Quali gli obblighi del professionista?

1. Quali gli obblighi del professionista? Decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 a contrasto del riciclaggio di proventi da attività criminose(in vigore dal 29/12/2007)‏ Sondrio, 12 novembre 2008

2. Definizioni di base • archivio unico informatico: un archivio, gestito elettronicamente, in cui sono inserite tutte le informazioni acquisite per adempiere gli obblighi di identificazione e registrazione • cliente: soggetto al quale il professionista rende una prestazione a seguito del conferimento di un incarico • dati identificativi: nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo o sede legale, C.F. o partita IVA, estremi documento di identificazione

3. Definizioni di base(segue)‏ • mezzi di pagamento: contante, assegni, vaglia postali, ordini di accreditamento o di pagamento, carte di credito o altre carte di pagamento, polizze, altri strumenti che permettono di trasferire, movimentare o acquisire, anche telematicamente, fondi, valori o disponibilità finanziarie • operazione: trasmissione, movimentazione di mezzi di pagamento. Per i professionisti, attività mirata a un obiettivo finanziario o patrimoniale che incide sulla situazione giuridica esistente, realizzata tramite prestazione professionale. Può essere anche “frazionata” o “collegata”

4. Definizioni di base(segue)‏ • operazione frazionata: operazione, unitaria sotto il profilo economico, di importo pari o superiore a € 15.000, eseguita in più operazioni, singolarmente di importo pari o inferiore a detto limite, eseguite in momenti diversi ed in periodo di un massimo di 7 giorni, ferma restando la sussistenza dell'operazione frazionata quando esistono elementi che la possono far ritenere tale • operazioni collegate: operazioni, che pur non costituendo l'oggetto dello stesso contratto, sono connesse fra loro per il soggetto che le esegue, l'oggetto o lo scopo cui sono mirate

5. Definizioni di base(segue)‏ • prestazione professionale: attività professionale o commerciale che avrà una certa durata • rapporto continuativo: ha durata tale da dare luogo a più operazioni di versamento, prelievo o trasferimento di mezzi di pagamento e non si esaurisce in una sola operazione • registro della clientela: registro cartaceo in cui sono conservati i dati identificativi dei clienti a seguito dell’identificazione • titolare effettivo: persona fisica che possiede o controlla il cliente, oppure persona fisica per conto della quale è eseguita un’operazione o un’attività

6. Definizioni di base(segue)‏ • riciclaggio: conversione o trasferimento di beni, eseguite consci della loro provenienza da attività criminosa, per occultare o dissimulare tale origine, o per aiutare chiunque sia coinvolto a sottrarsi alle conseguenze giuridiche; occultamento o dissimulazione della reale natura dei beni, loro provenienza, ubicazione, proprietà, movimento o disposizione, sapendo che provengono da attività criminosa; acquisto di beni provenienti da attività criminosa o correità nei precedenti atti

7. Definizioni di base(segue)‏ • finanziamento del terrorismo: attività diretta alla raccolta, alla provvista, all'intermediazione, al deposito, alla custodia o all'erogazione di fondi o risorse economiche, mirati ad essere usati – anche parzialmente – al fine di commettere delitti con finalità di terrorismo o diretti a favorirne il compimento, a prescindere dall'effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione degli stessi.

8. Obbligo di adeguata verifica della clientela QUANDO • prestazioni professionali aventi ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità con importo pari o superiore a 15.000 € • prestazioni professionali occasionali con movimentazione o trasferimento di importo pari o superiore a 15.000 €, anche se si tratta di operazioni frazionate o collegate • operazioni di valore non determinato o determinabile

9. Obbligo di adeguata verifica della clientela (segue)‏ QUANDO (segue)‏ • sospetto di riciclaggio, a prescindere dal valore dell’operazione, deroga o esenzione • alla presenza di dubbi sulla veridicità o adeguatezza dei dati ottenuti dal cliente in sede di identificazione • NO:redazione e trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali o adempimenti concernenti l’amministrazione del personale (permane l’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette)‏

