16th and 17th of September Barcelona & Madrid

1. ControlPay & OptimaFreight Audit Seminar 16th and 17th of September Barcelona & Madrid

2. 1.   Introducción al concepto Freight Audit 2.   Freight Audit en la práctica 3.   El caso de Bridgestone 4.   Coffee-break 5.   Finanzas y Freight Audit 6.   Implementación de Freight Audit

3. Desde 1996 nos dedicamos a la optimización y mejora de costes en organizaciones privadas y públicas • Oficinas en Madrid y Barcelona • Más de 20 profesionales que por formación académica y/o experiencia profesional aportan valor añadido a los actuales sistemas del cliente • Especialistas en un amplio abanico de partidas de coste (costes no estratégicos, excepto transporte-logística) • Track record de reconocidos clientes de tamaño medio-alto • Optimización en costes logísticos y de transporte, que enlaza con el sistema de ControlPay

4. Introducción a ControlPay • Constituida en 2002 • Proveedor líder en Europa de soluciones audit & payment de transporte • ControlPay fue fundada por profesionales con larga experiencia en operaciones de transporte, con un excelente conocimiento del sector logístico europeo • Con sede en los Holanda y Ucrania, actualmente dispone de una plantilla de 50 personas • Rápido crecimiento gracias a su focalización en ahorro de costes de transporte

5. Qué es Freight Audit? • Aseguramos que Usted paga únicamente la cantidad correcta por las operaciones de transporte contratadas • Auditamos y chequeamos sus órdenes de transporte y facturas confrontándolas con los acuerdos entre la empresa y sus transportistas • Eliminamos procesos administrativos de revisión de facturas • Facilitamos completa transparencia y ahorro de costes Somos una neutral third party

6. Por qué Freight Audit? • Contratos/acuerdos con transportistas poco claros o inconcisos • Manejo descentralizado de contratos y facturas • Limitado control de facturas • No está claro el uso de la consolidación, de las normas de redondeo, reglas de conversión y cálculos • No hay enfoque al control de facturas • Facturas duplicadas • La codificación contable y la asignación de Centros de Coste es una carga • Doble trabajo en departamentos de Logística y Finanzas

7. Algunos de nuestros clientes y transportistas con los que colaboramos

8. Algunos de nuestros clientes y transportistas con los que colaboramos road air sea express rail local global forwarders

9. Qué es lo que ofrecemos? Ahorros entre el 3% - 7% en su gasto de transporte • 100% control de facturas • Ahorros en FTE • Centralización de contratos y precios • Total transparencia en sus procesos • Valiosa información de gestión • Volvemos a poner bajo su control los procesos logísticos • Eficiencia en los procesos • Compatibilidad con SOX

10. Algunos ejemplos • Para una gran multinacional se detectaron 300 K€ de sobrefacturación anual debido al cómputo del peso del palet en el total de Kg y a errores en reglas de redondeo por parte del transportista • Para otra compañía ahorramos 25 K€ anuales debido a que el transportista no aplicó la consolidación acordada para entregas en direcciones a menos de 100 metros de distancia • Una gran compañía de carga fraccionada utilizaba diferentes métodos de cálculo para su cliente. Su homogeneización supuso un ahorro anual de 90 K€

11. Transición suave, implementación exhaustiva • ControlPay analiza exhaustivamente sus procesos actuales, los contratos con sus transportistas y su estructura de cadena de suministro • Asumimos sus actuales procesos de auditoría, tal como son, y si es posible les ayudamos a avanzar hacia procesos más eficientes. • Esta es nuestra estrategia de eficiencia continua: ofrecer siempre a nuestros clientes el proceso de auditoría más eficiente y eficaz posible

12. Los procesos de ControlPay Agenda • Pre-facturación; Comparamos el pre-cálculo de la empresa con la factura enviada por el transportista • Control de la facturación; Se utiliza este pre-cálculo para solicitar al transportista la factura. Este proceso es más eficiente • Autofacturación; Aún más eficiente, podemos pasar a la autofacturación y enviar al transportista los cargos Cada proceso de auditoría está basado en el pre-cálculo del coste de transporte a partir de la información de la orden de envío

