Dr Marian Krupa

1. SYSTEMY ZARZĄDZANIA modele – metody – techniki Dr Marian Krupa

2. Agenda: • Analiza wartości – jaką wartość ma system? • System zarządzania jakością wg norm ISO • Mapowanie procesów wg techniki EPC • Projektowanie struktur organizacyjnych – perspektywa systemowa • Projektowanie systemów logistycznych • Systemy informatyczne zarządzania – rozwiązania ERP

3. 1. Analiza wartości - Jaką wartość ma system? Dr Marian Krupa

4. Metoda Analizy Wartości perspektywa systemowa w zarządzaniu organizacjami System jest to kompleks elementów wzajemnie powiązanych ze względu na spełniane funkcje. Każdy system jest podsystemem jakiejś większej całości i zarazem stanowi nadsystem dla systemów niższego rzędu. Znajduje się więc w stałej interakcji z systemami równorzędnymi i nadrzędnymi, które stanowią jego środowisko zewnętrzne. Każdy system jest tworzony w celu zaspokojenia określonych potrzeb środowiska zewnętrznego przez spełnianie funkcji wynikających z tych potrzeb

5. Metoda Analizy Wartości perspektywa systemowa w zarządzaniu organizacjami Podstawową przesłanką (tezą) metody analizy wartości jest poszukiwanie produktu, usługi o najwyższej jakości spełnienia potrzeb (FUNKCJI) przy minimalnych kosztach

6. Metoda Analizy Wartości perspektywa systemowa w zarządzaniu organizacjami WARTOŚĆ SYSTEMU (organizacji) wyznaczamy poprzez zestawienie stopnia spełnienia poszczególnych funkcji (dysharmonia organizacyjna) do kosztów całkowitych . Możemy tą zależność definicyjną przedstawić w sposób następujący: Ws = f / k gdzie: Ws - wartość badanego systemu, f - stopień spełnienia funkcji (dysharmonia) k - koszt spełnienia funkcji

7. Metoda Analizy Wartości perspektywa systemowa w zarządzaniu organizacjami Poprzez wyznaczenie oczekiwanych potrzeb środowiska zewnętrznego i wewnętrznego i porównanie ich ze spełnianymi lub nie przez daną firmę funkcjami, możemy określić stopień tzw. dysharmonii organizacyjnej, zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej.

8. Metoda Analizy Wartości perspektywa systemowa w zarządzaniu organizacjami Koszt realizowanych funkcji określamy jako koszt łączny, kosztów wewnętrznych przedsiębiorstwa jak i kosztów zewnętrznych (społecznych) Ws = f / k

9. Metoda Analizy Wartości perspektywa systemowa w zarządzaniu organizacjami Metodyka pracy Wykonaj schemat organizacyjny firmy Sporządź drzewo funkcji realizowanych(Cel główny; Funkcje uzupełniające; Zadania) Sporządź drzewo funkcji wymaganych Dokonaj oceny dysharmonii funkcji Dokonaj oceny stopnia spełnienia poszczególnych funkcji Oblicz wartość systemu w oparciu o wzór: Ws=F/k Przedstaw DIAGNOZĘ analizowanego systemu Przedstaw PROJEKT zmian Oblicz nową wartość systemu i porównaj ją do wartości obecnej Przedstaw zrealizowane badania w formie RAPORTU.

10. 2. System zarządzania jakością wg norm ISO Dr Marian Krupa

11. System zarządzania jakością (ISO) PODEJŚCIE PROCESOWE: Zestaw wzajemnie powiązanych działań dzięki którym stan wejściowy przekształcany jest w stan wyjściowy ISO 9001:2000

12. System zarządzania jakością (ISO)

13. System zarządzania jakością (ISO)

14. System zarządzania jakością (ISO) TEST Audytorzy wewnętrzni – normy ISO

15. 3. Mapowanie procesów wg techniki EPC Dr Marian Krupa

16. Organizacja procesowa – wprowadzenie

17. Organizacja procesowa – wprowadzenie PROCES: • ciąg czynności zaprojektowanych tak aby w ich wyniku powstał produkt lub usługa. • łańcuch wartości – każda kolejna czynność dodaje wartość do efektu całości.

18. Organizacja procesowa – wprowadzenie PROCES (ISO): • zbiór zdefiniowanych, powiązanych ze sobą działań, które służą osiągnięciu założonego celu.

19. Pozyskiwanie zapytań ofertowych Odbiorców Obsługa Obsługa zamówień Przygotowanie zapytań Zwieranie sprzedaży ofert do ofertowych umów Odbiorców Odbiorców Rozpoznawanie Planowanie rynku sprzedaży Przetwarzanie Tworzenie danych Prezentacje zleceń Klientów podstawowych produktów (Kontrakty) Klientów Organizacja procesowa – wprowadzenie PROCES (Siemens): • Jest zbiorem działań (funkcji), logicznie poukładanych, realizowanych sekwencyjnie (liniowo) lub równolegle.

