Noções de Redação Oficial

1. Noções de Redação Oficial Prof. Daniel Lima De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República e da Câmara dos Deputados.

2. O que é redação oficial? A Redação Oficial é o conjunto de correspondência, atos normativos e diversos outros textos usados no serviço público. Sendo assim, além dos aprendizados básicos de uma boa redação, existem fundamentos essenciais na padronização dos documentos, no uso de fórmulas, na estética e na característica da linguagem. Em suma, a Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige seus documentos.

3. Características da redação oficial • Impessoalidade; • Uso da linguagem padrão; • Clareza; • Concisão; • Formalidade e • Uniformidade. Esses atributos decorrem dos princípios da administração pública: LIMPE

4. Os textos oficiais, pelo princípio da publicidade, devem ser redigidos de forma clara, para que possam ser entendidos pelos cidadãos. • A finalidade básica da Redação Oficial é transmitir uma informação do órgão público a outros setores públicos ou à comunidade, dessa forma é imprescindível que os textos estejam escritos de forma impessoal e com máxima clareza.

5. Comunicação da Redação oficial AutorReceptor Adm. Púb. Cidadão Administração Pública

6. IMPESSOALIDADE • Quem se comunica, por meio do texto oficial, é o serviço público e o assunto transcrito é de interesse do órgão. • Condena-se, portanto, qualquer marca pessoal e subjetiva em textos oficiais.

7. FORMALIDADE e PADRONIZAÇÃO • As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma. • Formalidade não significa rebuscamento ou prolixidade. É apenas usar palavras adequadas e se expressar com conteúdo respeitoso ao leitor. • Recomenda-se que a estrutura seja mantida com padronizações semelhantes para facilitar a comunicação

8. Concisão e Clareza • Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. • A Clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão do leitor.

9. Coesão e Coerência • A coesão analisa relação entre termos e idéias. A coerência é o cuidado com o texto como um todo, seu pensamento lógico. • Exemplo:    •     O candidato estuda muito e pouco tempo tem para lazer. Ela fica em casa lendo livros e analisando provas. (Erro de coesão no “Ela”, pois se refere a “candidato”.) •        Meu amigo é candidato a concurso público e tem estudado muito; e pouco tempo lhe sobra para o lazer. Encontro com ele sempre no cinema e nos bares, divertindo-se bastante. (Erro de coerência, pois há uma contradição nas idéias apresentadas.)

10. INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4, DE 6/03/1992 - I •  Deve ser evitado na redação de atos e comunicações oficiais: • a) repetição de palavras e utilização de palavras cognatas; • b) uso de palavra ou expressão de sentido duplo; • c) utilização de expressões locais ou regionais;

11. d) uso de palavras ou expressões estrangeiras, exceto se indispensáveis (em razão do uso consagrado, ou que não tenham exata tradução). Nesses casos, as palavras ou expressões devem ser sublinhadas, grafadas em itálico ou negrito, ou entre aspas; • e) se for necessário fazer remissão a texto legal, deve-se observar que a referência seja completa, com número da lei e data. Exemplo: Lei nº 8.273, de 1978; ou Lei nº 8.273/78.

12. Instrução Normativa nº 4, de 6-3-1992  II • Na redação dos atos normativos: • Representação dos Artigos: a abreviação de Artigo = Art. seguida de numeral ordinal até o 9º. Ex.: (Art. 1º, Art. 2º,... Art. 10., Art. 11., etc O texto de um artigo inicia-se sempre por maiúscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-pontos; Ex: Art. 52. Compete privativamente ao Senado Federal: I- processar e julgar...

13. b)     os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos seguidos de hífen, e iniciados por letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja nome próprio; ao final, são pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o último, que se encerra em ponto, e aquele que contiver desdobramento em alíneas encerra-se por dois-pontos; Ex.: III- aprovar previamente, por voto secreto, após argüição pública, a escolha de: • Magistrados,...; • Ministros do TCU...

