Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008

1. Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008 Document Management System e Conservazione Sostitutiva Opportunità per le Imprese massimo.maronati@krill.eu

2. Menù del giorno… DMS e Conservazione Sostitutiva Le aziende e: • la carta • le informazioni • gli obblighi e le regole • il business Come armonizzare tutto questo?

3. I Processi Documentali

4. La carta Obiettivo: Processi documentali • Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei documenti • il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non strutturate • I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate” • E’ necessario trasformare il documento in una fonte di informazione: • ottimizzata: evitando inutili repliche • accessibile: il documento disponibile ovunque • Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia • integra: preservata nel tempo

5. La carta Obiettivo: Processi documentali • l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali • La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e di filiera • Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs supporto) • Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-digitalizzzata • Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta • All’interno dell’azienda • Tra le aziende

6. La carta Obiettivo: Processi documentali • l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”) • Sistemi di gestione documentale • Integrazione tecnologica e operativa: • Internet, mail, ecc. • Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc. • L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”) • Norme • Fiscalità • “Sistema” tra comunità aziendali • Stato: da controllo a supporto

7. La carta Tra ieri e domani Controllo Ieri Domani Supporto

8. Tra Ieri e Domani Strumenti per la Gestione dei Documenti • Document Management Systems (DMS) • Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index, foldering, storage, retrieval, …) • Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow) • Integrazione con “la rete” (connector) • Documenti “multimediali”

9. IBM Enterprise Content Management Websphere Portal Websphere Portal Information Sources & existing Repositories Information Sources & existing Repositories e-Mails, WWWCustomer Services Solutions e-Mails, WWWCustomer Services Solutions Business Letters, Outgoing Documents Business Letters, Outgoing Documents e-Forms e-Forms Incoming paper, documents,letters Incoming paper, documents,letters Adobe / IBM CM Forms Integration Adobe / IBM CM Forms Integration Ascent Capture CM module Ascent Capture CM module Information Integrator for Content Unified Portal API Set Information Integrator for Content Unified Portal API Set Lotus Domino Lotus Domino Scan Scan Exchange Exchange MessagePlus Open MessagePlus Open CommonStore CommonStore SAP SAP Multimedia objects Multimedia objects Central Repository: IBM Content Manager Central Repository: IBM Content Manager Computer Output, Spools Computer Output, Spools Siebel Integration for CM Siebel Integration for CM CM OnDemand CM OnDemand Internally produced Office documents Internally produced Office documents Lotus Workplace Web Content Management Lotus Workplace Web Content Management TSM Records Manager TSM Document Manager Records Manager Document Manager

10. Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa sta facendo? • Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici • Certification Authority (Firma Digitale) • Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority) • Carta Identità Elettronica (CIE) • Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali • Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC) • Processi • Protocollo Informatico (per la PPAA) • Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le imprese • Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.

11. Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa c’è ancora da fare? • Innanzi tutto: Cultura • La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e legittimazione • I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali • Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato) • I processi informatici • “disorientano” • sono “neutri” • misurano l’efficienza • misurano l’efficacia

12. TraIeri e Domani Lo Stato: cosa c’è ancora da fare? • Visione e strategia • Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei documenti? • Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo? • Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo sull’organizzazione? • Tattica • logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione) • quali tecnologie per quali obiettivi • diffondere motivazione al cambiamento • ….. Cos’altro?: Proposte

13. TraIeri e Domani Lo Stato: cosa c’è ancora da fare? • Regole • Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”) • Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice versa) • Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al business) • La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere cambiate! • La cultura del legislatore: • Da controllo a supporto: quando? • Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati dei Processi • Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato • Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!

