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Essentials and Forms of Business Letter-writing

Essentials and Forms of Business Letter-writing. 商业信函的组成部分和格式. Layout of a Business Letter 商业信函的格式. Three major forms Indented Form 缩格式 Blocked Form 齐头式 Modified Blocked Form 改良齐头式. 具体收信人 和事由居中. 日期靠右. 段首缩格. 缩格式示例. 结尾敬语和 落款偏右. 除信头外全部左对齐. 齐头式示例. 案号和日期靠右. 改良齐头式示例. 落款偏右.

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Essentials and Forms of Business Letter-writing

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Presentation Transcript

  1. Essentials and Forms of Business Letter-writing 商业信函的组成部分和格式

  2. Layout of a Business Letter商业信函的格式 Three major forms • Indented Form缩格式 • Blocked Form齐头式 • Modified Blocked Form改良齐头式

  3. 具体收信人 和事由居中 日期靠右 段首缩格 缩格式示例 结尾敬语和 落款偏右

  4. 除信头外全部左对齐 齐头式示例

  5. 案号和日期靠右 改良齐头式示例 落款偏右

  6. Parts of a Business Letter 信件组成部分 Essential Parts 必要部分 1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and address 收信人名称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 落款

  7. Optional Parts 附加部分 8. The attention line 具体收信人 9. The subject line 事由 10. The reference notation 案号 11. The enclosure 附件 12. The carbon copy notation 抄送 13. The postscript 附言

  8. 信函组成部分示例 1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn 2.Our Ref. Your Ref. Date: 15th November, 20-- 3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England 8.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 9.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager) 10.QS/AN 11.Enclosures 12.cc our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.

  9. 信头 日期 组成部分分项示例 1.China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn 2. Our Ref. Your Ref. Date: 15th November, 20--

  10. 3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England 8.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 9.Aquatic Products 收信人名称和地址 称呼 具体收信人 事由

  11. 信文 落款 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6. Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager) 结尾敬语

  12. 案号 附件 抄送 附言 10. QS/AN 11. Enclosures 12. cc our Shanghai Branch Office 13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.

  13. 各部分写法 信头和收信人名称、地址 英语：名称在上，地址在下 地址先小后大 中文：名称在上，地址在下 地址先大后小

  14. 公司名称 街道 门牌号 邮编 城市 国家 名称、地址 A UK address: Air Environmental Mechanical Equipment Limited 2076 West Main Street Devon, EX14 0RA U.K.

  15. 单位名称 地址由大到小 中文名称、地址举例 山东理工大学 中国山东省淄博市张店区张周路12号

  16. 中国地址名称用英文写 单位名称 Sinochem Jiangsu Import and Export Corporation Jiangsu International Business Mansion, 50 Zhonghua Road, Nanjing 210001, P.R. China 街道 大楼名称 门牌号 城市 邮编 国家

  17. 日期 位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右 写法： 美式：月-日-年 英式：日-月-年

  18. 美式日期举例 日期

  19. 英式日期举例 日期

  20. 日期写法注意事项 • “月份”最好用文字，如： 1. 2nd May, 20-- 2. 2 May, 20-- 3. 2 May 20-- (Comma can be omitted) 4. September 21st, 20-- 5. September 21,20-- • 避免月份用数字，如 11/12/20--

  21. 称呼 词首字母全大写，用逗号或不用标点符号 • 位置： 必须齐头 • 写法： 对男士（正规）：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士（正规）：Dear Madam, 或Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack, Gentlemen后用冒号

  22. 结尾敬语 • 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 正规场合下常用： 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours, 第二个单词小写，用逗号或不用标点符号

  23. 称呼与结尾敬语的对应关系

  24. 结尾敬语 手写签名 打印签名 职务 公司名称 落款

  25. 具体收信人 • 位置： 1.收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线 • 表示的是承办本信件的具体个人或部门 1.Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming

  26. 事由 • 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 表示的是该信函的主题 1.Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets 2. SHEEP WOOL

  27. 附件 • 位置： 落款之下，左对齐 • 说明该信件有附件 1. Enclosure 2. Enc. 3. Encl. As Stated 4. Enclosure: Brochure

  28. Carbon copy,收信人知道被抄送 Blind carbon copy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里 抄送 • 位置： 附件之下，左对齐 • 表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：bcc Mr. Simpson

  29. stockholm • Stockholm [`stokheum] n.斯德哥尔摩(瑞典首都) Swede • Electrolux Corp. 伊莱克斯 • 伊莱克斯(Electrolux)公司成立于1919年，由Lux有限公司和Elektromekaniska有限公司合并而成，总部设在瑞典斯德哥尔摩。目前伊莱克斯集团每年向全球150多个国家售出5,500多万件家用和专业电器。伊莱克斯是全球最大的厨房、清洁以及户外用途的家电制造商，产品包括冰箱、洗衣机、厨房用具、真空吸尘器、链锯、剪草机以及园艺拖拉机等。伊莱克斯集团旗下拥有许多著名的电器品牌，比如：Electrolux(伊莱克斯)、AEG、Zanussi(扎努西)、Frigidair（北极牌）、Eureka和Husqvarna（胡斯华纳）等

