Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem

1. Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem Vesna Gotovina Vodja sektorja za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu 1945 Seminar, 13.5.2013 – 14.5.2013

2. Predpisi • Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07 in 63/07, 115/2007, 122/2001, 31/2008, 35/2009, 58/2010, 101/2010) • Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005, 86/2006) • Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št.47/2008, 58/2010,) • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006) • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva(Uradni list RS, št. 86/2006) • Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009) 2

3. Predpisi • Enotne tehnološke zahteve – ETZ 2.0, 06.04.2011 • Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivo (Uradni list RS, št. 132/2006, št. 38/2008) • Zakon o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99, 70/00, 52/02, 73/04, 119/05, 24/2006, 105/2006, 126/2007, 65/2008, 47/2009, 48/2009, 8/2010) • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/03, 61/05, 96/2005, 109/2005, 113/2005, 28/2006, 51/2006, 117/2006) 3

4. Predpisi • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 57/2000, 30/2001, 25/2004, 73/2004, 98/2004, 61/2006) • Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000, 2/2001,99/2001, 42/2007) • Uredba o celostni grafični podobi Vlade RS in drugih organov državne uprave (Uradni list RS, št. 58/2010, 57/2011) • Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001, št.48/2003, 101/2003, 135/2003, 28/2006, 50/2006, 9/2010, 60/2011) • Uredba o varovanju tajnih podatkov(Uradni list RS, št. 74/2005, 7/2011, 24/2011 popr.) 4

5. Mednarodni standardi in priporočila • ISO 15489 – 1:2001 Information and dokumentation – Records management – Part 1: General • ISO 15489 –2:2001 Information and dokumentation – Records management – Part 2:Tehnical report • ISO 14721:2003 Reference model for an open archival information system – Model odprtega arhivskega informacijskega sistema (OAIS)

6. MoReq – Model requirements for the management of electronic records (Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov – Specifikacija MoReq ), 2001, 2008, zadnja verzij 2010

7. Organizacija arhivov v Sloveniji • Arhiv Republike Slovenije • 6 regionalnih arhivov • arhivi samoupravnih lokalnih skupnosti 7

8. Definicije pojmov - 1 • dokument, priloga • dokument v elektronski obliki • dokument v fizični obliki • elektronska kopija dok. v fizični obliki • fizična kopija dok. v elektronski obliki • fizična kopija dokumenta v fizični obliki • vhodni, izhodni, lastni dokument • zadeva • dosje • klasifikacijski znak • številka zadeve, številka dokumenta 8

9. Definicije pojmov - 2 • signirni (dodeljevalni) znak • evidenca dokumentarnega gradiva • uradna evidenca • dokumentarno gradivo • arhivsko gradivo, trajno gradivo, gradivo z rokom hrambe • zbirka nerešenih zadev • tekoča zbirka dokumentarnega gradiva • stalna zbirka dokumentarnega gradiva • pisarniška odredba, zaznamek • rokovnik • varovani podatki, tajni podatek I. SPLOŠNE DOLOČBE 9

10. Naloge in pooblastila Pooblastila predstojnika: • za sprejemanje pošte • za odpiranje pošte, • za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik • za dodeljevanje zadev in dokumentov • za evidentiranje dokumentov • za skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo pravilnosti skeniranja • za odpiranje ovojnice v kateri je tajni podatek • za imenovanje komisije za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva • ……. Naloge javnih uslužbencev I. SPLOŠNE DOLOČBE 10

11. Splošne določbe • Način upravljanja z dokumentarnim gradivom • Organiziranost: • samostojna notranja organizacijska enota • del druge notranje organizacijske enote • pooblaščeni javni uslužbenci • več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah • ena glavna pisarna za več različnih organov na isti lokaciji • Naloge: • sprejem pošte • odpiranje pošte (fizična, elektronska) • evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov • odprema • skrb za varovanje dok.gradiva • vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc • usklajevanje in nadzor nad upravljanjem z dok.gradivom vodja glavne pisarne 11

12. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM HRAMBA vhodni dokument HRAMBA odpiranje in pregledovanje SPREJEM ODPREM označevanje EVIDENTIRANJE signiranje in klasificiranje priprava odpreme reševanje izhodni/lastni dokument

13. Pojem pošte 1. “Uradna” pošta: • prepoznavna kot sporočilo • jo je možno reproducirati za potrebe poslovanja • v elektronski obliki v predpisanem formatu; • jo je potrebno evidentirati 3. Neevidenčno gradivo 4. Specifično dokumentarno gradivo 13

14. SPREJEMANJE POŠTE V FIZIČNI IN ELEKTRONSKI OBLIKI oblika način sprejem čas sprejema fizična poštna, pooblaščeni poslovni čas kurirska, delavec dostavna služba dežurna služba kadarkoli elektronska el. pošta inf. sistem kadarkoli telefaks el.izmenjava podatkov spletni obrazci