10. Obbligo di adeguata verifica della clientela (segue)‏ COSA ‏ • identificare il cliente e verificare la sua identità in base a documenti, dati o informazioni tratti da fonte indipendente e affidabile • identificare l’eventuale titolare effettivo e verificarne l’identità • ottenere notizie sullo scopo e natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale • controllo costante nel corso del rapporto o prestazione

11. Obbligo di adeguata verifica della clientela (segue)‏ COME • l’identificazione e la verifica dell’identità del cliente sono eseguite in presenza del cliente a cui è richiesto un documento di identità valido quando è conferito l’incarico o è eseguita l’operazione • gli obblighi di cui sopra possono essere eseguiti anche da collaboratori o dipendenti dello studio • in caso di società o enti, occorre verificare la legittimità del potere di rappresentanza e acquisire le notizie utili per individuare e verificare l’identità dei soggetti delegati alla firma per l’operazione

12. Obbligo di adeguata verifica della clientela (segue)‏ COME (segue)‏ • in caso di titolare effettivo, la verifica è eseguita contestualmente a quella del cliente, ricorrendo a pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque (es.: atti depositati in Camera di Commercio); oppure chiedere ai propri clienti le informazioni necessarie o in altro modo • durante tutta la durata della prestazione occorre controllare le transazioni concluse per verificare che siano compatibili con la conoscenza del cliente, sue attività commerciali e profilo di rischio, osservando l’origine dei fondi e aggiornando i dati detenuti

13. Obbligo di adeguata verifica della clientela (segue)‏ COME (segue)‏ • l’obbligo di adeguata verifica è relativo tanto ai nuovi clienti, quanto ai vecchi clienti, previa valutazione del rischio presente • dal proprio canto, il cliente ha l’obbligo di fornire tutte le informazioni necessarie ed aggiornate per permettere l’assolvimento dell’obbligo; nel caso di identificazione del titolare effettivo, il cliente ha l’obbligo di fornire tutte le informazioni aggiornate di cui è a conoscenza, sotto la propria responsabilità e per iscritto

14. Obbligo di adeguata verifica della clientela (segue)‏ COME (segue)‏ • la valutazione del rischio è duplice ed è eseguita all’atto di accettazione dell’incarico: • cliente: natura giuridica, attività prevalente svolta, comportamento, area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte • operazioni: tipologia della prestazione, modalità di esecuzione, ammontare, frequenza delle operazioni e durata della prestazione professionale, ragionevolezza dell’operazione e durata della prestazione in base all’attività svolta dal cliente, area geografica di destinazione del prodotto, oggetto dell’operazione o del rapporto continuativo • è eseguita considerando il rischio associato al cliente, rapporto continuativo, prestazione professionale, operazione, prodotto o transazione

15. Obbligo di adeguata verifica della clientela (segue)‏ • l'analisi del profilo di rischio deve essere eseguita preventivamente, vale a dire nel momento in cui il professionista riceve l'incarico, affinché possa valutare se è il caso di astenersi dall'instaurare il rapporto con il cliente • è obbligo del professionista provare al proprio Ordine l’adeguatezza delle misure all’entità del rischio di riciclaggio riscontrato

16. Obbligo di astensione • quando il professionista non è in grado di eseguire l’adeguata verifica, si deve astenere dall’erogazione della prestazione o sospenderla e valutare se segnalare il caso all’Unità di Informazione Finanziaria (UIF)‏ • è obbligo del professionista astenersi dall’eseguire operazioni sospette e inviare segnalazione alla UIF. Nel caso non sia possibile l’astensione, la prestazione è eseguita e subito dopo è inviata la segnalazione alla UIF

17. Semplificazioni • l’obbligo di adeguata verifica non è applicabile qualora i clienti siano banche, istituti finanziari, creditizi, uffici della Pubblica amministrazione o istituzioni che svolgono funzioni pubbliche conformemente al trattato sull’UE • è obbligo del professionista raccogliere le notizie utili per stabilire se il cliente è compreso fra quelli per cui è possibile la semplificazione • gli obblighi semplificati non si applicano se si ha motivo di ritenere che non siano sufficientemente attendibili le procedure semplificate o non è possibile acquisire le notizie necessarie • non sono applicabili alle società fiduciarie • in attesa di decreto attuativo del Ministero dell’economia e delle finanze

