KIP / KM Opakovací lekce - 2

1. KIP / KMOpakovací lekce - 2 Myšlenkové mapy Sdílení znalostí Groupware Intelektuální kapitál Měření znalostí

2. Myšlenkové mapy

3. Co je myšlenková mapa • Technika, která používá přirozený způsob vizuálního myšlení k organizaci, strukturování a reprezentaci informací a myšlenek v grafické podobě • Využívá větvení, slova, obrázky, barvy a jiné grafické prvky

4. Od papíru k obrazovce (a zpět) • Dříve se používala tužka a papír, flipchart apod. • Softwarová aplikace zvyšuje inovativní a kreativní potenciál pracovníků, umožňuje zachycení a sdílení znalostí. • Velké mapy – na obrazovce se stávají nepřehlednými, tisknout a slepit

5. Co je vizuální myšlení? • Koncept založený na výzkumu fungování mozku. • Stimulace smyslů (zrak, sluch) a emocí zvyšuje kreativitu • Zkrácení doby, snížení námahy a stresu, růst produktivity.

6. Levá a pravá mozková hemisféra • Levá - lineární, logické, analytické, kvantitativní, racionální a verbální myšlení • Pravá - nelineární, holistické (celostní), intuitivní, imaginativní a neverbální myšlení • Zapamatování a kreativita se posilují, pokud stimulujeme obě strany mozku. Tradiční, na textu založené postupy, využívají „levý“ mozek, „pravý“ se zapojuje, pokud užíváme hierarchické struktury, prostorové prvky, symboly, barvy.

7. Omezenost myšlení • Schopnost logického uspořádání informací a znalostí je podmínkou úspěchu v informační a znalostní společnosti • Mozek umí mnohem účinněji pracovat s vizuální informací • Tradiční lineární způsob myšlení zleva doprava, shora dolů má svá omezení. Schopnost porozumět psanému textu není totéž jako jeho „našprtání“ – je třeba se naučit „vytáhnout“ to, co je důležité, hledat vztahy mezi myšlenkami.

9. Výhody myšlenkových map • Nejvhodnější způsob organizace myšlenek, používá celostní reprezentace. • Přirozeným způsobem zvyšuje aktivitu duševních činností • Přirozeným způsobem posiluje paměť, koncentraci, kreativitu, inovativní myšlení. • Usnadňuje pochopení souvislostí • Usnadňuje strukturální a teoretickou analýzu složitých problémů. • Podporuje rychlejší a snazší absorbování a zpracování informací.

11. Použití MM v podnikání • Tvorba různých typů zpráv • Organizace myšlenek při psaní zpráv • Analýza vztahů mezi prvky podnikatelského plánu. • Efektivní plánování projektů • Lepší příprava jednání • Příprava poznámek pro projev, referát • Stanovení priorit činností v projektu

12. Použití MM v podnikání – pokr. • Vytvoření strukturální mapy podniku • Navrhování projektů • Prezentace výsledků projektu • Organizace počítačových souborů podle kategorií • Propojení různých projektových dokumentů s mapou • Plánování událostí (schůzky, návštěvy, cesty, …) • Mapa může být názornější než tradiční dokument

13. Použití MM při studiu • Eliminace ztrát času vznikajících při lineárním zápisu • Zvýšení efektivity studia, organizace studijních materiálů pomocí map • Výcvik schopnosti porozumění (čtení textů, vytváření map) • Tvorba mapy může podpořit brainstorming při hledání nápadů • Zapamatování lze podpořit organizací velkých množství informací s pomocí map • Komplexní informace jsou přehlednější, jsou-li uspořádány do mapy • Lepší pochopení posiluje rozvoj kreativní a systematické dedukce • Mapa usnadňuje strukturování obsahu práce (diplomové, referátu, článku, zprávy, …)

