MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais

1. MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de Manuais OSM11

2. Preliminar • Trataremos de manuais vinculados à movimentação de processos. • Esses manuais apontam o como fazer. • Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos de: • Divulgação • Coordenação • Análise • Treinamento OSM11

3. Objetivos • Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização. • O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho. OSM11

4. Estratégia para a Manualização • Itemizar os modelos manualizados:antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda. • Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos. • Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente; • Distribuir o manual. OSM11

5. Tipos e Técnicas de Manualização (1) • Manual de Organização, Manual de estrutura: tem como escopo a própria organização. • Manual de Instruções, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática. OSM11

6. Tipos e Técnicas de Manualização (2) • Manual de Formulários: define a finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários em uso na empresa. • Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento. • Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase (não é o manual que mais se recomenda no Brasil). OSM11

7. Tipos de Manuais (1) • Manual de Instruções • Instruções • Origem • Áreas de Operação • Justificativas das Instruções • Manual de Normas e Procedimentos • Objetivo • Classificação dos Assuntos • Preparo e Emissão de Normas • Padrões para redação de comunicações normativas • Modificação de Normas OSM11

8. Tipos de Manuais (2) • Manual de Processo • Normas Básicas • Processo • Interface • Manual de Serviços (a) • Normas básicas • Roteiro de Execução • Roteiro de supervisão • Manual de Serviços (b) • Normas legais • Roteiro de Execução • Formulários • Interface • Roteiro de Supervisão OSM11

9. Tipos de Manuais (3) • Manual de Formulários • Objetivos • Freqüência • Preenchimento • Fluxograma • Interface • Anexos • Manual de Seqüência administrativa • Processo • Formulários • Volume • Espaço Físico • Cuidados na Supervisão OSM11

10. Recomendações Finais • O manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o consulta. • Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização. • É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual • É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca. OSM11

11. MANUALIZAÇÃO Formulação e Análise Estrutural OSM11

12. Objetivos (1) • Explicar os objetivos e diretrizes básicas da empresa, sua penetração no mercado e na sociedade em geral. • Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade. • Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas. • Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura OSM11

13. Objetivos (2) • Atender às exigências das normas internacionais (série ISO 9000). Ou mesmo da série ISSO 14000 que trata das questões ambientais. Em termos de Manualização no plano estrutural, é a inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica da organização. OSM11

14. Tipos e Técnicas de Manualização1. Manual de Política • Processo decisório (unidades de direção) • Delegação de autoridade • Processo decisório (unidades de assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis). • Coordenação global • Intervenção ambiental OSM11

15. 2. Manual de Organização (a) • Políticas e diretrizes organizacionais. • Estrutura orgânica • Competências • Estatutos e regimentos internos • Quadro de pessoal OSM11

16. 2. Manual de Organização (b) • Introdução • Objetivos do manual • Definição das finalidades e objetivos da organização • Organogramas parciais e global • Descrição por unidades • Descrição de cargos OSM11

17. 2. Manual de Organização (c) • Objetivo • Estrutura Interna • Linhas de autoridade • Ascendente • Descendente • Funções OSM11

18. 2. Manual de Organização (d) • Preliminares • Quadro Organizacional • Planos de ação • natureza estratégica • natureza operacional • Envolvimento ambiental • circunstancial • permanente • Atuação individual-conceitual OSM11

19. Recomendações Finais (1) • A elaboração do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos. • Forma de impressão do texto. • Desenho do gabarito da folha. • Qualidade do papel. • Cor do papel • Perfuração da folha (quando for o caso) • Formato da folha padrão OSM11

20. Recomendações Finais (2) • Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso): • tamanho • gravação • ferragens • O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante. • O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa. • A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual. OSM11