010761001 Projektinhallinta http://www.it.lut.fi/kurssit/05-06/Ti5214400/ Luento 1 Sami Jantunen sami.jantunen@lut.fi (K

1. 010761001 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/05-06/Ti5214400/Luento 1Sami Jantunensami.jantunen@lut.fi(Kalvot: Hanna-Kaisa Lammi)

2. Mitä on projektin hallinta? • PROJEKTI (project): • Projekti on se työ, joka tehdään määritellyn kertaluonteisen tuloksen aikaansaamiseksi. • HALLINTA (management): • valvoa ja tehdä päätöksiä, pitää projekti kelvollisena käyttäen parhaita kykyjä, onnistua tarkoituksessaan

3. Sisältö • Yleistä kurssista • Projektitermistöä

4. Näkökulmia • Tavoitteena on käydä asioita läpi pääasiassa tietojärjestelmäprojektin projektipäällikön näkökulmasta • Muita näkökulmia ovat mm. projektiryhmän jäsen, asiakas ja projektin ohjausryhmän jäsen

5. Kurssin tavoitteet • Perehdyttää opiskelija tietojärjestelmän rakentamisessa työn organisointiin, suunnitteluun, ohjaamiseen ja ryhmätyöhön liittyviin ongelmiin ja niiden ratkaisumenetelmiin. • Harjoitella projektityöskentelyä käytännössä.

6. Luennoilla käsiteltäviä asioita 1/3 • Projektin määritelmä ja tyypit • Projektiroolit • Projektin aloitus • Resurssointi • Henkilöjohtaminen, motivointi, jne.

7. Luennoilla käsiteltäviä asioita 2/3 • Projektisuunnitelma, esim. • kommunikointisuunnitelma • riskikartoitus • työmäärien arviointi, aikataulutus • kustannuslaskelmat • Katselmoinnit

8. Luennoilla käsiteltäviä asioita 3/3 • Projektin etenemisen seuranta ja tarvittavat korjaavat toimenpiteet • Ongelmatilanteita • Laatuasiat ja mittarit • Tuotekehitysprojekti asiakkaan ja ohjausryhmän silmin • Ohjelmistotuotannon erityispiirteet • Projektin päättäminen • CASE-tapauksia yritysmaailmasta??

9. Kurssin suoritustapa • 14 h luentoja: Maanantaisin klo 10-12 • 14 x 3 h harjoituskertaa • Harjoitustyö • Tentti

10. Kurssimateriaali • Kurssin kotisivut: http://www.it.lut.fi/kurssit/05-06/Ti5214400/ • Hanna-Kaisa Lammin tekemät materiaalit • Katsokaa kurssin kotisivut aikaisemmilta vuosilta • Kirjat: • Pelin, R.: Projektihallinnan käsikirja • Whitten, N.:Managing Software Development Projects • Murch, R.: IT-projektinhallinta • Ruuska, K.: Projekti hallintaan • Ei opintomonistetta

11. Kurssiarvosanan muodostuminen • Kurssiarvosana muodostuu tentin ja harjoitustyön keskiarvosta. Molemmat vaikuttavat siis 50%. • Sekä tentistä että harjoitustyöstä on saatava hyväksytty arvosana kurssin läpäisemiseksi

12. Tentti • Tenttipäivät: ??? • Materiaali: • (Pelinin kurssikirja) • Sähköinen materiaali kurssin kotisivulla • luennoilla ja harjoituksissa esitetty materiaali sisältäen mahdolliset artikkelit

13. Harjoitustyö • Perinteisesti: • Harjoitustyöaiheet valmistellaan ensimmäisissä harjoituksissa • Harjoitustyötä viedään eteenpäin harjoitusten yhteydessä viikoittain. • Tehdään oikea projekti • Seuratkaa kurssin kotisivuja harjoitusten / harjoitustyön osalta!

14. Käytännön asioita • Vastaanottoaika ke 14-15 • Luentomateriaali ja harjoitusohjeet tulevat kurssin kotisivulle.

15. Sisältö • Yleistä kurssista • Projektitermistöä

16. Projekti: • Lähtee aina asiakkaan tarpeesta. Asiakas voi olla sisäinen tai ulkoinen • Ajallisesti rajoitettu, tietty lopputulos • Suunnitelmallisesti toteutettu • Organisaatio ja resurssit • Esim. projektin hallinta-kurssin suorittaminen jouluun mennessä • Mutta ei esim. verotuksen keventäminen

17. Ohjelmistoprojektin erityispiirteitä • Projektin lopputulos on abstrakti • Lopputuloksen yksityiskohtainen määrittely projektin alussa on usein mahdotonta • Kuva lopputuloksesta täsmentyy sen mukaan, kun projekti edistyy • Ihminen on pääasiallinen toteutusresurssi • Tuotteen laadunvalvonta on vaikeaa, koska lopputuloskin on abstrakti • Projekti ei ole irrallinen, vaan se on riippuvainen useista eri tekijöistä (asiakas, toimittaja, alihankkijat, ympäristöt jne.)

