Semplificazione del linguaggio amministrativo

1. Semplificazionedel linguaggio amministrativo La semplificazione del linguaggioDal cartaceo al web, dalla lettera all’e-maila cura di Alberto Ardizzonemarzo-aprile 2009

2. Buona comunicazione nella pubblica amministrazione • Comprensibile • chiara, semplice, vicina ai bisogni del cittadino • Universale • senza barriere all’accesso • 1993. Codice di stile • 1997. Manuale di stile • 2002. Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi (Direttiva Frattini) – progetto Chiaro • 2003. Manuale di scrittura amministrativa • 2005. Direttiva Baccini • 1999. Linee guida per l’accessibilità dei contenuti web (WCAG) 1.0 • 2004. Legge 4/2004 (Legge “Stanca”) • 2005. DM 8 luglio 2005I requisiti tecnici • 2006. Codice amministrazione digitale • 2008. Linee guida per l’accessibilità dei contenuti web (WCAG) 2.0

3. Comunico per farmi capire… • semplificazione del linguaggio • vicino alla lingua parlata dei cittadini • testi pensati e scritti per essere compresi • trasparenza dell’azione amministrativa La comunicazione delle pubbliche amministrazioni deve soddisfare i requisiti della chiarezza, semplicità e sinteticità e, nel contempo, garantire completezza e correttezza dell’informazione. (dalla Direttiva sulle attività di comunicazione delle PA 7 febbraio 2002) efficacia legittimità chiarezza piano giuridico piano comunicativo

4. … da tutti • eliminazione delle barriere all’accesso • prima di scrivere, penso accessibile universalità legittimità chiarezza

5. La comunicazione nella p.a.alcuni degli strumenti più utilizzati • Comunicazione interna • bacheche, affissioni, lettere • posta elettronica (strumento privilegiato) • Comunicazione esterna • sito web, posta elettronica • documentazione allegata, presentazione Avvisi Decreti Circolari Lettere Pagine web Modulistica • Verso un modello integrato di comunicazione • nelle strategie • nelle azioni • … ma anche nel metodo: il documento chiaro, riconoscibile e anche universale

6. Un esempio Tali posizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui esercizio prescinde dall’adozione di atti permissivi dell’Amministrazione, ma in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di tipo suindicato.

7. E allora? ?

8. Allora • Diffidenza • Senso di frustrazione • Senso di estraneità La pubblica amministrazione vista come un soggettolontano, freddo, distante

9. senza emozioni

10. Dalla redazione alla relazioneAlessandro Lucchini su YouTube “L’emozione che muove il linguaggio è parte importante della nostra relazione con il pubblico”

11. … ma perché bisogna semplificare il linguaggio burocratico? • Per rispettare la Costituzione • Una pubblica amministrazione realmente al servizio dei cittadini, come prevede l'articolo 98 della Costituzione italiana (“I pubblici impiegati sono al servizio esclusivo della Nazione”), deve garantire una comunicazione chiara e univoca. • Per rispettare i cittadini • Il censimento del 1991 rivela che oltre il 60% della popolazione non possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il linguaggio burocratico. • Per rispettare i principi della legge sul procedimento amministrativo(legge n.241 del 1990 e successive modifiche) • Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo sull'attività svolta dalla pubblica amministrazione, rendendo effettivo il principio della trasparenza amministrativa.

12. Le tre vie verso la semplificazione • ORGANIZZARE il testo secondo un preciso piano che tenga conto, di volta in volta, dei destinatari, degli obiettivi e della priorità delle informazioni • USARE FRASI BREVI, di 20 parole al massimo • Preferire le PAROLE PIU’ COMUNI della lingua italiana Maria Emanuela Piemontese Guida alla redazionedei documenti amministrativiin Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

13. Guida alla redazione dei documenti amministrativi I suggerimenti forniti dalla Guida riguardano tre aspetti del testo • l'organizzazione logico-concettuale, cioè il modo in cui le informazioni sono presentate; • la sintassi, cioè il modo in cui le parole si collegano tra loro e formano le frasi; • il lessico, cioè le parole scelte per comunicare Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

