Working hard, losing efficiency and effectiveness

1. Working hard, losing efficiency andeffectiveness Food for the Brain Food for the Brain at Act2Vision.nl

2. “Er waren eens drie mensen: Iedereen, Iemand en Niemand. Op een dag moest er een belangrijke opdracht worden vervuld. Iedereen dacht dat Iemand die taak wel op zich zou nemen. Hoewel Iedereen de opdracht kon vervullen, deed Niemand het. Daarom werd Iedereen boos op Iemand. Het was zijn taak en nu had Niemand die uitgevoerd! Iedereen dacht dat Niemand de opdracht had kunnen doen, maar Niemand had zich gerealiseerd dat Iedereen juist zo graag wilde. Aan het einde beschuldigde Iedereen Iemand omdat Niemand deed wat Iedereen had kunnen doen.”

3. Time Management ja of nee! Food for the Brain at Act2Vision.nl

4. Action Type Leer jezelf begrijpen! AgroLean Gezond Persoonlijk Visie Analytisch vermogen Creatief Coach InnoVision Energiek Verantwoordelijkheid Ideeën genereren Persoonlijke inbreng Leren Identiteit Lean Katalysator Oplossingsgericht Resultaat gericht Efficiency Kostenbesparing Management Buy in Betrokkenheid Continue Verbeteren Veranderingsmanagement Processen Six Sigma Training Ontwikkelen Actief Deelnemen MBTI action Types Verspillingen Elimineren Food for the Brain at Act2Vision.nl

5. Action Type Wie ben jij? Wat is je organisatie? De vier schalen E - I S - N T - F J - P Schaal Kernactiviteit Extravert (E) Introvert (I) Stimuleren 1 Hoe richt jij je energie 5 Zintuigen (S) Intuitie (N) Beleven 2 iNtuition Sensing Hoe neem je informatie op 3 Denken (T) Voelen (F) Beslissen Feeling Thinking / reflecteren Hoe neem je beslissingen Beheersen (J) Waarnemen (P) Leefstijl 4 Hoe sta je in je omgeving Perceiving Judging Food for the Brain at Act2Vision.nl

6. Action Type Voorbeeld:“De Uitvinder (ENTP)” nieuwsgierig creatief spontaan expressief enthousiast rusteloos onafhankelijk energiek veelzijdig vriendelijk opmerkzaam S S N N verbeeldingrijk ISTJ ISFJ INFJ INTJ I J scharnierbeweging ISTP ISFP INFP INTP I P Dominante zijde motoriek ESTP ESFP ENFP ENTP E P Voornamelijk fijne motoriek ESTJ ESFJ ENFJ ENTJ E J T F F T Food for the Brain at Act2Vision.nl

7. Ref. Stephan Covey, 7 habits of highly effective people. Prioriteiten stellen Urgent Niet Urgent The Zone Voorbereiding, Planning Preventie Onderhouden van relaties Her-creëren, recreëren onder werktijd Validatie van data en cijfers Innovatie, kansen, leren, ontwikkelen Demanding Crisis Productie, proces problemen Deadlines gedreven projecten Deadline vergaderingen Deadline rapportages Belangrijk Illusion Onnodige onderbrekingen Onnodige rapportages Onbelangrijke bijeenkomsten, emails, telefoontjes Andermans (belangrijke) aandachtspunten Escape Niet relevante telefoontjes, emails, bijeenkomsten Tijd verspillers Overmatig televisie, internet, luieren, kletsen NietBelangrijk Food for the Brain at Act2Vision.nl

8. Prioriteiten en Tijdsbesteding Urgent Niet Urgent The Zone Voorbereiding, Planning Preventie Onderhouden van relaties Her-creëren, recreëren onder werktijd Validatie van data en cijfers Innovatie, kansen, leren, ontwikkelen Demanding Crisis Productie, proces problemen Deadlines gedreven projecten Deadline vergaderingen Deadline rapportages FOCUS Belangrijk Focus op de Belangrijke zaken! Illusion Onnodige onderbrekingen Onnodige rapportages Onbelangrijke bijeenkomsten, emails, telefoontjes Andermans (belangrijke) aandachtspunten Escape Niet relevante telefoontjes, emails, bijeenkomsten Tijd verspillers Overmatig televisie, internet, luieren, kletsen NietBelangrijk 1. Wees proactief 2.Begin met het eind in gedachten 3. First things first 4. Denk in Win-Win 5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden 6. Samenwerken en synergie 7. Blijf jezelf ontwikkelen

9. Welke rol speel jij? • Responsible (verantwoordelijk, proceseigenaar) • Accountable(eindverantwoordelijk, eindbeslisser) • Supportive(uitvoering, ondersteuning van proceseigenaar) • Consult (raadplegen voorafgaand aan uitvoering van taken en/of het nemen van beslissingen; proces beinvloeder, kwaliteitsborging) • Inform (informeren wanneer een taak en/of beslissingen is genomen, werkt met de genomen beslissing) Food for the Brain at Act2Vision.nl

10. Agenda Planning Plan alleeneigen taken / verantwoordelijkheden > 1 maand max. 40 % > 2 weken max. 60 % < 2 weken max. 80 % Gedetailleerd fijn middel grof 80 % 60 % 40 % Korte Tijdshorizon Middel - lange Lange Termijn Food for the Brain at Act2Vision.nl

11. TIPS • Tijdsplanning. • Spreek van tevorenafhoeveeltijd je hebt en houd je daaraan (plan begintijd en eindtijd) • Plan opPrioriteitstelling • Nee zeggen. • Maakeenkosten/bate analyse. Wat is de beloningvoorja en watzijn de consequenties van nee • Bezoekers. Kantoordicht, naarmensentoegaan, blijvenstaan, tijdslimietenstellenaan het begin, voorregelmatigebezoekersafsprakenmaken • Telefoon. Via iemandanderslatenlopen. • Papier. Schoonburo, gooionbelangrijkezakenmeteenweg, • Communicatie. Soortcommunciatieafhankelijk van doel, mail ? • Doe dingengoedgenoeg. (20-80 regel) • Makenzakenafwaaraanbegonnen is (mentaleombouwtijd )

12. Opdrachten (tijdsduur ca. 20uur) • Schrijf jouw kernwoorden op (min. 20) • Wie ben jij? Bepaal je Action Type. • Controleer aan de hand van literatuur MBTI of je eerste verkenning klopt • Bestudeer Stephan Covey’s “sevenhabits of highlyeffectivepeople” • Bestudeer de RA(S)CI rollen • Schrijf alle activiteiten op die je op je werk bezig houden (of prive, of beide) • Vul de timemanagement.xls in • Denk na: “Timemanagement, ja (of nee) en herplan je leven!” Food for the Brain at Act2Vision.nl