Le déroulement d’un projet et sa gestion

1. Le déroulement d’un projet et sa gestion

2. Le déroulement d’un projet: plan • Objectifs d’apprentissage • Les intervenants principaux • Le découpage en phases • Le découpage en quatre phases • La nécessité d’une gestion spécifique • Les éléments de la gestion d’un projet

3. 1. Objectifs d’apprentissage • Connaître les principaux intervenants et leurs rôles • Connaître le principe du découpage d’un projet en phases • Comprendre la nécessité d’une gestion spécifique des projets • Appréhender la nature de la gestion des projets

4. 2. Les intervenants principaux • Le promoteur • Le mandataire • Les relations promoteur-mandataire • Les autres intervenants possibles

5. Le promoteur • Responsabilités • Risques et profits • Organisation

6. Responsabilités du promoteur • Sélection du projet • Études de faisabilité • Décision de réaliser • Choix du mandataire • Approbation des Plans d’exécution • Surveillance de l’exécution • Acceptation de l’extrant • Évaluation du projet • Gestion des avantages procurés par l’extrant

7. Risques et profit: le promoteur • investit les fonds requis pour la réalisation du projet, • assume les risques financiers et autres • tire son profit de l’exploitation des extrants (du produit) du projet Organisation du promoteur • La direction • L’administrateur de projet

8. Le mandataire • Responsabilités • Risques et profits • Organisation

9. Responsabilités du mandataire • Planification détaillée du projet • Exécution du projet • Production et livraison de l’extrant • Selon les termes du mandat • Préparation d’un rapport de clôture Risques et profits: du mandataire • Tire ses revenus et ses profits • de l’exécution efficace du mandat • Assume les risques prévus au contrat d’exécution

10. Organisation du mandataire • La direction • Le chef de projet • L’équipe de projet • L’équipe de support

11. Les relations promoteur-mandataire • Elles sont avant tout des relations d'affaires • des relations contractuelles • Mais elles doivent être basées • sur un degré élevé de confiance personnelle réciproque • tout au long de l’intervention du mandataire: • planification et exécution

12. Les autres intervenants possibles • Les bénéficiaires • Qui peuvent différer du promoteur • Des organismes réglementaires • Qui imposent des contraintes au projet • Le public en général ou un public particulier • Selon la visibilité du projet

13. En somme • Le promoteur • veut que le projet se fasse • investit dans le projet • reçoit et accepte l’extrant du projet et l’exploite • Le mandataire • reçoit son mandat du promoteur • fournit les ressources et est rémunéré pour • produire et livrer l’extrant en respectant les contraintes

14. 3. Le découpage en phases • Le déroulement de tous les projets se découpe naturellement en phases différentes et consécutives • Les activités à réaliser et les préoccupations de gestion varient d’une phase à l’autre • Le nombre de phases considérées varie principalement selon: • le contexte dans lequel le projet est réalisé • l’approche à sa gestion

15. 4. Le découpage en quatre phases • le découpage en quatre phases est assez fréquent • il a l’avantage de la simplicité • Il s’applique à plusieurs types de projets, dans des contextes différents • les quatre phases sont: • Élaboration • Planification • Exécution • Contrôle

16. 5.La nécessité d’une gestion spécifique • Dans les opérations courantes • l’extrant (produits) est réalisé en grand nombre • le suivi du marché et de la production permet de connaître l’évolution des besoins et exigences • les produits sont améliorés progressivement • Dans un projet • un seul extrant est produit • on ne peut l’améliorer progressivement • la planification détaillée tient lieu de prototype • Il faut des méthodes de gestion adaptées à la spécificité du projet et à son déroulement

17. 6.Les éléments de la gestion d’un projet (1 de 5) • ensemble des décisions prises • et interventions de gestion effectuées • (et les principes et techniques les guidant) • dans le but d’assurer le succès du projet • ceci comprenant, en plus des travaux propres à chaque phase: • la détermination des responsabilités et activités des intervenants selon la phase • les événements et décisions marquant le passage d’une phase à l’autre et le suivi de chacune • les procédures, méthodes de travail et outils utilisés par les exécutants

18. 6.Les éléments de la gestion d’un projet (2 de 5) • au cours de la phase d’élaboration, • des études préalables, réalisées par le promoteur, visant à: • délimiter l’envergure du projet, • clarifier ses extrants, contraintes et risques • vérifier si le projet est rentable, réalisable et s’il peut être financé • des décisions consécutives à ces études

19. 6.Les éléments de la gestion d’un projet (3 de 5) • au cours de la phase de planification, • la préparation, par le mandataire, d’un plan d’exécution détaillé, qui • décrit les travaux à exécuter pour produire et livrer l’extrant, • identifie les ressources affectées à leur exécution • fixe le budget d’exécution des tâches • en définit l’ordre d’exécution • l’acceptation de ce plan par le promoteur

20. 6.Les éléments de la gestion d’un projet (4 de 5) • au cours de la phase d’exécution : • le suivi rigoureux de l’avancement, des coûts et de la qualité des travaux; • la communication des informations nécessaires aux exécutants et aux protagonistes; • les décisions relatives à l’inclusion dans le plan de changements demandés ou rendus nécessaires par les circonstances • De façon générale, l’encadrement des travaux nécessaires à la production de l’extrant et à sa livraison au promoteur

21. 6.Les éléments de la gestion d’un projet (5 de 5) • au cours de la phase de contrôle, • l’acceptation de l’extrant par le promoteur • des évaluations a posteriori, séparément par le mandataire et le promoteur, • visant à • tirer des leçons de l’exécution du projet terminé • vérifier que les avantages escomptés ont été réalisés • la gestion des avantages obtenus