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1. Inicio Servicio Videoconferencia

2. Objetivos Objetivos Que los participantes reconozcan los elementos conceptual-prácticos necesarios relacionados con la funcionalidad fundamental de la Videoconferencia, cuáles son sus componentes y cómo es en esencia el proceso de transporte de la transmisión.

3. Agenda Agenda Descripción Funcionalidad UsoAdecuado Alarmas Riesgos Contingencias Responsabilidades

4. Descripción I Descripción El servicio de videoconferencia consiste en la instalación de los elementos necesarios para proporcionar el servicio de videoconferencia a nivel nacional en 88 salas fijas (Sedes del Sena), 11 salas móviles y 5 salas satelitales para poder dictar por este medio actividades de educación y administración de la Entidad. Su objetivo es garantizar la comunicación simultánea bidireccional de audio y video permitiendo establecer reuniones y capacitaciones a nivel nacional en las sedes del SENA en donde se tenga contemplado este servicio. Debe proveer una herramienta de agendamiento que permita al usuario solicitante disponer de una interfaz amigable para conocer la disponibilidad de las salas y realizar reservas de las mismas. Por medio de dicha herramienta (nuevo portal SIVE) se ofrecerá el servicio de videoconferencia a otras entidades por fuera del SENA. Además deberá proveer el acceso por demanda mediante el video streaming a un repositorio de videos educativos y de formación.

5. Descripción II Descripción La solución de video conferencia se compone de 6 tipos diferentes de Salas u opciones de comunicación que entre todas suman 104 salas, todas estas salas se encuentran ubicadas en diferentes tipos de localidades propiedad del SENA y estas localidades tienen en común un enlace de 2Mbps EXCLUSIVO para el servicio de Video Conferencia. Se anexa la tabla 24 del Anexo 3 donde podemos una breve descripción de los componentes de cada tipo de sala.

6. Tipos de Salas por Localidad

7. Componentes Salas tipo “Auditorio” (6) Sala de auditorio: 120 personas y más de 100 metros cuadrados.

8. Componentes Salas tipo “Auditorio” (6)

9. Componentes Salas tipo “A” (41) Sala tipo A: sala de 50 a 100 metros cuadrados, 120 personas máximo

10. Componentes Salas tipo “A” (41)

11. Componentes Salas tipo “B+” (14) Sala tipo B+: salas de 20 a 50 metros cuadrados para 70 y 120 personas.

12. Componentes Salas tipo “B+” (14)

13. Componentes Salas tipo “B” (27) Sala Tipo B: salas de menos de 20 metros cuadrados para menos de 20 personas.

14. Componentes Salas tipo “B” (27)

15. Componentes Sala Móvil Terrestre (11) Conjunto de equipos para Sala móvil estándar: conjunto de dispositivos portátiles para videoconferencia móviles, difusión de eventos y grabaciones de cursos o eventos con conectividad LAN WAN IP de superficie

16. Componentes Sala Móvil Satelital (5) Conjunto de equipos para Sala móvil de tipo satelital: conjunto de dispositivos portátiles para videoconferencia móviles, difusión de eventos y grabaciones de cursos o eventos con conectividad satelital

17. Herramienta de Agendamiento de las Salas Click paraabrirenkace

18. Herramienta de Agendamiento de las Salas • La herramienta de video-agenda consiste en una página WEB desarrollada para el SENA en donde se pueden solicitar salas de videoconferencia para reuniones internas del Sena ó que otras empresas soliciten el servicio, revisar el estado de las mismas (ocupada, disponible) y se puede tener acceso a una videoteca de todas las videoconferencias de tipo público realizadas por el SENA. En la sección USO ADECUADO se presenta el resumen de la herramienta. • Para agendar salas externas deberá contactarse al área de Comunicaciones del SENA y solicitar por el funcionario responsable. • El agendamiento de salas satelitales está en definición en este momento y deberá ser coordinada por la Mesa de Servicios al IP 10100.

