Sistema de gestió d’efectes GEF Barcelona, 1 de setembre de 2010

1. Sistema de gestió d’efectes GEF Barcelona, 1 de setembre de 2010

2. 1 Introducció 2 El sistema. Objectius i funcionalitats 3 Fases de la implantació 4 Desplegament en un partit judicial 5 Demostració de l’aplicació Pàgina 2

3. Introducció Estat deficient • L’estat en què es trobaven els dipòsits judicials era molt deficient. Desordre • La no-utilització d’espais específics (sovint s’utilitzaven els mateixos espais de l’arxiu) havia provocat en la majoria dels casos un gran desordre, que impedia saber què hi havia i on era cada peça. Manca de seguretat • També s’evidenciava una manca de seguretat en la custòdia, en no haver-hi mesures de restricció d’accés a les peces: eren a l’abast de tots els funcionaris i, fins i tot, en llocs de pas oberts al públic. Acumulació d’objectes • El resultat: els objectes que entraven s’acumulaven en espais no específics, no se’n feia el manteniment adequat i no es controlaven els moviments que tenien fins a la destinació final, quan sortien del dipòsit. Pàgina 3

4. Introducció Pàgina 4

5. Introducció Pàgina 5

6. Introducció Objectes que no han d’estar als dipòsits Pàgina 6

7. Objectes que no han d’estar als dipòsits Introducció Pàgina 7

8. Introducció Mesures de millora: el Pla de dipòsits • Davant d’aquesta situació, des de l’any 2006 s’ha endegat un Pla de dipòsits. • Inicialment aquest Pla ha consistit a ordenar, inventariar i netejar els espais que els òrgans judicials utilitzaven com a dipòsits. • S’ha designat personal de reforç del cos d’auxili judicial al deganat del partit judicial on s’ inicia l’actuació, que es fa mitjançant un expedient governatiu, a fi d’actuar de manera homogènia i conjunta a tots els òrgans del partit judicial. • S’elabora un inventari de totes les peces, tant de les identificades com de les no identificades (manca procediment judicial a què pertanyen), que s’introdueixen en una base de dades, i es generen llistats perquè es puguin prendre decisions sobre destinació o conservació de les peces. • S’ofereix suport amb personal de reforç als trasllats d’edificis judicials, perquè les peces quedessin ben ubicades als espais destinats específicament a aquesta finalitat. Pàgina 8

9. Introducció Resum actuacions Pla de dipòsits (2006- juny de 2010) Pàgina 9

10. Introducció Resultats de l’actuació Abans Després Pàgina 10

11. Introducció Abans Després Pàgina 11

12. Introducció Espais adequats als edificis nous En els edificis judicials construïts darrerament ja s’ha tingut en compte la necessitat de dotar d’espais adequats a aquesta finalitat. Pàgina 12

13. 1 Introducció 2 El sistema. Objectius i funcionalitats 3 Fases de la implantació 4 Desplegament en un partit judicial 5 Demostració de l’aplicació Pàgina 13