14. c)     quando um artigo contiver mais de um parágrafo, usa-se o símbolo ‘§’, seguido de número ordinal ‘º’ até o nono parágrafo, inclusive (§  1º, § 2º, etc.). A partir do de número 10,: (§ 10., § 11., etc.). Nas referências a parágrafo único a grafia é por extenso.

15. d)     as alíneas ou letras de um inciso ou parágrafo deverão ser grafadas com a letra minúscula correspondente, seguida de parêntese: a), b), etc. • e)     os números que correspondem ao desdobramento de alínea deverão ser grafados em algarismos arábicos seguidos de ponto (‘1.’, ‘2.’, etc.). O texto dos números inicia-se por minúscula e termina em ponto-e-vírgula, salvo o último, que se deve encerrar por ponto;

16. f)     os numerais, quando uma palavra: escreve-se por extenso (‘quinze’). Quando mais de uma: serão grafados em algarismos (‘25’). Os numerais que indiquem porcentagem, idem (‘quinze por cento’). E (‘142%’), caso mais de uma palavra. Não se usará indicação em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, por exemplo, 25% (vinte e cinco por cento.);

17. g)     os valores monetários devem ser expressos em algarismos, seguidos da indicação, por extenso, entre parênteses: R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais). Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, não deve ser separado: o cifrão deve ser colocado em uma linha e o numeral na seguinte;

18. h)     as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do mês seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991 e não 02 de maio de 1991). O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbolo de número ordinal, por exemplo, 1º de junho de 1991; • i)     a indicação do ano, ao contrário da do número das leis (Lei 8.112/90), não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e não 1.991;

19. As comunicações Oficiais • Existem características específicas para cada tipo de expediente, porém a alguns aspectos são comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário.

20. Pronomes de tratamento • Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. • Quanto ao verbo: verbo concorda com o substantivo. Ex.: “Vossa Senhoria nomeará o substituto?”; “Vossa Excelência conhece o assunto!”.

21. Quanto aos pronomespossessivos: quando se referirem a pronomes de tratamento são sempre na terceira pessoa. Ex.: Vossa Senhoria nomeará seusubstituto; (E) (Vossa Senhoria nomeará Vossa/vosso...) • Quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”. Se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada.

26. Modelo de envelope para endereçamento • Às autoridades tratadas por Vossa Excelência: A Sua Excelência o Senhor Tarso Genro Ministro de Estado da Justiça 70064-900 – Brasília. DF A Sua Excelência o Senhor Joaquim Domingos Roriz Senado Federal 70165-900 – Brasília. DF

27. Às demais autoridades e particulares: Ao Senhor José Maria Rua ABC, nº 123 12345-000 – Brasília. DF

28. Está abolido o uso do tratamento digníssimo para as autoridades tratadas por Vossa Excelência. • Está dispensado o emprego de ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria. • Doutor não é forma de tratamento, mas por costume pode-se utilizar nos bacharéis em Direito e Medicina.

29. Fechos para comunicações oficiais • O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. • Atualmente existem somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: • Para autoridadessuperiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,

30. b) Para autoridades de mesmahierarquia ou de hierarquiainferior:         Atenciosamente, • Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.

31. Identificação do Signatário • Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. • A forma da identificação deve ser a seguinte:        (espaço para assinatura)        Nome        Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República

32. Ex.: Tarso Genro Ministro de Estado da Justiça

33. Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. • Não há necessidade de usar um traço para servir de base para a assinatura. • O nome do signatário apresenta apenas as iniciais maiúsculas, sem qualquer outro destaque. • Também não há necessidade de se colocar o cargo em letras maiúsculas.

34. Comunicações oficiais • O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam pela finalidade, porém têm a forma semelhante: o oficio, o aviso, e o memorando. Todos possuem a mesma diagramação, o padrão ofício.