13. Pre-facturación

14. Pago Solicitud Factura Acuerdos con Transportistas Datos Pedido (upload / ERP) Transportista Cliente Resolución Incidencias Registro de info con codif. contable Cuando la pre-factura no se puede machear con el pre-cálculo, se inicia el procedimiento de resolución de incidencias. Designados previamente contactos con transportistas y cliente, son requeridos para clarificar la factura. Click to proceed El transportista envía electronicamente una prefactura (a través de interface, e-mail, …) notificando qué desea facturar. Esta pre-factura se machea contra el pre-cálculo de FRED. Click to proceed El transportista crea la factura final y la envía a ControlPay (electronicamente por interface, e-mail, o en papel). ControlPay matchea la factura contra la solicitud antes de enviarla al cliente Click to proceed Cuando la pre-factura está correctamente macheada, se solicita electrónicamente la factura final al transportista, con especificación de todos los detalles Click to proceed La factura final se envía al cliente. La info financiera puede ser descargada en el ERP del cliente. Como la factura final es 100% correcta, puede procederse al pago del transportista. Click to proceed Factura aprobada Pre-factura (digital) Se crea una BD en FRED apartir de acuerdos con transportistas Click to proceed Se reciben los datos de la orden a través de interface con ERP o a través de descarga periódica. El coste de transporte se precalcula a partir de esta info Click to proceed BD Precios Factura Final (papel o digital) 1. Datos pedido NOT MATCHED! Precalculation 35.785€ 2. Pre-Cálculo 3. Pre-factura Processing… MATCHED! Invoice Status? 4. Instrucciones de facturación 5. Final Matching Pre-facturación

15. Control de facturación

16. Pago Solicitud Factura Transportista Cliente Registro de info con codificación contable A partir de la solicitud de factura, se crea la factura final y se envía a ControlPay. ControlPay machea todo el contenido final de la faxctura solicitada Click to proceed Similar a la prefacturación, donde se precalcula el coste de la orden con la info del cliente. Click to proceed Sin embargo, en lugar de esperar la pre-factura, la solicitud de factura en detalle se envía de inmediato al transportista. Si este no está de acuerdo, contactará con ControlPay. Click to proceed Factura aprobada BD Precios El cliente recibe la factura correcta 100% (electrónicamente, o en papel si es necesario) lista para su pago. Factura Final Precaclulation 35.785€ 1. Datos Pedido 2. Pre-Cálculo Processing… Invoice Status? MATCHED! 3. Solicitud factura 4. Final Matching Control facturación

17. Autofacturación

18. Pago Cargo Cliente Transportista Registro de info con codificación contable Después del pre-cálculo del coste de transporte, ControlPay envía nota de cargo. El proceso de autofacturación elimina completamente trabajo en la elaboración y conformación de la factura final. BD Precios 1. Datos de pedido Precaclulation 35.785€ 2.Pre-Cálculo 3. Cargo SelfBilling

19. Reporting • A través de nuestro web-based system ofrecemos completa información de datos logísticos y financieros • Reports disponibles 24/7 • Informes basados en datos de los pedidos actuales, y disponibles las 24 horas • Ejemplos de reports son: • De volúmenes (cargas y coste) • De cargos/devengos (futuras expediciones) • De proceso (problemas con facturas) • De desempeño del transportista • De vencimiento de acuerdos/contratos • Los reports serán revisados bimensualmente para resolver algunos temas recurrentes y mejorar las soluciones del Audit

20. Freight Audit & Finance • Reporting financiero: Facilitamos información clara de los costes de transporte previstos para un periodo. Finanzas tiene completa visibilidad sobre estos costes • Codificación financiera: Muchas empresas tienen una codificación y estructuras contables complejas que conducen a complejos procesos internos de facturación e imputación. ControlPay ofrece una solución inteligente y muy eficaz para procesar automáticamente la imputación de los costes de sus envíos y transportes. Ello conlleva a la elaboración de reports más transparentes y claros • Eficiencia: Las soluciones que ofrece ControlPay permite que su Departamento financiero sea más preciso y efectivo. Las facturas y la información referente a transporte y pagos están disponibles 24/7. Los procesos se simplifican. Las mejoras FTE (recursos internos dedicados) a menudo se hacen aquí.

21. Freight Audit & Finance • Pago: ControlPay gestiona el pago de las facturas a sus transportistas y centraliza la información en una plataforma. Esto le da una gran visibilidad y le permite simplificar el pago de complejos procesos internos y externos • Simplificación de los procesos de auditoría y pago: En lugar de revisar y pagar a múltiples transportistas cada semana, nuestros clientes sólo tienen que gestionar una factura y su pago • Sumisión a SOX: Los procesos de ControlPay cumplen la ley Sarbanes-Oxley (SOX), y son compatibles con nuestro certificado de calidad SAS70 type II concedido por KPMG • Financiación de la Supply Chain: A través de su socio ING Finance ControlPay ofrece a los transportistas las posibilidad de financiar sus facturas de transporte, con lo que los cargadores pueden aumentar su crédito y los transportistas pueden cobrar antes

22. Global Freight Payment • Integrated solution with FRED • Located in more than 70 countries • Payment in any currency from local accounts • Client owns and funds bank account / ControlPay manages payments • Fully transparent flow of funds

