1 / 32

Procurement Project Management

Procurement Project Management. Project Procurement Management. Procurement berarti pengadaan, memperoleh barang dan / atau jasa dari sumber luar Istilah lainnya termasuk purchasing and outsourcing

gracie
Download Presentation

Procurement Project Management

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Procurement Project Management

  2. Project Procurement Management • Procurementberartipengadaan, memperolehbarangdan / ataujasadarisumberluar • Istilahlainnyatermasuk purchasing and outsourcing • Contoh: membeli hardware atau software, mempekerjakanpetugaskebersihanataulayananpenggajian, melibatkankonsultanataupengacara, web hosting

  3. Why Outsource? • Untuk mengurangi biaya tetap dan berulang • Untuk memungkinkan organisasi klien fokus pada bisnis utamanya • To access skills and technologies • To provide flexibility • To share risk

  4. Project Procurement Management Processes • Procurement planning: determining what to procure and when 2. Solicitation(permohonan) planning: documenting product requirements and identifying potential sources 3. Solicitation: obtaining quotations, offers, or proposals as appropriate

  5. Project Procurement Management Processes 4. Source selection: choosing from among potential vendors 5. Contract administration: managing the relationship with the vendor 6. Contract close-out: completion and settlement of the contract

  6. Project Procurement Management Processes and Key Outputs Fig 12-1

  7. Procurement Planning • Perencanaan pengadaan yang melibatkan identifikasi kebutuhan proyek, dengan menggunakan produk atau jasa di luar organisasi. Hal ini termasuk memutuskan: • how to procure • what to procure • how much to procure • when to procure

  8. Procurement Planning Usually involves the selection of one of the following as the primary objective: • Procure all goods/services from a single source. • Procure all goods/services from multiple sources. • Procure only a small portion of the goods/services. • Procure none of them

  9. Procurement Planning Tools and Techniques • Make-or-buy analysis: menentukan apakah suatu produk atau jasa tertentu harus dibuat atau dilakukan di dalam organisasi atau dibeli dari pihak lain. Sering melibatkan financial analysis • Experts, baik internal maupun eksternal, dapat memberikan masukan yang berharga dalam keputusan pengadaan

  10. Make, buy, or outsource Rands (1993) • Company’s Skills Related to Best External Source • Low • Equal • High • Low Make or Buy/Out. Buy/Outsource Tend to make • Strategic Importance Strategic Alliances Tend to make Make • High

  11. Sourcing Strategy High In-house solution Cost sharing or strategic alliance/ Selective outsourcing Need for tailor made support True spin-Off or outsourcing Low Low Market Potential to provide the support High

  12. The make decision • Less costly (but not always!!) • Easy integration of operations • Memanfaatkan kapasitas yang ada yang menganggur • Maintain direct control • Maintain design/production secrecy • Avoid unreliable supplier base • Menstabilkan tenaga kerja yang ada

  13. The Buy decision • Less costly (but not always!!) • Keterampilan memanfaatkan suppliers • Small volume requirement (not cost effective to produce) • Having limited capacity or capability • Maintain multiple sources (qualified vendor list) • Indirect control

  14. Make-or-Buy Example • AsumsikanAndadapatmenyewa item yang Andabutuhkanuntuksebuahproyeksebesar $ 150/day. Untukmembeli item, biayainvestasiadalah $ 1.000, danbiayasehari-hari $ 50/day. • Berapa lama waktu yang dibutuhkanuntukbiayasewamenjadisamadenganbiayapembelian? • Jikaandamemerlukan item selama 12 hari, harusAndasewaataubeli?

  15. Make-or Buy Solution • Set up an equation so the “lease” is equal to the “purchase” • Let d be the number of days to use the item • $150d = $1,000 + $50d • Solve for d • Biaya sewa guna usaha adalah sama dengan biaya pembelian pada 10 hari • Jika anda memerlukan item selama 12 hari, akan lebih ekonomis untuk membeli itu

  16. Leasing : Ld = 150d ($) • Purchasing: Pd = 1000 + 50 d ($)

  17. Types of Contract • Jenis kontrak yang dipilih didasarkan pada berikut: • Type and complexity of requirement (technical risk) • Tingkat persaingan harga • Urgency of the requirements • Contractor's responsibility (and risk) • Tingkat subkontrak (berapa banyak pekerjaan akan kontraktor outsource?)

