PERIODISERING

1. PERIODISERING 01.01.2004

2. Periodisering av arkiv • Periodisering: alle saker som er avsluttet ved overgangen til ny arkivperiode skilles ut og overføres til bortsettingsarkiv. • Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. • Alle arkivskapere skal følge denne periodiseringen. Bergen Byarkiv

3. Periodisering skal gjennomføres når: • en arkivperiode er avsluttet eller • ved store arkivorganisatoriske endringer (for eksempel ved kommunal omorganisering) • Papirbaserte arkiv skal behandles slik: • a) Møtebøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn. Bergen Byarkiv har bokbinderverksted. • b) Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn. Bergen Byarkiv

4. Postjournaler og saksarkiv c) Manuelle journaler/utskrift fra BKSAK: bindes inn (Bergen Byarkiv). d) Saksarkiv: avsluttede saker skilles ut, pakkes i arkivbokser - merkes og overføres til bortsettingsarkiv - Med edb-journal: utskiller saker etter saksutskriften som produseres i forbindelse med periodedeling av sak-/arkivsystemet. - Med manuell journal: året etter avsluttet valg-periode skilles sakene som ikke har vært behandlet siste året. Det lages liste over sakene. Bergen Byarkiv

5. Arkivbokser • Saksmappene som skilles ut fra saksarkivet legges i arkivbokser som fåes kjøpt hos byarkivet. Arkivboksene skal merkes med navn på arkivskaper, ytterår og innhold. • En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. • Kassable saker bør samles i egne bokser • Skyggemapper for saksdokumenter i BKSAK som virksomheten ikke er arkivansvarlig for, kasseres. Bergen Byarkiv

6. Spesialarkiv: - Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet og legges i arkivbokser. - Arkivboksene merkes med opplysninger om: arkivskaper, ytterår og innhold. Bergen Byarkiv

7. Overføring av papirbasert arkiv til bortsettingsarkiv • Ved overføring til bortsettingsarkiv, skal saksarkivet være renset for informasjonspost samt utskrifter av andres N-dokumenter •  Bortsettingsarkiv skal om mulig plasseres i spesialrom for arkiv, i lokale som er innredet slik at materialet er sikret mot skader fra vann, brann, klima og miljø. • Arkivlokalet skal være sikret mot innbrudd, og mot at uvedkommende kan slippe inn. • Tilfluktsrom kan ikke brukes til dette formålet. Bergen Byarkiv

8. Materiale som overføres til bortsettingsarkivet skal være godt merket • For materiale som overføres til bortsettings-arkiv, utarbeides en detaljert liste over innholdet. Ved bruk av el journal (BKSAK/ fagsystem) kan avleveringslisten produseres automatisk fra journalsystemet (?) • Om bortsettingsarkivet inneh materiale som kan kasseres, plasseres det for seg (blandes ikke sammen med det som skal bevares.) Det lages liste over materiale som skal kasseres, og det gjøres merknader i journalen. Bergen Byarkiv

9. Oppstilling i bortsettingsarkiv • I bortsettingsarkivet skal arkivseriene være oppstilt i denne rekkefølgen: møtebøker, kopibøker, utskrift av postjournal, saksarkiv og spesialserier. • Innbyrdes skal seriene være ordnet på samme måte som da arkivet var aktivt. Bergen Byarkiv

10. Kassasjonsrutiner • Med kassasjon forstår vi at arkivlagte dokument fjernes fra arkivet for å ødelegges. • Kassasjonsregler skal vi forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. • Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. • For tiden arbeides det med å utarbeide nye kassasjonsregler. Bergen Byarkiv

11. Gjennomføring av kassasjon • All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk ødelegging av arkivmaterialet. • Kassasjon i saksarkiv skal forberedes i forbindelse med bortsetting av en arkivperiode. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser. • Kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet. Bergen Byarkiv

12. Avlevering til Bergen Byarkiv: • Bergen Byarkiv er Bergen kommunes felles depot. • Avlevering til byarkivet skal normalt gjennomføres ca. 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. • Avlevering til byarkivet skal omfatte møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv. Materialet skal være ordnet i arkivserier. Bergen Byarkiv har utarbeidet retningslinjer for hvordan denne avleveringen skal foregå. Bergen Byarkiv

13. Til depot - avleveringslister • Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. • Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykkene i hver serie (protokoll eller arkivboks). • Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. • Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til Bergen Byarkiv. Bergen Byarkiv

14. Arkivbegrensning • Arkivavgrensing (ev. arkivbegrensning) er definert i arkivforskriften § 3-18, første ledd: • ”Med arkivavgrensing er meint at dokument som fell inn under definisjonen av arkiv i § 2 i arkivlova, men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir halde utanfor eller fjerna frå arkivet.” Bergen Byarkiv

15. Dokumenter som ikke dokumenterer saksbehandling, og som er uten dokumentasjonsverdi for virksomheten skal skilles ut ved arkivbegrensning. • Slike dokumenter skal ikke journalføres eller legges i arkivet. • Arkivbegrensingen: en integrert del av daglig postbehandling, utføres i ved postmottak og saksavslutning. • Arkivforskriftens § 3-19 inneholder en oversikt over materiale som skal skilles ut ved arkivbegrensning (trykksaker, kladder, tekstbehandlingsfiler utenom el saksarkiv..)   Bergen Byarkiv

16. Bevaring og kassasjon • Arkivdokumentene som dokumenterer saks-behandling og vedtak skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. • Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling el hatt verdi som dokumentasjon, tas ut av arkivet og slettes /destrueres • Arkivloven fastsetter i § 9 at det ikke er anledning til å kassere arkiv uten etter tillatelse fra Riksarkivaren.  Bergen Byarkiv

17. Arkivforskriften § 3-20: bevaringspåbud for følgende arkivmateriale a) arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført,b) møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggsseriar til desse,c) organets eigne årsmeldingard) kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister,e) journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister, Bergen Byarkiv

18. f) alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar som organet har brukt,g) arkivplanar,h) presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak,i) kart, unnateke trykte kart utan påteikningar,j) teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive,k) grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval.” Bergen Byarkiv

19. Riksarkivaren skal i følge arkivforskriften utarbeide bevarings- og kassasjonsregler for annet arkivmateriale. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon. Bergen Byarkiv