Zjednodušený přehled vedení účetnictví v SDH

1. 1 Zjednodušený přehled vedení účetnictví v SDH Vladislav Strejc pro SDH Kornatice, OSH Rokycany Část I.

2. 2 SDH je právnická osoba registrovaná státemproto musí plnit státem určené podmínky. • Pokud SDH rozsáhle nepodniká a není příjemcem dotací, jejichž příjem je podmíněn vedením podvojného účetnictví, obvykle vede jednoduché účetnictví. Volba, zda vést účetnictví v jednoduché či podvojné soustavě je na rozhodnutí příslušného SDH. • Vždy ale účetnictví musí vést stejně jako jiné neziskové organizace např. sportovní kluby, myslivecká sdružení, místní organizace rybářů či chovatelů, Junák, Pionýr, školní jídelny, některé školky, divadelní soubory, Česká televize, některé nemocnice, vysoké školy a spousta dalších organizací a spolků nejrůznějších typů !!!

3. 3 Zásady vedení účetnictví: • Účetním obdobím v podmínkách SDH je jeden rok, • SDH vedou účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku, • Účetnictví se vede za SDH jako jeden celek. Nelze připustit oddělené účetnictví pro různé činnosti. Ty lze odlišit např. barvou nebo písmenným kódem, • SDH dokládají skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, účetními doklady a účetní případy zapisují do účetních knih, • SDH jsou povinny vést účetnictví správně, úplně, průkazně, srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

4. 4 Účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích se uschovávají: • účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají, • účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy, inventurní soupisy, karty hmotného majetku apod. po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají, V zájmu průkaznosti se doporučuje účetní knihy autentizovat, tedy: použije se kniha ( sešit ), nebo pevně svázané listy, které se očíslují, na přední straně se uvede údaj o počtu listů, datum zahájení používání a ukončení používání knihy, přední strana se opatří razítkem SDH a podpisem starosty.

5. 5 Účetními doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: • označení účetního dokladu, • obsah účetního dokladu (tedy o co se jedná), • peněžní částku (lze uvést např. jednotkovou cenu, množství a cenu celkem), • okamžik (datum) vyhotovení účetního dokladu a okamžik (datum) uskutečnění účetního případu nejsou-li shodné, • podpis osoby odpovědné za účetní případ a podpis osoby odpovědné za jeho zaúčtování. (může být totožná)Účetní záznamy se provádějí do účetních knih průběžně po vyhotovení účetního dokladu. Případné opravy se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, datum jejího provedení a jaký byl obsah účetního záznamu před a po opravě. • Paragon a jiné doklady patří mezi tzv. Prvotní doklady. Pokud nesplňují všechny podmínky účetního dokladu, lze je doplnit a účetní doklady z nich vytvořit.

6. 6 Účetní dokumentace v soustavě jednoduchého účetnictví: • Peněžní deník (někdy též ve zjednodušené podobě Finanční deník) • Kniha pohledávek a závazků • Pomocné knihy (Evidence majetku, Evidence zásob,… jen v případě, pokud je pro ně využití).

7. 7 Účetní dokumentace v soustavě jednoduchého účetnictví: • Peněžní deník (někdy též ve zjednodušené podobě Finanční deník) • Kniha pohledávek a závazků • Pomocné knihy (Evidence majetku, Evidence zásob,… jen v případě, pokud je pro ně využití).

8. 8 Příklady finančních deníků • SH ČMS vydalo jako příklad Peněžního deníku takovýto vzor. Jeho členění přímo odpovídá tzv. Přehledu údajů k přiznání k dani z příjmů právnických osob u neziskových organizací, které vedou jednoduché účetnictví.

9. 9 Příklady finančních deníků • Odlišení údajů (například barevně ve Finančním deníku) nebo samostatné vedení údajů (v Peněžním deníku) souvisejících s daní z příjmu vyplývá ze zákona o účetnictví. Volba je na SDH podle rozsahu jeho aktivit • Podoba peněžního deníku není předepsána, pouze jeho obsah:

10. 10 Účetní dokumentace v soustavě jednoduchého účetnictví: • Peněžní deník (někdy též ve zjednodušené podobě Finanční deník) • Kniha pohledávek a závazků • Pomocné knihy (Evidence majetku, Evidence zásob,… jen v případě, pokud je pro ně využití).

11. 11 Kniha pohledávek a závazků: • Doklad, který může mít různé podoby (společná tabulka, oddělené tabulky-listy, dvě samostatné knihy), kde se odděleně vedou pohledávky (především námi vydané faktury, úvěry) a závazky (obdržené faktury, přijaté půjčky, úvěry ap. ). Do knihy se zapisuje: • datum vzniku pohledávky nebo závazku, • čeho se závazek nebo pohledávka týká (faktura, půjčka, úvěr, pohledávka za manka a škody, aj), • kdo nám dluží nebo komu dlužíme, • kdy máme závazek zaplatit, nebo kdy nám má dlužník zaplatit pohledávku, • skutečný termín zaplacení.

