Projektisalkunhallinta

1. Projektisalkunhallinta Perusteet v1.1

2. Käsiteltävät aiheet • Tavoitteet: • Osallistuja tietää, mitä projekti- ja hankesalkunhallinnalla tarkoitetaan ja mitä hyötyä siitä on • Osallistuja ymmärtää miten salkunhallinta linkittyy yleisellä tasolla toiminnan ja talouden suunnitteluun sekä hankkeiden läpivientiin • Osallistuja saa tietoa valtionhallinnon yhteisestä salkunhallintavälineestä • Perusteet • Terminologia, salkunhallinnan ajatusmalli, näkökulmat • Salkunhallinta • Salkunhallintaprosessi, hierarkia, raportointi, salkunhallinnan edellytykset

3. Esityksen rakenteesta • Tässä esityksessä salkunhallinnan periaatteita käsitellään projektikäsitteen ja projektisalkun hallinnan kautta • Salkunhallinnan terminologia ei ole vakiintunutta, ja sen käyttö voi vaihdella organisaatioittain • Perusperiaatteet projekti- ja hankesalkun hallinnassa ovat samat

4. perusteita

5. Projektisalkun hallinta – peruskäsitteitä • Projekti on ennalta määritettyyn päämäärään tähtäävä, toisiinsa liittyvien tehtävien muodostama ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan rajattu ainutkertainen kokonaisuus • Projektisalkulla tarkoitetaan projektien muodostamaa kokonaisuutta, jossa strategiset päämäärät ovat yhteisiä ja/tai projektit käyttävät keskenään samoja resursseja ja/tai muodostavat keskinäisiä riippuvuuksia

6. Projektisalkku – määritelmän tarkennus • Projektisalkku on kokoelma projekteja, joita johdetaan samanaikaisesti ja joilla on keskinäisiä toiminnallisia tai strategia sidoksia • Projekti/hankesalkku voi myös ylittää organisaatiorajat • Kuuluminen salkkuun määräytyy projektin koon tai muun sovitun ominaisuuden (esim. kriittisyys, tärkeys, riskipitoisuus) perusteella • Salkku on johtoryhmän (tai ns. salkkuryhmän) jatkuvassa seurannassa esim. kuukausittain ja laajemman katselmoinnin kohteena esim. 3-4 kertaa vuodessa • Organisaatiolla voi olla useampi aihepiirin mukainen projektisalkku, esim.: • Hankekohtainen salkku, kehittämissalkku, toimitus- ja asiakasprojektisalkku, jne. • Salkkujako määräytyy tarpeen mukaan

7. Projektisalkun hallinta – peruskäsitteitä • Hanke tarkoittaa tietyn päämäärän saavuttamiseksi suoritettavia toimenpiteitä, ilman toteuttamisen ohjaukseen tarvittavaa tarkkuutta • Hanke voi pitää sisällään projekteja, mutta myös muita toimenpiteitä • Hanke on usein omistajan ylätason näkymä toimenpiteiden suunnittelu ja budjettitason ohjaukseen • Hankesalkulla tarkoitetaan hankkeiden muodostamaa kokonaisuutta, jossa strategiset päämäärät ovat yhteisiä ja/tai muodostavat keskinäisiä riippuvuuksia • Ohjelmalla tarkoitetaan laajaa toimenpidejoukkoa, jolla pyritään halutun lopputuloksen saavuttamiseen.

8. Projektisalkkujen rakenne ja sisältö • Projektit voivat sijoittua erilaisiin salkkuihin, esim.: • Ohjelma- tai hankesalkku (laajempien kokonaisuuksien seurantaan) • Innovaatiosalkku (esim. T&K –yksikön tarpeisiin) • Investointisalkku (investointien kannattavuuden seuranta) • Kehittämissalkku (läpi organisaation menevät sisäiset kehityshankkeet, esim. ICT-projektit, prosessinkehitys, HR-projektit) • Aloite- ja ideasalkku (esim. patentointia varten) • Toimitus- / asiakasprojektit • Käytännössä organisaatioiden salkuissa on sekä yksittäisiä projekteja että hankkeita (koostuvat useammista projekteista) • Salkunhallinta antaa kuvan kehittämisen kokonaisuudesta

