Projektisalkunhallinta

1. Projektisalkunhallinta Perusteet V2.0 19.9.2013

2. Tavoitteet • Osallistuja tietää, mitä projekti- ja hankesalkunhallinnalla tarkoitetaan ja miten se liittyy kokonaisarkkitehtuuriin. • Osallistuja ymmärtää miten salkunhallinta linkittyy yleisellä tasolla toiminnan ja talouden suunnitteluun sekä hankkeiden läpivientiin • Osallistuja saa tietoa valtionhallinnon yhteisestä salkunhallintavälineestä

3. Sisältö • Perusteet • Projektihallinnan käsitteet (projekti, hanke, ohjelma) • Projektisalkunhallinnan käsitteet (tarkoitus, rakenne ja sisältö) • Salkunhallinta • Salkunhallinta – miksi • Salkunhallinnan edellytykset • Salkunhallinta näkökulmat (rooli, toiminnan kehittäminen, talous, johto, projektipäällikkö) • Projektisalkun hallintaprosessi (ohjauksen osa, linkki projekteihin, roolit/vastuut/tuki) • Projektisalkun seuranta ja raportointi (tarkoitus, sisältö ja tasot) • Projektisalkkuhallinnan hyvät käytännöt • Projektisalkkuhallinnan konkreettiset hyödyt • Valtionhallinnon yhteinen (ICT-) hankesalkun hallintaratkaisu

4. Lyhyt esittelykierros Kuka olet/ketä edustat Miten olet työssäsi tekemisissä projektisalkkuhallinnan kanssa? Mitä odotuksia sinulla on tähän tietoiskuun liittyen?

5. Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu, hallinta ja toteutus (JHS 179) Organisaation johtaminen Strategia-prosessi Arkkitehtuuri-periaatteet TTS Arkkitehtuurin hallintamalli Johtamis-prosessi Strategia Periaatteet Budjetti Hallinta Johtaminen Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja toteutus Nykytila Tavoitetila Kehittämisen hallinta • Nykytilan analysointi • Toiminta-ark. • Tietoark. • Järjestelmäark. • Teknologia-ark. • Tavoitetilan suunnittelu • Toiminta-ark. • Tietoark. • Järjestelmäark. • Teknologia-ark. Syötteenä TTS -prosessiin Projekti1 Projektin tuotokset Projekti2 Projektin tuotokset Nykytilan kuvaukset Tavoitetilan kuvaukset Toimeenpano-suunnitelma Hanke1 Projektin tuotokset Projektien tulosten perusteella päivitetään nykytilakuvaukset

6. Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen tukena Tavoitteet Suunnittelu Toteutus Seuranta Arviointi/Ohjaus Strategia 1. Tavoitteen ja mittarien asettaminen Julk-ICT 5. Tavoitteen saavuttamisen arviointi Julk-ICT Toiminnan ja talouden suunnittelu 4. Toiminnan muutosten hallinta 2. Tavoitteen toimeenpanon suunnittelu VM/Salkku VM/Salkku Kehittäminen (toimeenpano) Kehitystyö Toimeenpanon (kehitystyön) ohjaus ja valvonta

7. Kokonaisarkkitehtuuri ja hankkeet Visio ja strategia • Visio ja strategia ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä • Arkkitehtuurilla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan • hankkeiden valintaa hankesalkkuun • hankkeen suunnittelua • hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua • Kehityshankkeissa voidaan havaita muutostarpeita arkkitehtuuriin • Tämä palautelinkki on äärimmäisen tärkeä arkkitehtuurin toimivuudelle Toiminnan ja talouden suunnittelu Toiminnan kehittäminen Arkkitehtuurin hallinta Hankesalkun hallinta Hankehallinta Toiminnan kehittämishanke Tiedon hallinnan kehittämishanke Tietojärjestelmien kehittämishanke

8. perusteita

9. Johdanto Osasto Projekti- ja salkunhallinnan terminologia ei ole vakiintunutta. Sen käyttö vaihtelee suuresti julkishallinnon eri organisaatioissa. Käsitteitä tulisi tulkita kunkin organisaation oman käytännön mukaisesti Tässä esityksessä käytetyt määritelmät pohjautuvat kansainvälisiin projektijohtamisen standardeihin (IPMA, PMBOK/PMI ja Prince2)