  18. Types of Contracts • Fixed-price melibatkan harga total tetap ditetapkan dengan baik produk atau jasa • Cost-reimbursable(Biaya dapat diganti dengan): melibatkan pembayaran kepada penjual untuk biaya langsung dan tidak langsung • Time and material hibrida dari kedua fixed-harga dan biaya-diganti, sering digunakan oleh konsultan • Unit price membutuhkan pembeli untuk membayar penjual yang telah ditetapkan jumlah per unit pelayanan

  19. Statement of Work (SOW) • Pernyataan kerja adalah deskripsi dari pekerjaan yang diperlukan untuk pengadaan • include SOWs Banyak kontrak, atau saling mengikat perjanjian • A good SOW memberikan pemahaman yang lebih baik dari harapan pembeli

  20. Statement of Work (SOW) Template back

  21. Solicitation Planning • Perencanaan permohonan mungkin melibatkan menyiapkan beberapa dokumen: • Requests for Quotes(Permintaan Penawaran): digunakan untuk meminta kutipan untuk pengadaan didefinisikan dengan baik • Nilai rendah, standar item • Request for Proposals : digunakan untuk meminta proposal dari calon penjual • Nilai tinggi, non-standar

  22. Solicitation Planning • Solicitation Documents - cont. • Undangan untuk tawaran atau negosiasi dan tanggapan kontraktor awal juga merupakan bagian dari perencanaan permohonan • High value, standardized • Tugas utama selama perencanaan permohonan untuk mengembangkan kriteria evaluasi pengajuan

  23. Outline for a Request for Proposal (RFP) Fig 12-4 back

  24. Solicitation • Permohonan melibatkan mendapatkan proposal atau tawaran dari calon penjual • Organisasi dapat beriklan untuk pengadaan barang dan jasa dalam beberapa cara • mendekati vendor pilihan • mendekati beberapa vendor potensial • iklan untuk siapa saja yang tertarik • Seorang penawar konferensi (terbuka untuk semua penawar) dapat membantu memperjelas harapan pembeli

  25. Source Selection • Source selection involves: • Evaluating bidders’ proposals • Choosing the best one • Negotiating the contract • Awarding the contract • Sering kali perlu mempersiapkan prosedur evaluasi formal (jika tidak dilakukan pada saat perencanaan)

  26. Sample Proposal Evaluation Sheet Fig 12-5

  27. Detailed Criteria for Selecting Suppliers

  28. Careful Selecting Suppliers and Writing Contracts • Banyak perusahaan dot-com diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pasar potensial, tetapi banyak keluar dari bisnis, terutama disebabkan oleh perencanaan bisnis yang buruk, kurangnya pengalaman operasi manajemen senior, kurangnya kepemimpinan, dan kurangnya penglihatan. • Periksa stabilitas pemasok • Be careful even with “real” suppliers

  29. Contract Administration • Administrasi kontrak memastikan bahwa kinerja penjual memenuhi persyaratan kontrak • Contracts are legal relationships, so it is important that legal and contract professionals be involved in writing and administering contracts • PMs must monitor contractual issues

  30. Suggestions on Change Control for Contracts • Perubahan pada bagian manapun dari proyek perlu ditinjau, disetujui, dan didokumentasikan oleh orang yang sama dengan cara yang sama yang asli bagian dari rencana itu disetujui • Evaluasi setiap perubahan harus mencakup impact analysis. Mempengaruhi pada lingkup, waktu, biaya, dan kualitas barang atau jasa yang disediakan? • Perubahan harus didokumentasikan secara tertulis. • Juga harus mendokumentasikan semua pertemuan-pertemuan penting dan panggilan

  31. Order of Precedence If found that there are contract inconcistencies in various documents, then the order will be A. Specifications (first priority) B. Other instructions (second priority) C. Other documents, such as exhibits, attachments, appendices, SOW, contract data requirementslist [CDRL], etc. (third priority) D. Contract clauses (fourth priority) E. The schedule (fifth priority)

  32. Contract Close-out • Contract close-out includes: • Product verification untuk menentukan apakah semua pekerjaan itu selesai dengan benar dan memuaskan • Kegiatan administratif untuk memperbarui catatan untuk mencerminkan hasil akhir • Pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan • Pengadaan audit mengidentifikasi pelajaran yang diperoleh dalam proses pengadaan

More Related