14. Mindmanager • Uspořádání myšlenek do vrstev, možnost přehledných a detailních pohledů • Hyperlinky na jiné elektronické objekty (dokumenty, obrázky, webové stránky, email) • Přetahování (drag and drop) myšlenek a informací při tvorbě projektů a dalších znalostních struktur • Velká knihovna symbolů a ikon podporující neverbální sdělování složitých myšlenek • Export projektů a dalších znalostních struktur do produktů MS - Project, PowerPoint, Word, Excel a do HTML • Online spolupráce v zabezpečeném prostředí • „Sbalení a odeslání" map a připojených dokumentů e-mailem • Možnost vytváření map s PDA

15. Postup tvorby mapy • Pojmenujte to, čím se chcete zabývat, umístěte do středu stránky.

16. Identifikujte nejdůležitější pojem spojený s hlavním, propojte ho hlavní větví

17. Najděte další hlavní pojem a propojte.

18. Pokud vás už napadnou jen další dvě větve, bude to vypadat takhle:

19. A teď můžete začít přidávat vedlejší větve:

20. Znalostní mapy • Vyhledání potřebných znalostí pro podnikové procesy, pro řízení procesů a pro stanovení cílů procesů (inovace). • Nalezení vlastníků těchto znalostí uvnitř, resp. vně podniku. • Určení cest (toků) znalostí v podniku i z externího okolí podniku; určit intenzity toků.

21. Sdílení znalostí

22. Podnikové řešení KM • Klíčovým elementem organizace jsou znalosti a zkušenosti zaměstnanců. Produktivita a efektivita přímo souvisejí s tím, jak je organizace umí využít. Technologie musí podporovat maximální využití specializovaných znalostí každého jednotlivce. • Výsledek: podnikové řešení KM, jehož cílem je zachycením znalostí jednotlivců a jejich organizace takovým způsobem, aby je bylo později možné nalézt a znovu použít. • Řešení obvykle leží mezi dvěma krajními typy přístupu

23. Nestrukturovaný přístup • Jednotlivci interagují bez omezení (telefon, osobní schůzky, SMS, e-mail), sestavují se ad-hoc týmy pro řešení problému, které se po jeho vyřešení rozpouštějí. • Výhody: • Nenarušují přirozené pracovní návyky • Není třeba speciální trénink • Členové týmů se cítí uvolněně • Nevýhody: • Nelze přenést na větší týmy • Neexistuje paměť znalostí, jednotlivci musí vědět, kde je hledat • Množství znalostí, které je třeba sledovat, s velikostí týmu roste exponenciálně, práce se stává neefektivní, protože jednotlivci nestačí nebo neumí sledovat všechny dostupné znalosti.

24. Strukturovaný přístup • Maximalizace množství informací dostupných jednotlivcům prostřednictvím kategorizace a klasifikace • Př. desetinný Deweyho systém v knihovnách, metadata

25. Strukturovaný přístup – výhody a nevýhody • Výhoda: znalosti lze snadno znovu najít; pokud se vyskytne problém, je možné použít postupů vhodných pro nalezení relevantních znalostí. • Nevýhody: • Značné náklady na kategorizaci znalostí • Potřeba speciálního výcviku • Lidé se poté, co je práce udělána, neradi zabývají „nadbytečnými“ činnostmi, které jsou potřebné ke kategorizaci znalostí, v důsledku toho je příspěvků málo a systém nemá dostatek údajů.

26. Pragmatické řešení • Kombinace nejlepších prvků obou řešení • V systému je dostatek relevantních znalostí (protože je snadné je vkládat) a přitom jsou dostatečně klasifikovány a kategorizovány, takže je lze snadno vyhledat a opakovaně použít.

27. Zachycení znalostí • Systém se nemůže omezit pouze na přísně strukturované formáty, musí umět pracovat s e-maily, webem apod., s obsahem, který nevzniká uvnitř organizace. • Požadavek: flexibilní datový model, který umožňuje rychle definovat objekty související s podnikáním; uživatel může vytvářet klasifikace reprezentující specifické podnikové procesy (např. “finanční rizika”, “hodnocení zaměstnanců”) • Zdroje znalostí by měly být propojeny na ty, kteří je vytvořili, uživatelé pak s nimi mohou problematiku konzultovat.

