LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’INAIL

1. LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’INAIL Presentazione di Francesco Naviglio Direzione Centrale dei Servizi Informativi e Telecomunicazione

2. IL RUOLO DELL’INAIL NEL TERRITORIO AZIENDE Rapporto assicurativo Lavoratori infortunati Prestazioni Ispezioni INAIL ASL Rimborsi PARTI SOCIALI Accordi

3. ORGANIZZAZIONE DELL’INAIL RISPETTO AL DPR 445/2000 Le attività nel territorio comportano il trattamento di un notevole volume di documenti dislocato in archivi cartacei su tutto il territorio nazionale, che per legge debbono essere conservati per periodi di tempo prestabiliti e di solito molto lunghi (alcuni fino a 10 anni) Ai sensi del DPR 445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione legislativa) l’Istituto è strutturato in 275 Aree Organizzative Omogenee (AOO) Ogni AOO è responsabile del trattamento dei documenti in entrata/uscita tramite il proprio UTP (Ufficio di Tenuta del protocollo)

4. ORGANIZZAZIONE DELL’INAIL RISPETTO AL DPR 445/2000 • Le procedure istituzionali che costituiscono il core business dell’Istituto sono schematizzabili in: • Gestione Rapporto Assicurativo, cioè la gestione dei premi che devono essere pagati dalle aziende per assicurarsi contro gli infortuni sul lavoro • Gestione Rapporto Assicurati Infortunati, cioè la gestione delle prestazioni che sono fornite ai lavoratori infortunati o affetti da una malattia professionale • Cartella Clinica e prime cure, cioè la gestione delle visite mediche specialistiche, dei ricoveri ospedalieri e delle eventuali riabilitazioni al lavoro

5. VOLUMI DEI DOCUMENTI TRATTATI IN INAIL Alcune cifre per indicare la stima delle dimensioni dei volumi trattati:

6. OBIETTIVI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE • Le necessità operative hanno portato l’Istituto a rispondere alle seguenti esigenze: • Abbattere i tempi di ricerca dei documenti negli archivi • Parallelizzare le operazioni che richiedono l’accesso allo stesso documento o al medesimo fascicolo (area medica con area prestazioni, attività di controllo con area emissione provvedimenti) • Rendere più sicuro l’accesso e la conservazione dei documenti nel rispetto della privacy (Dlgs. 196/2003) • Abbattere i costi di tenuta degli archivi cartacei

7. ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO CARTACEO - 1 Documenti cartacei Scannerizzazione Documento elettronico Protocollazione • L’INAIL ha seguito il seguente percorso: • Sperimentazione nel 2000 di un sistema di gestione documentale che permettesse di scannerizzare i documenti di interesse per le procedure, protocollarli e smistarli alle aree di lavoro • La protocollazione elettronica consentiva di rilasciare subito all’utente una ricevuta, consentendo l’eventuale reperimento del documento in qualsiasi momento

8. ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO CARTACEO - 2 Documenti cartacei Scannerizzazione Documento elettronico Protocollazione Contenitore • Il documento cartaceo, una volta passato tramite scanner e protocollato, viene conservato in ordine di ingresso in contenitori organizzati per giornata • La disponibilità a video dell’immagine del documento originale permette di non utilizzare più i documenti cartacei all’interno delle sedi, se non per necessità legali

9. CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Documento elettronico Protocollazione Classificazione Aree di lavoro Smistamento • Il documento elettronico, una volta protocollato, viene classificato secondo criteri propri del processo e delle attività necessari alla sua lavorazione • Il documento classificato viene smistato alle singole aree di lavoro, secondo i criteri propri ad ogni area di lavoro (per esempio in una lista suddivisa per addetti alla trattazione)

10. LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Aree di lavoro Smistamento Liste Lavorazione • Ogni area di lavoro preleva i documenti dalla sua lista, e richiama la procedura necessaria per il trattamento • Al documento viene associata l’informazione sullo stato della pratica, in modo da conoscere ad ogni momento se è conclusa oppure no

11. FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Base documenti Fascicolazione • Il documento elettronico alla fine della sua trattazione nelle aree di lavoro viene fascicolato, cioè attribuito in modo definitivo al fascicolo di appartenenza • Nel contempo il documento elettronico è archiviato in supporti ottici, atti alla conservazione senza possibilità di alterarne i contenuti

12. ARCHIVIAZIONE • La sequenza di attività illustrata ha evidenziato che nella trattazione del documento mediante la Gestione Documentale si è potuto: • Eliminare la presenza del documento cartaceo nel ciclo di lavoro e rendere superfluo l’archivio cartaceo di struttura, eliminando così l’attività del personale addetto all’archivio • Tutti i documenti trattati dal sistema documentale (scannerizzati o comunque pervenuti anche elettronicamente nell’Istituto) sono archiviati localmente su supporti ottici, permettendo un rapido reperimento senza dover interagire con il personale addetto all’archiviazione • Ciò ha permesso la delocalizzazione degli archivi cartecei gestiti in outsourcing da società di Global Service

