Período 31/3/2008 al 31/12/2008

1. Convenio de Desempeño Universidad de Chile – MECESUP Plan de Modernización de la Gestión Institucional Período 31/3/2008 al 31/12/2008

2. Objetivos generales Plan de Modernización de la Gestión Institucional. Convenio de Desempeño: • Alineado con Proyecto de Desarrollo Institucional (PDI) • Desarrollado en torno a dos ejes: • Eje 1 ROC: Reorganización de los organismos centrales y organizaciones de campus • Eje 2 SIG, Sistema de información para la gestión integrada

3. Objetivos generales Eje ROC: • Busca que el balance centralización-descentralización de la gestión de la universidad se perfeccione y fortalezca para asegurar: • La calidad de su quehacer académico en docencia, investigación, creación y extensión • El uso optimizado de los recursos que den sustentabilidad y proyección a dicho quehacer • Eje SIG: • Se enfoca a consolidar un sistema de información integrado que apoye: • La autorregulación y el aseguramiento continuo de la calidad del quehacer • A nivel individual y grupal en las unidades académicas, sustentado en: • Una base de datos institucional, confiable y de alta calidad técnica • La gestión integrada y proactiva de las diversas actividades y recursos de la universidad.

4. Cuadros de Hitos e Indicadores • Para evaluar el cumplimiento de metas de cada una de las 6 finalidades de los ejes ROC y SIG se define un conjunto de hitos e indicadores • Los hitos se refieren a la “instalación de capacidades” • Los indicadores se refieren al “nivel de uso de una capacidad instalada” • A continuación se presenta un cuadro de hitos y uno de indicadores para cada una de las 6 finalidades ya descritas (12 cuadros) • Finalmente se presenta un cuadro resumen del conjunto de hitos e indicadores

5. Hitos del Objetivo específico ROC-F1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías

6. Indicadores del Objetivo específico ROC-F1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías

7. Hitos del Objetivo especifico ROC-F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad geográfica.

8. (*) Las líneas base se definirán una vez completados los diagnósticos

9. Hitos del Objetivo Especifico SIG-F1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica.

10. Indicadores del Objetivo Especifico SIG-F1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica.

11. Hitos del Objetivo especifico SIG-F2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión.

12. Indicadores del Objetivo especifico SIG-F2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión.

13. Hitos del Objetivo especifico SIG-F3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos

14. Indicadores del Objetivo especifico SIG-F3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos.

15. Hitos del Objetivo especifico SIG4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas.

16. Indicadores del Objetivo especifico SIG-F4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas.

17. Cuadro resumen de cumplimiento de metas

18. Resumen ejecución y proyecciones presupuestarias Los montos que se muestran son acumulados (en miles de pesos) a las fechas indicadas.

19. Resumen Ejecución presupuestaria • El informe financiero se obtiene del sistema UCI2 instalado por MECESUP en la Universidad de Chile • El sistema genera cuatro informes básicos: • Ingresos • Ejecución presupuestaria • Colocaciones financieras • Cheques emitidos y no cobrados • El informe de ingresos contiene sólo el aporte de MECESUP del 15/9/2008 por MM$ 1.161 y el préstamo de enlace de la Universidad por MM$ 50 • El cuadro de colocaciones financieras no se presenta por no haberse efectuado colocaciones. Se estima que de haberse efectuado, hasta la fecha se habrían generado ingresos del orden de MM$ 10 hasta la fecha.

20. Resumen Ejecución del Presupuesto Anual de Convenio de Desempeño

21. Aspectos Generales sobre Implementación del Convenio de Desempeño al 31 de diciembre de 2008 • Logros tempranos en ROC • Durante 2007 la Universidad contrató los servicios de una consultora externa para realizar un pre-diagnóstico organizacional de los organismos centrales de la Universidad • El CD utilizó parte de este trabajo como información de base para realizar el informe de diagnóstico definitivo del proyecto ROC. • Logros tempranos en SIG • La Universidad de Chile, conforme a su Proyecto de Desarrollo Institucional ha llevado a cabo actividades que han impactado en logros como los que se detallan a continuación:

22. Logros tempranos SIG: Plataforma, herramientas y metodologías: • Herramienta Aqualogic adquirida para el diseño y desarrollo de work-flow • Formulación de metodología de arquitectura orientada a servicios (SOA) • Formulación de un modelo de administración de roles • Integración de productos de BPM1 con el portal corporativo, el modelo de roles y el sistema de información corporativo • Selección y adquisición de licenciamiento básico de la plataforma de inteligencia de negocios • Mejoramiento al servicio de identificación "única" • Diseño y especificación de la administración, tratamiento de documentos electrónico e integración al sistema de Información Corporativo 1 Business Process Management = metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.