18. Projektin elinkaari Esi- tutkimus Toteutettavuus- tutkimus Projektin toteutus & valvonta Lopetus- toimen- piteet Eri projektiosien väliset kestot vaihtelevat projektista toiseen.

19. Tuotteen tai palvelun elinkaari tuote pois käytöstä Idea Proto Rel 1 Rel 1.1 Rel 2 Rel 3 Projektit Tuotetuki Tuotteen tai palvelun elinkaari

20. Millaisia projekteja on olemassa? • Määrittelyprojekti • Tuotekehitysprojekti • Tutkimusprojekti • Toiminnan kehittämisprojekti • Toimitusprojekti • Markkinointiprojekti • Henkilöstön kehittämisprojekti

21. Millaisia projekteja on olemassa? • Koulutusprojekti • Käyttöönottoprojekti • Hankintaprojekti • Laatujärjestelmän käyttöönottoprojekti jne. • Tarvittaessa jako aliprojekteihin • Asiakasprojekti vs. tuotekehitysprojekti

22. Mihin projekteja tarvitaan? • Vaatimukset kasvavat: • kilpailu kiristyy • työssä on mukana useita osapuolia, kuten alihankkijoita, toimittajia mahdollisesti vielä fyysisestikin eri maissa • tiedonkulku monimutkaistuu • tietojärjestelmät kehittyvät voimakkaasti • laatujärjestelmät asettavat vaatimuksia

23. Mikä on prosessi? • Prosessi on jatkuvaa toimintaa, esim. • tuotekehitysprosessi • toimitusprosessi • osto- ja logistiikkaprosessi • tuotehallintaprosessi • johtamisen prosessi • tuotantoprosessi

24. Projekti Prosessi Laatujärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto Laadun parantaminen Tuotantolinjan rakentaminen Tuotteen valmistus linjalla Uuden tuotteen markkinointikampanja Tuotteen myynti Projekti vs. prosessi

25. Sisältö • Projektin valinta yrityksessä • Projektin hallinnan tehtäviä • Projektin aloitus • Ryhmätyöskentely projektissa • Palaverikäytännöt

26. Asiakkaantarpeet Kaupalliset tekijät Osaaminen Tietotaito Liiketoiminta- strategia Teknologia- strategia Kehitys- projektit Strategiasta projektinvalintaan

27. Tuotekehitysprojektin valinta • Asiakkaan tarve tärkein näkökohta • ”Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä oikeita asioita.” (Peter Drucker) • Kilpailijoiden toimenpiteet • Yhteiskunnan ja ympäristön muutokset • Uudet innovaatiot ja teknologiat • Tuotteen ominaisuudet, kustannukset, tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset

28. Projektien valintaryhmän tehtävät • Hyväksyä käynnistettävät tehtävät • Selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan • Asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet • Nimetä projektipäällikkö • Valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä • Suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi

29. (T&K) Projektin rahoitus • Asiakasprojektissa asiakas maksaa • Sisäisessä tuotekehitysprojektissa mukana • TEKES, KERA • EU • Yliopistojen tutkimusprojektien rahoittajat • TEKES • EU • Firmat

30. Rinnakkainen tuotekehitys • Tuoteprojektin kaikissa vaiheissa alusta alkaen on mukana • Markkinointi • Tuotekehitys • Materiaalitoiminnot • Valmistus • Projektin jokaisen vaiheen yhteydessä arvioidaan kaikki osa-alueet ja päätetään jatkosta.

31. Sisältö • Projektin valinta yrityksessä • Projektinhallinnan tehtäviä • Projektin aloitus • Ryhmätyöskentely projektissa • Palaverikäytännöt

32. Project Management: The 4 P’s • People — the most important element of a successful project • Product — the software to be built • Process — the set of framework activities and software engineering tasks to get the job done • Project — all work required to make the product a reality

33. Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio Lähtötiedot: tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet... Suunnittelu Projektisuunnitelma* ja muu projektiin liittyvä materiaali Käynnistäminen Seurantaraportit Projekti Seuranta ja Ohjaus ohjaus Loppuraportti Päättäminen Päätösraportti Tuote Projektin kulku • Huom! Projektisuunnitelman aloitus voidaan tehtä linjaorganissa, • mutta viimeistellään yleensä projektiorganisaatiossa.