13. IL FLUSSO COMPLETO DI LAVORAZIONE DI UN DOCUMENTO IN SEDE Documenti cartacei Scannerizzazione Documento elettronico Protocollazione Contenitore Classificazione Aree di lavoro Smistamento Lavorazione Base documenti Fascicolazione

14. L’INTEGRAZIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NELLE PROCEDURE • Il sistema di gestione documentale è stato completamente integrato con le procedure istituzionali dell’INAIL • L’Integrazione si concretizza nella sincronizzazione tra fase di lavoro e documento, che viene richiamato e posizionato nei punti dove sono rintracciabili le informazioni occorrenti per il trattamento • Tutti i documenti trattati dal sistema documentale (scannerizzati o comunque pervenuti anche elettronicamente nell’Istituto) sono archiviati localmente su supporti ottici

15. LA DIFFUSIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NEL TERRITORIO • Dal 2001 le 200 sedi dell’Istituto, dislocate in tutte le regioni italiane, sono state dotate di un sistema di protocollo elettronico e di gestione documentale • Dal 2001 le sedi dell’Istituto lavorano senza documenti cartacei grazie all’utilizzo del sistema di gestione documentale • Queste modalità di lavoro non sono reversibili, pena un degrado sensibile delle prestazioni e una ricostituzione degli archivi cartacei

16. LA DIFFUSIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NEL TERRITORIO - 2 • Nelle 200 sedi territoriali dell’Istituto sono interessati ai processi del sistema documentale: • Procedura GRA 1769 funzionari • Procedura GRAI 3262 funzionari • Cartella Clinica 1149 sanitari • _____________________________________________________________________________ • Totale 6180 addetti

17. IL LAVORO A DISTANZA • Il sistema documentale offre la possibilità anche di poter far trattare una singola pratica da una sede all’altra • Ciò significa far accedere un operatore abilitato di una sede all’archivio documentale di un’altra sede, procedendo normalmente con l’iter della pratica • Le procedure infatti si avvalgono di archivi dati centralizzati, che possono essere utilizzati da tutte le sedi, mentre gli archivi documentali sono decentrati in ogni sede • Questo modo di operare non necessita del passaggio dei fascicoli tra le sedi, rendendo più sicura la lavorazione e favorendo lo smaltimento del lavoro nelle sedi più cariche

18. IL FLUSSO DI LAVORAZIONE TRA SEDI Sede A Sede B Base documenti Richiesta fascicolo Accesso al fascicolo Procedura Base documenti Base Dati Centrale

19. LA DOCUMENTAZIONE TRAMITE WEB • L’INAIL dal 2004 ha attivato e reso disponibili ai cittadini/utenti l’utilizzo di 33 servizi Web, che permettono sia di chiedere informazioni che di inoltrare documenti elettronici direttamente all’Istituto • I documenti elettronici sono definiti con template completamente conformi alla modulistica in vigore • I documenti elettronici così acquisiti sono smistati verso le sedi di competenza, che provvedono alla loro trattazione secondo i processi già illustrati in precedenza • Queste modalità hanno già consentito di smaterializzare circa 200.000 documenti pervenuti nel 2005, con una tendenza in crescita nel tempo • L’acquisizione dei documenti tramite Web permette inoltre di liberare forze lavorative dalle attività di scansione e di smistamento dei documenti

20. Caratteristiche del progetto • Il progetto ha avuto successo grazie alle seguenti caratteristiche: • Collaborazione attiva di tre strutture della Direzione generale che hanno curato: • DCPOC - Aspetti organizzativi e di raccordo • DCSIT - Aspetti tecnologici e procedurali • CIT - Consulenza normativa e tecnico-organizzativa • Diffusa cultura della gestione documentale consolidata tramite un processo di formazione ed addestramento capillare del personale • Sperimentazioni e simulazioni effettuate nelle sedi nel periodo 1999-2000 per definire gli aspetti di integrazione tra procedure e sistema documentale con utilizzo anche di prototipi • Collaborazione continuativa con i fornitori per l’adeguamento degli applicativi alle esigenze organizzative delle sedi

21. Gli sviluppi futuri • I progetti per sviluppare ed adeguare il sistema documentale già operante alle nuove norme sono numerosi. Citiamo in particolar i seguenti: • Unificazione del sistema documentale di sede con i sistemi documentali di direzione regionale e centrale presenti nell’Istituto, sviluppando l’applicazione su una piattaforma tecnologica aperta al web • Integrazione del sistema di gestione documentale con la posta elettronica e la posta elettronica certificata (Direttiva MIT del 4 gennaio 2005 Linee guida in materia di digitalizzazione delle amministrazioni) • Introduzione dell’archivio di deposito centralizzato, per sgravare gli archivi di sede dei fascicoli non più movimentati • Allineare gli applicativi per ottenere la piena interoperabilità con le altre amministrazioni (come da Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n .82 Codice dell'amministrazione digitale)

22. LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’INAIL FINE PRESENTAZIONE