14. Document Management System

15. Document Management System Che cos’è • Cosa si può fare con un Document Management System: • Catalogare i documenti (protocollo) • Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder) • Definire eventi temporali (trigger) • Definire processi (work flow) • Definire ruoli e responsabilità (profili utente) • Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output) • Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”

16. DMS A cosa serve • Catalogare i documenti: • Identificare univocamente ogni singolo documento • Facilitarne il reperimento e la consultazione • Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder) • Costruire “pratiche” per aggregazione logica di documenti • Associare un documento a più pratiche e vice versa • Definire eventi temporali (trigger) • Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai documenti • Registrare chi ha agito e quando

17. DMS A cosa serve • Definire processi (work flow) • Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche • Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi • Definire ruoli e responsabilità (profili utente) • Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi invia,…. • Chi può accedere a dati sensibili • Integrarsi con il sistema informativo (input/Output) • Acquisire documenti • Fornire dati

18. DMS Quali vantaggi per le aziende • Lo strumento anche se flessibile, potente, “miracoloso” è • sufficiente? • Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”? • Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento? • Come affrontare questo cambiamento? • Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?

19. DMS Quali vantaggi per le aziende • Gestire i “documenti senza carta”: • Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti) • Agire sugli “ortodossismi” consolidati • Razionalizzare i processi e le procedure • Coinvolgere il top management In sintesi: agire sulla cultura aziendale

20. DMS Quali vantaggi per le aziende • Vantaggi del cambiamento: • Ridurre i costi di gestione dei documenti • Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei • Aumentare l’efficienza • Evitare ritardi e “omissioni” • Tracciare eventi e decisioni • Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”

21. DMS Quali vantaggi per le aziende • Come affrontare il cambiamento: • Valutare il vantaggio economico • Valutare l’impatto organizzativo • Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento • Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale) • Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale

22. Quali vantaggi?

23. DBMS Input: Acquisizione o Cattura Scanner/Fax/Print Conservazione Sostitutiva DMS Documenti Elettronici Ricerca e Consultazione Email Indicizzazione, Organizzazione, Archiviazione, Integrazione Ambienti Legacy (Siebel, SAP,..) Output: Invio e Stampa DMS Quali vantaggi per le aziende Eliminazione della carta Gestione elettronica Archivio storico elettronico

24. DMS Quanto costa gestire un documento Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato tra Euro10,00 e 50,00* • Costi fornitore: • redazione della fattura • invio della fattura • archivio • gestione degli incassi • copie “allegate” • dispute e controversie • Costi cliente: • ricevimento della fattura • controllo e smistamento • archivio • gestione dei pagamenti • copie “allegate” • dispute e controversie *fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002

25. DMS Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti (#) costo stimato per documento al netto degli investimenti (*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.

26. In sintesi Paperless company • Aumento dell’efficacia/efficienza • Processi razionalizzati e orientati al business • Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera • Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.) • Relazioni con con la PPAA • Solo se non in contrasto con i procsessi di business

27. Un caso concreto

28. Business needs • Fast invoice tracking • Improve document sharing • Speed up invoice verification activities • Eliminate low-added value activities • Reduce paper storing to save space

29. 2 Purchasing department Gerardina Invoice division 3 Selection of Urgent Invoices To be paid Invoice to be approved(NN) 10 4 7 Annalisa Fiorella Incoming Mail 1 Receipt missing 9 6 5 Simona Invoices To be registered Urgent Invoices registration Invoices with Differences (NP e AC) 8 Invoices To be stored 11 12 Final archiving Where we started..

30. Invoice scanning and archiving Internal workflows to address issues 3 Gerardina Invoices with issues are separated, regular invoices are registered. All remaining steps are performed in the system. Annalisa 2 Fiorella Incoming Mail Simona 1 Final archiving 4 Where we arrived..

31. Benefits achieved • Process simplification • On-line availability of invoices both from IBM content management and our ERP system • Complete traceability of invoices • Speed up invoice verification activities • Eliminate low-added value activities

32. Steps done for project completion • Implementation of “substitution archiving” and elimination of paper • Extension of content management to customer invoices and other legal documents

33. Project dimension and economic benefit • Companies involved: • Ducati Motors • Ducati Corse • Invoices handled per annum • Ducati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers) • Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers) • Break even: 9 months from “go live” • Global project investment: about 70K Euro

34. Performance improvement (average) • Document pass through: • Before: 4 days • After: 4 hours • Efficiency index (estimated on reclaim document) • Before: 4 hours • After: 30 seconds

35. Domande