HAPTER 3

1. HAPTER 3 Systems Development and Documentation Techniques

2. INTRODUCTION • Peralatan yang digunakan untuk melakukan dokumentasi adalah: • Narasi (deskripsi tertulis) • Flowcharts • Diagram • Material tertulis lain

3. INTRODUCTION • Dokumentasi meliputi Siapa, Apa, Dimana, Kapan, Mengapa dan bagaimana: • Data entry • Processing • Storage • Information output • System controls

4. INTRODUCTION • Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi • minimum, mereka dapat membaca dan mengerti sistem bekerja. • Mereka harus mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari pengendalian internal. • Sangat bergantung pada dokumentasi. • Menyiapkan dokumnetasi: . Memperlihatkan bagaimana sistem bekerja . Memperlihatkan pemahaman mereka atas sistem pengendalian internal

5. INTRODUCTION • Data flow diagrams • Deskripsi grafis tentang sumber dan tujuan data. Yang diperlihatkan: • Dari mana data berasal • Bagaimana data mengalirHow it flows • Proses yang dilakukan atas data • Kemana data akan pergi

6. INTRODUCTION • Flowcharts • Terdiri dari 3 tipe: • Document flowcharts memperlihatkan arus dokumen dan informasi diantara departemen atau unit. • System flowcharts memperlihatkan hubungan antara inputs, processing, dan outputs sebuah sistem. • Program flowcharts memperlihatkan alur atau operasi logis yang dilakukan oleh program komputer.

7. DATA FLOW DIAGRAMS • A data flow diagram (DFD) secara grafis memperlihatkan alur data dalam organisasi. Digunakan untuk: • Mendokumentasikan sistem yang ada • Merencanakan dan merancang sistem baru • Tidak ada cara yang paling benar dalam mengembangkan DFD.

8. Accounts Receivable DATA FLOW DIAGRAMS • Example of a data flow diagram of the customer payment process from Figure 3-3 in your textbook 1.0 Process Payment 2.0 Update A/R Customer payment Customer Receivables Information Remittance data Credit Manager Deposit Bank

9. DATA FLOW DIAGRAMS • DFD terdiri 4 elemen utama: • Sumber data dan Tujuan • Alur data • Proses transformasi • Penyimpanan data

10. DATA FLOW DIAGRAMS • If two data elements flow together, then the use of one data flow line is appropriate. Process Payment Customer Cash Rec’t & Remittance Slip

11. DATA FLOW DIAGRAMS • Data dictionary: • Arus data dan penyimpanan data umumnya adalah kumpulan dari data elements. • EXAMPLE: A data flow labeled student information berisikan such as student name, date of birth, ID number, address, phone number, and major. • The data dictionary bersisikan deskripsi data elemen, penyimpanan data, dan alur data dalam sistem.

12. DATA FLOW DIAGRAMS • Level tertinggi dari DFD adalah context diagram. • Memberikan rangkuman dari sistem . • Memperlihatkan sistem pemrosesan data dan the external entities yang: • Sumber dari input • Tujuan dari output

13. DATA FLOW DIAGRAMS Govt. Agencies Depart- ments Tax report & payment Time cards Payroll Processing System Employees Employee checks Payroll check New employee form Bank Employee change form Human Resources Payroll report • This is the context diagram for the S&S payroll processing system (Figure 3-5 in your textbook). Manage- ment

14. Employee/ Payroll file General Ledger DATA FLOW DIAGRAMS Depart- ments Employees Employee paychecks Human Resources New employee form Time cards 1.0 Update empl. Payroll file 2.0 Pay Employ- ees Employee Change form Payroll check Bank Payroll Disburse- ment data 3.0 Prepare reports 5.0 Update Gen. Ledger This diagram shows the next level of detail for the context diagram in Figure 3-5. Payroll tax disb. voucher Payroll report 4.0 Pay taxes Manage- ment Tax report & payment Govt. Agencies

15. DATA FLOW DIAGRAMS • RULE 1: pahami sistem. Observasi arus informasi. • RULE 2: abaikan proses pengendalian dan tindakan pengendalian (e.g., error corrections). .

16. DATA FLOW DIAGRAMS • RULE 4: buat terlebih dahulu context diagram first, • RULE 5: identifikasikan dan beri label dari arus data. • RULE 6: arus data yang memiliki alur yang sama harus dikelompokkan.

17. DATA FLOW DIAGRAMS • RULE 7: Setiap proses seharusnya memiliki setidaknya sata arus data masuk dan satu arus data keluar. • RULE 8: proses yang terjadi bersamaan dapat dikelompokkan dalam 1 lingkaran. • RULE 9: berikan nomor pada setiap proses secara sikuensial.

18. DATA FLOW DIAGRAMS • RULE 10: nama untuk proses harus menggunakan kata kerja update, prepare, etc. • RULE 11: identifikasi dan beri labe pada penyimpanan data.

19. DATA FLOW DIAGRAMS • RULE 13: gambar DFD dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan .

20. FLOWCHARTS • A flowchart adalah teknik analitis yang menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas dan logis. • Flowcharts menggunakan simbol-simbol standar untuk memperlihatkan prosedur pemrosesan dan arus data.

21. FLOWCHARTS • Terdapat 4 tipe simbol flowchart: • Input/output symbols • Processing symbols • Storage symbols • Flow and miscellaneous symbols

22. DOCUMENT FLOWCHARTS • A document flowchart memperlihatkan arus dokumen dan informasi diantara beberapa bagian dari organisasi. • Flowcharts ini melacak dokumen dan memperlihatkan : • Darimana dokumen berasal • Kemana didistribusikan • Bagaimana digunakan • Bagaimana disposisi akhirnya

23. This is part of the document flowchart from Figure 3-9 in your textbook.

24. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • Identifikasi: • Entitas yang akan dibuatkan bagan arus nya, e.g., departments, functions, external parties • Arus Dokumen dan informasi • Proses

25. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • Gunakan kolum terpisah untuk setiap aktivitas. • Example: jika ada 3 departemen yang memproses data maka akan ada 3 kolom

26. What are the entities in this flowchart?

27. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • Flowchart memperlihatkan proses yang normal dan pengecualian dibuatkan annotations. • Alur dari atas ke bawah, dan dari kanan ke kiri.

28. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • flowchart harus jelas awalan dan akhirnya. • Memperlihatkan darimana dokumen berasal dan ke mana berakhirnya. • Satu pendekatan yang dapat digunakan adalah dengan membaca narasi dan untuk setiap langkah definisikan: • Apa saja input nya • Apa proses yang dilaksanakan • Apa saja outputnya

29. Identifies where input is coming from

30. Inputs

31. Process

32. Output to storage

33. Input for next process

34. Process

35. Output

36. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • Setiap proses manual memiliki setidaknya satu input dan satu output. • Perlihatkan semua data yang masuk atau diambil dari file komputer t. • Jangan buat simbol proses untuk: • Mengantarkan dokumen ke entitas berikutnya • Menyimpan dokumen

37. Forwarding a document

38. Filing a document

39. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • Jika menggunakan beberapa dokumen, letakkan nomor dokumen di bagian kanan atas.

40. What happens to the document numbers as the documents move to other locations?

41. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • Buat on-page connectors dan beri labe secara jelas untuk mencegah garis alur kerja yang berlebihan.

43. GUIDELINES FOR PREPARING FLOWCHARTS • Gunakan off-page connectors jika alur berpindah ke halaman yang lain.

44. Are there other off-page connectors on this flowchart?