Sistemas de Informação ERP Prefeitura Municipal de Blumenau

1. Sistemas de Informação ERP Prefeitura Municipal de Blumenau Agosto/2005

2. João Paulo Kleinübing • “há a necessidade de um desenho estratégico para integrar as informações que circulam pela prefeitura... para que seja possível modernizar a gestão administrativa municipal e ofertar mais serviços ao cidadão”.

3. Principais objetivos de TIC 1. oferecer ferramentas para uma administração ágil, moderna e flexível, que baseie a tomada de decisões sobre informações concretas e atualizadas, disponíveis em tempo real; 2. estender a oferta de serviços aos cidadãos blumenauenses, tornando-os executores de seus processos junto à PMB.

4. Planejamento Estratégico – mar 2005 Intenção estratégica: Modernizar a administração pública municipal Projeto estruturador: Modernizar a administração pública, garantindo aos cidadãos blumenauenses a transparência, a eficiência e o acesso facilitado aos serviços públicos.

5. Diagnóstico • Primeiro foco: “Governar o governo” ou seja atividades-meio • Sintomas: • Conhecimento da tarefa e não do processo • Dados desestruturados • Muitos dados e pouca informação • Decisões não se baseiam em informação • Baixo nível de informatização e comunicação entre as áreas • Sistemas defasados tecnologicamente e desconectados • Departamentos/Secretarias funcionando como “ilhas” • Lentidão no processo de tomada de decisão em função do processo arcaico de levantamento de informações.

6. Abrangência Proposta • Adm direta • Adm indireta: • SETERB • PROEB • FMD • FCB • FAEMA • Pró-Família

7. SNC Tributário SIATU Cartografia SARH (rubi) Praça Cidadão Patrimônio Contabilidade Materiais Compras Frotas Orçamento Obras Financeiro SAÚDE Gemus Sisreg Outros Sistemas Especializados Educação

8. Patrimônio • Controle físico-financeiro dos Bens móveis e imóveis e seus respectivos tributos e seguros. • Banco de informações dos bens móveis e imóveis • Integrado com compras, materiais, finanças, contabilidade e tributos • No recebimento de qualquer bem, Informa a área de patrimônio o seu recebimento • Atualização de Valores dos bens (depreciação e mudança de moeda) • Controle da manutenção dos bens móveis e imóveis • Integração com Sistema tributário

9. Frotas Gestão da disponibilidade de Veículos e Motoristas e controle de gastos com manutenção e abastecimento. • Agendamento de uso de veículos. • Agendamento de Manutenção preventiva/corretiva e abastecimento. • Apontamento das discrepâncias de consumo. • Gestão das habilitações dos motoristas / condutores e das multas. • Integração com RH

10. Compras Suprir a necessidade de materiais e serviços do município de forma ágil e controlada. • Tratar a “Central Única de Compras” • Agilidade e controle das requisições e licitações. • Acesso às requisições de compra, em todas as fases do processo • Reserva do valor total da requisição no orçamento global do CC requisitante. • Atendimento de todos os órgãos da Adm Direta e Indireta. • Controle de quantitativos por requisição • Facilidade na construção de Edital de Licitação • Integração com PROGEM na aprovação do Edital • Integração com Finanças e Orçamento – Empenho • Gerenciamento de Contratos e Ata de Registro de Preços

11. Adm. Orçamentária e Financeira Possibilitar o planejamento, a execução e controle orçamentário de acordo com as diretrizes de governo. • Gestão de fluxo de caixa. • Controle Orçamentário por centro de custos. • Controle de suplementações orçamentárias. • Agilidade no processo de empenho. • Gestão de Recursos Estaduais e Federais. • Integrado com o sistema tributário. • Agilidade no envio de dados para o TCE • Tratamento do PPA, LDO e LOA.