14. Guida alla redazione l'organizzazione logico-concettuale 1 • Pianificare il testo • Chi è il destinatario? A chi scrivo? • Qual è il contenuto? Che cosa scrivo? • Qual è l'obiettivo? Perché scrivo? • Organizzare le informazioni • Raccogliere le informazioni • Prendere appunti • Fare la scaletta • Ordinare i punti della scaletta Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

15. Guida alla redazione l'organizzazione logico-concettuale 2 • Scrivere il testo • Dare forma linguistica alle proprie idee • Esplicitare l'oggetto del testo Perché sia davvero di aiuto, l'oggetto, oltre ad essere esplicito, deve essere presentato in modo semplice e chiaro. • Fornire tutte le informazioni necessarie le 5 w (who?, what?, when?, where?, why?, cioè "chi?", "che cosa?", "quando?", "dove?" e "perché/come?"). • Ordinare le informazioni Ai fini della chiarezza del testo, è preferibile che le informazioni principali precedano quelle secondarie. Esse devono essere cioè immediatamente riconosciute come tali da chi legge Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

16. Guida alla redazione l'organizzazione logico-concettuale 3 • Scrivere il testo • Raggruppare le informazioni in blocchi omogenei Quanto più il testo è esteso, tanto più occorre raggruppare le informazioni in blocchi (paragrafi e capoversi) coerenti, completi e ordinati. • Non dare nulla per scontato • Badare alla coerenza e alla coesione del testo Un testo è coerente quando le sue varie parti parlano "della stessa cosa", cioè quando esiste tra esse un continuo ed evidente legame di significato. Un testo ha una sua coesione, invece, quando il collegamento tra le varie parti è assicurato da legami linguistici di tipo grammaticale (come i pronomi) o di tipo lessicale (come le congiunzioni, gli avverbi ecc.). Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

17. La sintassi Per quanto riguarda la sintassi, cioè il modo di organizzare le parole in frasi un testo è tanto più facile da leggere e da capire quanto più le sue frasi sono brevi, ma anche semplici e lineari • Scrivere frasi brevi • Scrivere frasi semplici e lineari • Scrivere frasi con verbi di forma attiva • Specificare sempre il soggetto • Scrivere frasi di forma affermativa • Preferire, se possibile, modi e tempi verbali semplici Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

18. Il lessico • Usare parole comuni • Usare parole concrete e dirette • Usare pochi termini tecnico-specialistici • Usare poche sigle e abbreviazioni • Rivedere e controllare il testo • Riscrivere singole parti del testo o frasi se esse non sono abbastanza brevi, semplici, chiare • Rileggere attentamente il testo dopo averlo riscritto in modo più semplice. • Far rileggere il testo ad altre persone (che non hanno partecipato alla pianificazione e stesura del testo) per controllarne la leggibilità e comprensibilità Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

19. Usare parole comuni 1 Un testo è chiaro se chi legge capisce tutte le parole che esso contiene recarsi andare giungere arrivare evacuare abbandonare all’uopo perciò/anche diniego rifiuto fattispecie caso differimento rinvio Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

20. Usare parole comuni 2 La Signoria Vostra Lei in ottemperanza a come prevede istanza corredata di domanda completa di ci pregiamo d’informare la S.V. che La informiamo che de iure di diritto stage seminario meeting riunione/incontro/convegno al fine di – con l’obiettivo di –allo scopo di per Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

21. Usare parole concrete e dirette 1 Un testo è chiaro se usa parole non solo note a tutti, ma di significato immediato e concreto (es. i verbi) liquidi/liquidità denaro/soldi (rapida) definizione definire (rapidamente) Esperienze di confronto di modalità di servizio tra amministrazioni pubbliche Esperienze in cui le amministrazioni confrontano i diversi modi di prestare un servizio pubblico dare comunicazione comunicare apporre la firma firmare avere la possibilità di… potere Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

22. Usare parole concrete e dirette 2 disdettare dare disdetta relazionare fare una relazione È vietato detenere È vietato avere (tenere, possedere) Si sono registrate molte adesioni Molti hanno aderito Non impossibile possibile Il Quirinale Il Presidente della Repubblica condizione ostativa impedimento Provvedimento esecutivo di rilascio sfratto Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