10. Projektihallinnan käsitteet • Projekti on ennalta määritettyyn päämäärään tähtäävä, toisiinsa liittyvien tehtävien muodostama ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan rajattu ainutkertainen kokonaisuus • Hanketarkoittaa tietyn päämäärän saavuttamiseksi suoritettavia toimenpiteitä. • Hanke voi olla synonyymi projektille • Hanke voi olla laajempi ja vaativampi kuin projekti • Hanke voi (hierarkkisesti) pitää sisällään projekteja

11. Projektihallinnan käsitteet • Ohjelmalla tarkoitetaan laajaa toimenpidejoukkoa, jolla pyritään halutun lopputuloksen saavuttamiseen. Ohjelma johdetaan keskitetysti strategialähtöiseen päämäärään. • Ohjelma toteutetaan keskenään koordinoitujen toteutusprojektien kautta. Ohjelman lisäarvo perustuu yksittäisten toteutusprojektien yhteenlasketusta tuloksesta • Esimerkkejä julkishallinnon ohjelmista ovat SADE (Sähköisen asioinnin ja demokratian edistämisen ohjelma) ja VATU (Vaikuttavuus ja tuloksellisuus ohjelma). SADe-ohjelman ohjelmakokonaisuus http://www.vm.fi/vm/fi/05_hankkeet/023_sade/index.jsp SADE ohjelman hanke: Oppijan verkkopalvelut: http://www.oph.fi/oppijanpalvelut/hanketietoa

12. Projektisalkkuhallinnan käsitteet • Projekti-/hankesalkulla tarkoitetaan projektien, hankkeiden tai ohjelmien muodostamaa kokonaisuutta, jossa strategiset päämäärät ovat yhteisiä ja/tai projektit käyttävät keskenään samoja resursseja ja/tai muodostavat keskinäisiä riippuvuuksia • Projektisalkku on kokoelma projekteja, joita johdetaan samanaikaisesti ja joilla on keskinäisiä toiminnallisia tai strategia sidoksia • Projekti/hankesalkku voi myös ylittää organisaatiorajat • Kuuluminen salkkuun määräytyy projektin koon tai muun sovitun ominaisuuden (esim. kriittisyys, tärkeys, riskipitoisuus) perusteella • Salkku on johtoryhmän (tai ns. salkkuryhmän) jatkuvassa seurannassa esim. kuukausittain ja laajemman katselmoinnin kohteena esim. 3-4 kertaa vuodessa • Salkkujako (esim. sisältö ja seurattavat asiat) määräytyy tarpeen mukaan

13. Projektisalkkuhallinnan käsitteet - sisältö • Projektit voivat sijoittua erilaisiin salkkuihin, esim.: • Ohjelma- tai hankesalkku (laajempien kokonaisuuksien seurantaan) • Innovaatiosalkku (esim. T&K –yksikön tarpeisiin) • Investointisalkku (investointien kannattavuuden seuranta) • Kehittämissalkku (läpi organisaation menevät sisäiset kehityshankkeet, esim. ICT-projektit, prosessinkehitys, HR-projektit) • Aloite- ja ideasalkku (esim. patentointia varten) • Toimitus- / asiakasprojektit • Salkunhallinta antaa kuvan kehittämisen kokonaisuudesta

14. Projektin- ja salkunhallinta – mikä ero? Projektinhallinta Salkunhallinta Sisältö (laajuus / laatu) Resurssit € Hyödyt Riippuvuudet Aikataulu Tietotarpeet osin erilaisia, mutta toisiaan täydentäviä

15. Esimerkki – käsitteiden hierarkia Investointisalkku Kehittämissalkku Toimitusprojektien salkku Sama salkku (projekti-, ohjelma- tai hanke) voi pitää sisällään hyvin erilaisia (laajuus, kesto, henkilöstömäärä, asiakaskunta) suoritettavia työkokonaisuuksia. Salkun sisältö määräytyy käyttäjän tarpeen mukaan.

