Workflow řízení firemních procesů

1. Workflowřízení firemních procesů Carda, A., Kunstová, R.: Workflow, řízení firemních procesů, Grada 2001

6. Zjednodušený příklad podnikového procesu Přijetí zákaznické objednávky Schválení objednávky prod. odd. Vystavení faktury Prověření platby účtárnou Dodání produktu

7. Systém řízení workflow Definice Realizace Monitorování Manažeři Účastníci Technologie Podnikové objekty

8. Workflow - propojení principů,metodik a technologií • Týmová spolupráce • Správa dokumentů • Reeingineering • Simulace procesů • Elektronická pošta • Distribuované zpracování on-line, off-line zpracování Workflow management systems • Architektura klient-server • Databázové systémy • Programovací jazyky • Internetové uživatelské rozhraní

9. Workflow systém musí poskytovat: • Grafický návrh workflow • Role • Pravidla • Řešení vyjímek • Monitoring • Měřitelnost • Simulace • Aktivita • Databázové rozhraní • Připojování dokumentů

10. Co lze od implementace workflow systému očekávat? • Zavedení standardních postupů (zvýšení efektivity práce, snížení nákladů) • Zjednodušení podnikových procesů (zlepšení organizace práce a kvality práce) • Zachování pracovních postupů zaměstnanců (snadnější zapracování nových zaměstnanců) • Pružnost v navrhování změn • Urychlení řešení a vyřizování případů • Autorizace změn v kolujících dokumentech • Historie každého případu či řešení • Integrace dokumentů a aplikací • Podpora řízení kvality

11. Typy workflow Rozhodující proces produkční kolaborativní Ad hoc administrativní Podpůrný proces Opakovaný proces Unikátní proces

12. Produkční procesy: • Jsou podrobně strukturovány • Jsou formalizovány • Jsou poměrně složité • Je vyžadována rychlá doba odezvy a vysoká průchodnost • Vyžadují integraci s dalšími aplikacemi • Cílem je vysoká produktivita • Konkrétní procesy často využívá vymezený okruh uživatelů

13. Administrativní procesy jsou: • Procesy dobře strukturované, předem definované • Není požadována taková průchodnost jako u produkčních systémů • Využívány většinou uživatelů, často nahodile • Spojeny s formuláři či jinými dokumenty

14. Kolaborativní procesy: • Procesy nejsou příliš strukturovány • Důraz je kladen na zajištění řízené spolupráce účastníků procesu • Důležitá je snadná dynamická možnost změny procesu • Průchodnost procesu není rozhodující

15. Ad-hoc • Důležitá je snadná a rychlá definice procesu v okamžiku potřeby • Procesy definují koncoví uživatelé • Možnost dynamických modifikací procesů • Požadavky na průchodnost jsou nízké • Cílem jsou nulové náklady a žádná správa

16. BPR Workflow(Business Process Reengineering) Dělat účelné činnosti Dělat činnosti účelně Eliminovat neúčelné činnosti Eliminovat časové ztráty Procesy narovnává Procesy automatizuje Jsou odvozeny od nových metod řízení a většího delegování pravomocí Jsou výrazně zaměřeny na proces Vedou k organizační restrukturalizaci

17. Hlavní překážky projektů BPR: • Nedostatky v přesvědčení a souhlasu managementu • Nerealistický záběr a očekávání • Odpor ke změně Hlavní aktivity BPR jsou v současnosti zaměřeny na: procesy, strategii,MIS, řízení změn

18. Komponenty workflow: programové a datové • Nástroj pro definici procesu definice procesu • Výkonné jádro workflow řídící data workflow • Správce úkolů aplikační data workflow • Uživatelské rozhraní věcná data workflow seznam úkolů

19. Fáze workflow Nástroje pro analýzu, modelování a definování podnikového procesu Návrh a definice procesu Fáze návrhu Definice procesu Vytváření a řízení výskytů procesů Řídící služba workflow Řídící data workflow Fáze průběhu Věcná data workflow Aplikace a IT nástroje Interakce s uživateli a aplikačními nástroji Aplikační data workflow

20. Nástroj pro definici procesu by měl obsahovat: • Grafické modelování procesů zahrnující směřování, přiřazení rolí, stanovení pravidel podmínek, vazby na dokumenty a další aplikace • Kontrolu konzistence vytvořené procesní definice • Simulaci a animaci toku • Import provozních dat

21. Základní stavy procesu: činnosti: • Inicializován • Probíhající Neaktivní • Aktivní Aktivní • Pozastaven Pozastaven • Skončen • Kompletně hotov Kompletně hotov

22. Návrh a definice procesu Mapa procesu – větvení procesu OR-Split OR - Join

23. Mapa procesů – paralelní směrování AND – Split AND - Join Smyčka opakující se činnosti

25. Matamodel definice procesu: • Definice typu workflow (název procesu, číslo verze, podmínky zahájení a ukončení procesu, řídící, kontrolní, bezpečnostní a jiná data) • Činnosti (název, typ činnosti, vstupní a výstupní podmínky, ostatní plánovací omezení) • Přechodové podmínky (podmínky provedení nebo přechodu) • Věcná data workflow (název dat a cesta) • Role (název a organizační jednotka) • Vyvolaná aplikace (umístění nebo přístupová cesta, prováděcí parametry, původní typ nebo název)

26. Meta-model workflow procesu

27. Metody analýzy procesů • Metodika ARIS (prof. A.W.Scheer) • Metodika IDEF3 • Metodika PDT (V.Řepa) • Časové snímky

28. Techniky analýzy podnikových procesů • Rozhovory a dotazníkový průzkum • Pozorování • Dokumentace (dokumentace k provozovaným aplikacím,popisy podnikových procedur, podnikové směrnice, normy, manuál systému kvality, papírové i elektronické formuláře pro vkládání údajů, záznamy uživatelských požadavků, stížnosti..)