23. Usare pochi termini tecnico-specialistici Quando è possibile, è preferibile usare parole di uso comune al posto di termini tecnici, meno noti e chiari. (quando è inevitabile, fornire brevi spiegazioni o un glossario) oblazione pagamento istanza richiesta ingiunzione ordine porre in essere creare/generare/provocare/porre/imporre procedere all’annullamento annullare Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

24. Alcune note sulla punteggiatura 1 • Il punto fermo Poiché le frasi brevi rendono il testo più leggibile, un suggerimento utile è di usare frequentemente il punto, facendo frasi lunghe al massimo 20-25 parole • La virgola Non va usata tra soggetto e predicato verbale o tra quest’ultimo e il suo complemento oggetto. È usata per separare elementi di un elenco, incisi, proposizioni subordinate • Il punto e virgola Segna una pausa più forte della virgola, ma meno lunga di quella indicata dal punto fermo. Il punto e virgola separa due frasi indipendenti tra loro ma che concettualmente siano in rapporto di continuità. Precede quindi quelle congiunzioni che introducono una principale (pertanto, quindi, tuttavia, ecc.). Può separare anche i membri di un elenco (Raso, La scrittura burocratica) Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

25. Alcune note sulla punteggiatura 2 • I due punti Servono ad introdurre elenchi,spiegazioni, chiarimenti • Le virgolette Sono usate, di norma, per isolare parole altrui o citazioni.Spesso sono usate per attribuire alle parole sensi particolari, ma quest’uso non giova alla chiarezza del testo • Trattini e parentesi Sono usati per isolare incisi all’interno della frase. Poiché gli incisi spostano l’attenzione di chi legge dagli elementi principali della frase su quelli secondari, è preferibile evitarli. Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

26. Guida per un controllo finale del testo Prima di stampare un testo, è opportuno fare un ultimo controllo finale per vedere se rispetta i criteri di • Ordine • Semplicità • Essenzialità • Leggibilità materiale Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

27. Guida per un controllo finale del testoUn testo è ordinato se • le informazioni rispettano un ordine gerarchico • i destinatari, gli obiettivi e il contenuto sono ben chiari a chi scrive • si presenta in pacchetti omogenei di informazioni • la stessa cosa (persona, oggetto, ecc.) è chiamata sempre con lo stesso termine • non contiene frasi più lunghe di 20-25 parole • rispetta le regole della grammatica nell’uso della punteggiatura Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

28. Guida per un controllo finale del testoUn testo è essenziale se non contiene • troppi aggettivi e avverbi • parole di tono troppo elevato, ricercate e solenni • parole di linguaggi tecnico-specialistici quando non necessarie • formulazioni troppo minuziose • parole e locuzioni tra virgolette, usate cioè con un senso diverso da quello comune • abbreviazioni o sigle poco comuni Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

29. Guida per un controllo finale del testoUn testo è semplice se usa • parole di uso comune • parole brevi • parole di significato non ambiguo • parole di origine italiana • parole intere (e non abbreviazioni, sigle, ecc.) • parole tecnico-specialistiche necessarie e accompagnate da spiegazione breve e comprensibile Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

30. Guida per un controllo finale del testoUn testo è materialmente leggibile se usa alcuni accorgimenti tecnici che non sono secondari né banali. Per esempio contribuiscono a rendere più leggibile un testo anche alcuni criteri grafico-tipografici e alcuni accorgimenti redazionali. Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

31. EsempioCalvino e l’antilingua Ogni giorno, soprattutto da cent'anni a questa parte, per un processo ormai automatico, centinaia di migliaia di nostri concittadini traducono mentalmente con la velocità di macchine elettroniche la lingua italiana in un’antilingua inesistente. Avvocati e funzionari, gabinetti ministeriali e consigli d’amministrazione, redazioni di giornali e di telegiornali scrivono parlano pensano nell'antilingua. Caratteristica principale dell’antilingua è quello che definirei il «terrore semantico», cioè la fuga di fronte a ogni vocabolo che abbia di per se stesso un significato, come se «fiasco» «stufa» «carbone» fossero parole oscene, come se «andare» «trovare» «sapere» indicassero azioni turpi. Italo Calvino. Articolo apparso su Il Giorno del 3 febbraio 1965