16. Lyhyt pohdinta • Mikä on projektisalkku ja miten se näkyy kokonaisarkkitehtuurin kehittämisessä? • Oma näkemys ja kokemus • Mitä hyötyä projektisalkkuhallinnasta on? • Oma näkemys ja kokemus • Etäpisteissä kirjatkaa näkemyksenne omalle koneellenne, power-point dialle (aikaa 5 min.)

17. salkunhallinta

18. Projektisalkunhallinta – miksi? • Kyse on kokonaisuuden hallinnasta ja ohjauksesta • Valintaa ja päätöksentekoa (=priorisointia) siitä, mitä salkkuun mahtuu ja mitä ei, mitä kehitetään ja missä järjestyksessä – taustalla yhteinen strategia ja KA (Roadmap). • Yksittäisten projektien ohjausta siten, että nähdään projektin vaikutus kokonaisuuteen – riippuvuuksien ja arkkitehtuurikytkösten hallinta korostuu. Muutoshallintaa projekteissa ei voida tehdä ilman kokonaisarkkitehtuurin huomiointia (esim. KA periaatteet) • ”Pitää nähdä koko metsä sekä vaikuttaa siihen, miten yksittäiset puut siellä kasvavat.”

19. Projektisalkunhallinta – miksi? • Projektisalkku auttaa vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: • Mitä meidän tulisi tehdä, missä järjestyksessä (KA Roadmap) ja mitä jättää tekemättä? Yhteinen strategia • Mikä on mahdollista toteuttaa esim. aikataulun kannalta? • Onko meillä kyvykkyyttä ja resursseja? Onko toteutustapa oikea? • Ovatko tavoitteet järkeviä toiminnan kannalta? Ohjelmakokonaisuudet? • Eteneekö kokonaisuus suunnitellulla tavalla (tulokset, budjetti, jne.)?

20. Salkunhallinnan edellytykset 1/3 Salkunhallinta edellyttää: • Johtamis- ja päätöksentekomallia • Johdetaan hallitusti kokonaisuutta, eikä vain yksittäisiä projekteja • Tehokas tavoitteisiin ohjaus • Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen • Prosesseja • Hankkeiden ja projektien toteutus - vaiheet ja päätöksentekoportit • Yhteys toiminnan ja talouden suunnitteluun • Menetelmiä ja työkaluja • Projektityömenetelmät ja -ohjeet • Salkunhallinnan menetelmät ja työkalut (ohjelmistoratkaisut) • Proaktiivinen ja positiivinen asenne

21. Salkunhallinnan edellytykset 2/3 Salkunhallinnan toimintamallit tulee olla kuvattuina ja käytössä: • Salkkuprosessi on kuvattu ja rajattu • Toteutusvaiheen projektit • Aikeet ja esitutkimukset • Päättyneet projektit ja kokemukset • Raportointi ja seurantamenettelyt määritelty • Menettelyt kaikilla tasoilla • Tapa havaita ja reagoida poikkeamiin • Viestintä • Roolit ja vastuut määritelty • Tietojen tuottamisvastuut ja syklit • Päätöksenteko ja toimeenpano – roolit, vastuut ja valtuudet • Priorisointikriteerit määritelty, priorisoinnin toteutus

22. Salkunhallinnan edellytykset 3/3 • Varmistettava perusedellytysten täyttyminen • Johtamis- ja päätöksentekomallit tukevat toimintaa • Projektityöskentelyn taso ja yhdenmukaisuus riittävällä tasolla • Selkeät raportointi- ja mittaamiskäytännöt • Salkunhallinnan menetelmien käyttöönoton vaatima työ riippuu organisaation projektinhallinnan kypsyystasosta • Organisaatiolla täytyy olla käytössään toimiva projektityömalli

23. Salkkuhallinnan edellytykset – projektikulttuurin kypsyys Järjestelmien kehittyneiden ominaisuuksien hyödyntäminen Projekti- toiminnan yhteinen tietokanta. Menetelmän mukaiset toistot Projekti- menetelmän ja ohjeiston käyttö. Työaikatietojen keruujärjestelmä

24. Projektisalkkuhallinta näkökulmat - rooli Osa johtamisjärjestelmää Kytkee projektit strategiaan Optimoi projektisalkussa olevien projektien kokonaishyödyn toiminnalle Tarkistaa ja optimoida resurssien käyttö johtamisjärjestelmän mukaisesti Ohjaa haluttuihin toimintatapoihin ja vaatimustenmukaisuuteen Selkeä kokonaiskuva johtamisen ja päätöksenteon tueksi