35. Partes do Documento no Padrão Ofício: • O aviso, o memorando e o ofício devem conter as seguintes partes: a) Tipo e número de expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. Ex.: Men. 123/ 2008-MF Memo. 123/ 2008-MF Memorando 123/ 2008-MF Aviso 123/ 2008-SG Of. 123/ 2008-ME

36. b) Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita. Ex.: Brasília, 15 de março de 2002. c) Assunto resumo do teor do documento. Ex.: Assunto: Expedição de documentos. Assunto: Necessidade de contratação de pessoal.

37. d) Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído, também, o endereço. e) Texto: • quando se tratar de mero encaminhamento de documentos: Introdução: “Em resposta ao Memorando nº123/ 2008, que trata ... encaminho relatório.

38. Quando não for mero encaminhamento de documentos: Introdução: apresentação do assunto; Desenvolvimento: detalhamento do assunto; Conclusão: recomenda a posição em relação ao assunto. f) Fecho; g) Assinatura do autor da comunicação; e h) Identificação do signatário

39. Diagramação do padrão ofício a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Romande corpo 12 no texto geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; d) Os ofícios, memorando e anexos destes poderão ser impressos e, ambas as faces do papel. Obedecendo as margens para cada face;

40. e) O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) O campo destinado à margem lateral esquerda terá no mínimo, 3,0 cm de largura; g) O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) Espaçamento simples entre as linhas e de uma linha de um parágrafo para outro; i) Evite o uso indiscriminado de recursos que poluam o texto: negrito, itálico, relevo, parênteses..

41. j) A impressão deve ser feita com tinta preta em papel branco. Impressão colorida apenas para gráficos e ilustrações; l) O padrão ofício deve se r impresso em papel A4; m) Preferencialmente use o formato de arquivo: RichText; n) Preferencialmente salve os arquivos da seguinte forma: tipo de doc. + nº doc. + palavras-chave Ex.: “Of. 123 – relação de pessoal.

42. Comunicações Oficiais • ALVARÁ: Definição: Documento escrito por autoridade competente para que se pratique determinado ato. Também recebe o nome de mandado judicial, quando oriundo de autoridade judicial: alvará de soltura. Recebe também o nome de licença, quando oriundo de autoridade administrativa: alvará para funcionamento.

43. Os alvarás são de dois tipos: de licença (têm caráter definitivo e só podem ser revogados por motivos de interesse público); de autorização (têm caráter instável e podem ser cassados).

44. Características: • 1.Título com numeração e data de expedição. • 2.Texto: com designação do cargo da autoridade que expede o alvará; citação da legislação em que se baseia a decisão da autoridade. • 3.Assinatura: nome da autoridade competente sem indicação do cargo, já mencionado no texto. • 4.Local e data: (dispensáveis se já constarem do título).

45. APOSTILA Definição: Apostila é uma comunicação em que se acrescentam informações a um documento público ou ato administrativo anterior para completar o conteúdo. Expressa também um ato pelo qual o documento é anotado, após ser registrado ou averbado.

46. Características: • 1.      Título. • 2.      Texto: esclarece o dispositivo legal do ato referente ao titular. • 3.    Local e Data. • 4.    Assinatura: nome e função ou cargo da autoridade que constatou a necessidade de se efetuar a apostila.

48. ATA • Definição: É o resumo de decisões e acontecimentos de uma reunião ou circunstância com determinado objetivo. A ata costuma ser lavrada em livro ou formulário próprio, autenticado para ter valor legal. A ata é toda redigida em parágrafo único, não podendo conter rasuras ou anotações fora do parágrafo.

49. Em Caso de erro, as correções são realizadas imediatamente, na seqüência, após a expressão “digo”. Se o erro for percebido depois de escrito o parágrafo, deve-se fazer uma ressalva: “Em tempo: na linha tal, onde se lê tal coisa, leia-se tal coisa”.

50. Características: • 1. Título e numeração do departamento (quando digitada). • 2. Ementa (opcional). • 3. Identificação de tempo, lugar, participantes e motivo do encontro, tudo por extenso. • 4. Assuntos tratados. • 5. Declaração de quem lavrou. • 6. Assinaturas.