BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI

1. e-İçişleri Projesi MODÜLLER Kullanım Durumu ve Kullanıcı Memnuniyeti Araştırması Anketi DEĞERLENDİRME SONUÇLARI SUNUMU BİLGİİŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI

2. Sunum Planı Anketlerin amaçları Anket takvimi Modüller Anketinin Sonuçları Kullanıcı Sayıları Ankete Katılanların Modüllere Göre Dağılımı Ankete Katılanların Unvanlara Göre Dağılımı Anket Özeti Katılım Yapılması Gerekenler Anket Soruları

3. Anketlerdeki Amaç e-İçişleri projesi kapsamında ; veri tabanı ve sistem kayıtları üzerinden örneğin; Kullanıcı Durumu Kayıtlı, Aktif , Günlük, Online Kullanıcı Aktif Birimler ilk 10 Kullanım Durumu İşlem Sayıları Elektronik İmza ve paraf kullanımı oranları işlem gören, gelen ve giden “evrak sayıları” gibi bilgiler, anlık, günlük, haftalık, aylık, yıllık gibi periyotlar halinde raporlanmakta, yayınlanmakta ve izlenmektedir.

4. Anketlerdeki Amaç • Bunlar gibi sayısal olarak ulaşılamayan; • Kullanım durumları • Eğilimler • Eksiklikler • Kullanım yanlışlıkları • Beklentiler • İhtiyaçlar, • gibi belirlenmesi gereken diğer durumlar için anketler uygulanmaktadır. • Alınan cevaplar öncelikle “Tespitler” daha sonra “Yapılması gerekenler” şeklinde raporlanmaktadır. Rapor genel olarak tüm başkanlığa sunulmakta, daha sonra da ilgili birimlere yayınlanmaktadır. İlgili birim anket sonucu belirlenen “yapılması gereken” işlemleri inceleyerek tamamlamaktadır.

5. Anket Takvimi

6. Kullanıcı Sayıları T.C. İçişleri Bakanlığı toplam personel sayısı Temmuz 2012 itibarı ile 62.700 civarındadır. Bu personelin 44.600(%70)’i için e-içişleri projesi kullanıcısı tanımlanmıştır. Bu kullanıcıların 36.800(%60)(%80)’i aktif olarak proje üzerinde işlem yapmaktadır. Araştırmamıza 6.000(%0,10) (%13) (%16)’e yakın kullanıcı katılmıştır.

7. Kullanıcı Sayıları

8. Anket Özeti • Katılım • Katılım toplam sayı olarak yüksek de olsa dağılımı dengeli değildir. • Katılımı az olan kesimler için anket duyuruları daha dikkat çekici yapılmalıdır.

9. Ankete Katılanların Modüllere Göre Dağılımı Ankete katılanların modüllere göre dağılımı şekilde gösterilmiştir. Merkez ve İl Özel İdareleri modül kullanıcılarının ankete katılım oranı düşük olmuştur.

10. Ankete Katılanların Ünvanlara Göre Dağılımı Ankete katılanların unvanlarına göre dağılımı şekilde gösterilmiştir.

11. Yapılması Gerekenler • Tanıtım ve Eğitim Çalışmaları • Başta yöneticiler olmak üzere personele proje öncelikle tanıtılmalıdır. • İnternet sayfalarında veya tanıtım dokümanlarında proje kapsamı açık ve anlaşılır olarak gösterilmelidir. • Proje modülleri ve fonksiyonları, personelin yeni işe girmesi, yeni tayin olması, daha önceki eğitimlere katılıp katılmadığı ve bilgi durumları açısından programlanarak ve bir takvim eşliğinde öğretilmelidir. • Daha önce verilen eğitimlerdeki katılım durumu ve profili bilinmelidir. Eğitimlere katılım arttırılmalı, eğitimler çekici duruma getirilmelidir. • Eğitim anketleri değerlendirilmelidir. Bu anketlerin eğilimi (trendi) incelenmelidir. • İnternet üzerinden yada eğitimler sırasında uygulanacak kısa sınavlar ile kullanıcıların modüller hakkında ne seviyede oldukları ölçülebilir.

12. Yapılması Gerekenler • Eğitim ve tanıtım dokümanları içeriği • Eğitim içeriği güncellenmeli ve kullanıcıyı ve projenin tüm fonksiyonlarını kapsadığı kontrol edilmelidir. • «Uzaktan eğitim» eğitim araçları içine alınmalıdır. • Eğitim ve tanıtım dokümanları adım adım, hareketli ve etkileşimli olmalı personelin her an ulaşabileceği yerlerde tutulmalı ve sunulmalıdır. • Genel eğitimler ve birim içi eğitimler için eğitim dokümanları yayınlanmalı, paylaşılmalı ve ne durumlarda nasıl kullanılacağı tarif edilmelidir.