25. Projektisalkkuhallinta näkökulmat - toiminnan kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurituottaa faktoihin perustuvan priorisoidun listan kehittämiskohteista. Kokonaisarkkitehtuurin avulla hallitsemme paremmin kokonaisuuksia ja asioiden keskinäisiä riippuvuuksia. Lähde: JHS 179

26. Projektisalkkuhallinta näkökulmat - toiminnan kehittäminen Strategian selkiyttäminen ja määrittäminen Strategia  toiminnalliset tavoitteet, ml. KA-huomiointi,painopistealueet / päämäärät / hankkeet / ohjelmat Toiminnallisten tavoitteiden analysointi ja ryhmittely, keinojen analysointi ja valmiuksien (ml. taloudelliset-) kartoittaminen sekä strategisten hankkeiden projektointi Projektien ryhmittely ja käynnistys  Hankkeiden käsittely ja toteutuksen ohjaaminen salkkujen kautta  Salkun tasapaino – teot ja tavoitteet, riskitaso, vaikuttavuus Hankkeen (ja projektien) johtaminen salkunhallinnan välinein Hankkeen päättäminen

27. Projektisalkkuhallinta näkökulmat - talous • Projektien toteuttamiseen sitoutuu aina resursseja (aikaa, rahaa, ihmisiä, laitteistoja…) • Asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit voivat myös tuottaa merkittävän osan organisaation tulovirrasta • Muutokset projektin aikataulussa tai laajuudessa voivat vaikuttaa organisaation taloudelliseen tilaan • Projektisalkku tarjoaa yhtenevän näkymän haluttuihin projektikokonaisuuksiin – tulo ja menovirrat suhteessa budjettiin • Selkeä näkemys kokonaistilasta • Muutosten ja poikkeamien hallinta – erityisesti katse tulevaan • Päätöksenteon tuki talouden näkökulmasta

28. Projektisalkkuhallinta näkökulmat – johto Projektisalkku on johdon työväline: • Päätöksenteko projektien priorisoinnista, projektisalkun profiilista sekä resurssien käytöstä – toiminnan suunnittelusta toteutukseen • Kokonaiskuva kriittisen projektimassan tilanteesta • Käynnissä olevien sekä tulevien projektien riippuvuuksien hallinta • Resurssien- sekä riskienhallinnan työväline • Organisaation strategian tai muun halutun kokonaisuuden (esim. hanke) tavoitteiden saavuttamisen arviointi ja ohjaus • Organisaatiorajoja ja toimintoja/prosesseja ylittävän omistajuudenja sitoutumisen aikaansaaminen • Viestinnän ja strategian jalkauttamisen työkalu

29. Projektisalkkuhallinta näkökulmat – projektipäällikkö • Hyvin toteutettu salkunhallinta palvelee myös projektipäällikköä • Selkeä käsitys oman projektin riippuvuuksista muihin projekteihin • Selkeä käsitys oman projektin suhteesta kokonaisuuteen • Poikkeamien hallinta ja ennakointi helpottuu • Tieto riippuvuussuhteessa olevien projektin poikkeamista • Resurssitilanteen ymmärtäminen ja ennakointi • Riskienhallinta helpottuu • Hankenäkökulma: Ymmärrys hankkeen tavoitteista auttaa projektipäällikköä jäsentämään oman työnsä suhde kokonaisuuteen ja tavoitteisiin • Helpottaa projektinjohtamistyötä

30. Projektisalkun hallintaprosessi • Projektisalkun hallintaprosessi on • Projektien elinkaarta koskeva päätöksentekoprosessi • Yhteismitallinen salkun hallinta- ja seurantamenettely • Yhteismitallinen viestintäkanava ylimmälle johdolle sekä projektiprosessille mm. projektien prioriteettien määrittelyä ja priorisoinnin tukea varten • Linkki toiminnan ja talouden suunnitteluun (esim. vuosikello-ajattelu) • Hankejohtaminen ja projektisalkunhallinta: • On olemassa strategia • Hankkeet identifioivat projektit joiden avulla (strateginen) tavoite saavutetaan • Johtoryhmä käynnistää, priorisoi ja ohjaa projekteja sekä valvoo ja edellyttää tavoitteiden toteutumista, tarvittaessa myös päättää projektin • Projektitoteutusten kokonaisuutta hallitaan projektisalkulla