9. Projektin- ja salkunhallinta – mikä ero? Projektinhallinta Salkunhallinta Sisältö (laajuus / laatu) Resurssit € Hyödyt Riippuvuudet Aikataulu Tietotarpeet osin erilaisia, mutta toisiaan täydentäviä

10. Esimerkki – käsitteiden hierarkia Ohjelmakokonaisuus Projekti- ja hankesalkku Hanke Projektisalkku Hanke- ja projektisalkkujen hierarkia ei ole yksikäsitteisesti määritelty

11. Projektisalkunhallinta – miksi? • Kyse on kokonaisuuden hallinnasta ja ohjauksesta • Yksittäisten projektien ohjausta siten, että nähdään projektin vaikutus kokonaisuuteen – riippuvuuksien hallinta korostuu • Valintaa ja päätöksentekoa siitä, mitä salkkuun mahtuu ja mitä ei, mitä kehitetään ja missä järjestyksessä – taustalla yhteinen strategia • Projektisalkku auttaa vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: • Mitä meidän tulisi tehdä ja mitä jättää tekemättä? Yhteinen strategia • Mikä on mahdollista toteuttaa esim. aikataulun kannalta? • Onko meillä kyvykkyyttä ja resursseja? Onko toteutustapa oikea? • Ovatko tavoitteet järkeviä toiminnan kannalta? Ohjelmakokonaisuudet? • Eteneekö kokonaisuus suunnitellulla tavalla (tulokset, budjetti, jne.)?

12. Projektisalkunhallinta – johdon näkökulma Projektisalkku on johdon työväline: • Päätöksenteko projektien priorisoinnista, projektisalkun profiilista sekä resurssien käytöstä – toiminnan suunnittelusta toteutukseen • Kokonaiskuva kriittisen projektimassan tilanteesta • Käynnissä olevien sekä tulevien projektien riippuvuuksien hallinta • Resurssien- sekä riskienhallinnan työväline • Organisaation strategian tai muun halutun kokonaisuuden (esim. hanke) tavoitteiden saavuttamisen arviointi ja ohjaus • Organisaatiorajoja ja toimintoja/prosesseja ylittävän omistajuudenja sitoutumisen aikaansaaminen • Viestinnän ja strategian jalkauttamisen työkalu • ”Pitää nähdä koko metsä sekä vaikuttaa siihen, miten yksittäiset puut siellä kasvavat.”

13. Talouden näkökulma • Projektien toteuttamiseen sitoutuu aina resursseja (aikaa, rahaa, ihmisiä, laitteistoja…) • Asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit voivat myös tuottaa merkittävän osan organisaation tulovirrasta • Muutokset projektin aikataulussa tai laajuudessa voivat vaikuttaa organisaation taloudelliseen tilaan • Projektisalkku tarjoaa yhtenevän näkymän haluttuihin projektikokonaisuuksiin – tulo ja menovirrat suhteessa budjettiin • Selkeä näkemys kokonaistilasta • Muutosten ja poikkeamien hallinta – erityisesti katse tulevaan • Päätöksenteon tuki talouden näkökulmasta

14. Projektipäällikön näkökulma • Hyvin toteutettu salkunhallinta palvelee myös projektipäällikköä • Selkeä käsitys oman projektin riippuvuuksista muihin projekteihin • Selkeä käsitys oman projektin suhteesta kokonaisuuteen • Poikkeamien hallinta ja ennakointi helpottuu • Tieto riippuvuussuhteessa olevien projektin poikkeamista • Resurssitilanteen ymmärtäminen ja ennakointi • Riskienhallinta helpottuu • Hankenäkökulma: Ymmärrys hankkeen tavoitteista auttaa projektipäällikköä jäsentämään oman työnsä suhde kokonaisuuteen ja tavoitteisiin • Helpottaa projektinjohtamistyötä