12. 12 Kniha pohledávek a závazků: • Jedno z možných provedení:

13. 13 Účetní dokumentace v soustavě jednoduchého účetnictví: • Peněžní deník (někdy též ve zjednodušené podobě Finanční deník) • Kniha pohledávek a závazků • Pomocné knihy (Evidence majetku, Evidence zásob,… jen v případě, pokud je pro ně využití).

14. 14 Evidence majetku • Majetek se člení na: • dlouhodobý nehmotný majetek (např. software nebo ocenitelná práva) s dobou použitelnosti více než 1 rok. - majetek v ceně od 7 000 Kč do 60 000 Kč – tzv. drobný dlouhodobý nehmotný majetek, -nad 60 000 Kč – tzv. dlouhodobý nehmotný majetek. • dlouhodobý hmotný majetek, především - pozemky, stavby, umělecká díla, kulturní památky a dále movité věci popř. soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok. V rámci SDH se eviduje hmotný -majetek v ceně od 3 000 Kč do 40 000 Kč – tzv drobný dlouhodobý majetek,

15. 15 Evidence majetku • finanční majetek, kterým jsou zejména akcie, dluhopisy a depozitní certifikáty. • ceniny, kterými jsou zejména poštovní známky, kolky, dálniční nálepky, stravenky do provozoven veřejného stravování a telefonní karty. • zásoby, za které považujeme :- materiál do okamžiku spotřeby,- nedokončená výroba, výrobky a zvířata,- zboží do okamžiku prodeje. • Pro účely účetnictví Dlouhodobý nehmotný majetek do 7000Kč a dlouhodobý hmotný majetek do 3000Kč není nutné evidovat. Je ale žádoucí mít o tomto majetku přehled a lze využít institut pomocných knih a vést si pomocnou evidenci.

16. 16 Evidence majetku • Možné příklady knih:

17. 17 Evidence majetku • Možné příklady knih:

18. 18 Inventarizace • SDH inventarizací zjišťují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují zda odpovídá údajům v účetnictví. Inventarizace se provádí každoročně k 31.12. příslušného roku, tj. k datu, kdy se sestavuje účetní závěrka. Inventarizaci provede nejméně tříčlenná komise jmenovaná starostou SDH. O provedené inventarizaci pořídí zápis ve kterém uvede zjištěné skutečnosti a návrhy na odstranění případných nedostatků. Členem inventarizační komise je zpravidla některý z členů revizní rady SDH nebo revizor účtů.U peněžních prostředků v hotovosti musí být inventarizace provedena nejméně čtyřikrát ročně. Kontrolu pokladny zpravidla provádí revizní rada SDH v rámci pravidelné revize hospodaření, kde není rada zřízena, kontrolu provádí revizor účtů.

19. 19 Inventarizace • Skutečný stav majetku a závazků se při inventarizaci zjišťuje: • fyzickou inventurou u hmotného (nehmotného) majetku a stavu hotovosti Fyzická inventura spočívá ve zjištění skutečných stavů přepočítáním včetně peněz v pokladně, • dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, tj. prověří se zda pohledávky a závazky uvedené v účetních knihách odpovídají skutečnosti a tyto stavy je třeba zaznamenat v inventurních soupisech.

20. 20 Inventarizace • Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: • seznamy hmotného, nehmotného a finančního majetku (viz.Evidence majetku), dále stavy peněžních prostředků v pokladnách a bankovních účtech (viz Peněžní deník), stavy jednotlivých pohledávek a závazků (viz Knihy pohledávek a závazků) včetně způsobů jak byly zjištěny, • ocenění majetku ke dni účetní závěrky (31.12.), • okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury, • podpis osoby odpovědné za evidenci majetku a účetnictví a podpisy členů inventarizační komise, • podpis statutární osoby – starosty SDH

21. 21 Inventarizace • O provedené inventarizaci provede účetní jednotka inventarizační zápis, ve kterém porovná stavy zjištěné inventurou se stavy účetními, vyčíslí inventarizační rozdíly a uvede způsob jejich řešení. I tento inventarizační zápis musí být opatřen podpisy osob odpovědných za provedení inventarizace. • Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, kdy: • skutečný stav je nižší než stav v účetnictví – rozdíl se označuje jako manko nebo schodek, • skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví – rozdíl se označuje jako přebytek.Inventarizační rozdíly se zaznamenají do účetních knih v daném účetním období za které byla inventarizace provedena a v případě schodku se ze strany SDH přijmou opatření k nápravě a odstranění nedostatků.

22. Konec I.části