20. Pozyskiwanie zapytań ofertowych Odbiorców Obsługa Obsługa zamówień Przygotowanie zapytań Zwieranie sprzedaży ofert do ofertowych umów Odbiorców Odbiorców Rozpoznawanie Planowanie rynku sprzedaży Przetwarzanie Tworzenie danych Prezentacje zleceń Klientów podstawowych produktów (Kontrakty) Klientów Organizacja procesowa – wprowadzenie Elementy składowe procesu: • dane - dokumenty systemowe (wejścia/wyjścia/zmiana) • dokumenty papierowe (wejścia/wyjścia/zmiana) • jednostki organizacyjne (struktura organizacyjna) • pozostałe informacje analityczne (np. systemy, interfejsy, szczegółowe przepływy...)

21. Organizacja procesowa – wprowadzenie Modelowanie procesów? • Opisywanie – zapisanie przy pomocy wybranej metodyki i narzędzia stanu faktycznego – sposobu wykonywania dotychczasowej pracy (tzw. procesy bieżące). • Projektowanie – planowanie nowych rozwiązań organizacyjnych – procesowych (tzw. procesy przyszłe). • Mapowanie – łączenie głównych procesów w jeden zintegrowany model przepływu wartości. • Modelowanie – udoskonalanie procesów przyszłych standardowych rozwiązań – model „w kierunku organizacji procesowej”.

22. Organizacja procesowa • Organizacja procesowa z utrzymanym podziałem funkcjonalnym • Organizacja funkcjonalna z zidentyfikowanymi procesami • Organizacja funkcjonalna Organizacja procesowa – wprowadzenie Od organizacji funkcjonalnej do procesowej • Orientacja na procesy • Orientacja na funkcje • Kierownicy funkcjonalni • Właściciele procesów

23. Projektowanie procesów – wprowadzenie metodologiczne do EPC/ARIS

24. Projektowanie procesów - EPC EPC - (Event-driven Process Chain) • Diagramy EPC ilustrują przepływy robocze procesów biznesowych, stanowiąc istotny składnik technik modelowania SAP R/3 w inżynierii biznesowej. • Graficzne symbole diagramów EPC umożliwiają przedstawienie struktury przepływu sterowania procesów biznesowych w postaci łańcucha zdarzeń i funkcji. • Dzięki szablonowi Diagram EPC programu Microsoft Office Visio użytkownik może szybko i w prosty sposób utworzyć graficzny model procesów biznesowych.

25. Projektowanie procesów - EPC Na diagramach EPC używane są następujące bloki: • Funkcje - podstawowe bloki diagramu. Każda funkcja odpowiada wykonanej aktywności. • Zdarzenia - występują one przed i/lub po wykonaniu funkcji. Funkcje łączy się za pomocą zdarzeń. • Łączniki - za ich pomocą łączy się zdarzenia i aktywności. Dostępne są trzy typy łączników: AND, OR i wyłączne OR (XOR). Po zdefiniowaniu diagramu EPC można się do niego odwoływać podczas konfigurowania systemu SAP R/3.

26. FUNKCJA ZDARZENIE Projektowanie procesów - EPC Zdarzenie – opisuje zmianę danej rzeczywistości – jest przyczyną lub efektem realizacji funkcji. Funkcja – czynność, zadanie, operacja wykonywana w ramach zdefiniowanego podprocesu a wywołana jakimś zdarzeniem.

27. Zdarzenia Zdarzenia Zdarzenia Funkcja Funkcja Projektowanie procesów - EPC • Funkcje są wywoływane przez jedno lub kilka zdarzeń. • W metodologii ARIS zdarzenia aktywuje funkcję, a funkcja tworzy jedno lub kilka nowych zdarzeń. • Tak więc zdarzenie wywołuje funkcję, a funkcja tworzy nowe zdarzenie. • Te nowe zdarzenia znów wywołują funkcję i w ten sposób powstaje łańcuch funkcji i zdarzeń - Łańcuch sterowany zdarzeniami.

28. Projektowanie procesów - EPC Zdarzenie Zdarzenie Operator logiczny Narzędzie Struktura organizacyjna Zasoby Funkcja Powiązania Zapis/archiwizacja Zdarzenie

29. Projektowanie procesów - EPC

30. Projektowanie procesów - EPC Aplikacja SAP R/3 – narzędzie informatyczne:

31. Projektowanie procesów - EPC Operatory logiczne: XOR(operator wyłączenia) AND(operator iloczynu logicznego) OR(operator sumy logicznej)

32. Projektowanie procesów - EPC Struktury (jednostki) organizacyjne: Struktura Organizacyjna

33. Projektowanie procesów - EPC Procesy główny: PROCES główny – zawiera wszystkie kluczowe podprocesy (procedury) zapewniające realizację jego celu.

34. Dokument Skonfigurowa ć Dokument Wej ś cie Wyj ś cie Produkt Projektowanie procesów - EPC Dokumenty regulujące proces: Dokument – jest to zarówno podstawa prawna (rozporządzenie) jak też formularz przy pomocy którego jest realizowana funkcja - procedura.