14. EXPEDIENT ELECTRÒNIC El sistema. Objectius i funcionalitats FUTURIBLES EXTRANET DEL PROFESSIONAL EN CONSTRUCCIÓ CONSULTA CSV (CODI SEGUR VERIFICACIÓ) PRESENTACIÓTELEMÀTICADEMANDES ENTRADA ESCRITS RECEPCIÓ NOTIFICACIONS ASSISTÈNCIA JURÍDICA GRATUÏTA COMUNICA-CIÓ I AVISOS EN PRODUCCIÓ GESTIÓ D’EFECTES SEGURETAT / FIRMA ELECTRÒNICA EJIS ADMINISTRACIÓ DE JUSTÍCIA XARXA J U D I C I A L I N T E R N A COMUNICACIONS ENTITATS EXTERNES SOCIAL CIVIL MERCANTIL CONTEN-ADMIN GOVERNATIUS ALARDE AUDIÈNCIES MEDICINA LEGAL PENAL SERVEI DE GUÀRDIA VIOLÈNCIA DOMÈSTICA MENORS VIGILÀNCIA PENITEN-CIÀRIA GESTIÓ REQUERIMENTS POLICIALS FISCALIES ATESTATS MINISTERI DE JUSTÍCIA REGISTRE I REPARTIMENT ESCRITS I DOCUMENTS GESTIÓ D’EFECTES GESTIÓ D’EFECTES SUBHASTES SERVEI TRADUCCIÓ SERVEI ACTES COMUNICACIÓ SERVEI DE PERITATGE GESTIÓ ARXIUS MÒDUL D’ARXIUS DE GESTIÓ CONSEJO GENERAL PODER JUDICIAL EDITOR COMPO-SITOR ORGANIT-ZADOR GESTIÓ COORDINA-DOR RECURSOS MATERIALS GESTIÓ PERSONES SAFATA FIRMA ESTADÍS-TIQUES SEGURETAT / FIRMA ELECTRÒNICA SEGURETAT / FIRMA ELECTRÒNICA FGE MOTOR DE TRAMITACIÓ INFRAESTRUCTURA JURÍDICA COSSOS FORCES DE SEGURETAT DOCUMENTS AJ ALTRES CCAA QUADRE DE COMANDA-MENT GESTOR DOCUMENTAL BASE DE DADES …….. SEGURETAT / FIRMA ELECTRÒNICA Pàgina 14

15. El sistema. Objectius i funcionalitats Objectius • Cobrir totes les funcionalitats relacionades amb la gestió de les peces de convicció, des de la seva entrada en un procediment judicial fins a la seva destinació final. • Tenir identificades i ubicades totes les peces de convicció. • Aconseguir que els dipòsits judicials continguin únicament les peces que legalment correspongui. • Facilitar als jutjats el control de les peces de convicció i, per tant, dels dipòsits. • Millorar l’eficiència de l’oficina judicial en les tasques de gestió de peces. Pàgina 15

16. El sistema. Objectius i funcionalitats Funcionalitats principals • Permetre una identificació ràpida dels objectes mitjançant codis de barres i fotografies. • Gestió dels objectes retinguts (ubicació, situació, custòdia). • Control de les sol·licituds de préstec o cessions temporals (sortides dels magatzems). • Gestió de les ubicacions físiques: dipòsits, magatzems interns i externs i altres ubicacions especials. • Registre de les actuacions sobre els objectes (històric de moviments). • Control de costos. • Generació d’estadístiques i inventaris. Pàgina 16

17. 1 Introducció 2 El sistema. Objectius i funcionalitats 3 Fases de la implantació 4 Desplegament en un partit judicial 5 Demostració de l’aplicació Pàgina 17

18. Prestatgeria Prestatge 1 C1 C4 Prestatge 2 C7 C2 C10 C5 C8 C3 C11 Caixa C9 C12 Fases de la implantació Per poder disposar del nou sistema GEF en un termini curt de temps s’ha dividit el projecte en 2 fases. Pel que fa a la primera, es va començar fent un pilot a Cerdanyola del Vallès, amb un resultat plenament satisfactori. Fase 1. Inventari inicial de les peces de convicció i objectes relacionats, amb totes les funcionalitats pròpies (codi de barres, fotografies, ubicació, operacions amb el terminal, notes de l’objecte) i estructura orgànica necessària (dipòsit, ubicació, jutjat). Pàgina 18

19. Fases de la implantació La fase 1 permet gestionar les tasques prèvies per a la posada en marxa d’un dipòsit judicial conjuntament amb els òrgans judicials als quals dóna servei. • Escriptori de tasques • Alta i manteniment de les peces de convicció • Alta i manteniment dels dipòsits • Alta i manteniment de les ubicacions d’un dipòsit • Notes afegides a un objecte • Àrea de consultes • Dades generals • Incorporar operacions del terminal de mà Pàgina 19

20. Fases de la implantació Fase 2. Integració amb els actuals receptors de peces de convicció: TEMIS2, registre, gestió processal i tramitació, juntament amb la resta de funcionalitats que completen el mòdul definit en l’anàlisi funcional. Temis 2 -Registre -Gestió Processal GEF òrgan judicial òrgan judicial Dipòsit peces òrgan judicial D’aquesta segona fase es farà un pilot a Cerdanyola del Vallès durant el quart trimestre del 2010. Pàgina 20