23. Payment Process • 0. ControlPay sets up 1 Bank Account per currency • ControlPay approves Final Invoice Amount • ControlPay creates Funding Request for Client • 3. Client funds Account • ControlPay pays carriers In system, all parties can monitor status of payments. No phone calls, no payment delays, no extra costs

24. Example: Funding request You hereby receive as attachment Funding Request FR2009012800001. Please look at this funding request as a single amount payment and make sure payment is initiated in order to facilitate an efficient payment process. 
As your payment reference, we kindly ask you to use our funding request number FR2009012800001.
 The scanned invoices related to this Funding Request can be downloaded by clicking on the link below.
 Please note that you must be logged into FRED first. To log in, please click here www.controlpay.com
 Invoice Amount Currency BE11756837-801160363 2702 USD BE11775523-801182422 3297 USD BE11782569-801187765 2565 USD 
If any questions may arise regarding this funding request, please do not hesitate to contact our Cash Management Department at 0031 76 530 39 00.


25. Example: Funding request You hereby receive as attachment Funding Request FR2009012800001. Please look at this funding request as a single amount payment and make sure payment is initiated in order to facilitate an efficient payment process. 
As your payment reference, we kindly ask you to use our funding request number FR2009012800001.
 The scanned invoices related to this Funding Request can be downloaded by clicking on the link below. Please note that you must be logged into FRED first. To log in, please click here www.controlpay.com
 Invoice Amount Currency BE75683-80110363 2702 USD BE77552-80112422 3297 USD BE78256-80117765 2565 USD 
If any questions may arise regarding this funding request, please do not hesitate to contact our Cash Management Department at 0031 76 530 39 00.


26. Supply Chain Financing • Finance on approved invoices • Improved cash management for Shipper • payment terms • Carriers receive payment immediately • Against discount • At their choice • In co-operation with the ING Bank


27. Implementación de Freight Audit • Cómo lo hacemos? Conjuntamente vamos a profundizar en sus procesos a fin de obtener una imagen clara de la organización de su cadena de suministro • Qué necesitamos? • Gran cantidad de información • Un Project Manager • Compromiso por su parte • Qué es que ofrecemos? Un análisis claro de sus procesos actuales y la base para la auditoría de transporte clara y fluida

28. Implementation Approach Business Development Phase Implementation Phase Operational Phase Optima consultancy ControlPay Business Development Optima/ControlPay Implementation Team ControlPay Account Management Customer Service

29. Pre-implementación • Optima trabaja con usted para obtener una visión completa de sus procesos actuales y lo que queremos lograr en la auditoría de transporte • ControlPay y Optima convendrán la mejor solución de auditoría de transporte a proponer al cliente • El equipo de implementación de Optima/ControlPay preparará el proyecto y establecerá un programa de implementación • La planificación de la implementación y de puesta en marcha será acordado con el cliente • Optima y ControlPay acordarán las responsabilidades y tareas del plan de implementación, que se ajustarán en su desarrollo • El principal interlocutor será Optima

30. Implementación/roll out • Optima recopilará la información • ControlPay preparará el sistema de auditoría • Optima/ControlPay llevarán a cabo la puesta en marcha por fases según el calendario acordado • El cliente nombrará un Project Manager responsable del proyecto, que durante su implementación deberá dedicar entre un 25% y un 50% de su tiempo al mismo • Optima organizará la formación para el personal del cliente y los transportistas • Previo a la puesta en marcha en “productivo”, el proceso será testado en “modo de pruebas” • Durante el proyecto se llevará a cabo revisiones periódicas del proceso • Dependiendo del proyecto, este puede durar entre 1 y 6 meses

31. Recopilación de información • Optima recopilará toda la información necesaria • Cómo lo haremos? Mantendremos reuniones con diferentes responsables y reuniremos la información en una base de datos centralizada • Información que recopilamos: • Información general de los transportistas • Acuerdos de precios, copias de facturas • Estructura de la codificación contable • Información del transporte • Requerimientos del reporting • Descripción de los procesos • Transformamos esta información en procedimientos operativos e instrucciones de trabajo estandares que se convierten en la base de los procesos de auditoría de transporte

32. El valor de la implementación • La implementación conduce a una visión crítica de la auditoría de transporte y sus procesos relacionados • Los actuales procesos de auditoría y calidad saldrán a la luz, mostrando posibles solapes y lagunas • Su revisión aflorará fortalezas y debilidades, estimulando (eficiencia) las mejoras • Aparecerán diferencias de proceso para diferentes “locations”, promoviendo el uso de las “best practices” • Los servicios centrales de logística y finanzas tendrán más visibilidad y mejor control sobre las diferentes “locations” • La mejora de la calidad de los datos maestros ayuda a la estandarización de procesos y es útil para otros fines: • La calidad de la base de datos del cliente • La calidad de la base de datos del tranportista • Uso normalizado del ERP (p.e. creación de la orden de carga)

33. Gracias!