23. Logros tempranos SIG: Servicios y Aplicaciones • Sistema de Postulación para postgrado • Creación de un modelo de encuesta docente • Sistema de fichas electrónicas de alumnos que se atienden en el Servicio Médico y Dental de Alumnos (SEMDA) • Portal MiUChile: Se habilitó un componente de la plataforma que permite ofrecer servicios personalizados, integrándolo con el sistema de autentificación "pasaporte UChile". • Portales con administradores de contenidos en dos facultades • Incorporación de facultades a la plataforma de inscripción y apoyo al seguimiento académico (Sistema GUIA curricular) • Sitio de oferta de trabajo para ex alumnos: a través de un convenio con la empresa Trabajando.com (3 facultades) • Observatorio UChile: piloto AGUILA para informes pre-configurados como base de referencia para la instalación de la plataforma de “Inteligencia de Negocios”

24. Dificultades para el avance relacionadas con aspectos administrativos • Ingreso del primer aporte de MECESUP el 15 de Septiembre de 2008, aunque la fecha de inicio del proyecto es el 31 de marzo • Extensa duración de los procedimientos requeridos para tramitar compras mayores • Confección reiterada (3) de la lista de compras bienes y servicios en atención a la insuficiencia de ítems, y variaciones que fue necesario hacer durante los primeros meses de ejecución del proyecto • Trámite de toma de razón en Contraloría General de la República es de duración y resultado inciertos • La utilización del portal Mercado Publico para la adquisición de bienes y el proceso de licitación alarga los plazos por la poca flexibilidad del portal. Este aspecto obliga a definir de manera extremadamente cuidadosa los ponderadores para la adjudicación de tal forma de filtrar a los proveedores menos capacitados para ofrecer el servicio

25. Dificultades para el avance relacionadas con aspectos administrativos • Múltiples fuentes de supervisión (interna y externa), que requieren importante dedicación de tiempo para entregar la información solicitada • Lentitud en proceso de toma de decisiones, al tomar la opción de trabajar con organismos colegiados para asegurar mejores resultados • Dado que el Convenio de Desempeño es un instrumento nuevo, aprendizaje conjunto en procedimientos, con el personal de MECESUP también ha sido lento y dificultoso

26. Dificultades para el avance relacionadas con el entorno • Mantener el proyecto dentro de los alcances definidos para el mismo, puesto que los usuarios solicitan incorporar nuevas necesidades no contempladas originalmente en el proyecto • La magnitud del proyecto y los niveles de interacción entre los distintos componentes, dificulta priorizar las tareas que deben realizarse en primer lugar por las dependencias ente ellas • Natural resistencia a los cambios • Incertidumbre al difundirse rumores infundados sobre las implicancias de los posibles cambios o reorganizaciones

27. Desafíos a julio de 2009 • Lograr poner en la agenda de los actores relevantes de la comunidad universitaria los objetivos y alcance del Convenio de Desempeño • Diseñar una estrategia de avance que permita mantener el elevado nivel de expectativas sobre la modernización de la gestión • Absorber los mayores costos que se producirán como consecuencia de la alta inflación pasada y por un nivel de tipo de cambio más alto que el de las proyecciones iniciales

28. Percepción sobre la implementación y avance de logros del convenio de desempeño • Dada la envergadura de los proyectos y licitaciones, el efecto en la comunidad sólo será percibido una vez que los cambios organizacionales estén implementados y los servicios de apoyo estén siendo utilizados masivamente • En consecuencia los distintos estamentos tendrán una percepción de los cambios generados por el proyecto mayoritariamente a fines del año 2 y el año 3 • La medición de la percepción de los usuarios se considera una herramienta crucial de gestión del proyecto, por lo que se considera conveniente hacer encuestas de satisfacción de usuarios en algunos proyectos

29. Percepción sobre la implementación y avance de logros del convenio de desempeño • Algunos grupos pueden tener alguna percepción del proyecto, originado por las distintas acciones de difusión, las que básicamente han sido las siguientes: • Difusión inicial del Convenio de Desempeño en organismos máximos de la institución • Creación del sitio web del Convenio de Desempeño • Noticias a través de Boletín Uchile.online y UChile.informa • Presentación del Proyecto a Decanos y Vicedecanos • Discursos del Rector, publicados en distintos medios de la Universidad • Sesiones de trabajo del Comité Ejecutivo y sus actas publicadas en la web • Reuniones con asociaciones gremiales • Llamados públicos de licitaciones y de contrataciones • Visita a los Decanos en cada Campus con el experto Sr. Michael Middaugh