28. Forma příspěvků • E-maily, web • Ukládání dokumentů do sdíleného síťového adresáře • Zapojení stávajících komponent IS (např. CRM) do systému řízení znalostí

29. Vyhledávání znalostí • Nestrukturované řešení - surfování • Strukturovanější prostředí, v němž mohou uživatelé používat klasifikace a metadata, s jejichž pomocí mohou přesně specifikovat, co chtějí najít; • fulltextové prohledávače, metadata, kontextově závislé nástroje, umožňující dělat soudy o vhodnosti znalostí tím, že je propojí s jejich původním použitím.

30. Opakované využití znalostí • Hodnota KM řešení je založena na opakovatelném využití znalostí k tomu, aby bylo možné provést práci rychleji, zkrátit vývojový cyklus, identifikovat nové příležitosti, zvýšit kvalitu, zvýšit objem produkce nebo počet obsloužených zákazníků • Opakované využití znalostí je jednou z nejdůležitějších vlastností KM řešení

31. Subskripce a agenti • KM agenti a subskripce (emailová nebo jiná upozornění na zdroje, které jsou pro vás významné) upozorňují na určité události v určité předmětné oblasti. • Příklady: • Jako člen projektového týmu chcete být informován o všech změnách projektu • Pracujete-li s určitým zákazníkem, budete od systému chtít, aby vás upozornil na činnosti, které se tohoto zákazníka týkají; pro vaše rozhodnutí může být klíčové upozornění na to, že s ním pracuje i někdo další z vaší firmy nebo že prodáváte zákazníkovi služby v jiných geografických oblastech

32. Nejlepší postupy (Best Practice) • Prosazujte nejlepší postupy • Podporovat používání šablon pro vytváření standardizovaných pracovních prostorů, podporujících přijatou metodologii. Během projektu se může pracovní prostor dále vyvíjet a po dokončení projektu je zdokonalená šablona automaticky použita v dalších projektech. • Výsledkem je prostředí, v němž se hodnota znalostí každým použitím zvyšuje, vytváří se rostoucí spirála neustále obohacovaných, integrovanýchznalostí, zvyšuje se jejich přidaná hodnota.

33. Sledování využití znalostí • Sledujte využití znalostí jedné skupiny uživatelů v jiných skupinách. Pak je možné, aby každý, kdo najde určitý dokument, viděl, kdo a kdy ho použil, může se seznámit s úspěšností použití, poučit se z chyb apod. • U standardů (nejlepší postupy, šablony apod.) lze snadno zjistit, kteří uživatelé systému budou ovlivněni jejich změnami (např. je možné identifikovat všechny zákazníky, kteří budou při obnovení smluv ovlivněni změnami, které navrhuje vaše právní oddělení)

34. Doporučení • Snažte se o rychlý úspěch, o „sklizení nízko visícího ovoce“. • Nepokoušejte se vyřešit všechny problémy KM najednou; definujte svou vizi a implementujte postupně, podle priorit, projekty směřující k realizaci této vize. • Začínejte v malém, s komunitou, ve které můžete zvládnout rizika. • Testujte své nápady a rozvíjejte je tak, že přidáváte reálnou hodnotu. • Zdokonalujte procesy iteracemi

35. Doporučení – pokrač. • Využívejte marketingu, abyste zjistili požadavky zákazníků. • Zkušenosti dokazují, že silným motivátorem pro zavedení praktického KM řešení je jeho orientace na uživatele a jeho hodnota pro organizaci. • Praktický KM propojuje lidi, procesy a technologie a vyvážené využití zkušeností přináší podnikům dlouho očekávané přínosy.

36. Sdílení znalostí • Většina manažerů vyhledává nové nápady, pokud potřebují řešit současné kritické problémy. • Žádný zdroj informací není univerzálně nejefektivnější. Manažeři získávají myšlenky z různých zdrojů. • Převládá ústní šíření myšlenek. Manažeři se hodně spoléhají na radu kolegů při hodnocení významu a spolehlivosti nových informací. • Je možné zdokonalittradiční formy sdílení znalostí.