15. Odpiranje pošte • ravnanje z nevarno pošto • pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca • prepoved odpiranja: • tajne pošiljke • ponudbe za razpise • osebne pošiljke • naslovljena na drug organ • postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto • ravnanje s prilogami • obrazci vlog 15

16. Prejemna štampiljka • fizična pošta • praviloma zgornji desni del dokumenta • prva stran dokumenta • ne prekriva teksta • ne na priloge • elektronski dokumenti • zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog 16

17. PREJEMNA ŠTAMPILJKA - PRIMER Ministrstvo za kulturo RS ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE zaporedna številka dokumenta v zadevi številka iz načrta klasifikacijskih znakov zaporedna številka zadeve v okviru enega leta leto (izpisane morajo biti vse štiri številke, ni dovolj npr. 12)

18. Razvrščanje - klasificiranje • klasifikacija zadev in dokumentov evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov • načrt klasifikacijskih znakov • določi predstojnik • vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan pomen in rok hrambe • decimalna razdelitev vsebin z delovnega področja organa • obvezen okvir načrta (Vlada); enoten načrt za posamezno področje (ministri) • številčni znaki; največ pet-mestni, brez vmesnih povezovalnih znakov (PRAVILNO: 12344; Napačno: 123-44) • za daljše časovno obdobje; ob spremembi (dodelitev znaka na 4. ali 5. nivoju) zapis datuma v izvod, namenjen trajni hrambi 18

19. Klasifikacijski načrt Vicedomskega urada za Kranjsko 1492 - 1747 gradivo osrednjega državnega oziroma cesarjevega urada na Kranjskem je razdeljeno v štiri glavne skupine: • Splošno - upravne zadeve • Cerkvene zadeve • Kameralne in urbarialne zadeve • Mitninske zadeve 19

20. GLAVNE SKUPINE IZ OBVEZNEGA OKVIRA 2005 0 DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV 1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE 2 NOTRANJE ZADEVE 3 GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO, PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE 4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO PREMOŽENJE 5 ZUNANJE ZADEVE 6 ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT 7 PRAVOSODJE 8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ 9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9 20

21. OBVEZNI OKVIR NAČRTA KLASIFIKACIJKSKIH ZNAKOV na podlagi katerega javnopravne osebe izdelajo svoje KN Obsega: • klasifikacijski znak • opis pomena klasifikacijskega znaka • opis vsebine klasifikacijskega znaka

22. DECIMALNA KLASIFIKACIJA

23. Dodeljevanje - signiranje glavna pisarna • dodeljevanje zadev in dokumentov • postopek predpiše predstojnik • popolno, nepopolno • presigniranje • dopolnilno dodeljevanje • v evidenci celoten signirni znak • načrt signirnih znakov • določi predstojnik – akt o notranji org. in sist. • vezani na delovno mesto • spremembe le najnujnejše - dokumentirane notranja org.enota strokovni 23

24. Načrt signirnih znakov ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE ( primer – del načrta) 1 DIREKTOR 101 Služba za splošne naloge 101 - 01 Vodja službe 101 - 02 Višji svetovalec - pravnik 101 - 03 Višji svetovalec za tehnične naloge in investicije 101 - 04 Kadrovnik VII/2 101 - 05 Strokovni sodelavec 101 - 06 Tajnica direktorja ... ... 102 Sektor za varstvo najstarejšega arhivskega gradiva 102 -01 Vodja sektorja 102- 01 Višji svetovalec - arhivist 102- 03 Višji svetovalec arhivist .... 24

25. Splošno o evidentiranju • pomen evidence dokumentarnega gradiva • način vodenja evidence • evidentiranje v elektronski obliki • specifično gradivo • neevidenčno gradivo 25

26. nova zadeva vhodni dokument dosigniranje signiranje stara zadeva reševanje Evidentiranje dokumentov • evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov • evidentiranje izhodnih dokumentov • evidentiranje lastnih dokumentov 26

27. Evidentiranje dokumentov Dokument: • subjekt • datum dokumenta • številka dokumenta • kratka vsebina dokumenta • oznaka dokumenta (V, I, L) • signirni znak • število in kratek opis prilog • ključne besede • (drugi podatki) • postopek vpisa dokumenta v evidenco • vlaganje dokumentov v zadeve • kopije dokumentov 27

28. Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov Zadeva: • številka zadeve (klasif.znak – zap.št. / letnica) • subjekt ali tema • ključne besede (opcijsko) • kratka vsebina • stanje • datum začetka • signirni znak • rok hrambe • zveza (če obstaja) • seznam dokumentov v zadevi • ovoj • zadeve po skrajšanem postopku • povezane zadeve • dosje • rešitev zadev v upravnih postopkih • rešitev zadev v drugih postopkih • rešitev zadev iz splošnega poslovanja 28

