1 / 11

Periodisering 22.09.2011

Periodisering 22.09.2011. Periodisering. Skarpt periodeskille Overlappingsperiode. Mykt periodeskille - overlapping. • Dersom journalen er elektronisk, kan man ved normal overgang mellom arkivperioder bruke

nikita
Download Presentation

Periodisering 22.09.2011

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Periodisering22.09.2011 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  2. Periodisering • Skarpt periodeskille • Overlappingsperiode Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  3. Mykt periodeskille - overlapping • Dersom journalen er elektronisk, kan man ved normal overgang mellom arkivperioder bruke overlappingsperiode istedenfor skarpt skille, slik det er gjort rede for i Noark-standarden (Arkivforskriften § 3-13) • Kriterier for bruk av overlappingsperiode: – Journalføring i et Koark eller Noark-system – Ved normal overgang mellom to perioder Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  4. Periodisering i Noark-4Overlappingsperiode • Arkivdel • Arkivperiode • Forgjenger og arvtaker For alle arkivdeler som skal periodiseres må det opprettes en ny arkivdel: Modell: Alle nye saker Gammel arkivdel Emne 1 (k-koder) 2007 – 2011 (forgjenger) Skifter status fra A til status O Overlapping Alle saker med nye dokumenter etter 2012 flyttes til ny arkivdel Ny arkivdel Emne 1 (k-koder) 2011 – 2016 (arvtaker) Settes i status A Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  5. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  6. Før overlapping sluttføres: • Kontrollere at alle saker i arkivdeler med status O (overlapping) er avsluttet • Saker som ikke er avsluttet eller ikke kan avsluttes etter to år bør overføres til arvtakeren • Presedenssaker overføres • Avsluttet arkivdel – endre status fra O til B (bortsatt), blir stengt for registrering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  7. Arkivdeler ordnet etter objektAlternativ 1 • • Ved starten av en arkivperiode opprette arkivdel U (utgått) • Arkivdel Personale (A) – Arkivdel Personale sluttet (U) • • Setter bort de objekter (f.eks. ansatt) som er blitt uaktuelle i løpet av perioden • • Bortsetting kan skje gradvis eller samlet • • Når perioden er over endres arkivstatus fra U til B • (bortsatt) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  8. Arkivdeler ordnet etter objektAlternativ 2 • Når arkivperioden /overlappingsperioden er avsluttet, opprettes arkivdel(er) med status B • Uaktuelle objekter overføres samlet til arkivdel B. • Avslutningsdato for arkivdel B registreres. • Opprinnelig arkivdel (som fortsatt har status A) registreres som arvtager til arkivdel B.

  9. Arkivdeler ordnet etterutvalgsmønster? • Inneholder møteprotokoller, innkallinger, sakskart m.v. • Benytte samme arkivperioder som for emneordnet arkiv • Ved avsluttet arkivperiode endres status til B og arkivdelen er sperret for nye registreringer • Avslutning av arkivdelen registreres (= siste dato for arkivperioden) • Det opprettes en ny arkivdel som er arvtaker etter den arkivdelen som ble avsluttet (arkivstatus A) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  10. Sanering av basen • Skal bare omfatte en eller flere hele, avsluttede arkivperioder. • Legges i historiske databaser (med en eller flere arkivdeler i) • Det må også produseres en eksportversjon av det utskilte materiale for avlevering til arkivdepot. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  11. Prosedyre for avlevering • Beslutte hvilke deler av basen som skal saneres (status B) • Ta ut rapport arkivoversikt • Ta ut avleveringsliste(r) for avsluttet del av Noark-basen • Kopier til godkjent eksportformat • Etablere historisk(e) base(r) • Klart dokumentere kobling til evt. fysisk arkivmateriale Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

More Related