37. Sdílení tacitních znalostí • Vyprávění příběhů (storytelling) • Učňovství (apprenticeship) • Komunity (CoP, Communities of Practice) Mládková L. Moderní přístupy k managementu. Práce s tacitními znalostmi.Praha, C.H.Beck, 2005

38. Trh znalostí • Fyzický i virtuální • Subjekty: • Prodávající – má určitou znalost • Kupující – hledají znalosti, které potřebují • Zprostředkovatelé

39. Přínosy trhu znalostí • Rozvíjí schopnosti lidí • Zlepšuje kvalitu myšlení • Pomáhá překonávat bariéry mezi útvary • Zvyšuje spokojenost pracovníků • Zlepšuje neformální komunikaci • Umožňuje identifikovat schopné pracovníky • Snižuje náklady (předávání nejlepších postupů) • Zamezuje duplicity • Zlepšuje kvalitu produktu • Zkracuje výrobní i nevýrobní cykly • Zvyšuje inovační kapacitu • Ulehčuje práci managementu

40. Cena znalostí • Náklady na pořízení, hodnota, dostupnost • Předává se „zadarmo“ – reciprocita, reputace, altruismus • Směna fyzická i virtuální • Důležitou podmínkou fungování trhu znalostí je důvěra

41. Problémy trhu znalostí • Nekompletní informace – chybí mapy znalostí a intelektuálního kapitálu, garance a pravidla oceňování • Asymetrie – znalosti často soustředěny v jednom útvaru, chybí tam, kde jsou třeba • Lokalizace – časté uspokojení se znalostmi, s jejichž získáním není spojeno příliš energie a nejistoty

42. Chyby při práci se znalostmi • Nízké ocenění pracovníků, často pouze slovní podpora, demotivace • Větší důraz na tvorbu nových znalostí než opětovné použití existujících • Chybí podpora kontinuálního vzdělávání • Neexistence nástrojů ohodnocování znalostí

43. Patologie trhu znalostí • Monopoly – zadržování znalostí, znalosti nejsou předávány a šířeny; chybí nositel – není znalost • Únik mozků • Bariéry – odmítání akceptovat nové znalosti (Např. „Nebylo vynalezeno u nás.“)

44. Zdroje informací

45. Dovednosti a schopnosti v KM • Základní schopnosti (competencies): vzdělání, profesní a technické zázemí a zkušenosti • Klíčové dovednosti (skills): dovednosti potřebné k tomu, aby mohly být efektivně využívány základní schopnosti: komunikace, projektové řízení, týmová práce, schopnost překračovat organizační bariéry a pracovat ve složitých prostředích. • Dovednosti podporující KM: manažerské dovednosti, práce s informacemi.Management informací podmiňuje mnohé činnosti KM.

46. Groupware

47. Groupware = software podporující týmovou práci • usnadňuje komunikaci • pomáhá pracovníkům pracovat na společných úkolech • poskytuje pracovníkům informace potřebné pro plnění jejich pracovních úkolů • může napomáhat při rozhodování.

48. 3K • Komunikace: umožňuje sdílení informací a jejich posílání ostatním prostřednictvím elektronické pošty. • Kooperace (spolupráce): způsob společné práce při řešení pracovních problémů nebo při plnění úkolů, organizace jednání, podpora rozhodování, zvýšení aktivity všech členů týmu. • Koordinace: zajišťuje, aby tým pracoval efektivně a plnil své cíle - přidělování pracovních úkolů, kontrola jejich výkonu, řízení elektronických setkání.

50. Klíčové funkce groupware • E-mail, zpracování zpráv a elektronických formulářů • Správa dokumentů a sdílení informací • Spolupráce při tvorbě dokumentů • Konference – textové, video • Time management - kalendář a týmové plánování • Groupwarové řízení a podpora rozhodování - zajištění vzdáleného a distribuovaného přístupu včetně replikace a kontroly přístupu • Ad hoc wokflow - volná spolupráce • Strukturovaný workflow - strukturované řízení úkolů