18. Rafforzamento verifica MISURE RAFFORZATE DI VERIFICA • quando il cliente non è fisicamente presente • accertare identità con documenti disponibili o altri dati supplementari • adottare misure complementari di verifica o accertarsi presso ente creditizio o finanziario • assicurarsi che il primo pagamento dell'operazione sia eseguito tramite un istituto creditizio da conto corrente intestato al cliente • quando il cliente è persona politicamente esposta residente in altro Stato dell'UE o in un paese terzo

19. Rafforzamento verifica (segue)‏ MISURE RAFFORZATE DI VERIFICA(segue)‏ • quando il cliente non è fisicamente presente, l'obbligo di adeguata verifica si considera assolto • quando il cliente è già stato identificato per un rapporto in essere ed i dati sono aggiornati • per operazioni eseguite tramite casse continue, sportelli automatici, corrispondenza o tramite soggetti che eseguono attività di trasporto di valori o con carte di pagamento (s'intende che le operazioni concernano il soggetto che le ha eseguite) • per clienti con identificazione da atti pubblici o da scritture private autenticate o certificati utili per la produzione di firma digitale

20. Obblighi di conservazione e registrazione PERCHE’ CONSERVARE • per consentire eventuali controlli a UIF e altre autorità competenti COSA E QUANTO CONSERVARE • copia o riferimenti dei documenti richiesti per l’adeguata verifica per dieci anni dal termine della prestazione • scritture e registrazioni delle operazioni, in originale o copia avente efficacia probatoria ai fini giudiziari, per dieci anni dall’esecuzione dell’operazione o dalla cessazione della prestazione

21. Obblighi di conservazione e registrazione (segue)‏ QUANDO REGISTRARE • tempestivamente e, comunque, non oltre trenta giorni dal compimento dell’operazione o dalla conclusione della prestazione DOVE E COME REGISTRARE • su archivio informatico unico (AIU) o su registro cartaceo che rechi i riferimenti identificativi del cliente • la documentazione con altri dati e informazioni è conservata nel fascicolo dedicato al singolo cliente • il registro è formato ed aggiornato dal professionista o da suo collaboratore delegato per iscritto

22. Obblighi di conservazione e registrazione (segue)‏ DOVE E COME REGISTRARE (segue)‏ • il registro della clientela è numerato progressivamente e siglato su ogni pagina; ultima pagina con indicazione del numero totale dei fogli di cui è composto e firma delle persone che lo hanno formato ed aggiornato • il registro non deve recare spazi bianchi o abrasioni • i dati ivi contenuti devono essere resi disponibili entro tre giorni dalla richiesta • in caso di più sedi, il professionista può attivare un registro per ognuna di esse • la custodia dei dati, dei documenti e altre informazioni può essere eseguita presso un notaio o repertata dal notaio

23. Obblighi di conservazione e registrazione (segue)‏ COSA REGISTRARE • prestazione professionale: data di instaurazione, dati identificativi del cliente, con generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto • operazioni di importo pari o superiore a € 15.000: data, causale, tipologia operazione, importo, mezzi di pagamento, dati identificativi di chi esegue l'operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera

24. Obblighi di conservazione e registrazione (segue)‏ ANCORA DA ATTUARE • le modalità di conservazione e di custodia necessitano di un provvedimento attuativo emanato dal Ministero della giustizia, sentiti gli ordini professionali • fino all’emanazione delle disposizioni attuative, permangono gli obblighi di registrazione e conservazione già in vigore con il d. m. 141/2006 (obbligo dell’archivio informatico unico)‏