13. Anket Özeti • Proje Kullanımının yükseltilmesi • Proje kullanımının yükseltilmesi için kullanılan yardımcı programlara gerek olmayacak şekilde tamamlamalar ve bu yazılımların riskleri hakkında bilgilendirmeler yapılmalıdır. • Yardımcı yazılımlara mecbur bırakan, tamamlanamayan fonksiyonlar belirlenmeli, tercih nedenleri bilinmelidir. Bu durumlarda kullanılabilecek yardımcı yazılımlar belirlenmeli bunların genel olarak kullanımı sağlanmalıdır. Yardımcı yazılım kullanım riskleri bilgisi verilmelidir. • Personelin yer değiştirmesinde kullandığı modülden uzaklaşmamasına dikkat edilmelidir.

14. Anket Özeti • Modül eksiklikleri • Modüllerde kısmi eksiklikler olup olmadığı belirlenerek tamamlama analizleri yapılmalı, istek bildir bölümüne gelen istekler biriktirilmeli, dönemler itibarı ile modül tamamlanmalı, güncellenmeli veya yenilenmelidir. • Versiyon yenileme periyotlarında yazılımlar ve kullanıcı memnuniyeti kontrol edilmelidir.

15. Anket Özeti • Analiz çalışmaları • Analizler, her modül için versiyon periyotları belirlenerek yenilenmelidir. • Yapılan analizlerde yazılım ile ilgili personelin analizin farkında olmaları için; bilgilendirilmeleri, analizin içine alınmaları ve ürünlerin, raporların paylaşılması pilot çalışmaların onaylatılması gibi etkin işlemlerle katılımları sağlanmalıdır. • Ürün tamamlandığında analiz dokümanı ile birlikte test edilmeli her ikisinde de tespit edilen tutarsızlıklar bir sonraki analizde tekrarlanmaması ile sorumlularınca paylaşılmalıdır.

16. Anket Özeti • Elektronik Veri Alışverişi • Yazılımlar gereken bilgileri ; • Bakanlık birimlerinden, • Diğer kurumlardan, • kaynağından elektronik olarak alarak kullanılacak şekilde düzenlenmelidir.

17. Anket Özeti • Personel Görüşleri • İstek bildir başta olmak üzere yapılacak olan ara anketler, analizler ile personelden alınan görüşler sınıflandırılarak önem durumuna göre değerlendirilmelidir. • Bu ankette alınan EK ler incelenmelidir.

18. BİLGİİŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI ANKET SORULARI

19. Bu birimde, bu modülü ne zamandır kullanıyorsunuz?

20. Kullandığınız modül ihtiyaçlarınızı ve işinizi karşılıyor mu?

21. Kullandığınız modülü; iş akışı,zaman ve maliyet açısından faydalı buluyor musunuz?

22. Modülün faydalı olma nedenleri nelerdir?

23. Modülün faydasız olma nedenleri nelerdir?

24. Kendinizi kullandığınız modül açısından yeterli görüyor musunuz?

25. Kullandığınız modüldeki yetersizliğinize neden olan faktörler nelerdir?

26. Modülünüz hakkında bir sınava girseniz 100 üzerinden kaç alırdınız?

27. Biriminiz modülü tam olarak kullanıyor mu?

28. e-İçişleri modülleri dışında farklı bir program kullanılıyorsa veya excel, word gibi yardımcı yazılımlar kullanılıyorsa, elde edilen ve kaydedilen verilerin güvenli bir ortamda tutulduğunu düşünüyor musunuz?

29. e-içişleri içinde, biriminize ait işlemlerin yapılabilmesi için oluşturulan yazılım modülünün hazırlanması sırasında yapılan ANALİZ VE ARAŞTIRMA ÇALIŞMALARI nı yeterli buluyor musunuz?

30. Sizce modül yeniden yapılmalı mı?

31. Modülü kullanabilmeniz için hangisi veya hangileri yeterlidir? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri Valilik Kaymakamlık Modülleri

32. Modül hakkında eğitim aldınız mı? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

33. e-İçişleri Eğitimlerine kaç kez katıldınız? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

34. Modülü kullanabilmeniz için gereken bilgi ve eğitim sizin için yeterli mi? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

35. Aldığınız eğitimi biriminizdeki çalışma arkadaşlarınızla nasıl paylaştınız? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

36. Kullanım kılavuzları hakkında aşağıdakilerden hangisi veya hangilerini tercih edersiniz? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

37. Kullandığınız modül, İçişleri Bakanlığı’nın diğer birimlerinden, modül için gereken bilgileri otomatik olarak alabiliyor mu? Merkez Modülleri Ortak Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

38. Kullandığınız modül, İçişleri Bakanlığı dışındaki Kamu Kurumlarından, modül için gereken bilgileri otomatik olarak alabiliyor mu? Merkez Modülleri Ortak Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

39. Üst yöneticinizin (Vali, Vali Yardımcısı, Kaymakam, Daire Başkanı, Genel Müdür Vb.) biriminizle ilgili kullandığınız modülü hakkında bilgisi var mı? Merkez Modülleri Ortak Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

40. Bu modül ile ilgili, modüle eklenmesini istediğiniz bir parça, bölüm veya olsa iyi olacağını düşündüğünüz bir eklenti var mı? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

41. Yeni bir modül ihtiyacınız var mı? Ortak Modülleri Merkez Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri

42. Elektronik ortamda yapılmasının daha kolay olacağını düşündüğünüz bir işiniz var mı? Merkez Modülleri Ortak Modülleri İl Özel İdareleri Modülleri