32. EsempioCalvino e l’antilingua «Il brigadiere è davanti alla macchina da scrivere. L'interrogato, seduto davanti a lui, risponde alle domande un po' balbettando, ma attento a dire tutto quel che ha da dire nel modo più preciso e senza una parola di troppo: «Stamattina presto andavo in cantina ad accendere la stufa e ho trovato tutti questi fiaschi di vino dietro la cesta del carbone. Ne ho preso uno per bermelo a cena. Non ne sapevo niente che la bottiglieria di sopra era stata scassinata». Impassibile, il brigadiere batte veloce sui tasti la sua fedele trascrizione: «Il sottoscritto essendosi recato nelle prime ore antimeridiane nei locali dello scantinato per eseguire l’avviamento dell'impianto termico, dichiara d’essere casualmente incorso nel rinvenimento di un quantitativo di prodotti vinicoli, situati in posizione retrostante al recipiente adibito al contenimento del combustibile, e di aver effettuato l’asportazione di uno dei detti articoli nell'intento di consumarlo durante il pranzo pomeridiano, non essendo a conoscenza dell'avvenuta effrazione dell'esercizio soprastante».

33. EsempioCalvino e l’antilingua: un’analisi comparativa da Tommaso Raso, La scrittura burocratica, Carocci, 2005

34. 2002: Direttiva sulla semplificazione del linguaggio e dei testi amministrativi (“Direttiva Frattini”) Detta regole stilistiche simili a quelle già contenute nel Codice e nel Manuale.

35. Regole di comunicazione 1 • Avere (e rendere) sempre chiaro il contenuto del testo • Individuare sempre il destinatario • Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico • Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo • Individuare la struttura giuridica più efficace per comunicare gli atti Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

36. Regole di comunicazione 2 • Verificare la completezza delle informazioni • Verificare la correttezza delle informazioni • Verificare la semplicità del testo • Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo • Rileggere sempre i testi scritti Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

37. Frasi brevi • Scrivere frasi brevi Qualora dal controllo dovesse emergere la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici conseguiti sulla base della dichiarazione non veritiera, fermo restando quanto previsto dall’art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, in materia di sanzioni penali Chi rilascia una dichiarazione falsa, anche in parte, perde i benefici descritti e subisce sanzioni penali*. * Articolo 26, legge n.15 del 4.1.68). Le ricerche dicono che frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

38. Parole comuni • Usare parole del linguaggio comune L’Ufficio Trattamento Economico in indirizzo, cesserà la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001. Dal 1 maggio 2001 il nostro Ufficio sospenderà i pagamenti. Il Vocabolario di base (Di Mauro) della lingua italiana contiene meno di 7000 parole e sono quelle che dobbiamo preferire se vogliamo essere capiti da chi legge. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

39. Termini tecnici all’osso • Usare pochi termini tecnici e spiegarli Tali posizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui esercizio prescinde dall’adozione di atti permissivi dell’Amministrazione, ma in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di tipo suindicato. I cittadini che vogliono iniziare un’attività devono chiedere un’autorizzazione alle amministrazioni competenti. In media, in un testo amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. Usare solo quelle necessarie e spiegarle in una nota oppure in un glossario. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

40. Attenzione alle sigle • Usare poco abbreviazioni e sigle Vi chiediamo di indicare al responsabile dell’Ufficio Regionale per le Politiche Agricole (Urpa) i membri della commissione per il rilascio del patentino. Le SS.LL. sono pregate di indicare al responsabi¬le dell’ U. R. P. A. i membri della Commissione preposta al rilascio del patentino. Limitare abbreviazioni e sigle: ovvie per chi scrive ma non capite da chi legge. Se ci sono scriviamole per esteso. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

41. Forma attiva • Usare verbi nella forma attiva e affermativa Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della Commissione. Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002 Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa è più incisivo, le frasi sono più brevi, la lettura più rapida.