29. Metody a nástroje analýzy podnikových procesů:ISAC (Information Systems Work and Analysis of Changes) • Analýza požadavků na změny • vytvoření seznamu problémů, analýza zainteresovaných skupin, uspořádání problémů, popis stávajících činností, graf činností, popis cílů, posouzení současného stavu a analýza požadavků na změny, výběr nejvhodnějšího přístupu ke změnám • Studie činností • analýza záměrů, generování alternativních úrovní realizace, ověření úrovní realizovatelnosti, analýza nákladů a přínosů, výběr způsobu realizace, koordinace informačních subsystémů • Informační analýza • analýza původu informací, logiky procesů, vlastností systému • Návrh systému • určení způsobu provádění procesů, návrh datových struktur, určení hranic automatizace, návrh programů, návrh ručních postupů • Úprava prostředí • studie technických prostředí, úprava počítačových rutin, vytvoření pomocných rutin

30. Metoda BORM (Business Object Relation Modelling) • Strategická analýza (stanovení cílů projektu a klíčových faktorů úspěchu) • Vstupní analýza (podrobná analýza, rámcový návrh, podrobný návrh, implementace) • Podrobná analýza (určení cílů sw oblasti, objektových typů a konceptuálních diagramů) • Výchozí návrh (sw realizace) • Podrobný návrh (řešení architektonických prvků modelu- servery, databáze, sítě) • Implementace (testování, instalace)

31. Metoda PDIT (metoda procesního modelování) • Zmapování procesů • Zmapování organizační struktury • Popis funkční struktury aplikace • Popis událostí • Popis uživatelských postupů • Vytvoření modelu reality • Návrh dialogových funkcí • Návrh komunikační sítě • Dokončení návrhu funkční struktury • Sladění procesního modelu s ostatními částmi návrhu aplikace

32. Metoda PQM (Process Quality Management) Stanovení poslání podniku Seznam dominantních vlivů Určení kritických faktorů úspěchu Definice podnikových procesů Přiřazení KFÚ k podnikovým procesům Stanovení I/O informací Stanovení nejkritičtějších procesů Důsledky pro IT Důsledky pro systém řízení

33. Metoda Balanced Scorecard Finanční perspektiva Zákaznická perspektiva Interní a podnikové procesy Vize a strategie Perspektiva učení se a růstu

34. Analýza procesů může být prováděna pomocí různých notací (notace v některých případech spojeny s konkrétní metodikou): • BPMN (Business Process Modeling Notation) • EPC (eEPC) • UML (Unified Modeling Language) • IDEF • Vývojový diagram

35. Analýzu procesů je možno provádět pomocí různých sw nástrojů (BPM Business Process Modeling tools) : • ARIS Business Architect • Adonis • Process Modeler • QPR Process Guide • iGrafx Business Process • CASEWISE Corporate Modeler • FirstSTEP Designer • MS Visio • Visual Paradigm • IBM modeler • TIBCO modeler • Enterprise Architect

36. Ukázka procesní mapy - s využitím notace BPMN

38. Definovaná porovnávací kritéria pro výběr vhodné sw aplikace(Workflow Comparative Study www.waria.com) • Propustnost • Vyjadřovací schopnost • Programování činností • Dispečink a reprezentace organizace • Zpracování a statistika • Komunikace • Distribuce • Podpora Internetu • Dynamické změny • Definice procesů • Definice činností • Předem připravení agenti

39. Postup implementace workflow • Vytvořit podnikové vize a určit podnikové cíle • Identifikovat procesy pro implementaci • Pochopit a změřit existující procesy • Navrhnout a vytvořit prototyp nového procesu

40. Zásady implementace • Vybrat pečlivě první aplikaci • Neautomatizovat neefektivní procesy • Vypracovat podrobný plán automatizace • Uplatnit postupnou implementaci • Nelze předpokládat, že všechny požadavky vyřeší jeden produkt • Nejdůležitějšími zákazníky jsou uživatelé

41. Struktura projektu • Fáze přípravy • Vymezení procesu • Stanovení konzultanta a manažera • Fáze analýzy • Návrh procesních kroků • Specifikace účastníků • Revize org. struktury • Stanovení rolí • Sestavení modelu • Fáze implementace • Sestavení procesu • Simulace průběhu procesu • Ověření funkceschopnosti • Fáze provozu

42. Model zralosti

43. Mezinárodní organizace • Workflow and Reeingineering International Association www.waria.com) • Workflow Management Coalition (www.wfmc.org) • The Association for Information and Image Management (www.aiim.org)