15. Projektisalkunhallinnan rooli Osa johtamisjärjestelmää Kytkee projektit strategiaan Optimoi projektisalkussa olevien projektien kokonaishyödyn toiminnalle Tarkistaa ja optimoida resurssien käyttö johtamisjärjestelmän mukaisesti Ohjaa haluttuihin toimintatapoihin ja vaatimustenmukaisuuteen Selkeä kokonaiskuva johtamisen ja päätöksenteon tueksi

16. Esimerkki - strategiasta salkuksi Strategian selkiyttäminen ja määrittäminen Strategia  toiminnalliset tavoitteet, ml. KA-huomiointi,painopistealueet / päämäärät / hankkeet / ohjelmat Toiminnallisten tavoitteiden analysointi ja ryhmittely, keinojen analysointi ja valmiuksien (ml. taloudelliset-) kartoittaminen sekä strategisten hankkeiden projektointi Projektien ryhmittely ja käynnistys  Hankkeiden käsittely ja toteutuksen ohjaaminen salkkujen kautta  Salkun tasapaino – teot ja tavoitteet, riskitaso, vaikuttavuus Hankkeen (ja projektien) johtaminen salkunhallinnan välinein Hankkeen päättäminen

17. Toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurituottaa faktoihin perustuvan priorisoidun listan kehittämiskohteista. Kokonaisarkkitehtuurin avulla hallitsemme paremmin kokonaisuuksia ja asioiden keskinäisiä riippuvuuksia. Lähde: JHS 179

18. salkunhallinta

19. Projektisalkun hallintaprosessi • Projektisalkun hallintaprosessi on • Projektien elinkaarta koskeva päätöksentekoprosessi • Yhteismitallinen salkun hallinta- ja seurantamenettely • Yhteismitallinen viestintäkanava ylimmälle johdolle sekä projektiprosessille mm. projektien prioriteettien määrittelyä ja priorisoinnin tukea varten • Linkki toiminnan ja talouden suunnitteluun (esim. vuosikello-ajattelu) • Hankejohtaminen ja projektisalkunhallinta: • On olemassa strategia • Hankkeet identifioivat projektit joiden avulla (strateginen) tavoite saavutetaan • Johtoryhmä käynnistää, priorisoi ja ohjaa projekteja sekä valvoo ja edellyttää tavoitteiden toteutumista, tarvittaessa myös päättää projektin • Projektitoteutusten kokonaisuutta hallitaan projektisalkulla

20. Projektisalkun hallintaprosessi • Projektin aloitus • Strategia luotu ja kirjattu • Tarve uuden projektin asettamiseen • Tarvittava pohjatyö tehty (esim. esitutkimus tarvittavaan laajuuteen saakka) • Projektin päätös • Projektin tulos on käytössä • Projekteista saadut kokemukset analysoidaan • Projektin jälkiseuranta, ”oppien” saaminen talteen • Kehitysimpulssit • Salkunhallinta-prosessi • 1 Syötteen vastaanotto • uuden projektin sijoittaminen salkkuun tai • informaatio meneillään olevasta projektista • 2 Tilanneanalyysi • kannanotot • lisäselvitykset • esitykset ja toimenpiteet • 3 Raportin muodostaminen • määrämuotoisina • sovituilla aikasykleillä • Hyötyjen jälkiseuranta • Jatkuvat syötteet • Strategiset tavoitteet • ”Pakolliset” projektit • Projektiehdotus/päätös projektin asettamisesta • Priorisointikriteerit • Projekti-informaatio, mm. edistyminen, budjetit, resurssitilanne, poikkeamat, jne. • Jatkuvat tuotteet • Raportit • strategian toteutuminen • nykytila • tulevaa ennakoivat raportit • Ohjausimpulssit projekteille ja organisaatiolle, jatkuva parantaminen

21. Salkkuprosessin liittyminen ohjaukseen Toiminnan ohjaus ja talousprosessit Salkkuprosessi

22. Projektisalkunhallinta – linkkiprojekteihin PROJEKTITASO Projektin päättäminen Projektin toteutus Valinta ja priorisointi Projektin suunnittelu Loppu-analyysi Aloite, idea tai tarve • Koordinointi: • Resurssit • KA, teknologia • Organisaation sietokyky • Tulos: • Tehtävät ja tavoitteet • Seurannan mittarit • Prioriteetti • Päätökset: • Suunnittelun aloittaminen PROJEKTI-SALKKUTASO • Seuranta: • Kaikki projektit • Yhdenmukaiset seurantatiedot • Asetetut mittarit • Päätökset: • Go / No-Go • uusi priorisointi • Seuranta: • Toteuman arviointi • Päätökset: • lopetus • jälkiseuranta • Päätökset: • Go / No-Go