31. Projektisalkun hallintaprosessi • Projektin aloitus • Strategia luotu ja kirjattu • Tarve uuden projektin asettamiseen • Tarvittava pohjatyö tehty (esim. esitutkimus tarvittavaan laajuuteen saakka) • Projektin päätös • Projektin tulos on käytössä • Projekteista saadut kokemukset analysoidaan • Projektin jälkiseuranta, ”oppien” saaminen talteen • Kehitysimpulssit • Salkunhallinta-prosessi • 1 Syötteen vastaanotto • uuden projektin sijoittaminen salkkuun tai • informaatio meneillään olevasta projektista • 2 Tilanneanalyysi • kannanotot • lisäselvitykset • esitykset ja toimenpiteet • 3 Raportin muodostaminen • määrämuotoisina • sovituilla aikasykleillä • Hyötyjen jälkiseuranta • Jatkuvat syötteet • Strategiset tavoitteet • ”Pakolliset” projektit • Projektiehdotus/päätös projektin asettamisesta • Priorisointikriteerit • Projekti-informaatio, mm. edistyminen, budjetit, resurssitilanne, poikkeamat, jne. • Jatkuvat tuotteet • Raportit • strategian toteutuminen • nykytila • tulevaa ennakoivat raportit • Ohjausimpulssit projekteille ja organisaatiolle, jatkuva parantaminen

32. Projektisalkun hallintaprosessi – ohjauksen osa Toiminnan ohjaus ja talousprosessit Salkkuprosessi

33. Projektisalkun hallintaprosessi – linkkiprojekteihin PROJEKTITASO Projektin päättäminen Projektin toteutus Valinta ja priorisointi Projektin suunnittelu Loppu-analyysi Aloite, idea tai tarve • Koordinointi: • Resurssit • KA, teknologia • Organisaation sietokyky • Tulos: • Tehtävät ja tavoitteet • Seurannan mittarit • Prioriteetti • Päätökset: • Suunnittelun aloittaminen PROJEKTI-SALKKUTASO • Seuranta: • Kaikki projektit • Yhdenmukaiset seurantatiedot • Asetetut mittarit • Päätökset: • Go / No-Go • uusi priorisointi • Seuranta: • Toteuman arviointi • Päätökset: • lopetus • jälkiseuranta • Päätökset: • Go / No-Go

34. Projektisalkun hallintaprosessi – roolit ja vastuut • ”Ylin johto” • Seuraa tunnuslukuja, tekee päätökset nopeasti, priorisoi strategian mukaisesti • Päättää projektien käynnistämisestä/lopettamisesta • PMO / salkkuryhmä • Viestii ylimmän johdon kanssa, riittävä päätäntävalta ongelmanratkaisuun • Hallinnoi salkun sisältöä prioriteettien mukaisesti • Projektin ohjausryhmä • Toimii projektipäällikön tukena • Omaa riittävät valtuudet projektin sisäiseen päätöksentekoon • Projektipäällikkö • Vastaa yksittäisen projektin johtamisesta annettujen tavoitteiden ja valtuuksien mukaisesti

35. Esimerkki - roolit ja vastuut hierarkiana Ohjelma-/hanketaso Salkkuryhmä Salkkuryhmä Projektisalkku Projektisalkku Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä PP Projekti PP PP Projekti Projekti PP PP Projekti Projekti Ohjausryhmä Ohjausryhmä PP Projekti PP Projekti

36. Projektisalkun hallintaprosessi – salkunhallintaprosessin tuki • Salkunhallintaprosessi tarvitsee tukea toiminnan pyörittämiseen • Project Management Office – PMO • PMO:ntehtäviin kuuluu ohjelmien ja projektien johtamisen lisäksi projektien valinta • Saatu hyöty ja strategian tukeminen ovat pääasialliset kriteerit ja mittarit valinnassa • Johtamisessa yksittäistä projektia tärkeämpänä tulee huomioida koko salkku ja sen tuki tavoitteille • PMO voi toimia matriisiorganisaationa lainaresurssein edellyttäen että sillä on vahva ylimmän johdon tuki ja resurssien jako ja johtaminen toimivat • PMO tarvitsee riittävät päätöksentekovaltuudet • Vaihtoehtoisesti PMO toimii tukiresurssina joka valmistelee informaation ja päätökset johdolle