25. Segnalazione delle operazioni sospette A CHI, QUANDO E COME • conoscenza, sospetto o motivi ragionevoli di sospettare operazioni in corso o compiute o tentate di riciclaggio impongono l’invio di una segnalazione alla UIF • il professionista deve valutare, alla luce delle informazioni in suo possesso per le prestazioni eseguite, se il cliente opera/ha operato/intende svolgere operazioni di riciclaggio. La valutazione presuppone un’analisi complessiva del rapporto continuativo e/o di più operazioni e non della singola operazione • la segnalazione avviene “senza ritardo”, possibilmente prima di eseguire l’operazione, appena il professionista conosce elementi di sospetto

26. Segnalazione delle operazioni sospette (segue)‏ A CHI, QUANDO E COME (segue)‏ • il professionista si astiene dall’esecuzione dell’operazione fintanto che non invia la segnalazione, a meno che ciò non sia possibile per l’operatività quotidiana o perché intralcia le indagini • la segnalazione non viola il principio di segretezza professionale, né vincoli contrattuali, né disposizioni di qualsiasi genere; se eseguita in buona fede non dà luogo a responsabilità per il professionista • la segnalazione, invece di essere inviata alla UIF, può essere inviata agli ordini professionali che hanno obbligo di inoltrarla alla UIF immediatamente e in modo anonimo

27. Segnalazione delle operazioni sospette (segue)‏ A CHI, QUANDO E COME (segue)‏ • gli ordini professionali hanno l’obbligo di detenere un archivio dei nominativi dei segnalanti per consentire alla UIF, alla Guardia di finanza e alla DIA di ottenere maggiori dettagli o approfondimenti investigativi • la trasmissione di informazioni fra ordini professionali, UIF, Guardia di finanza e Dia avviene per via telematica (non ancora attiva), con modalità idonee a garantire l’identificazione della segnalazione e la sua integrità, nonché riservatezza dell’identità dei segnalanti • l’identità delle persone fisiche segnalanti è tutelata, fintanto che la sua rivelazione, a giudizio dell’autorità giudiziaria, è necessaria per accertare i reati su cui si investiga

28. Segnalazione delle operazioni sospette (segue)‏ A CHI, QUANDO E COME (segue)‏ • gli ordini professionali hanno l’obbligo di adottare misure preventive di riservatezza dei segnalanti • gli atti ed i documenti in cui sono presenti riferimenti dei segnalanti sono custoditi sotto la responsabilità del legale rappresentante, o titolare o suo delegato • nel caso degli ordini professionali, la custodia è di responsabilità del presidente • UIF, Guardia di finanza e DIA possono richiedere approfondimenti sulla segnalazione soltanto al professionista o all’ordine professionale inviante

29. Segnalazione delle operazioni sospette (segue)‏ A CHI, QUANDO E COME (segue)‏ • su proposta della UIF, si procede alla definizione ed aggiornamento di indicatori di anomalia, per ogni categoria di destinatari dell’obbligo di segnalazione, per l’individuazione delle operazioni sospette. Il decreto attuativo è di competenza del Ministero della giustizia • esempio: ingenti somme in contanti, ricorso a tecniche di frazionamento delle operazioni oppure operazioni di valore notevolmente diverso da quello di mercato, partecipazione ingiustificata di intermediari o terzi

30. Segnalazione delle operazioni sospette (segue)‏ DIVIETO DI COMUNICAZIONE • il professionista (o ordine professionale) non può dare notizia della segnalazione ad alcuno • eccezione: della segnalazione si può dare comunicazione ai collaboratori, dipendenti o agli altri professionisti in caso di studi associati • eccezione: se l’operazione richiede la prestazione di più professionisti, è consentito lo scambio di informazioni sulla segnalazione, a condizione che tali informazioni siano usate limitatamente alle attività di contrasto al riciclaggio

31. Analisi delle segnalazioni E’ DI COMPETENZA DELLA UIF • svolge attività di approfondimento sotto il profilo finanziario sia su operazioni segnalate che non di cui abbia conoscenza • esegue ulteriori approfondimenti in collaborazione con altri organi di controllo avvalendosi anche di informazioni desumibili dai loro archivi • può richiedere ai professionisti segnalanti altri dati, anche tramite ispezioni • le segnalazioni fondate sono trasmesse alla DIA ed al Nucleo speciale di Polizia valutaria con allegata relazione tecnica sulle operazioni sospette; quelle infondate sono conservate in archivio per dieci anni