23. Kokonaisarkkitehtuuri ja hankkeet Visio ja strategia • Visio ja strategia ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä • Arkkitehtuurilla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan • hankkeiden valintaa hankesalkkuun • hankkeen suunnittelua • hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua • Kehityshankkeissa voidaan havaita muutostarpeita arkkitehtuuriin • Tämä palautelinkki on äärimmäisen tärkeä arkkitehtuurin toimivuudelle Toiminnan ja talouden suunnittelu Toiminnan kehittäminen Arkkitehtuurin hallinta Hankesalkun hallinta Hankehallinta Toiminnan kehittämishanke Tiedon hallinnan kehittämishanke Tietojärjestelmien kehittämishanke

24. Esimerkki - roolit ja vastuut • ”Ylin johto” • Seuraa tunnuslukuja, tekee päätökset nopeasti, priorisoi strategian mukaisesti • Päättää projektien käynnistämisestä/lopettamisesta • PMO / salkkuryhmä • Viestii ylimmän johdon kanssa, riittävä päätäntävalta ongelmanratkaisuun • Hallinnoi salkun sisältöä prioriteettien mukaisesti • Projektin ohjausryhmä • Toimii projektipäällikön tukena • Omaa riittävät valtuudet projektin sisäiseen päätöksentekoon • Projektipäällikkö • Vastaa yksittäisen projektin johtamisesta annettujen tavoitteiden ja valtuuksien mukaisesti

25. Esimerkki - roolit ja vastuut hierarkiana Ohjelma-/hanketaso Salkkuryhmä Salkkuryhmä Projektisalkku Projektisalkku Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä PP Projekti PP PP Projekti Projekti PP PP Projekti Projekti Ohjausryhmä Ohjausryhmä PP Projekti PP Projekti

26. Salkunhallinnan edellytykset 1/2 Salkunhallinta edellyttää: • Johtamis- ja päätöksentekomallia • Johdetaan hallitusti kokonaisuutta, eikä vain yksittäisiä projekteja • Tehokas tavoitteisiin ohjaus • Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen • Prosesseja • Hankkeiden ja projektien toteutus - vaiheet ja päätöksentekoportit • Yhteys toiminnan ja talouden suunnitteluun • Menetelmiä ja työkaluja • Projektityömenetelmät ja -ohjeet • Salkunhallinnan menetelmät ja työkalut (ohjelmistoratkaisut) • Proaktiivinen ja positiivinen asenne

27. Salkunhallinnan edellytykset 2/2 Salkunhallinnan toimintamallit tulee olla kuvattuina ja käytössä: • Salkkuprosessi on kuvattu ja rajattu • Toteutusvaiheen projektit • Aikeet ja esitutkimukset • Päättyneet projektit ja kokemukset • Raportointi ja seurantamenettelyt määritelty • Menettelyt kaikilla tasoilla • Tapa havaita ja reagoida poikkeamiin • Viestintä • Roolit ja vastuut määritelty • Tietojen tuottamisvastuut ja syklit • Päätöksenteko ja toimeenpano – roolit, vastuut ja valtuudet • Priorisointikriteerit määritelty, priorisoinnin toteutus

28. Salkunhallintaprosessin tuki • Salkunhallintaprosessi tarvitsee tukea toiminnan pyörittämiseen • Project Management Office – PMO • PMO:ntehtäviin kuuluu ohjelmien ja projektien johtamisen lisäksi projektien valinta • Saatu hyöty ja strategian tukeminen ovat pääasialliset kriteerit ja mittarit valinnassa • Johtamisessa yksittäistä projektia tärkeämpänä tulee huomioida koko salkku ja sen tuki tavoitteille • PMO voi toimia matriisiorganisaationa lainaresurssein edellyttäen että sillä on vahva ylimmän johdon tuki ja resurssien jako ja johtaminen toimivat • PMO tarvitsee riittävät päätöksentekovaltuudet • Vaihtoehtoisesti PMO toimii tukiresurssina joka valmistelee informaation ja päätökset johdolle

