010761001 Projektinhallinta it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/ Luento 2 Kalle Ikkelä

1. 010761001 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/Luento 2Kalle Ikkelä

2. Sisältö • Projektin valinta yrityksessä • Projektin hallinnan tehtäviä • Projektin aloitus • Ryhmätyöskentely projektissa • Palaverikäytännöt

3. Asiakkaantarpeet Kaupalliset tekijät Osaaminen Tietotaito Liiketoiminta- strategia Teknologia- strategia Kehitys- projektit Strategiasta projektinvalintaan

4. Tuotekehitysprojektin valinta • Asiakkaan tarve tärkein näkökohta • ”Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä oikeita asioita.” (Peter Drucker) • Kilpailijoiden toimenpiteet • Yhteiskunnan ja ympäristön muutokset • Uudet innovaatiot ja teknologiat • Tuotteen ominaisuudet, kustannukset, tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset

5. Projektien valintaryhmän tehtävät • Hyväksyä käynnistettävät tehtävät • Selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan • Asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet • Nimetä projektipäällikkö • Valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä • Suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi

6. (T&K) Projektin rahoitus • Asiakasprojektissa asiakas maksaa • Sisäisessä tuotekehitysprojektissa mukana • TEKES, KERA • EU • Yliopistojen tutkimusprojektien rahoittajat • TEKES • EU • Firmat

7. Rinnakkainen tuotekehitys • Tuoteprojektin kaikissa vaiheissa alusta alkaen on mukana • Markkinointi • Tuotekehitys • Materiaalitoiminnot • Valmistus • Projektin jokaisen vaiheen yhteydessä arvioidaan kaikki osa-alueet ja päätetään jatkosta.

8. Sisältö • Projektin valinta yrityksessä • Projektinhallinnan tehtäviä • Projektin aloitus • Ryhmätyöskentely projektissa • Palaverikäytännöt

9. Project Management: The 4 P’s • People — the most important element of a successful project • Product — the software to be built • Process — the set of framework activities and software engineering tasks to get the job done • Project — all work required to make the product a reality

10. Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio Lähtötiedot: tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet... Suunnittelu Projektisuunnitelma* ja muu projektiin liittyvä materiaali Käynnistäminen Seurantaraportit Projekti Seuranta ja Ohjaus ohjaus Loppuraportti Päättäminen Päätösraportti Tuote Projektin kulku • Huom! Projektisuunnitelman aloitus voidaan tehtä linjaorganissa, • mutta viimeistellään yleensä projektiorganisaatiossa.

11. Linjajohdon henkilöstötehtävät • Päättää seuraavista työntekijän asioista: • nimike ja ylennykset organisaatiossa • palkka • bonukset • ylityöt • vastuut • työtehtävät • Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä! • Vai onko?

12. TILAAJA Linja- johto Projekti- päällikkö Projekti- ryhmä Käyttäjät TOIMITTAJA JOHTO- RYHMÄ Osa- projekti 1 Projektin valvoja Projekti- päällikkö Osa- projekti 2 Tuki- henkilöt Osa- projekti N Projektiryhmä ALI- HANKKIJAT Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiorganisaatio

13. IT-projektiorganisaatio Arkkitehti (eli tekninen pp) Projektin asettaja Osaprojekti- päällikkö 1 Suunnittelija Testaaja Projektin valvoja tai ohjausryhmä Projekti- päällikkö Osaprojekti- päällikkö 2 Dokumentoija • Tukitoiminnot • asiantuntijat • laatuinsinööri • konfiguraationhallintainsinööri • muut tarvittavaterikoisroolit Projekti- sihteeri Osaprojekti- päällikkö N

14. Matriisiorganisaatio • Projektijohtamisorganisaatio muodostuu usein matriisiorganisaation tyyppiseksi • Soveltuu jos organisaatiossa on yli 100 henkilöä ja projekteja yli 10 • Matriisiorganisaatiossa osaaminen jakautuu kolmeen toiminta-alueeseen • Tulosyksikön johto • Projektien johto • Asiantuntijat

