Pertemuan ke 5 Project Scope Management A hmad, M.Pd

1. Pertemuan ke 5 Project Scope ManagementAhmad, M.Pd

2. ContohManajemen Scope Project dalam TI Pembuatanaplikasiperangkatlumakyangmemilikifungsiuntukmenjalankan MSDM. Instalasiinfrastrukturjaringan wide area network yang menghubungkankantorpusatdengansejumlahkantorcabang. Migrasi data pelanggansebuahperusahaandarisistem yang lama kesistem yang baru. Implementasisebuahpaketaplikasi yang siapterapdidalamsebuah unit organisasi. Pembuatanmasterplan & blueprint arsitekturtisebuauhstrategi business unit dsbnya.

3. Tahapan Project Scope Management Inisiasi: Memulaiproyekataumelanjutkanpadafaseberikutnya. Scope planning:Mendokumentasikanbagaimanaruanglingkup yang akandidefinisikan, diverifikasi, dikendalikandancaramembuat WBS. Scope definition/membuatdifinisi: Membuatdefinisiruanglingkupsecaralebihmendetail, sebagaiacuanpengambilankeputusanselamaproyekberlangsung. Create/membangunWBS: Menguraiakanpekerjaan-pekerjaanbesarmenjadikomponen-komponen yang lebihmudahdikelola. Scope verifikations: Formalisasipersetujuanhasilproyek. Scope controll/kendaliruanglingkup: Mengendalikanperubahanyang terjadiselamaproyekmengacupadaruanglingkup yang sudahdisepakati.

4. 1.Inisiasi Didalamnyatermasukprosespemilihanproyekdalamrangkamendukungrencanastrategisorganisasi. Rencanastrategissebuahorganisasiakanmelibatkantujuanjangkapanjangorganisasitersebut. Proyek TI harusmendukungstrategiorganisasidenganmemberikankeuntungankompetitif, termasukndidalamnyakeuntungan.

5. Proses PerencanaanUntukMemilihProyek - MemikiStrategi TI DgnVisi Dan MisiOrganisasi - IdentifikasiBidangBisnis Yang Jadi Penentu -Mengidentifikasikan Proses BisnisPentingYgDapatMemanfaatkan TI - MendefinisikanProyekPotensial, Lingkup, Manfaat, Kendala - MemilihProyek & AlokasiSumberDaya

6. MetodePemilihanProyek Biasanyatidaktersediacukupbanyakwaktudansumberdayauntukmengimplementasikansemuaproyek, metodeuntukseleksiproyekmencakup: Berfokuspadakebutuhanutamaorganisasi. Kesepakatanbersamadarianggotaorganisasibahwaproyek yang dimaksudmemangmemilikinilai yang tinggi. Memenuhikriteria : Need:apakahmemangdirasaperlu? Funds:apakahmemangorganisasimemilikidana yang memadaiuntukproyek yang dimaksud. 2. Kategoriproyek TI Kategori 1, apakahproyekmerupakan: Jawabanakanmasalah. Sebuahpeluang agar organisasilebihberuntung. Keharusankarenaadanyaperaturan-peraturan yang berlaku. Kategori 2: lamanyaproyekdankapanakandibutuhkan. Kategori 3 : prioritasproyek.

7. Lanjutan...MetodaPemilihanProyek 3. Analisisfinansial, metoda yang umumdigunakan: Net Present Value (NPV) analysis. Metodeuntukmenghitunglaba/rugisecara moneter dari sebuah proyek dengan tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatang Proyek dengan NPV positif dapat dipertimbangkan jika nilai finansial merupakan kriteria utama Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik b.Return on Investment (ROI) ROI dihitung dengan mengurangi biaya proyek dari keuntungan kemudian di bagi dengan biaya ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya praktek Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik Banyak organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yang akan didanainya. IRR (Internal Rate of Return) dapat dihitung dengan membuat NPV = Nol

8. Lanjutan...MetodaPemilihanProyek • Payback Analysis • Periode payback adalah waktu yang dibutuhkan untuk pengembalian modal (investasi) dalam sebuah proyek • Payback terjadi jika komulatif keuntungan atau laba dan biaya adalah lebih besar daripada nol • Banyak organisasi menginginkan supaya praktek-praktek IT mempunyai periode payback yang cukup pendek 4. Weighted Scoring Model: Tool yang dapat memberikan proses secara sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria: • Identifikasi kriteria yang penting • Tentukan bobot pada setiap kriteria • Tentukan score pada setiap kriteria • Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total • Makin tinggi bobot total makin baik proyek 5. Implementasi Balanced Scorecard

9. 2. Perencanaan Ruang Lingkup Proyek (Scope Planning) • Proses memutuskan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikontrol serta memutuskan bagaimana WBS akan dibuat • Output utama: Rencana manajemen ruang lingkup proyek (Scope Management Plan) • Scope Management Plan: dokumen yang menggambarkan bagaimana tim proyek akan mempersiapkan pernyataan ruang lingkup proyek membangun WBS, memverifikasi hasil proyek yang sudah jadi, dan bagaimana mengendalikan perubahan akan ruang lingkup proyek • Input yang dibutuhkan: project charter, pleriminary scope statement, project management plan • Input tambahan: aturan dan prosedur yang berlaku dalam proyek serta informasi proyek sebelumnya

10. 3. Pendefinisian Ruang Lingkup Proyek(Scope Definition) • Proses mereview kembali project charter dan preliminary scope, menambahkan informasi dari proses perencanaan ruang lingkup dan perubahan yang sudah disetujui, sehingga dapat diperoleh definisi yang disepakati bersama • Output utama: project scope statement • Tools & technique: Analisis produk, identifikasi kebutuhan pengguna, dan expert judgement • Scope statement dapat diperbaharui beberapa kali

11. 4. Work Breakdown Structure (WBS) • WBS: Pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja • WBS dibutuhkan karena dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak orang dan berbagai deliverables, sehingga sangat penting mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagiannya, serta bagaimana mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut sesuai pembagian yang disepakati • Input utama dalam membangun WBS: Project scope statement dan project management plan • Tools & technique: dekomposisi hasil proyek menjadi komponen-komponennya, berupa paket-paket pekerjaan • Output: WBS, kamus WBS, Scope baseline, updates project scope statement & scope management plan.

12. 5. Verifiakasi Ruang Lingkup Proyek • Verifikasi ruang lingkup proyek merupakan proses penerimaan project scope statement”final” oleh stakeholder • Input: Project scope statement, kamus WBS, Project scope management plan, dan deliverables • Tools: Inspeksi oleh customer

13. 6. Mengendalikan Perubahan Ruang Lingkup Proyek • Merupakan proses yang berkaitan dengan faktor-faktor yang dapat mengakibatkan perubahan ruang lingkup dan bagaimana mengendalikan pengaruh akibat perubahan yang terjadi • Perubahan yang tidak terkendali akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek • Input: Project scope statement, WBS & WBS dictionary, project scope management plan, performance report, approved change request, work performance information • Output: Project scope statement (U), WBS & WBS Dictionary (U), Scope baseline (U) requested chage, Recommended corrective action, Organizational process Assets (U), project management plan (U)