29. Projektisalkun seuranta ja raportointi Kerää vain ne tiedot, joita tarvitset jajonka arvon ja käyttötarkoituksen projektit ymmärtävät! • Ohjaus ja päätöksenteko tarvitsevat ajantasaista ja oikeata tietoa • Raportoinnin tarkoitus on kerätä päätöksenteon ja ohjauksen vaatima informaatio – ei enempää eikä vähempää • HUOM: Mahdolliset auditointi-vaatimukset! • Raportointimallin tulee olla yhtenäinen ja mahdollisuuksien mukaan automatisoitu • Projektipäällikkö vastaa omanprojektinsa raportoinnista

30. Seurannan ja raportoinnin käsitteitä • Yleiset seurannan ulottuvuudet: arvo, riski, hallittavuus • Salkun arvo: yhteenlaskettu arvo salkussa • Projektisalkku: esim. projektien budjetoitu kustannus + projektien ylitykset • Hankesalkku: esim. hankkeiden budjetti, hankkeiden laskennallinen hyöty • Voidaan arvottaa myös projektin tuottama hyöty • Arvoa on seurattava, tason määrittelee kukin organisaatio itse • Riski: salkun sisällön yhteenlaskettu riski + kerrannaisuudet • Riskin kantamisen kustannus • Hallittavuus: kyky hallita ja ohjata salkun sisältöä • Päätöksenteko, toimeenpano, seuranta

31. Seurannan tasot Hanketaso Projektisalkkutaso Projektitaso • Tyypillisesti seurattavien yksityiskohtien taso laskee kun hierarkiassa noustaan ylöspäin • Suorituksesta kokonaisuuksien ja tulosten johtamiseen (budjetti, aika, lopputulokset) • Raporttien konsolidointi, tiedon tiivistäminen ja kiteyttäminen

32. Salkunhallinnan hyvät käytännöt 1/2 • Avoin, kriittinen kommunikointi • Projektikulttuuri on osa johtamisjärjestelmää • Projektin asettamiskriteerit määritelty • Selkeät ja perustellut go/no go -päätökset • Projektisalkkutietokanta – keskitetty ja ajantasainen tietovaranto • Resurssien valintaa tukeva tietokanta avainhenkilöistä (ammatti-, kokemus- ja saavutustieto, osaamismatriisi) • Selkeät johtamisvastuut ja –vaatimukset • Projektien keskinäinen riippuvuus (resurssit / priorisointi) • Project Management Office –tukiorganisaatio (suotava) • Päätöksenteko projektisalkku- ja projektitasolla • Priorisoinnin vyörytys projektisalkulta projekteille ja päinvastoin • Projektien ohjausmallin rinnalla nopea reagointi poikkeamiin; strategian ja ympäristön muutokset

33. Salkunhallinnan hyvät käytännöt 2/2 • “Kituvat” projektit keskeytetään • Nopea reagointi poikkeamiin • “Päätä kaksi projektia ennen kuin käynnistät yhden uuden” • Valmisteluvaiheessa tiukka karsinta ja priorisointi • Suuret muutokset vaativat uutta organisointia, jopa uutta projektointia; suunnitelmat tehdään muutettaviksi • Strategian ja tavoitteiden linkitys • Näkyvä ja ymmärrettävä strategia; muutoksen johtaminen • Jatkuva priorisointi – vähintään kvartaalitasolla • Projektien eteneminen kohti tavoitteita