15. Matriisiorganisaatio Projekti 1 Projekti 2

16. Matriisiorganisaation edut • Ammatillinen erikoistuminen voidaan viedä pitkälle • Työkuormitus saadaan tasaiseksi, kun heitä voidaan ”joustavasti” siirtää projektien välillä • Yhdessä projektissa opittu siirtyy muille projekteille • Johdolla paremmat mahdollisuudet ohjata resurssien käyttöä ja priorisoida projekteja • Matriisiorganisaatio voi poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja siten alentaa kustannuksia • Asiantuntijoiden linjaesimies pysyy samana vaikka projekti vaihtuu

17. Matriisiorganisaation haitat • Päätöksenteko monimutkaistuu • Projektien väliset kiistat resursseista ovat yleisiä • Organisaatio voi byrokratisoitua • Matriisiorganisaatio vaatii luotettavasti toimivaa projektien aika- ja resurssisuunnittelua • Mikäli resurssi ei vapaudu suunnitellusti saattaa toinen projekti myöhästyä

18. Projektinhallinnan tehtävät projektin laatu projektin riskit projektimittarit kustannusten arviointi projektin aikataulu kommunikointi ja raportointi projektin henkilöresurssit projektin muut resurssit projektin etenemisen seuranta

19. Projektipäällikkö • Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimintajohtajaan: • motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi • projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi • projektille voidaan järjestää tulospalkkausjärjestelmä

20. Projektipäällikön tehtävät • Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa • Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää • Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä • Raportointi • Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella • Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

21. Projektipäällikön on… • Tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt • Tehtävä päätöksiä jämäkästi • Tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat • Nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä • Pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita muutoksia

22. Projektiryhmän jäsenen tehtävät • Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta • Huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista • Raportoida työn edistymisestä pp:lle • Dokumentoida työnsä tulokset • Noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja • Kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

23. Projektin asettajan tehtävät • Päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä • Nimeää projektin johtoryhmän • Vastaa viimekädessä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit • Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat

24. Johtoryhmän tehtävät • Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet • Nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä • Hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma • Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit • Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset • Hyväksyä projektin tulos • Päättää projektin lopettamisesta

25. Projektien sudenkuoppia 1/2 • Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi • Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt • Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden ohella” • Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä • Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu

26. Projektien sudenkuoppia 2/2 • Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii miten parhaaksi näkee • Asenteet ”Ei minun työtäni voi aikatauluttaa” • Johdon informaatiojärjestelmät puutteellisia, ei tunneta projektien tilannetta tai henkilöstön kuormitusta • Projektien aloitus ja lopetus lipsuvia • Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute

27. Projektijohtamiskulttuuri 1/2 • Projektien itsenäisyyttä ja omajohtoisuutta tuetaan • Projektipäälliköille annetaan riittävät valtuudet ja toimintaedellytykset • Projektit perustuvat strategisiin suunnitelmiin ja toteuttavat niissä asetettuja tavoitteita • Käytetään projektinhallinnan menetelmiä

28. Projektinjohtamiskulttuuri 2/2 • Tulosjohtaminen on viety projektitasolle • Projektien ohjaukseen on yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt • Henkilöstö on koulutettu projektitoimintaan • Projektipäällikölle on suunniteltu urakehitys

29. Nelostie Oy (1/2) • Valtatie 4 rakennettiin projektimaisesti. Nelostie Oy rakensi tien ja vastaa sen ylläpidosta vuoteen 2012 saakka, jolloin valtio saa tien omakseen. Nelostie Oy saa 2,5 euroa jokaisesta autosta, joka ajaa Järvenpäästä Lahteen. Koska automaksut alkoivat vasta kun tie valmistui, oli projektin nopea toteutus rahallisesti merkittävää.

30. Nelostie Oy (2/2) • Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä! • On arvioitu että kustannukset ovat 15-20% pienemmät kun rahoitus järjestetään koko projektille kerrallaan, sen sijaan että rahat jaetaan vuosittain • lisätietoja: www.nelostie.net