บทที่ 4 หลักการจัดองค์การ (Fundamentals of Organizing)

1. บทที่ 4หลักการจัดองค์การ(Fundamentals of Organizing)

2. ความหมายของการจัดองค์การ การจัดองค์การ (Organizing) หมายถึง การกำหนดโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ โดยการจัดแบ่งออกเป็นหน่วยงานย่อยโดยกำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ ของแต่ละหน่วยงานไว้อย่างชัดเจนและมีความสัมพันธ์กันระหว่างหน่วยงานต่างๆ ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์

3. การจัดองค์การจึงถือได้ว่าเป็นหัวใจขององค์การและจะทำให้งานสำเร็จได้ตามที่ได้วางแผนไว้ ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการจัดองค์การมีความจำเป็นและเป็นประโยชน์ เพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งต่อไปนี้

4. 1. เพื่อให้งานออกมาอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จากการแบ่งงานเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะงานที่ทำ งานจะดำเนินไปได้อย่างสอดคล้องกัน ผลงานที่ได้ก็จะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การจัดองค์การที่ดีจะเกิดการรวมตัวกันเป็นกลุ่มจะสามารถทำงานได้ดีกว่า ต่างคนต่างทำ

5. 2. เพื่อแสดงให้เห็นถึงภาระหน้าที่และ ความรับผิดชอบ คนงานจะทำงานได้ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ถ้าคนงานทุกคนรู้ว่าตัวเองมีหน้าที่อะไรที่ต้องทำ มีงานที่ต้องรับผิดชอบมากน้อยแค่ไหนและใครคือผู้บังคับบัญชาของเขา

6. 3. เพื่อมีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี จะเกิดขึ้นจากการจัดองค์การ การสื่อสารจะเป็นไปตามสายการบังคับบัญชาที่ระบุไว้ในแผนภูมิองค์การที่เกิดขึ้นจากการจัดองค์การ คนงานแต่ละคนรู้ว่า เขาจะได้รับมอบหมายงานจากใคร และต้องรายงานถึงใคร

7. การจัดองค์การมีประโยชน์หลายด้านดังนี้ 1. ประโยชน์ต่อองค์การ 2. ประโยชน์ต่อผู้บริหาร 3. ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน

8. แนวคิดองค์การระบบราชการ (Bureaucracy)ในบทนี้จะนำหลักการจัดองค์การในระบบราชการ (Bureaucracy)มาใช้เพราะนิยมใช้ในทุกวงการ ซึ่งเป็นแนวคิดของแม๊กซ์ เวเบอร์ (Max Webber)นักสังคมวิทยาชาวเยอรมัน หลักการจัดองค์การแบบนี้เป็นระบบที่เป็นทางการขององค์การและการบริหารที่จะนำไปสู่ความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

9. หลักการจัดองค์การแบบ Bureaucracyมีดังนี้ 1.ถือหลักความชำนาญเฉพาะด้าน เพื่อมุ่งได้ผลงานสูงสุดจากการทำงานเฉพาะอย่างด้วยความชำนาญ 2.การกำหนดลำดับชั้นของอำนาจหน้าที่อย่างชัดเจน ลดหลั่นกันลงไปมีหัวหน้าขององค์การเป็นผู้บังคับบัญชาสูงสุดขององค์การ

10. 3.การปฏิบัติงานมีกฎระเบียบ วิธีการปฏิบัติงานเป็นขั้นตอน กำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ยืดหยุ่น4.ความก้าวหน้าในงานเป็นไปตามระบบคุณธรรมในเรื่องการคัดเลือกคน และการเลื่อนตำแหน่ง อยู่บนพื้นฐานของความรู้ความสามารถ

11. องค์การระบบราชการมีข้อดีหลายประการคือ มีการแบ่งงานกันทำเฉพาะอย่าง มีโครงสร้างที่แน่นอนทำให้คาดการณ์ได้ มีความมั่นคง มีเหตุผล แต่การบริหารลักษณะนี้ถ้าถูกนำไปใช้อย่างไม่เหมาะสมจะกลายเป็นปัญหาในความล่าช้า และไร้ประสิทธิภาพ อันเนื่องมาจากมีกฎระเบียบ