34. Salkunhallinnan konkreettiset hyödyt • Strategian ja projektien valinnan yhdistäminen • Strategian purkaminen konkreettisiksi tavoitteiksi ja toimenpiteiksi • Salkunhallinta on tiukasti kytköksissä organisaation johtamisjärjestelmään • Projektisalkun tasapainottaminen • Toimenpidealueiden mukaisesti tasapainottaminen tärkeintä • Salkun hallintamenetelmät käytössä -> projektiriskit paremmin hallinnassa • Arvokkaimpien projektien valinta • Edellyttää arvoa mittaavan kriteeristön käyttämistä ja linkittämistä organisaation keskeisiin avainmittareihin – BSC (BalancedScorecard) • ”Hyödyn realisointi tarpeellista ja todennäköistä” • Kommunikoinnin lisääntyminen • Johdon aito sitoutuminen ja tuki projekteille on nähtävissä • Päätöksenteon läpinäkyvyys luo uskottavuutta koko projektitoiminnalle • Tietoa eri projektien riippuvuuksista on helpompi ymmärtää ja käsitellä • Roadmapin käyttäminen viestintävälineenä

35. Salkunhallinnan käynnistäminen • Varmistettava perusedellytysten täyttyminen • Johtamis- ja päätöksentekomallit tukevat toimintaa • Projektityöskentelyn taso ja yhdenmukaisuus riittävällä tasolla • Selkeät raportointi- ja mittaamiskäytännöt • Salkunhallinnan menetelmien käyttöönoton vaatima työ riippuu organisaation projektinhallinnan kypsyystasosta • Organisaatiolla täytyy olla käytössään toimiva projektityömalli

36. Kypsyystasomalli Järjestelmien kehittyneiden ominaisuuksien hyödyntäminen Projekti- toiminnan yhteinen tietokanta. Menetelmän mukaiset toistot Projekti- menetelmän ja ohjeiston käyttö. Työaikatietojen keruujärjestelmä

37. Valtionhallinnon yhteinen (ICT-) hankesalkun hallintaratkaisu VM / JulkICT / Toni Äikäs 18.1.2013

38. Valtionhallinnon yhteinen ICT-hankesalkun hallintaratkaisu – Mistä siinä on kyse? JulkICT • Perustuu palveluna hankittavaan valmisohjelmistoon – tavoitteena ”kevyt ja helppokäyttöinen” järjestelmä • Mahdollistaa kokonaisnäkyvyyden ja tukee toiminnan kehittämishankkeiden hankehallintaa sekä salkunhallintaa eri tasoilla • Virasto / laitos • Hallinnonala (ministeriö) • Valtionhallinnon kokonaisuus (VM) • Tarjoaa keskitetyn ja ajantasaisen salkkutiedon ja tietosisältöä sekä raportointia • On ”prosessiriippumaton”; tukee salkunhallintaa riippumatta siitä, millaisia kunkin organisaation salkunhallintaan liittyvät prosessit yksityiskohdiltaan ovat • Korvaa kehysvalmisteluun liittyvät tietojärjestelmähankkeiden (yli 1 M€) excel-lomakkeet • Ratkaisu täyttää perustason tietoturvavaatimukset ja on Virtu-yhteensopiva • VM tarjoaa ratkaisun valtionhallinnon käyttöön (pl. käyttöönottoihin liittyvä oma työ)

39. Valtionhallinnon yhteinen ICT-hankesalkun hallintaratkaisu JulkICT Eteneminen • Hankintapäätös 06/2012; toimittajina Ixonos ja Improlity • Palvelusopimus 08/2012; palvelun sopimuskausi 3+1+1 vuotta • Toteutusprojekti 09/2012 – 01/2013 • Käyttöönotot hallinnonaloittain 02/2013 alkaen • Q1: YM, OM, STM, MMM, VM (JulkICT + VIP) • Q2: VNK, TEM, VM • Muiden hallinnonalojen kanssa keskustelut käynnissä • Talouspoliittisen ministerivaliokunnan linjaus 26.11.2012: • ”Valtionhallinnon ICT-hankkeiden seurantaa tehostetaan ottamalla käyttöön yhteinen menettely ja tietojärjestelmä (hankesalkku) vuonna 2013” • Alkuvuonna 2013 tarkemmat ohjeet linjauksen toteuttamiselle

40. Esimerkkikuvia valtionhallinnon yhteisen hankesalkkuratkaisun testiympäristöstä

41. kysymyksiä kommentteja