37. Projektisalkun seuranta ja raportointi - tarkoitus Kerää vain ne tiedot, joita tarvitset jajonka arvon ja käyttötarkoituksen projektit ymmärtävät! • Ohjaus ja päätöksenteko tarvitsevat ajantasaista ja oikeata tietoa • Raportoinnin tarkoitus on kerätä päätöksenteon ja ohjauksen vaatima informaatio – ei enempää eikä vähempää • HUOM: Mahdolliset auditointi-vaatimukset! • Raportointimallin tulee olla yhtenäinen ja mahdollisuuksien mukaan automatisoitu • Projektipäällikkö vastaa omanprojektinsa raportoinnista

38. Projektisalkun seuranta ja raportointi - sisältö • Yleiset seurannan sisällöt: arvo, riski, hallittavuus • Salkun arvo: yhteenlaskettu arvo salkussa • Projektisalkku: esim. projektien budjetoitu kustannus + projektien ylitykset • Hankesalkku: esim. hankkeiden budjetti, hankkeiden laskennallinen hyöty • Voidaan arvottaa myös projektin tuottama hyöty • Arvoa on seurattava, tason määrittelee kukin organisaatio itse • Riski: salkun sisällön yhteenlaskettu riski + kerrannaisuudet • Riskin kantamisen kustannus • Hallittavuus: kyky hallita ja ohjata salkun sisältöä • Päätöksenteko, toimeenpano, seuranta

39. Projektisalkun seuranta ja raportointi - tasot Organisaatiotason seurantatiedot – Alempien tasojen tieto konsolidoitu ja tiivistetty muutamaan keskeiseen tunnuslukuun Johto Toimintayksikön tason seurantatiedot – Projektitason tieto konsolidoitu ja tiivistetty toiminta- yksikön kannalta olennaisiksi tunnusluvuiksi Toiminta yksikkö • Projektitason seurantatiedot - • projektinhallinnanvaatimusten • mukaisesti Projektit Salkkutiedon hyödyntäminen ylimmässä johdossa edellyttää: • Hallintaorganisaatio ja menetelmät kunnossa ja hyväksytty kaikilla tasoilla • Tuottaa yksiselitteiset tunnusluvut eri tasoilla päätöksentekoa varten • Projektien priorisointi salkussa

40. Projektisalkun seuranta ja raportointi • TIEDON TARVITSIJAT • ylin johto • projektien omistajat • taloushallinto • tekevien yksiköiden vetäjät • resurssien esimiehet • tulevat hyväksikäyttäjäyksiköt • projektien ohjausryhmät • projektipäälliköt • resurssit • RAPORTOINNIN ULOTTUVUUDET • JA TASOT • suunniteltu - toteutunut - ennuste • osaprojekti - projekti - hanke • projektityyppi (oma, avaimet käteen, …) • kohde (IT, toiminnan kehittäminen, …) • aikajaksot ja niiden välinen vertailu • omistava organisaatio • tekevä organisaatio (hlötasolta lähtien) • kustannuslajirakenne • RAPORTOITAVAT ASIAT • kustannukset • aikataulu • valmiusaste • earnedvalue (tuloksen arvo) • resurssien käyttö • hyödyt (odotukset) => investointilaskelma • laatu • riskit • projektien väliset ristiriidat

41. Projektisalkunhallinnan hyvät käytännöt 1/2 • Avoin, kriittinen kommunikointi • Projektikulttuuri on osa johtamisjärjestelmää • Projektin asettamiskriteerit määritelty • Selkeät ja perustellut go/no go -päätökset • Projektisalkkutietokanta – keskitetty ja ajantasainen tietovaranto • Resurssien valintaa tukeva tietokanta avainhenkilöistä (ammatti-, kokemus- ja saavutustieto, osaamismatriisi) • Selkeät johtamisvastuut ja –vaatimukset • Projektien keskinäinen riippuvuus (resurssit / priorisointi) • Project Management Office –tukiorganisaatio (suotava) • Päätöksenteko projektisalkku- ja projektitasolla • Priorisoinnin vyörytys projektisalkulta projekteille ja päinvastoin • Projektien ohjausmallin rinnalla nopea reagointi poikkeamiin; strategian ja ympäristön muutokset