42. Frasi semplici • Legare le parole e le frasi in modo breve e chiaro … stanti le urgenti ed indifferibili esigenze di personale in grado di garantire adeguata e qua-lificata attività di assistenza tecnica ai lavori ed agli interventi programmati dal Settore dipartimentale 8 … … poiché il dipartimento 8 ha urgente bisogno di personale qualificato per svolgere i lavori e gli interventi programmati … Costruire il testo in modo semplice e compatto: rendere esplicito il soggetto e ripeterlo quando è necessario. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

43. Separa le frasi e facilita la lettura • Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la punteggiatura Anche nel settore pubblico emergono nuovi rapporti con istituzioni di diversa natura. Questo fenomeno pone due ordini di problemi. In primo luogo, dobbiamo ridefinire le procedure di decisioni delle istituzioni politiche. In secondo luogo, dobbiamo ridefinire le responsabilità delle amministrazioni pubbliche nella gestione dei servizi. L’emergere di nuove modalità d’interazione anche nel settore pubblico che coinvolgono istituzioni di diversa natura hanno inevitabilmente posto quesiti intorno alle configurazioni sia dei processi di decision making politico sia nelle configurazioni delle Amministrazioni pubbliche e responsabili dell’offerta di servizi pubblici. “Questi usi sono retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stile e il tono della comunicazione: essi devono essere eliminati o ridotti quanto più è possibile. La punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unità di senso” Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

44. MAIUSCOLA vs minuscola • La pratica consistente nel voler mettere in risalto un termine tramite l’iniziale maiuscola (a volte persino per mezzo dell’iniziale «di rispetto») deturpa, livella e appesantisce la presentazione di un testo NUOVO DIRETTORE ALL’UFFICIO DI COOPERAZIONE Nuovo direttore all’Ufficio di cooperazione Fonte: Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali (Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee)

45. Scrivi italiano • Evitare neologismi, parole straniere e latinismi La gestione di questo servizio sarà affidata a un soggetto esterno. Tale servizio, come è noto, dovrà essere esternalizzato. Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio. Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi. “È ormai frequente il ricorso a termini tecnici propri della società dell’informazione e dell’elettronica: da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua italiana” Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

46. Meglio l’indicativo (a volte) Se la commissione si riunirà per tempo le delibere saranno ancora valide. Ove la Commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002 L’indicativo rende il testo più diretto ed evita informazioni implicite o ambigue.

47. … anche se … “Il congiuntivo è l’universo del dubbio, dell’attesa, del desiderio, della speranza, di tutte le possibilità. Che cosa sarebbe di noi, se non potessimo contare su ciò che non esiste?”.(Erik Orsenna, I cavalieri del congiuntivo)

48. Evidenzia, ma con sobrietà • Usare in maniera corretta le possibilità di composizione grafica del testo “Neretti, sottolineature, corsivi, caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni esempi di tali possibilità e possono aiutare a focalizzare l’attenzione. È bene tuttavia non abusarne e utilizzarli con parsimonia. Il testo sobrio è sempre visivamente leggibile e coerente.” Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

49. La concretezza aiuta a capire Il nostro URP le risponderà entro 24 ore. Le risposte dell’URP sono tempestive. Il servizio di lavanderia comprende lavaggio, disinfezione, stiratura, consegna a domicilio. Il servizio di lavanderia è completo. “Non si tratta di eliminare gli aggettivi, ma di non accontentarsi di sciorinarli sulla pagina, anche perché il lettore sarà il primo a non accontentarsi. Meglio sostituire o aggiungere all’aggettivo informazioni concrete.” Fonte: Luisa Carrada,Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 (pag. 30)

50. Indice di leggibilità. Flesch-Vacca • Considerailnumerodellesillabe • Adattaall’italianol’indiceinglesediFlesch • F>60: alta • 50<F<60: media • F<40: bassa F = 206 - (0,6 * S) – P 0,6:costante relativa alla lunghezza media delle parole italiane S: numero sillabe in un campione di 100 parole P: numero medio parole per frase in un campione di 100 parole