Organizačný a personálny audit

1. Organizačný a personálny audit PhDr. Karol Kleinmann, Salvus s.r.o

2. Je spôsob, akým sa posudzuje: • organizačná štruktúra organizácie • efektívnosť firemných procesov a informačných tokov • činnosti vykonávané neefektívne alebo duplicitne • vyťaženosť jednotlivých pracovníkov • vhodnosť a plnenie kvalifikačných požiadaviek na jednotlivé funkcie • osobnostný profil pracovníkov s pomenovaním silných a slabých stránok pracovníkovej osobnosti

3. Organizačný a personálny audit je: • proces šitý na mieru konkrétnej organizácie a jej situácie • prebieha v úzkej súčinnosti a s aktívnou spoluprácouvrcholového manažmentu • preto dáva konkrétne odpovede na aktuálne otázky dôležité pre ďalšie smerovaniefirmy. • Využívajú ho firmy stojace pred zmenou(akvizície a fúzie, rozbiehanienových projektov a produktov, firma v kríze...)

4. Cieľom auditu je: • nezávislé objektívne posúdeniesituácie spoločnosti • identifikácia a analýza silných a slabých stránok • sformulovanie odporúčaní • následnáimplementácia opatrení smerujúcich k optimalizácií posudzovaných firemných procesov a javov.

5. Audity sú určené tromi smermi: 1. Právna a "legislatívna" správnosť procesov a činností. • vo vzťahu napr. k formálnym požiadavkám zákazníkov, ISO noriem ale aj vyšších vnútorných predpisov organizácie • Audit tu nekladie len otázku či "spĺňame alebo nie?“, ale tiež či nerobíme veci, ktoré nie sú vôbec požadované  • roky prežívajúca nepotrebná administratíva a pod.

6. 2. Kvalita a efektivita procesov • Analyzuje sa obsah, nastavenie, konzistentnosť, transparentnosť a ďalšie charakteristiky procesov a pracovných postupov. • Audit tu môže byť zostavený: • ako analýza existujúcich procesov a nájdenie možností pre ich zefektívnenie, • ako "zmapovanie  terénu" pre dizajn procesov podľa požiadaviek, zvyčajne interných zákazníkov.

7. 3. Výkonnosť zamestnancov - "personálny audit" • analyzujekvalitu a efektivitu práce jednotlivcov a pracovných tímov vo vzťahu k definovaným štandardom - požiadavkám realizovaných procesov, postupov a činností. • Zaoberá aj kvalitou manažérskej práce, motiváciou ľudí a komunikáciu. Dotýka sa tak aj otázok firemnej kultúry a prostredia.

8. Model organizačného auditu

9. Tri základné otázky zlepšovania: • Kde je potrebné v podniku urobiť zmeny ? • Aké budú mať prínosy tieto zmeny ? • Ako treba tieto zmeny realizovať ?

10. Kedy treba spraviť audit?

11. Obvykléfázy auditu: • Plánovacia fáza (Vyjasnenie si cieľov auditu) • Prípravná fáza (Čo treba urobiť ešte predauditom?) • Realizačná fáza (samotný audit) • Vyhodnocovacia fáza (spracovanie výsledkov) • Fáza následnej kontroly

12. Plánovacia fáza • V podniku musí byť vytvorená jasná predstava o cieľoch auditu, rozsahu a načasovaní auditov • Len poznanie samého seba umožňuje definovať ambiciózne a reálne ciele. Audit slúži manažmentu ako podklad plánovania potrebných zmien vo firme. • Audity by mali vždy predchádzať definovaniu dôležitých strategických cieľov podniku

13. Prípravná fáza • Vytvára predpoklady pre hladký priebeh auditu. • Získavajúsa základné informácie o podniku a definujú časový plán auditu: • Preštudovanie organizačnej štruktúry firmy • Výber metód a postupov,vypracovanie harmonogramu priebehu auditu, vstupného dotazníka a zaslanie top manažmentu firmy, • Harmonogram je spracovaný väčšinou na 2 dni, a to tak, že jednotlivé oddelenia organizačnej štruktúry sú rozdelené medzi členov tímu a je presne stanovené kto, kedy, v akom časovom rozmedzí a aké oblasti (oddelenia podniku) bude prehodnocovať. • Preštudovanie výrobného programu, smerníc a postupov • Preštudovanie vyplneného vstupného dotazníka

14. Realizačná fáza • Začína krátkym stretnutím s vedením podniku a ďalšími zainteresovanými osobami. Cieľom stretnutia je vzájomné zoznámenie, objasnenie cieľov, ujasnenie harmonogramu. • Nasleduje zber informácií a záznam zistených skutočností.  • Konkrétny postup závisí na celom rade faktorov,  vzťahujúcich sa k internému prostrediu podniku (opakovateľnosť výroby, rozsah procesov,...). • Každú získanú informáciu treba overiť prostredníctvom hľadania dôkazov potvrdzujúcich zistené informácie.

15. Vyhodnocovacia fáza Nasleduje spracovanie výsledkov. Výsledky získané počas auditu sa dávajú do štruktúrovanej podoby: • Analýza výsledkov, trendov a benchmarking vybraných ukazovateľov • Hodnotenie plnenia jednotlivých subkritérií • Zoznam zistených negatívnych skutočností – nezdržiavame konštatovaním toho, čo funguje, to je len vizuálne zobrazené vyššími bodovými hodnotami. • Návrh akčných plánov zmien: • Návrhy okamžitých nápravných opatrení – nezhody v dokumentácii, postupoch • Doporučenia na zlepšenie – pri identifikácii plytvania • Doporučenia zmien – oblasti, ktoré sa dajú vykonávať iným spôsobom efektívnejšie • Prezentácia výsledkov

16. Fáza následnej kontroly • Po tom, ako zadávateľ implementuje do firmy odporúčané opatrenia, pri čom môžu asistovať konzultanti z poskytovaťeľov auditu, nasleduje kontrola účinnosti • Ak by sa nepreverovala účinnosť prijatých nápravných opatrení, výsledky auditu by strácali zmysel.

17. Postup pri vykonávaní auditov v schéme

18. Výsledky auditu • Hlavným výstupom z auditu je zvyčajne písomná správa s nájdenými skutočnosťami a z nich vyplývajúcimi odporúčaniami na zmeny. • Dva ďalšie dôležité prínosy realizácie auditov sú: • zvýšenie záujmu a motivácie zamestnancov • „rozhýbanie stuhnutých miest" v internej komunikácii, až dokonca v riadení  zamestnancov. • Audit tak zohráva podobnú úlohu ako napríklad prieskum spokojnosti zamestnancov a to tak, že zamestnanca zapája do procesu, vytvára očakávania.

19. Maxman consultants o organizačnom audite: • Kedy použiť: • Keď ste zistili, že ste vytvorili niečo, čo nemá smerovanie • Keď ste narástli do nepredstaviteľných a neudržateľných rozmerov • Keď ste zistili, že procesy, ktoré využívate neovplyvňujú správne efektivitu vašej spoločnosti

20. Maxman consultants o organizačnom audite: • Obsah: • Analýza ľudský zdrojov • Analýza organizačnej štruktúry • Analýza procesov

21. Maxman consultants o organizačnom audite: • Výstupy: • Návrh rozvoja • Návrh organizačnej štruktúry • Návrh nastavenia procesov

22. Literatúra Lilly m. Berryová Psychológia v práci, Pegas 2009 John Arnold and kol. Psychologie práce pro manažery a personalisty, Computer Press, Brno, 2007

23. Ďakujem za pozornosť