Etapes et distribution des rôles dans la conception et la formulation des projets

1. Etapes et distribution des rôles dans la conception et la formulation des projets

2. Etapes dans la conception et formulation des projets (1) • Développement conjoint du projet par les partenaires • Définition des besoins et des priorités à travers des missions terrains, des réunions , échanges écrits, ateliers.. • Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER. Depuis 2009 un canevas de « projet pays ». • Accompagnement du Responsable de projets et du coordinateur pays dans le processus de rédaction du projet • Projets soumis aux autorités nationales pour avis • Comité de lecture ESTHER • S’assure de : • Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux activités antérieures • Adéquation du projet avec la stratégie d’ensemble d’ESTHER

3. Etapes dans la conception et formulation des projets (2)

4. Rôle des partenaires hospitaliers • Les partenaires hospitaliers sont conjointement responsables de la conception et de la mise en œuvre du projet • Ils proposent le projet au CEP et le défendent lors d’une réunion du CEP • Ils sont récipiendaires des fonds nécessaires à la mise en œuvre du projet • Ils sont comptables de l’utilisation des fonds auprès du GIP ESTHER et du CEP: rapport technique et financier.

5. Rôle et responsabilités des coordinations ESTHER 1 – Fonctions Sous l’autorité d’un(e) Responsable de Projets, le/la Coordinateur(trice) est le représentant du GIP dans son pays. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures associatives.

6. Coordination ESTHER (2) 2. Missions : L’appui au montage des projets Le/la Coordinateur(trice) oriente et appuie les partenaires dans l’écriture et la budgétisation des projets. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures associatives Le suivi des projets - Le/la Coordinateur(trice) effectue autant de missions de supervision que nécessairesur les sites hospitaliers et associatifs soutenus par Esther, et au moins une par trimestre, pour les sites très éloignés. - Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle s’assure que les documents supports et les outils de suivi du GIP sont mis à leur disposition et utilisés.

7. Coordination ESTHER (3) La communication - Le/la Coordinateur(trice) assure une bonne circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration avec l’ensemble des partenaires et les autorités sanitaires du pays. - Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre partenaires locaux , les partenaires du Nord et agents du GIP L’organisation des missions - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la préparation et de l’organisation du comité de liaison ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et des partenaires français, en particulier sur le plan logistique. - De plus, il/elle soutient les partenaires dans la préparation et l’organisation des ateliers de formation et il/elle aide à l’organisation des stages en France.

8. Quels Rôle et Responsabilité pour les RP ? 1 – Fonctions - Sous l'autorité du Directeur du Département Projets du GIP, le/la Responsable de Projets participe à la définition de la stratégie et est responsable de la gestion opérationnelle des projets de partenariats basés sur des jumelages entre hôpitaux et/ou structures de santé et/ou structures associatives, dans les pays qui lui sont assignés.

9. Responsable de Projets (2) 2. Missions : Le montage des projets: il/elle programme avec les partenaires les dates de soumission aux Comités de Lecture et aux Comités d’Examen de Projets, s’assure que les délais de soumission sont respectés et appuie les partenaires lors de la soumission en Comité d’Examen des Projets. Le suivi des projets: Le/la Chargé(e) de Projets est responsable du suivi du projet en tenant compte des besoins du GIP. En particulier, il/elle s’assure que les procédures du GIP sont bien respectées et il/elle consolide le rapport d’activité annuel. Il/elle participe à l’analyse régulière de la qualité de la prise en charge des patients, et s’assure de la cohérence des projets avec l’évolution des pratiques et des stratégies d’accès aux soins.

10. Responsable de Projets (3) La communication Le/la Responsable de Projets assure une bonne circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration: - avec les Conseillers sanitaires et sociaux des Affaires Etrangères en poste dans les zones concernées, - avec les autorités locales et internationales impliquées dans les programmes selon le besoin des activités, - avec les partenaires bilatéraux ou multilatéraux en veillant tout particulièrement à la coordination des efforts et à la mutualisation des actions de soutien. - aves les autres agents du GIP.

11. Responsable de Projets (4) L’encadrement des coordinateurs(trices) Le/la RP encadre un(e) coordinateur(trice), et parfois une équipe de coordination. Il/elle doit s’assurer du respect des fiches de poste, de la qualité du travail fourni, de l’adéquation des moyens mis à disposition, et il/elle vérifie la bonne prise en charge administrative et financière des personnes concernées.

12. Les objectifs thématiques • Pour chaque projet, des objectifs quantifiables doivent être définis • Les activités proposées doivent concourir à atteindre les résultats recherchés • Les indicateurs de résultat qui serviront à évaluer les résultat doivent être proposés PRESENTATION DANS UN CADRE LOGIQUE

13. Le cadre logique

14. Les INDICATEURS DE RESULTATS • Ce sont généralement des indicateurs de suivi de cohorte • ESTHER a défini un set d’indicateurs a minima; d’autres indicateurs peuvent être proposés • Si nécessaire, l’appui aux capacités de collecte des données et au calcul des indicateurs doit faire partie du projet Exemples d’indicateurs: • % de patients recevant un traitement ARV • % de patients vivants et sous traitement 12 mois après le début du traitement ARV • % de femmes enceintes VIH+ qui ont reçu intégralement une PTME conforme OMS • Nombre de mesures de CV effectuées