12. ข้อบังคับมากมาย ขาดความยืดหยุ่นและยากต่อการปรับเปลี่ยนให้ทันกับเหตุการณ์ปัจจุบัน อย่างไรก็ตามการจัดองค์การแบบนี้ก็มีข้อดีไม่น้อย เป็นเรื่องท้าทายผู้บริหารยุคใหม่ที่จะนำไปใช้เพื่อให้องค์การมีประสิทธิภาพมากที่สุด

13. แผนภูมิองค์การ (Organization Charts)แผนภูมิขององค์การเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้เข้าใจโครงสร้างขององค์การ อำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบ ตลอดจนสายการบังคับบัญชาในองค์การนั้นๆ โดยทั่วไปแผนภูมิองค์การจำแนกได้ 3 ประการดังนี้

14. 1. แผนภูมิโครงสร้างหลัก เป็นแผนภูมิแสดงการจัดโครงสร้างทั้งหมดขององค์การว่าประกอบด้วยหน่วยงานย่อยอะไรบ้าง มีความ สัมพันธ์กันอย่างไร โดยใช้สี่เหลี่ยม แทนหน่วยงานย่อย เส้นทึบ ( ) แทนสายการบังคับบัญชาและเส้นประ (---) แทนสายงานที่ปรึกษาหรือสายประสานงานแผนภูมิประเภทนี้ นิยมใช้ และไม่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนัก

15. 2.แผนภูมิแสดงตัวบุคคล เป็นแผนภูมิแสดงตำแหน่ง และหน่วยงานย่อยคล้ายแผนภูมิโครงสร้างหลัก แต่จะระบุชื่อบุคคลผู้ดำรงตำแหน่งไว้ด้วย บางองค์การติดรูปผู้ดำรงตำแหน่งไว้ด้วย

16. 3. แผนภูมิแสดงหน้าที่การงาน เป็นแผนภูมิที่คล้ายแผนภูมิโครงสร้างหลัก แต่บอกหน้าที่ย่อๆ ของแต่ละตำแหน่งไว้ด้วยแผนภูมินี้ ไม่เป็นที่นิยมใช้

17. ประเภทของหน่วยงานในองค์การ โดยทั่วไปการแบ่งประเภทหน่วยงานในองค์การจะสามารถแบ่งได้ตามลักษณะของงานออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ 1.หน่วยงานหลัก (Line) 2.หน่วยงานสนับสนุน (Staff)

18. คณะกรรมการบริหาร ฝ่ายบริหาร ฝ่ายการเงิน ฝ่ายการทอ ฝ่ายขาย ฝ่ายสืบ และทอด้าย ฝ่ายย้อมด้ายและไหม งาน ธุร- การ งาน ออก แบบ งาน ทอ A งาน ทอ b งาน สนับ สนุน งาน สืบ A งาน สืบ b งาน ย้อม ด้าย งาน ย้อม ไหม การเงิน การบัญชี บรรจุ งานจัดส่ง งานขาย รูปที่ 4.1 แผนภูมิโครงสร้างหลัก

19. รูปแบบขององค์การ แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท • องค์การแบบทางการ (Formal Org.) • คือองค์การที่มีรูปแบบ โครงสร้างที่แน่นอนตายตัว • เขียนเป็นแผนผังองค์การได้ชัดเจน ลักษณะลดหลั่น • เป็นขั้นตามสายการบังคับบัญชา ประสานงานเป็น • ทางการ ดังรูป

20. รูปภาพที่ 4.2 องค์การแบบทางการ

21. 2. องค์การแบบไม่เป็นทางการ (Informal Organization) คือ การรวมกลุ่มของบุคลากรในองค์การ ซึ่งความสัมพันธ์จะไม่มีรูปแบบที่ตายตัว องค์การแบบนี้จะแฝงตัวอยู่ในองค์การแบบทางการ และไม่สามารถเขียนเป็นแผนผังองค์การได้ เช่น กรณีพนักงานในฝ่ายบุคคลมักจะรวมกลุ่มกับพนักงานฝ่ายขายรับประทานอาหารกลางวันด้วยกัน พนักงานฝ่ายผลิตกับพนักงานฝ่ายตลาด พบปะกันเป็นประจำ เป็นต้น

22. ประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไปเราอาจจำแนกประเภทของธุรกิจออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ ตามลักษณะธุรกิจได้ดังนี้ 1.ธุรกิจอุตสาหกรรม 2.ธุรกิจการค้า 3.ธุรกิจการบริการ

23. ขั้นตอนในการจัดองค์การขั้นตอนในการจัดองค์การ การจัดองค์การให้มีประสิทธิภาพนั้น จะเกิดขึ้นจากการปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ 1.กำหนดรายละเอียดของงาน 2. การแบ่งงานให้แต่ละคนในองค์การรับผิดชอบ

24. 3.การกระจายและมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับบุคคล4.กำหนดวิธีการที่จะนำมาใช้ในการประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ3.การกระจายและมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับบุคคล4.กำหนดวิธีการที่จะนำมาใช้ในการประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ ขั้นตอนทั้ง 4 ดังกล่าวข้างต้นนี้ก็คือ องค์ประกอบที่สำคัญของหน้าที่การจัดองค์การซึ่งประกอบด้วยการแบ่งงาน(Division of Work)

25. การจัดแผนกงาน (Departmentalization)การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority)และการประสานงาน (Coordination)ผู้บริหารที่ต้องการให้องค์การของตนดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารจะต้องมีการจัดองค์การที่ดี ซึ่งจะแยกรายละเอียดต่างๆ ที่เกี่ยวกับองค์ประกอบทั้ง 4 ได้ดังนี้

26. การแบ่งงาน (Division of Work) ปัจจุบันองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้น บุคลากรจะมีการแบ่งงานกันทำมากขึ้น และนำไปสู่ความชำนาญเฉพาะทางในงาน การแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ จะมีผลทำให้คนงานคนนั้นมีความชำนาญในหน้าที่การงานของตน เรียกกันว่าเป็นความชำนาญเฉพาะอย่าง (Specialization)

27. บุคคลที่มีชื่อเสียงที่สนับสนุนให้คนงานทำงานเฉพาะอย่าง ตามความถนัดของแต่ละคนก็คือ Frederic W. Taylor กับ Adam Smith แต่ข้อเสียที่เกิดขึ้นจากความชำนาญเฉพาะอย่างก็คือ “ความน่าเบื่อ” นับเป็นผลเสียที่สำคัญทางด้านทรัพยากรมนุษย์

28. การที่เราจะกำหนดว่า ความชำนาญเฉพาะอย่าง (Specialization)มากน้อยแค่ไหนจึงจะเพียงพอ และเหมาะสมกับคนงานแต่ละคนเพื่อไม่ให้เกิดผลเสียกับงาน มีข้อพิจารณาถึงลักษณะของงานที่เกี่ยวข้อง 2 ด้านด้วยกัน คือ 1. ความลึกของงาน (Job Depth) 2. ขอบข่ายของงาน (Job Scope)

29. ดังนั้นถ้าคนงานได้รับมอบหมาย งานที่มีความลึกของงานต่ำ ขอบข่ายของงานแคบ คนงานก็จะมีความชำนาญเฉพาะอย่างสูง แต่ถ้าคนงานทำงานที่มีลักษณะความลึกของงานสูง และมีขอบข่ายงานกว้าง ความชำนาญเฉพาะอย่างก็มีน้อย

30. เพราะฉะนั้นผู้บริหารองค์การ ควรศึกษาความลีกของงานและขอบข่ายของงานให้ละเอียดเสียก่อน เพื่อจะได้ประโยชน์จากความชำนาญเฉพาะอย่างจากคนงานได้เต็มที่

31. ยังมีมาตรการบางอย่างที่ผู้บริหารสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับคนงานไม่ให้มีปัญหาเกี่ยวกับพฤติกรรมที่เปลี่ยนไปในทางลบ มาตรการดังกล่าวคือ การขยายงานในแนวราบ (Job Enlargement)กับการขยายงานในแนวดิ่ง (Job Enrichment)