34. Linjajohdon henkilöstötehtävät • Päättää seuraavista työntekijän asioista: • nimike ja ylennykset organisaatiossa • palkka • bonukset • ylityöt • vastuut • työtehtävät • Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä! • Vai onko?

35. TILAAJA Linja- johto Projekti- päällikkö Projekti- ryhmä Käyttäjät TOIMITTAJA JOHTO- RYHMÄ Osa- projekti 1 Projektin valvoja Projekti- päällikkö Osa- projekti 2 Tuki- henkilöt Osa- projekti N Projektiryhmä ALI- HANKKIJAT Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiorganisaatio

36. IT-projektiorganisaatio Arkkitehti (eli tekninen pp) Projektin asettaja Osaprojekti- päällikkö 1 Suunnittelija Testaaja Projektin valvoja tai ohjausryhmä Projekti- päällikkö Osaprojekti- päällikkö 2 Dokumentoija • Tukitoiminnot • asiantuntijat • laatuinsinööri • konfiguraationhallintainsinööri • muut tarvittavaterikoisroolit Projekti- sihteeri Osaprojekti- päällikkö N

37. Matriisiorganisaatio • Projektijohtamisorganisaatio muodostuu usein matriisiorganisaation tyyppiseksi • Soveltuu jos organisaatiossa on yli 100 henkilöä ja projekteja yli 10 • Matriisiorganisaatiossa osaaminen jakautuu kolmeen toiminta-alueeseen • Tulosyksikön johto • Projektien johto • Asiantuntijat

38. Matriisiorganisaatio Projekti 1 Projekti 2

39. Matriisiorganisaation edut • Ammatillinen erikoistuminen voidaan viedä pitkälle • Työkuormitus saadaan tasaiseksi, kun heitä voidaan ”joustavasti” siirtää projektien välillä • Yhdessä projektissa opittu siirtyy muille projekteille • Johdolla paremmat mahdollisuudet ohjata resurssien käyttöä ja priorisoida projekteja • Matriisiorganisaatio voi poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja siten alentaa kustannuksia • Asiantuntijoiden linjaesimies pysyy samana vaikka projekti vaihtuu

40. Matriisiorganisaation haitat • Päätöksenteko monimutkaistuu • Projektien väliset kiistat resursseista ovat yleisiä • Organisaatio voi byrokratisoitua • Matriisiorganisaatio vaatii luotettavasti toimivaa projektien aika- ja resurssisuunnittelua • Mikäli resurssi ei vapaudu suunnitellusti saattaa toinen projekti myöhästyä

41. Projektinhallinnan tehtävät projektin laatu projektin riskit projektimittarit kustannusten arviointi projektin aikataulu kommunikointi ja raportointi projektin henkilöresurssit projektin muut resurssit projektin etenemisen seuranta

42. Projektipäällikkö • Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimintajohtajaan: • motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi • projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi • projektille voidaan järjestää tulospalkkausjärjestelmä

43. Projektipäällikön tehtävät • Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa • Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää • Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä • Raportointi • Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella • Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

44. Projektipäällikön on… • Tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt • Tehtävä päätöksiä jämäkästi • Tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat • Nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä • Pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita muutoksia

45. Projektiryhmän jäsenen tehtävät • Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta • Huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista • Raportoida työn edistymisestä pp:lle • Dokumentoida työnsä tulokset • Noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja • Kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

46. Projektin asettajan tehtävät • Päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä • Nimeää projektin johtoryhmän • Vastaa viimekädessä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit • Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat

47. Johtoryhmän tehtävät • Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet • Nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä • Hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma • Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit • Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset • Hyväksyä projektin tulos • Päättää projektin lopettamisesta

48. Projektien sudenkuoppia 1/2 • Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi • Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt • Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden ohella” • Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä • Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu

49. Projektien sudenkuoppia 2/2 • Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii miten parhaaksi näkee • Asenteet ”Ei minun työtäni voi aikatauluttaa” • Johdon informaatiojärjestelmät puutteellisia, ei tunneta projektien tilannetta tai henkilöstön kuormitusta • Projektien aloitus ja lopetus lipsuvia • Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute

50. Projektijohtamiskulttuuri 1/2 • Projektien itsenäisyyttä ja omajohtoisuutta tuetaan • Projektipäälliköille annetaan riittävät valtuudet ja toimintaedellytykset • Projektit perustuvat strategisiin suunnitelmiin ja toteuttavat niissä asetettuja tavoitteita • Käytetään projektinhallinnan menetelmiä