29. številka V primeru, da je na ovoju možnih več rokov hranjenja, mora javni uslužbenec, ki reši zadevo, ustrezno označiti rok hrambe! 29

30. Sejno gradivo • evidenca - dosje • vsebina evidence sejnega dosjeja: • izvirnik vabila z dnevnim redom in seznamom povabljenih • neoverjen zapisnik prejšnje seje • poročilo o izvrševanju sklepov • gradivo k posameznim točkam dnevnega reda • sejno gradivo • evidenca sklepov 30

31. sejno gradivo 31 31

32. Priprava dokumentov • enotna podoba in prepoznavnost – celostna podoba • pravilnost in enotnost vsebine • oblikovne značilnosti dokumentov - državni grb - naziv ‘Republika Slovenija’ - naziv organa državne uprave - kontaktni podatki - številka dokumenta, - datum - drugi podatki, predpisani za poslovanje - žig, navedba in podpis uradne/ih oseb • žigi (fizična in elektronska oblika) 32

33. Primer uradnega dopisa 33

34. Grafični primer poslovne vizitke Primer poslovne vizitke 34

35. ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV TEKOČA ZBIRKA STALNA ZBIRKA 2 leti rešene

36. Stalna zbirka Posledice selitve gradiva

37. HRAMBA GRADIVA • Način hrambe (v okviru leta po klasifikacijskih znakih!). • Hramba gradiva v elektronski obliki. • Hramba gradiva s tajnimi podatki. • Hramba gradiva na mikrofilmu.

38. Arhivsko gradivo • v zbirki dokumentarnega gradiva je posebej označeno • fizično gradivo hranimo ločeno • za vsak organ javne uprave ga določi pristojni arhiv • področje arhivskega gradiva urejajo predpisi ARHIV RS - predpisi, ki jih izdaja javnopravna oseba v okviru svoje pristojnosti, - uradne, javne evidence, vključno z zbirkami osebnih podatkov, - lastni zapisniki sej z gradivom za seje, • celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka • dokumenti o ustanovitvi, organizaciji in likvidaciji javnopravne osebe, - zapisniki o izidu volitev in referendumov, - plani, poročila in analize vseh vrst (zlasti letni in pomembnejši posamezni). 38

39. Naloge javne arhivske službe pri javnopravnih osebah • vrednotenje dokumentarnega gradiva • dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi javnopravnih oseb glede dokumentarnega gradiva • strokovni nadzor • usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom 39

40. -Javnopravne osebe so državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. - Javno arhivsko gradivo je last Republike Slovenije, razen arhivskega gradiva, za katero so pristojni arhivi samoupravnih lokalnih skupnosti in je last samoupravne lokalne skupnosti. - Javno arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega gradiva na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnih arhivov. 40

41. Sektor za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu 1945 skrbi za varstvo arhivskega gradiva: • Državnega zbora RS • Vlade RS • ministrstev in organov v sestavi • uradov • vladnih služb • zavodov • javnih agencij • javnih skladov • družb s prenesenimi pooblastili 41

42. Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva • arhivi vodijo skupni register javnopravnih oseb, za katere ugotovijo svojo pristojnost in od katerih bodo prevzemali arhivsko gradivo • podatki o javnopravnih osebah se pridobijo iz Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z Agencijo za javnopravne evidence in storitve in ministrom za javno upravo 42

43. Register je objavljen na spletni strani Arhiv RS DOSJE JAVNO PRAVNE OSEBE https://apl.ars.gov.si/regust/index.htm

44. Dolžnosti javnopravnih oseb Skrbeti morajo za: • ohranjanje • materialno varnost • celovitost in • urejenost dokumentarnega gradiva DOKLER NI ODBRANO ARHIVSKO GRADIVO 44

45. Arhivsko gradivo • Arhivsko gradivo je tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb. 45

46. Javnopravne osebe morajo pristojnemu arhivu zagotoviti: • ogled stanja in • posredovati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu 46

47. Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva zagotoviti hrambo trajnega gradiva in drugega dokumentarnega gradiva do poteka rokov hrambe. 47

48. Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so: • sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega • odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega po navodilih arhiva • izdelava seznama odbranega gradiva in • izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu 48

49. Javnopravne osebe morajo zagotavljati ustrezne: • materialne pogoje • kadrovske pogoje • finančne pogoje DOLOČITI MORAJO OSEBO, ODGOVORNO ZA IZVAJANJE TEH OBVEZNOSTI. 49

50. Usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom • uslužbenci, ki delajo z dokumentarnim gradivom morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu • arhivi vodijo evidenco preizkusov strokovne usposobljenosti 50