Projekti p aikvaatlus (kohapealne kontroll)

1. Projekti paikvaatlus(kohapealne kontroll) • Anne-Ly Aalde • Järelevalve Üksuse juhataja

2. Projekti kontroll toetuse saaja juures • Projekti audit Projekti auditi viivadläbi: • Rahandusministeeriumifinantskontrolliosakonna audiitorid, • Rakendusasutuse (Sotsiaalministeeriumi)audiitorid • EuroopaKomisjoniaudiitorid. 2. Projekti paikvaatlus (projekti kohapealne kontroll) Projekti paikvaatluse viibläbirakendusüksus. .

3. Paikvaatluse liigid ja korraldus Paikvaatlus toimub projekti abikõlblikkuse perioodil: • Etteteatatud paikvaatlus, • Etteteatamata paikvaatlus (nt nõustamine, koolitused, tööklubid jmt) Toetuse saaja teavitamine paikvaatluse läbiviimisest e-kirja teel -aeg ja koht -kellega tahetakse kohtuda -kontrolli ulatus

4. Paikvaatluse aluseks olevad dokumendid • Projekti taotlus • Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuste seadus (STS). (4. peatükk Toetuse kasutamine) • Meetme «Kvalifitseeritud tööjõu pakkumise suurendamine» avatud taotlemisel toetuse andmise tingimused ja toetuse kasutamise seire eeskiri (Meetme määrus) (Vastu võetud Sotsiaalministri 05.11.2008 a. määrusega nr 69) (3. peatükk Toetuse kasutamine) • Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse kulude abikõlblikkuse või mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord (Abikõlblikkuse määrus(Vabariigi valitsuse 31.01.2007 määrus nr 26) • Struktuuritoetuse andmisest ja kasutamisest teavitamise, selle avalikustamise ning toetusest rahastatud objektide tähistamise ja Euroopa Liidu osalusele viitamise tingimused ning kord (teavitamise määrus) (Vabariigi valitsuse 30.08.2007 määrus nr 211) • Riigihangete seadus

5. Paikvaatluse käigus kontrollime Paikvaatluse esmaseks eesmärgiks on tuvastada, kas projekt reaalselt eksisteerib ning tegutseb vastavalt toetuse andmise otsuses toodule, sealhulgas: • Kas tegevusi teostatakse kooskõlas tegevuskavaga; projekti sisutegevused/teenused on toimumas või toimunud) vastavalt planeeritule • kas teenust pakutakse eelnevalt määratletud sihtrühmale ning kavandatud hulgale inimestele; • Kas projektis soetatud vara/vahendid on reaalselt olemas; • Kas kulutused on abikõlblikud, õigusaktidega kooskõlas ning dokumentaalselt tõestatud; - kas hanked on läbi viidud kooskõlas riigihangete seadusega - kas kehtivast piirmäärast (3200 eurot ilma km-ta) suurema ostu või teenuse tellimise korral on toetuse saaja võrrelnud pakkumusi (taganud, et partner on võrrelnud pakkumusi).Tuleb tagadapakkumismenetluseläbipaistvusja kontrollitavus. • Kas deklareeritud kulutused on ka tegelikkuses aset leidnud; ruumide korral kontrollime nende sihipärast kasutust; nõustamisteenuse puhul kirjalik dokumentatsioon nõustamisteenuse osutamise kohta, koosolekute protokollid, kirjavahetus ja kirjalikud kokkulepped.

6. Paikvaatluse käigus kontrollime • kas nii toetuse saaja kui ka partner on järginud avalikustamise ja teavitamise nõudeid (kas objekt ja soetatud inventar on tähistatud vastavalt teavitusnõuetele; teavitamine koolitustel); • kontrollime, kas projektis osalejad on teadlikud, et koolituse läbiviimiseks kasutatakse ELi toetust (teavitus). • kasprojektiraamatupidamine on selgelteristatudtoetusesaajamuustraamatupidamisest; • kasprojektiga seotud dokumentatsiooni ja kulusidtõendavadokumentatsiooninõuetekohasekssäilitamiseks on kehtestatudvastavkordjakusneidtegelikultsäilitatakse. • Kontrolli fookust piiratakse juhul, kuivarasemakontrollivõiauditikäigusilmnesidpuudused, misvõivadosutudatakistuseksprojektiedukaleläbiviimiselejaseatudeesmärkidesaavutamisele.

7. Paikvaatluse tulemused • Koostatakse paivaatluse akt ühes eksemplaris ja allkirjastatakse kohapeal • Paikvaatluseaktis fikseeritakse läbi viidud kontrolli: - tulemused; - leiud, soovitused, ettekirjutused; - kokkuvõte kontrolli kohta; - toetuse saaja kommentaarid. • Paikvaatluste käigus tuvastatud väiksemad probleemid määratletakse ning fikseeritakse faktid. Probleemide lahendamiseks määratakse vastutajad ja tähtajad. • Kinnitab Struktuuritoetuste üksuse juhataja. Kontrollakt saadetakse toetuse saajale elektroonselt. Toetuse saaja lisab projekti kausta.

8. Tähelepanekud • mitteabikõlblikud sõidukulud • puhkusetasu ei ole makstud proportsionaalselt projektis töötatud ajale • tööajatabelite ebakorrektsus • pakkujate paljususe puhul ei ole pakkumusi võrreldud • Mitterahaline omafinantseeringu summa ületamine

9. Toetuse tagasinõudmine • Tuvastatud mitteabikõlblikud summad ja eksimused õigusaktide vastu fikseeritakse (paikvaatlusel või dokumentide kontrollimisel rakendusüksuses) ja algatatakse tagasinõude menetlus (STS 5 peatükk) Rakendusüksus koostab tagasinõude otsuse (vastavalt STS §26) “Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumisest teabe edastamise tingimused ja kord” (tagasinõuete määrus) (Vabariigi Valitsuse poolt vastu võetud 22.12.2006 määrus nr 278) • Toetus nõutakse tagasi reeglina toetuse finantsallikatega samas proportsioonis • Tagasinõutava summa ulatuses väheneb taotluse rahuldamise otsusega projekti abikõlblik maksumus (saadud toetus ja omafinantseering) ehk eelarve väheneb

10. Toetuse vabatahtlik tagastamine • Teavitus (ametlik kiri) RÜ-le toetuse vabatahtlikuks tagastuseks • RÜ otsustab, kas võimaldab toetuse vabatahtliku tagastuse 10 kalendripäeva jooksul ja teavitab e-kirjaga toetuse saajat (kinnitab tagastatava summa ja panga rekvisiidid, kuhu toetus kanda) Otsus tehakse järgmiste kriteeriumite alusel (kõik tingimusedpeavad olema täidetud): • Toetuse saaja ise avastas vea ja teavitas omaalgatuslikult RÜ-d esimesel võimalusel • Kui toetust on otseselt kasutatud mitteabikõlblike kulude hüvitamiseks • Projekti lõpparuanne on veel kinnitamata. Eelarve ei vähene.

11. Paikvaatlus on üldjuhul toetuse saajale abistava ja nõuandva funktsiooniga, et ennetada suuremaid eksimusi ning vältida olukordi, kus nii toetuse saaja kui ka partneri suhtes tuleb algatada toetuse tagasinõudmise menetlus. Tänan kuulamast! annely.aalde@innove.ee