35. Projektowanie procesów - EPC Powiązania regulujące proces: Powiązania– jest to zarówno podstawa prawna (rozporządzenie) jak też formularz przy pomocy którego jest realizowana funkcja - procedura.

36. Zasady projektowania procesów - EPC

37. Zasady projektowania procesów - EPC Zasady OGÓLNE projektowania procesów: • Każdy opis procesu/ procedury powinien być czytelny, przejrzysty, zarządzalny. • Nie powinno się wprowadzać do opisu wybranego fragmentu procesu więcej jak 7-9 funkcji (zadań). • Każdy proces/procedura ma cel. Brak zdefiniowanego celu może utrudniać zrozumienie jego użyteczności. • Opisy zawarte w tabeli powinny uzupełniać dołączony opis graficzny a nie jego kopiować czy zastępować. • Szczególnie ważne są opisy zdefiniowanych funkcji (zadań) – sama nazwa może być wręcz myląca.

38. Zasady projektowania procesów - EPC Zasady projektowania procesów c.d.: • Każdy proces musi mieć przynajmniej jedno zdarzenie startowe i jedno zdarzenie kończące. • Funkcje i zdarzenia zawsze muszą występować na przemian. • Funkcja i Zdarzenie zawsze mają tylko jedno połączenie wejściowe i wyjściowe (chyba, że jest to zdarzenie startowe lub końcowe). • Ścieżka procesu może być rozdzielona lub/i połączona tylko przy użyciu reguły (operatora logicznego).

39. FUNKCJA Zasady projektowania procesów - EPC Zasady projektowania procesów c.d.: • Jeżeli kilka zdarzeń wywołuje funkcję, to tylko przy użyciu reguły (operatora logicznego).. • Decyzje są podejmowane przez funkcje. • Funkcje podejmujące decyzje są zawsze zakończone regułą. • Reguły, po których występuje kilka możliwych ścieżek, są zawsze poprzedzone funkcją. • Zdarzenia występujące po regule pokazują rezultat podjętej decyzji. • Reguły nie mogą mieć wiele wejść i wiele wyjść.

40. Audit – dokumentacja procesowa

41. Audit - EPC Audit - definicja: • Systematyczne i niezależne badanie, mające określić, czy działania i ich wyniki odpowiadają zdefiniowanym wzorcom i czy te ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów jakościowych (KWJ). • Audyt może być zaplanowany (ujęty w harmonogramie operacyjnym systemu zarządzania jakością) i doraźny np. celem wyjaśnienia występujących niezgodności, krytycznych uwag uczestników i użytkowników systemu. Audyt dokonuje oceny jakościowej wybranego produktu, np. odbiór fazy wdrożenia.

42. Audit - EPC Kluczowe obszary diagnozy: • Poprawność metodologiczna: - poprawne nazewnictwo; funkcje, zdarzenia - poprawne nazewnictwo i numeracja; procesy; podprocesy - odpowiednio dobrane operatory logiczne (podpisać, zweryfikować, uchwalić, sprawdzić itd.) - poprawne umiejscowienie funkcji w strukturze organizacyjnej • Podstawowe opisy procesów: - precyzyjne opisy dotyczące funkcji (jaki cel realizuje?) - dokumenty regulujące proces – aspekt prawny - jeżeli tabela – kompletność!

43. Audit - EPC Kluczowe obszary diagnozy: • Mapowanie procesów: - powiązania między podprocesowe i procesowe (wejście/wyjście) - spójne nazewnictwo, numeracja • Dodatkowe uwagi: - zachować konsekwencję - zapis graficzny jest tylko narzędziem wizualizacji opisywanej rzeczywistości - jak usprawnić procesy? Co można udoskonalić?

44. Modelowanie procesu biznesowego wg EPC - praca projektowa

45. 4. Projektowanie struktur organizacyjnych – perspektywa systemowa Dr Marian Krupa

46. Struktura? – przegląd definicji

47. Struktury organizacyjne 1) Konkretna postać układu elementów organizacji i ich wzajemnych powiązań. 2) Całokształt stosunków miedzy elementami: ludźmi i składnikami rzeczowymi. 3) Sposób uporządkowania elementów składowych organizacji, relacje miedzy ich cechami, a także struktura procesów zachodzących w organizacji.

48. Struktury organizacyjne • 4) Układ i wzajemne zależności między częściami składowymi oraz stanowiskami przedsiębiorstwa. • Wyznacza podział pracy w organizacji, powiązania pomiędzy różnymi funkcjami i czynnościami. Określa także strukturę hierarchii i władzy oraz przedstawia układ odpowiedzialności.

49. Struktury organizacyjne • Formy organizacyjne relacji zachodzących między podmiotami działania wchodzącymi w skład danego układu społecznego. • Struktury organizacyjne stanowią „formy organizacyjne działań i funkcji” realizowanych w ramach społecznego podziału pracy.

50. Struktury organizacyjne Z istoty organizacji jako systemu społeczno-technicznego wynika, że mogą występować trzy rodzaje relacji między jej elementami. Są to relacje między: -ludźmi -ludźmi i rzeczami - rzeczami.