاعات: این سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه ( CBIS ) می‌باشند. • سیستم پردازش تراکنش (TPS ) • سیستم کارگران دانش (KWS ) • سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) • سیستم تصمیم یار ( DSS ) • سیستم اطلاعات اجرایی (EIS ) • سیستم اطلاعات حسابرسی ( AIS ) • سیستم اطلاعات راهبردی (SIS ) • برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP ) • …

Classifications of Information Systems Information Systems can be classified according to; • Organizational Structureساختار سازماني • Functional Areaناحيه عملياتي • Support Provided • System Architecture • Activity Supported

Classification by Organizational Structure • Departmental information systems.Frequently, an organization uses several application programsin one functional area or department.بسياري از اوقات؛ يك سازمان چندين برنامه مورد نياز را در يك محدوده وظيفه اي يا بخشي مورد استفاده قرار مي دهد • Enterprise information systems (EIS). While a departmental IS is usually related to a functional area, the collection of all departmental applications when combined with other functions’ applications comprises the enterprise wide information system. هنگاهي كه يك سيستم اطلاعاتي اداري يطور معمول به يك محدوده وظيفه اي، متصل و جاري شده باشد پاسخگويي به همه نيازها و درخواستهاي اداري؛ موقعي امكان پذير است كه آن سيستم با ديگر سيستمهاي كسترده اداري سازمان درگير و مرتبط شده باشد • Interorganizational systems. Some information systems connect several organizations.

Classification by Functional Area The major functional information systems are the following: • The accounting information system • The finance information system • The manufacturing (operations/production) information system • The marketing information system • The human resources management information system

Classification by Support Provided The major types of systems under this classification are: • Transaction processing system (TPS) • Management information system (MIS) • Knowledge management system (KMS) • Office automation system (OAS) • Decision support system (DSS) • Enterprise information system (EIS) • Group support system (GSS) • Intelligent support system

Transaction Processing • Transaction processing systems (TPS)support the monitoring, collection, storage, processing, and dissemination of the organization’s basic business transactions. • They provide the input data for many applications involving other support systems. • The transaction processing systems are considered critical to the success of any organization. • The TPS collects data continuously, frequently on a daily basis, or even in “real time”.

TransactionProcessing Systems (TPS) سيستمهاي پردازش رخداد بطور کلي اولين مدخل ورود به سيستمهاي اطلاعاتي مي باشد.مجموعه اي از اطلاعات مانند فروش، توليد،خريد، اطلاعات مشتريان محصول ، سفارشات ، کارکنان و......در آن ثبت و نگهداري مي گردد. • چرا TPS)) عمومي ترين نوع سيستمها هستند؟ بدليل اينکه اغلب اطلاعات پايه در آن براي تصميم سازي گردآوري مي گردد. • بطور کلي در يک TPS)) کاربردي داريم : • ورودي: تراکنشها، رويدادها • فرايند: بهنگام سازي • خروجي : گزارشات خام ناشي از وروديها و اطلاعات بهنگام شده • کاربران : کارکنان عملياتي

TPS MIS SALES DATA Order Processing System UNIT PRODUCT COST ORDER FILE Materials Resource Planning System MIS REPORTS PRODUCT CHANGE DATA PRODUCTION MASTER FILE General Ledger System EXPENSE DATA MANAGERS ACCOUNTING FILES MIS FILES TPSاطلاعات MISکاربردي است براي

OK, so what is MIS? • MIS is the management of processes, people, information, and technology in order to accomplish a goal. (Dr. Huber) • How does this apply to businesses and other organizations?

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS) • يک سيستم اطلاعاتي بعنوان مکانيزمي است که خلاصه اطلاعات سازمان رابمنظور حمايت از عمليات مديريت سازمان در جهت اتخاذ تصميم برنامه ريزي استراتژيک ، تاکتيک و عملياتي و کنترل سازماني از طريق ايجاد ، ذخيره سازي ، بازيابي و توزيع اطلاعات مناسب ، دقيق ، سريع و صحيح در اختيار مديران قراردهد.به عبات ديگر سيستمي است که داده ها و اطلاعات مورد نياز مديران را تهيه و دراختيار انها مي گذارد.ضمنا تعيين مي نمايد که چه اطلاعاتي ، درچه زماني و در چه مکاني و شرايطي بايد به مدير داده شود تا او با صرف کمترين هزينه و امکانات وبا دراختيار داشتن فرصت ، مبادرت به اتخاذ مناسبترين تصميم نمايد. • ورودي : اطلاعت با حجم بالا • پردازش: مدلهاي ساده • خروجي: گزارشات خلاصه شده • کاربران :مديران مياني • مثال : گزارش خلاصه بودجه سالانه