12. Adm de Materiais Garantir o menor custo de entrega, sem perda do nível de serviço. Administração física e contábil dos materiais • Alocação dos custos de materiais aos projetos e c.custos • Controle de entrega parcelada. • Entrega Descentralizada. • Integrado com compras e finanças. • Possibilita troca e transferência de materiais.

13. O que esperávamos do sistema …

14. O que esperávamos do sistema …

15. Macro Plano de Trabalho - Fases • Mapeamento dos processos existentes – 1 mês • Melhoria dos processos – 2 semanas • Especificação dos requisitos de um sistema integrado - Termo de Referência – 2 semanas • Solicitação de propostas e críticas do termo de referência junto aos fornecedores – 2 semanas • Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema disponível no mercado. – 3 meses • Implantação do sistema vencedor – 6 a 8 meses Objetivo: Sistema obtendo 1ºs frutos em Julho 2006

16. O Mapeamento e Melhoria • 3 servidores • Reuniões com áreas para levantar processos existentes • Construção Diagrama de processos • Inserção de melhorias no processo de acordo da área cliente

17. Definição do escopo • Redação do Termo de Referência • Definição da pontuação • Simulação dos possíveis cenários – Produto x Valor Especificação dos requisitos de um sistema integrado - Termo de Referência

18. Solicitação de propostas junto aos fornecedores • Envio do Termo de Referência para 7 prováveis fornecedores - Aderência • 3 Retornaram preços e críticas ao TR • garantir a concorrência • ter noção de prováveis custos

19. Licitação – Escolha do melhor sistema disponível no mercado. • 8666/93 – Concorrência – Técnica e Preço. • Avaliação Técnica: divisão dos itens em classes • Itens Gerais • Itens Funcionais Obrigatórios • Itens Funcionais Pontuáveis • Total 370 itens • 2 dias para cada fornecedor • Todo processo de avaliação técnica filmado

20. Apresentação Técnica

21. Comissão de avaliação conhecedora do material a ser avaliado • Avaliações Individuais com a presença de concorrentes sendo a manifestação somente por escrito após todas as apresentações • Após licitação: Fechamento do resultado do município fora do paço municipal avaliando as fitas em caso de dúvidas • Justificando caso a caso na aprovação ou rejeição do item Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema disponível no mercado.

22. Paralelamente.... Infra-estrutura: Uma área VITAL que trabalhou em silêncio... • Pouco Recurso Financeiro disponível • Projeto ainda em processo de aprovação • áreas com computadores defasados • sem comunicação entre os diversos entes • comunicação existente sem qualidade necessária • cultura de uso de recursos de TI disponíveis sem Políticas de uso estabelecidas

23. Equipe de Analistas de Negócio coordenando funções • Planejamento de Implantação com o fornecedor • Estratégia de implantação • comunicação ao colegiado de Secretários, Diretores e Gerentes • definição de multiplicadores de cada área • reuniões formais de acompanhamento e reporte time de apoio • Braços, Cabeça e Coração à obra... Implantação do sistema vencedor

24. Como Estamos Hoje ... Todos os 23 entes da adm direta e indireta utilizando o sistema Processo de aculturamento dos novos procedimentos em curso Ajustes na base de produtos e fornecedores, patrimônio Implantação do e-Governo Refinamento dos processos de almoxarifado Avanços da qualidade da informação repassada o TCE Contabilidade de algumas áreas fechando em 3 dias após o encerramento do mês.

25. Fatores de Sucesso ... Equipe motivada em mudar as coisas... Voto de confiança das áreas afetadas Forte comunicação da Mudança em curso Corpo a corpo na resolução de eventuais defeitos Software adequado FORTE PARCERIA COM O CONTROLE INTERNO DO MUNICÍPIO

26. O que deu errado ... Baixo entendimento do todo gerou algumas zonas de conflito na implantação Momentos de “delargação” de algumas lideranças atrasaram o processo Equipe de alguns entes não estavam no mesmo pique que a equipe de implantação

27. CONTATOS (47) 3326-6991 antoniofedato@blumenau.sc.gov.br