32. การจัดแผนกงาน (Departmentalization) การจัดแผนกงาน หมายถึง การจัดหมวดหมู่ของงานออกเป็นประเภท เพื่อแบ่งงานกันทำตามความสามารถและความเหมาะสมเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การหรือองค์การมีการขยายตัวใหญ่ขึ้น

33. 1. การจัดแผนกงานตามหน้าที่การงาน (Departmentalization by Function)

34. รูปที่ 4.3 การจัดแผนกงานตามหน้าที่การงาน

35. 2. การจัดแผนกงานตามผลิตภัณฑ์ (Departmentalization by Product)

36. รูปที่ 4.4 การจัดแผนกงานตามผลิตภัณฑ์

37. 3. การจัดแผนกงานตามกิจกรรมหรือ กระบวนการผลิต (Departmentalization by Activity or Process)

38. รูปที่ 4.5 การจัดแผนกงานตามกิจกรรมหรือกระบวนการผลิต

39. 4. การจัดแผนกงานตามประเภทลูกค้า (Departmentalization by Customer)

40. รูปที่ 4.6 การจัดแผนกงานตามประเภทลูกค้า

41. 5. การจัดแผนกงานตามพื้นที่ (Departmentalization by Territory)

42. รูปที่ 4.7 การจัดแผนกงานตามพื้นที่

43. การจัดแผนกงานแบบผสม องค์การธุรกิจขนาดใหญ่ซับซ้อนครอบคลุมอาณาเขตกว้างขวาง มักจะจัดแผนกงานการจัดตั้ง 5 แบบ ผสมผสานกันตามความจำเป็นขององค์การนั้นๆ องค์การแต่ละแห่งไม่จำเป็นต้องมีการจัดแผนกงานในรูปแบบเดียวเท่านั้น และไม่มีรูปแบบใดดีที่สุด รูปแบบที่ผสมผสานเข้าด้วยกันดังตัวอย่างของกิจการที่ประกอบธุรกิจผลิตแมกกาซีนตามภาพ

44. รูปที่ 4.8การจัดแผนกงานโดยใช้รูปแบบหลายรูปแบบผสมกัน

45. เมื่อการจัดแผนกงานได้เสร็จสิ้นลงแล้ว บทบาทต่อไปของผู้บริหารก็คือ การกระจายอำนาจหน้าที่ (Authority)และมอบหมายงานไปให้กับหน่วยงานต่างๆ • รูปแบบการจัดแผนกงานตามเวลา • รูปแบบการจัดแผนกงานตามขนาด รูปแบบการจัดแผนกงานประเภทอื่นๆ ได้แก่

46. อำนาจหน้าที่กับอำนาจบารมีอำนาจหน้าที่กับอำนาจบารมี • อำนาจหน้าที่ (Authority) • อำนาจบารมี (Power)

47. ประเภทของอำนาจหน้าที่ (Types of Authority) 1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line (Line Authority) 2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff (Staff Authority) 3. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional (Functional Authority)

48. กระบวนการมอบหมายงาน(Delegation Process) อีกแนวคิดหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่องอำนาจหน้าที่ คือ การมอบหมายงาน ซึ่งหมายถึงกระบวนการที่ผู้บริหารแบ่งงานบางส่วนของตนไปให้กับผู้อื่นทำ พร้อมกับให้ความรับผิดชอบ (Responsibility)

49. และอำนาจหน้าที่ (Authority)ที่จำเป็นในองค์ในการทำงานนั้นให้สำเร็จ ความมอบหมายงานเป็นสิ่งจำเป็นในองค์การปัจจุบัน เพราะจะสร้างความคล่องตัว ในการตอบสนองต่อลูกค้า และสิ่งแวดล้อมได้ดี

50. อย่างไรก็ตามองค์การจะประสบความสำเร็จ หรือไม่ขึ้นอยู่กับ การมอบหมายงานและการเลือกคนที่จะมอบหมายงานให้ โดยทั่วไปแล้วการมอบหมายงานประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญดังนี้คือ