Expenditure verification and controls Kulude tõestamine ja kontroll

1. Expenditure verification and controlsKulude tõestamine ja kontroll Seminars for auditors and financial managers/accountants Riga, Tartu and Pskov, April 2012

2. Reason for Expenditure Verification /Kulude tõestamise põhjus • All expenditure under a grant contract should be verified as to its / Kõik toetuslepingu kulud tuleb tõestada vastavalt nende: • Incurrence (it really happened) / tekkimisele (leidsid tegelikult aset) • Accuracy (the amounts are stated correctly) / täpsusele (summad on kajastatud õigesti) • Eligibility (the amounts satisfy the eligibility criteria) / abikõlblikkusele (summad vastavad abikõlblikkuse kriteeriumitele) • Expenditure Verification work is contracted to competent auditors or national controllers to ensure its independence / Kulude kontroll on tellitud pädevalt audiitorilt või riiklikult järelevalve teostajalt, et tagada selle töö sõltumatus • There is a template Terms of Reference for “Agreed-upon-procedures” and draft report template for expenditure verification / On olemas lähteülesande alusvorm „Kokkulepitud-protseduuride“ ning kulude aruande näidisvorm

3. EV work is divided into 3 sections / KK töö on jaotatud kolmeks osaks • General Procedures / Üldised protseduurid • Conformity of Expenditure with the Budget and Analytical Review / Kulude vastavus eelarvele ja analüütiline ülevaade • Procedures to verify selected expenditure/ Protseduurid valitud kulu kontrollimiseks

4. General Procedures / Üldised protseduurid • Understand the Grant Contract/ Saa aru toetuslepingust • Check that the financial report meets the terms and conditions / Kontrolli üle, et finantsaruanne vastaks nõuetele ja tingimustele • Check the accounting and record keeping rules are complied with (Article 16 of General Conditions) / Kontrolli raamatupidamise ja arvestuse pidamise eeskirjade järgimist (üldtingimuste artikkel 16) • Check the Financial Report agrees with the accounting records / Kontrolli üle, et finantsaruanne oleks kooskõlas raamatupidamiskannetega • Check that correct exchange rates were used in the financial report / Kontrolli õigete vahetuskursside kasutamist finantsaruandes

5. Conformity of Expenditure with the Budget and Analytical Review / Kulude vastavus eelarvele ja analüütiline ülevaade • Check the budget is stated correctly in the report and includes any amendments / Kontrolli, et eelarve oleks märgitud õigesti aruandes ja sisaldaks kõiki muudatusi • Analytical review: a review of the financial report to spot any obvious mistakes / analüütiline ülevaade: finantsaruande ülevaade eesmärgiga märgata ilmseid vigu

6. Procedures to verify eligibility of costs / Kulude abikõlblikkuse kontrollimise protseduurid • Nine procedures for each expense / Üheksa protseduuri iga kulu jaoks: • Costs actually incurred / Tegelikult kantud kulud • Cut-off / Kassapõhine; • Budget / Eelarvestatud; • Necessary / Vajalik; • Records / Kajastatud arvestus; • Justified / Põhjendatud; • Valuation / Hinnatud; • Classification / Klassifitseeritud; • Compliance with Procurement, Nationality and Origin Rules / Vastavuses riigihangete, riigi ja päritolumaa reeglitega

7. Guidelines for the Specific Procedures / Spetsiifiliste protseduuride juhend The type of evidence that the auditor should look for / Audiitor peab otsima järgmisi tõendid: • Sources of information to understand the grant contract / Teabeallikad toetuslepingu mõistmiseks • Coverage must be 100% and report the effect of the errors on the amounts claimed / Katvus peab olema 100% ning teadvustatud vigade mõju nõutavatele summadele

8. Procedures for consolidated report / Konsolideeritud aruande protseduurid The auditor of the beneficiary needs to carry out some procedures to check the compilation of the consolidated financial report / Toestusesaaja audiitor peab teostama mõned protseduurid eesmärgiga kontrollida konsolideeritud finantsaruande vastavust: • Conformity with the model in Annex VI of Grant Contract / Vastavus toetuslepingu lisa VI vormile • Inclusion of all expenditure, regardless of which part is financed by JMA / Kõigi kulude kaasamine sõltumata sellest, milline osa on rahastatud ÜKA poolt • Use of the language of Grant Contract / Toetuslepingu keele kasutamine • No financial deviations over flexibility in article 9.2 of GC / Ei mingeid rahalisi kõrvalekaldeid, v.a toetuslepingu artiklis 9.2 lubatud paindlikkus • Completeness and accuracy of the compilation / Koostamise täielikkus ja täpsus

9. Model Expenditure Verification report / Kulude kontrolli aruande vorm • There is a standard text for the report / Aruandes on kasutatud standardiseeritud teksti; • The amount checked and the procedures made are described / Summad on kontrollitud ning protseduurid, millest tuleb kinni pidada, on kirjeldatud; • The result of the verification and impact of any errors found is reported / Kontrolli tulemused ja leitud vigade mõjud on kirjeldatud.

10. Annexes to the Annex VII ToR! / Lisa VII Lähteülesande lisad!

11. Controls / Kontroll Article 16.2 of the General Conditions indicate that the Beneficiary and its partners shall allow EC, European Anti-Fraud Office (OLAF), European Court of Auditors and any external auditor sent by JMA/JTS carrying out verifications, including / Üldtingimuste artikkel 16.2 sätestab, et toetuse saaja ja partnerid peavad tagama EL-le, Euroopa Pettusevastasele Ametile, Euroopa kontrollkojale ja kõigile ÜKA/ÜTS poolt saadetud välisaudiitoritele kulude kontrollimiseks vajalikud juurdepääsuõigused: • Examining documents / Dokumentide kontrolliks • On-the-spot checks / Kohapealseteks kontrollideks • Examining accounting / Raamatupidamise kontrolliks These inspection may take place up to 7 years after payment of the balance / Kontrollid võivad toimuda kuni 7 aastat pärast lõppmakse teostamist. JMA/JTS will conduct a yearly audit plan for projects on a sample of the ones having submitted reports with payment claims / ÜKA/ÜTS käivitab iga-aastase projektide auditikava nendele projektidele, kes esitavad aruanded koos väljamaksetaotlusega.