  30. Freezer • 冰柜；冰箱里的冷冻室

  31. insure • 1 投保 • 2（esp US）=ensure • （1）make sure，guarantee • (2) 使某人确信 ensure sb of sth

  32. Johnson & Johnson 总部：1 Johnson & Johnson Plaza, New Brunswick, NJ 08933注： 新布伦斯威克市强生广场 • 美国强生是举世公认的高质量及可信赖的公司。作为一家世界上最大的，最具综合性的医疗保健产品的生产集团，它为消费品、制药业及专业医疗器材市场提供服务。强生公司采用权利下放自主经营的模式，以公司的信条作为基本原则，致力于公司的长期经营，从而取得了世界领先的地位。    强生公司拥有168家子公司，为全世界175个国家提供产品和服务，其销售额超过200亿美元，净利润达28亿美元。强生公司名列全美50家最大的企业之一。在全球医疗保健行业销量名列第一。1996年获美国最高的技术荣誉—国家技术奖章。80年代初强生公司进入中国市场，先后建立了7家分公司和办事处。强生(中国)有限公司是美国强生公司在中国大陆投资的第一家美商独资企业，生产儿童、妇女健康护理日用品。

  33. lavender • [lævində] • n. • [植]熏衣草属, 熏衣草花, 淡紫色 • adj. • 淡紫色的 • vt. • 用熏衣草熏

  34. Inchon 仁川 • 位于韩半岛中西部，与西海相邻，距首都汉城28km左右。国际港口和国际机场，东北亚门户。仁川位于东经126度37分，北纬37度28分，与美国旧金山、华圣顿，西班牙的马德里. 伊朗的德黑兰等位于同一纬度。       仁川的气候比较干燥，受季候风影响较大，冬季主要刮西北风，夏季刮西南风。年平均气温为11.4℃左右, 1月份平均气温为零下3.1℃左右，8月平均气温为24.9℃左右，一年温差为28℃。       降雨量为年平均1152mm，降雨天数为101日左右，与中部和南部的其他地域相比降雨量较少。降雪天数为22天，积雪量为30cm左右，雾偏多，浓雾天数为年平均49天，七月份浓雾最为严重。        仁川地区总产值为25兆5177亿元(占全国的4.7%)，参与经济活动的人口数为120万人，与第一第二产业相比第三产业占的比重较大，形成城市型产业结构。仁川有南洞产业团地、富平产业团地等7个工团，7400多个企业。        仁川于1981年7月1日升格为直辖市，1989年1月1日分别编入了京几道金浦郡桂阳面、瓮津郡永宗、龙游面。1995年1月1日变更为广域市，同年3月1日合并整个江华郡，瓮津郡以及金浦郡黔丹面。       现在仁川的行政区面积为986.45km2，占全国(南韩)总面积的0.98%，由8个区、2个郡,137个邑、面、洞构成。

  35.   到2002年12月31日为止，仁川总人数达到了259.6万余人，87.2万余户，急剧成长为位居汉城和釜山之后列第三位的大城市。        除摩尼山(469m)、 桂阳山 (395m)，大部分山都在海拔300m以下，海岸附近丘陵山地发达，平原规模狭窄。       河川有掘浦川, 清川川, 桂山川等，流入汉江。掘浦川、始川川, 承基川,万寿川,长寿川, 云宴川等流入西海，其中除了掘浦川(11.5km)以外，大部分河川都很短。海岸线属于里亚式海岸 ，长而复杂，有很多岛屿。仁川共有152个岛屿，其中113个岛屿为无人居住的无人岛。        仁川包括美国的3个城市、与7个国家的9个城市缔结了姊妹城市，与4个国家的7个友好协作城市城市进行交流。

  36. 仁川的旧称是弥邹忽，弥邹忽地区作为一个行政区域出现是在高句丽长寿王时（475）名字叫做“买召忽”，到新罗统一三国后的景德王时，名字改为汉字式即“邵城县”。高丽肃宗时期（ 1095~1105）由于曾经是肃宗母亲的老家因此改名升级为“庆源君”。之后在仁宗时期(1122~ 1146)又因为是 仁宗祖顺宗王后李氏的老家而升级为“仁州”，后来虽然由于李资谦之乱仁州李氏没落，但到了恭让王2年（1390）又重新恢复为“庆源府”。因为这里与文宗到仁宗的高丽王室共7代有关联，因此该地区被称为“七代御乡”。随着朝鲜王朝的建立，仁川再一次被降级。但是到了太宗13年，重新规定带有州字的都护府以下的郡、县名要取山、川二字其中之一，于是现在的“仁川”就诞生了，为了纪念这一天（1413年10月15日），将其定为“仁川市民之日”。

  37. PDA: Personal digital assistant（个人数字助理） • PDA（个人数字助理）是称呼小型手持可移动设备的一个术语，可以为个人和商业用途提供计算，信息储存和恢复能力，经常用于保存时间表和地址薄信息。手持式（handheld）是它的同义词。许多人以常用的PDA产品之一的名字作为总称的术语。这些包括惠普的掌上型电脑和3 Com's PalmPilot。

  38. Cereal 粥 • Foodstuff 食品（统称） • Aquatic 水生的 • Herewith 同此，因此

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