32. Analisi delle segnalazioni (segue)‏ RISCONTRO DELLE SEGNALAZIONI • la UIF ha obbligo di comunicare al segnalante, anche per il tramite dell’ordine professionale, l’inoltro alle autorità investigative • il professionista sarà informato, in qualsiasi caso, dell’esito dell’inoltro (avvenuto oppure archiviazione della segnalazione)‏ • gli organi investigativi devono informare la UIF delle segnalazioni sospette che non hanno corso investigativo • obbligo di riservatezza sull’esito della segnalazione: divieto di comunicazione a terzi o ai clienti

33. Vigilanza e controlli ORGANI DI CONTROLLO E OBBLIGHI • il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza, il comitato di gestione e la UIF hanno dovere di vigilanza sulla corretta applicazione del d. lgs 231/2007 da parte dei soggetti obbligati • questi soggetti devono comunicare alle autorità di vigilanza di settore – senza ritardo – tutti gli atti o i fatti che possono costituire una violazione delle disposizioni contenute nel d. lgs 231/2007

34. Vigilanza e controlli (segue)‏ ORGANI DI CONTROLLO E OBBLIGHI (segue)‏ • è posto obbligo di comunicare – senza ritardo – al titolare dell'attività o al legale rappresentante o suo delegato le infrazioni all'obbligo di segnalazione di operazioni sospette • obbligo di comunicare – entro trenta giorni – al Ministero dell'economia e delle finanze le infrazioni che concernono le limitazioni all'uso del contante e dei titoli al portatore • obbligo di comunicazione – entro trenta giorni – alla UIF delle violazioni degli obblighi di registrazione del cliente. Gli obblighi qui elencati sono a carico dei soggetti che vigilano sui destinatari del d. lgs 231/2007.

35. Vigilanza e controlli (segue)‏ CONTROLLI ‏ • la UIF esegue controlli sulla corretta applicazione del d. lgs 231/2007 rispetto alle segnalazioni di operazioni sospette o all'omissione di segnalazione, anche in collaborazione con il Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di Finanza • le autorità di vigilanza possono eseguire ispezioni, richiedere documentazione, atti o altro utile ai fini del controllo • è predisposta una programmazione delle attività di controllo e delle modalità di accertamento concordemente fra le autorità di controllo

36. Formazione del personale • i soggetti obbligati e gli ordini professionali svolgono piani di formazione al personale ed ai collaboratori per ottemperare correttamente al d. lgs 231/2007 • nei piani formativi devono essere trattate le misure idonee a riconoscere le operazioni potenzialmente sospette • in particolare la UIF, la DIA e la Guardia di Finanza forniscono indicazioni aggiornate sulle modalità usate dai riciclatori e finanziatori del terrorismo

37. Sanzioni SANZIONI AMMINISTRATIVE • € 5.000-200.000 per mancato rispetto del provvedimento di sospensione della UIF di operazioni sospette • € 5.000-50.000 per omessa istituzione dell'archivio informatico o del registro della clientela • 1%-40% dell'importo dell'operazione non segnalata per omissione di segnalazione di operazione sospetta • € 5.000-50.000 per violazione degli obblighi informativi alla UIF • 3%-30% dell'importo dell'operazione per omissione della comunicazione al Ministero dell'economia e delle finanze di infrazioni sulle limitazioni d'uso del contante e degli altri strumenti di pagamento o di deposito

38. Sanzioni (segue)‏ SANZIONI PENALI • multa € 2.600-13.000 per inosservanza dell'obbligo di adeguata verifica della clientela • multa € 2.600-13.000 per omessa, tardiva o incompleta registrazione del cliente e delle operazioni • reclusione fino a 1 anno e multa € 100-1.000 per omissione di comunicazione alle autorità competenti delle informazioni di cui si ha notizia • arresto da 6 mesi a 1 anno o ammenda € 5.000-50.000 per violazione degli obblighi di riservatezza