42. Projektisalkunhallinnan hyvät käytännöt 2/2 • “Kituvat” projektit keskeytetään • Nopea reagointi poikkeamiin • “Päätä kaksi projektia ennen kuin käynnistät yhden uuden” • Valmisteluvaiheessa tiukka karsinta ja priorisointi • Suuret muutokset vaativat uutta organisointia, jopa uutta projektointia; suunnitelmat tehdään muutettaviksi • Strategian ja tavoitteiden linkitys • Näkyvä ja ymmärrettävä strategia; muutoksen johtaminen • Jatkuva priorisointi – vähintään kvartaalitasolla • Projektien eteneminen kohti tavoitteita

43. Projektisalkunhallinnan konkreettiset hyödyt • Strategian ja projektien valinnan yhdistäminen • Strategian purkaminen konkreettisiksi tavoitteiksi ja toimenpiteiksi • Salkunhallinta on tiukasti kytköksissä organisaation johtamisjärjestelmään • Projektisalkun tasapainottaminen • Toimenpidealueiden mukaisesti tasapainottaminen tärkeintä • Salkun hallintamenetelmät käytössä -> projektiriskit paremmin hallinnassa • Arvokkaimpien projektien valinta • Edellyttää arvoa mittaavan kriteeristön käyttämistä ja linkittämistä organisaation keskeisiin avainmittareihin – BSC (BalancedScorecard) • ”Hyödyn realisointi tarpeellista ja todennäköistä” • Kommunikoinnin lisääntyminen • Johdon aito sitoutuminen ja tuki projekteille on nähtävissä • Päätöksenteon läpinäkyvyys luo uskottavuutta koko projektitoiminnalle • Tietoa eri projektien riippuvuuksista on helpompi ymmärtää ja käsitellä • Roadmapin käyttäminen viestintävälineenä

44. Lyhyt pohdinta Mitkä asiat ovat organisaatiossa edellytyksenä tehokkaalle projektisalkun hallinnalle? Mitkä ovat organisaationne projektisalkkuhallinnan suurimmat haasteet? Mitkä ovat organisaationne projektisalkkuhallinnan vahvuudet? Kirjatkaa näkemyksenne omalle koneellenne, power-point dialle (aikaa 5 min.)

45. Valtionhallinnon yhteinen (ICT-) hankesalkun hallintaratkaisu VM / JulkICT / Toni Äikäs 11.09.2013

46. Valtionhallinnon yhteinen ICT-hankesalkun hallintaratkaisu Mistä siinä on kyse? • Taustalla talouspoliittisen ministerivaliokunnan linjaus 26.11.2012: ”Valtionhallinnon ICT-hankkeiden seurantaa tehostetaan ottamalla käyttöön yhteinen menettely ja tietojärjestelmä (hankesalkku) vuonna 2013” • Luo perusedellytykset salkunhallinnan kehittämiselle • ICT-hankkeiden/-projektien tiedot yhdessä paikassa • Tietosisältö yhtenäistyy • Järjestelmään voi viedä myös muita kuin ICT-projekteja • Tavoitteena oli ”kevyt”, helppokäyttöinen järjestelmä • Hankittu palveluna, perustuu valmisohjelmistoon Tilanne • Keväällä 2013 tehtiin tekniset käyttöönotot kahdeksalla hallinnonalalla, loput syksyn aikana

47. Esimerkkikuvia valtionhallinnon yhteisen hankesalkkuratkaisun testiympäristöstä Kirjautumissivu https://hankesalkku.vm.fi

48. Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä Salkkunäkymä Hanke, jonka alla 3 projektia

49. Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä Hankkeen / projektin tiedot: osa 1/4 ”Perustiedot”

50. Valtionhallinnon yhteinen hankesalkkuratkaisu – esimerkkikuvia testiympäristöstä Hankkeen / projektin tiedot: osa 2/4 ”Kuvaukset”