KNOWLEDGE WORK SYSTEMS (KWS) • سيستمهاي مبتني بر کار دانش :سيستمهايي هستند که به کمک انها کاربران حرفه اي با استفاده از دانش بالا سعي در ابداع و يا ايجاد خلاقيتهاي فکري مي نمايند. • سطح متخصصين • ورودي: اطلاعات طراحي(طراحي معماري/طراحي اتومبيل/طراحي قطعه) • پردازش: مدل سازي • خروجي: طرحها و نقشه ها • کاربران : کارکنان متخصص

Decision Support Systems (DSS) • سيستمهاي پشتيباني تصميم گيري سيستمهايي هستند که به مديران در تصميماتي استراتژيک ومنحصر بفرد که نسبتا ساخت يافته نمي باشند کمک مي نمايند. • سطح مديريت • ورودي: اطلاعات با حجم کم • پردازش: تعاملي • خروجي: تجزيه وتحليل تصميم • کاربران: کارمندان ، خبرگان • مثال : تجزيه وتحليل هزينه توليد، هدف يابي

ساختار کلی یک DSS محیط بیرونی سازمان حل کنندگان مشکل اعضای دیگر گروه مدل ریاضی سیستم نرم افزار نرم افزار گزارش نویس پایگاه داده سیستم تصمیم یار محیط بیرونی سازمان ارتباطات داده اطلاعات : توضیحات

Executive Information System (EIS) • EIS نوع خاصی از DSS است که به تصمیم گیری در سطوح بالای سازمانی کمک می کند. • EIS به مدیران سطح بالای سازمان تصویر دقیقی از عملکرد سازمان و خلاصه ای از فعالیت های رقبا را نشان می دهد. • کار کردن با این سیستم راحت است و اطلاعات را به گونه‌ای ارائه می‌دهد که به راحتی قابل دریافت می‌باشند.( بصورت گراف ، نمودار و ...)

EIS (cont.) • این واژه برای اولین بار در دهه 1970 در دانشگاه MIT مورد استفاده قرار گرفت. • EIS اولین بار توسط شرکتهای بزرگ به منظور ایجاد تمایز رقابتی به کار گرفته شد.

فعالیت های پیش نیاز EIS نیازهای اطلاعاتی استانداردهای IT تحلیل سازمان مدل داده‌ای شرکت نقشه سیستم اطلاعاتی سیستم های خرید و کارآیی EIS

ساختار یک EIS Workstation اجرایی اطلاعات درخواستی پایگاه داده اجرایی نمایش اطلاعات Workstation های اجرایی دیگر Workstation های اجرایی دیگر در دسترس قرار دادن اطلاعات شرکت اخبارو توصیف وضعیت جاری • پایگاه داده وایسته به شرکت • نامه های الکترونیکی پردازنده مرکزی وابسته به سازمان • کتابخانه نرم افزاری داده ها و اطلاعات خارجی

Early 1950s 1960s Late 1960s Early 1970 Transaction processing system (TPS) Management information systems (MISs) Office automation system (OAS) Decision support system (DSS) Evolution of Support Systems (cont.)

Evolution of Support Systems (cont.) Early 1980sExecutive information systems Enterprise information systems (EISs) Group support systems (GSSs) Mid- 1980s Expert systems (ES) Knowledge management systems (KMS) 1990sArtificial neural networks (ANNs)

1940 Scientific, military applications 1950 Routine business applications, TPS 1960 MIS, office automation 1970 DSS, LANs Client/server executive information system, PC’s, AI, Groupware 1980 Integration, intelligent systems the Web, intranets, extranets, ERP software 1990 2000 Internet, Electronic commerce, Smart systems تاريخچه سيستمهاي اطلاعاتي بر مبناي کامپيوتر Computer Based Information Systems

EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS (ESS) • سيستمهاي پشتيباني اجرايي :سيستمهايي که به مديران ارشد سازمان در نحوه اجراي فعاليتهاي استراتپيک شرکت کمک مي کنند. • سطح استراتژيک • ورودي: اطلاعات انبوه • پردازش: تعاملي • خروجي: گزارشات پروژه اي • کاربران: مديران ارشد • مثال: برنامه اجرايي 5 ساله سازمان

STRATEGICINFORMATION SYSTEM(SIS) • سيتمهاي اطلاعات استراتژيک : سيستمهايي هستند که ميتوانند در تغيير دادن هدفها، عمليات ، توليد، خدمات سازمان دردستيابي به مزيت رقابتي سازمان موثر باشند. • SIS ميتواند در هر سطح سازمان استفاده گردد . • مشکل اين است که عليرغم سودمندي ، مزيت رقابتي پيشنهاد شده توسط هر SIS ممکن نيست در يک رنج بلند مدت سوددهي را تضمين نمايد. • جهت بکاربستن sis دريک سازمان بايد فهميد کجا فرصتهاي استراتژک پيدا مي شود. مدل نيروهاي رقابتي – مدل زنجيره عرضه را بکارگرفت

سيستمهاي اطلاعات استراتژيکSTRATEGIC INFORMATION SYSTEM (SIS) مدل نيروهاي رقابتي چهار استراتژي مي تواند با نيروهاي رقابتي در نظر گرفته شود. • تولبدات متمايز- ايجاد محصول وخدمات منحصر بفرد-مثل عمليات بانک داري ديجيتالي و online • تمرکز تمايز براي تعيين يک محصول يا خدمات منحصر بفردي که سازمان مي تواند در يک راه منحصر بفرد بوجود آورد. مثل شرکت کامپيوتردل • سوييچ روي هزينه ها- سازمانها با ايجاد رابطه با مشتريان و عرضه کنندگان خودمي توانند عرضه کنندگان را واداربه تحويل محصول بر اساس زمان بندي نمايند. • توليد با هزينه پايين- تامين کالا ها و خدمات پايين تراز قيمت رقيب

Strategic Information System ( SIS ) • تولید مزیت رقابتی • ایجاد توانایی ترقی دادن روش های پیشرفت و مدیریت سازمان • سهیم بودن در اهداف راهبردی • بطور محسوسی کارآیی و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. • نمای بیرونی SIS • محصول جدید، پیروزی در رقابت و... • نمای درونی SIS • افزایش بهره‌وری ، روحیه همکاری ، ارتباطات و ... • مدل آن Game Theory است.

اجزای SIS : • برنامه ریزی دراز مدت • مشخص کردن اهداف 5 تا 10 ساله • مدیریت واکنش‌ها • واکنش به فعالیت‌ها در زمان‌های بحرانی • نوآوری • عمل اصلی SIS • یک نوآوری موفق تهدیدی برای رقبا است.

مدل بکاررفته توسط Porter در SIS • بازیگران هر زمینه رقابتی را لیست کنیم. • تصمیمات رقبا در هر زمینه لیست شده را شرح دهیم. • یک استراتژی برای مقابله با رقبا تدوین کنیم. • از IT برای حمایت از استراتژی خود استفاده کنیم.

Enterprise Resource Planning ( ERP ) • یک سیستم مبتنی بر رایانه است که میتواند کارهای استاندارد حسابرسی در تمام بخشهای سازمان را به یک روش هماهنگ انجام دهد. • هدف این سیستم جمع آوری و انتشار داده برای همه فرآیندهای سازمانی می باشد.

اجزای ERP • یک برنامه نرم افزاری مجتمع ( Integrated) • یک پایگاه داده • اطلاعات به اشتراک گذاشته شده و ردوبدل شده. • سفارشات مشتری، تکمیل سفارشات، صدور صورتحساب و حمل و نقل را خودکار می‌کند. • نگهداری سوابق

روند تکامل ERP : • اولین سیستم های اطلاعاتی در دهه 1960 TPS ها بودند. • MIS ها • Manufacturing requirements planning (MRP) • برای حل مسائل پیچیده کنترل انبارداری و دفاتر تولید شد. • MRP II • یک سیستم اطلاعاتی است که شامل جریان کالا از فروشنده، در طول کارخانه و رسیدن به دست مشتری است.

An Introduction to Information Systems in Organizations