21. Fases de la implantació En la fase 2 el sistema de gestió d’efectes s’integra amb el sistema de gestió processal (Temis2/ejustícia.cat). Les noves funcionalitats de l’aplicació són: • S’amplien les funcionalitats de l’escriptori de tasques. • Es crea una safata d’entrada de peces de convicció del jutjat. A partir de fase 2 es podrà derivar, incorporar o rebutjar una peça. El secretari podrà signar l’ofici d’entrada. • Es crea una safata d’entrada de peces de convicció del dipòsit. També es podrà incorporar o rebutjar una peça. • Gestió de la safata de sortides. Es permetrà acceptar o rebutjar una petició de sortida d’una peça. • Gestió d’actuacions (destrucció, itineració o retorn al propietari dels objectes de la peça). Pàgina 21

22. Fases de la implantació • Safata de comunicats. Permetrà l’entrada i sortida de comunicats entre els usuaris de GEF i es permetrà la generació dels avisos parametritzats. • Ampliació de l’àrea de consultes: costos. • Serveis d’integració. Es realitzarà la integració de Gestió d’efectes amb el mòdul de tramitació de Temis 2 i els mòduls del sistema d’informació e-justícia.cat: organitzador, servei d ‘enviament de fax a entitats externes, gestió de documents i signatura electrònica (oficis). • Gestió de l’espai. Es permetrà moure objectes i ubicacions (caixes) GEF Pàgina 22

23. 1 Introducció 2 El sistema. Objectius i funcionalitats 3 Fases de la implantació 4 Desplegament en un partit judicial 5 Demostració de l’aplicació Pàgina 23

24. Desplegament en un partit judicial La posada en marxa del nou sistema consisteix en un seguit de tasques agrupades en 3 blocs: • Migració: Configuració dels dipòsits i perfils d’usuari I càrrega de les dades actuals, emmagatzemades en MS Access, en el nou sistema • Formació: Sessions formatives per al personal que haurà de fer servir l'aplicació (secretaris/es i auxilis) • Suport: Tasques de suport, resolució de dubtes i incidències que sorgeixin un cop posat en marxa el nou sistema L’estratègia de posada en marxa consisteix a planificar les tasques de manera que els diferents jutjats comencin coincidint amb la setmana de guàrdia. Pàgina 24

25. Alguns exemples amb GEF Desplegament en un partit judicial Pàgina 25

26. Desplegament en un partit judicial Pàgina 26

27. Desplegament en un partit judicial Pàgina 27

28. Partits judicials on s’ha fet tasques d’ordenació i inventari dins Pla Dipòsits (2006-2010) Partits finalitzats: 44 Partits pendents: 5 Pàgina 28

29. Desplegament de GEF La Seu d’Urgell La Seu d’Urgell Figueres La Bisbal Cervera Cervera Cerdanyola del Vallès Vilafranca del Penedès Valls Valls Barcelona El Vendrell El Vendrell L’Hospitalet de Llobregat Gandesa El Prat de Llobregat Vilanova i la Geltrú Amposta Nombre peces inventariades: 14.540 Nombre d’objectes inventariats: 23.524 El nombre de peces inventariades a GEF: 12,54 % de peces als dipòsits judicials Pàgina 29

30. 1 Introducció 2 El sistema. Objectius i funcionalitats 3 Fases de la implantació 4 Desplegament en un partit judicial 5 Demostració de l’aplicació Pàgina 30

31. Demostració de l’aplicació Pàgina 31

32. Demostració de l’aplicació Pàgina 32

33. Demostració de l’aplicació Pàgina 33

34. Demostració de l’aplicació Pàgina 34

35. Demostració de l’aplicació Pàgina 35

36. Demostració de l’aplicació Pàgina 36

37. Demostració de l’aplicació Pàgina 37

38. Demostració de l’aplicació Pàgina 38

39. Demostració de l’aplicació Pàgina 39

40. Demostració de l’aplicació Pàgina 40

41. Demostració de l’aplicació Pàgina 41

42. Gràcies per la vostra atenció