19. Funcionalidad I Funcionalidad 1 Utilizar las modernas tecnologías de la comunicación y la multimedia a la formación profesional y a la capacitación del recurso humano, aprovechando el diálogo simultáneo y posibilitando el intercambio en el mismo momento en que se está realizando la transmisión. Proveer un servicio de comunicación para la gestión administrativa, la gobernabilidad y la administración presencial remota entre sedes en reuniones de gobernabilidad del SENA. Suministrar a instituciones estatales colombianas o privadas sin ánimo de lucro facilidades para reuniones remotas de sus estamentos. Aprovechar la disponibilidad de conferencistas calificados invitados y de instructores capacitados y actualizados para mejorar y unificar la calidad de la formación en todos los Centros de Formación Profesional Integral y en las Regionales del SENA. 2 3 4

20. Funcionalidad II Funcionalidad 5 Llegar a un mayor número de alumnos y trabajadores en el proceso de formación, para ampliar la atención y cobertura geográfica. Realizar programas institucionales para el desarrollo integral de los instructores y del personal administrativo de apoyo, con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en el trabajo. Reducir costos de desplazamiento del talento humano y facilitar la asistencia a conferencias, cursos y seminarios. Proveer el acceso por demanda mediante el video streaming a un repositorio de videos educativos y de formación, controlado por el operador de video conferencia en la DIRECCIÓN GENERAL. Posibilitar el ofrecimiento de servicios de videoconferencia a otras instituciones relacionadas y entes gubernamentales. 6 7 8 9

21. Uso Adecuado I Uso Adecuado Operación 1 • Los equipos que no se encuentran incluidos en el Kit de Equipos por sala no tendrán soporte de la mesa de ayuda. • El control del Codec de videoconferencia es un elemento muy delicado y puede dejar de funcionar por un golpe fuerte. Por esta razón es importante que la única persona que esta autorizada para manipular el control es el operador de la sala. • Cuidado físico de los todos los elementos de la sala de videoconferencia. Los procedimientos de limpieza se realización en mantenimientos preventivos planificados. • Asegurar la no manipulación de cableados de las salas fijas después de haber realizado la instalación final con las pruebas correspondientes. • Asegurar las condiciones ambientales necesarias para el correcto funcionamiento de los equipos. 2 3 4 5

22. Uso Adecuado II Uso Adecuado Operación 6 Cualquier mal uso, daño o pérdida causará la revisión del caso para solicitar al SENA la aprobación para una nueva compra de equipos El equipo instalado en la Sala de Videoconferencias debe ser operado por responsable de la sala o, en su caso, por los usuarios siguiendo las instrucciones proporcionadas por el responsable. No deben introducirse comidas y/o bebidas a la sala de videoconferencias ya que por un accidente se pueden causar daños serios a los equipos. Se deben respetar estrictamente los horarios definidos para el servicio de videoconferencias. 7 8 9

23. Uso Adecuado III Uso Adecuado Operación 10 Los usuarios del servicio deberán ajustarse a las instrucciones y recomendaciones del personal de la sala para su uso óptimo. Las salas de Videoconferencia no deben tener filtraciones ni humedades ya que estas condiciones pueden generar daños graves en los equipos ó su no funcionamiento. La manipulación de los equipos esta a cargo únicamente del operador de la sala, el daño de equipos por personas diferentes al operador no es responsabilidad de PROA. Los encargados pueden tener acceso físico a cualquier equipo dado ya que todos están ubicados en la sala de videoconferencia; sin embargo lo único que debe ser manipulado bajo una operación normal son los controles remotos de la cámara, TV y proyector (Ver Manual Usuario Videoconferencia) El Mantenimiento preventivo de los equipos (limpieza, revisión de configuraciones, revisión de conexiones, test de funcionamiento) esta a cargo de PROA. 11 12 13

24. Uso Adecuado IV Uso Adecuado Operación 14 • Los equipos deben apagarse después de cada videoconferencia con el fin de prolongar la vida útil de los mismos, con excepción de los codecs y las matrices. • Los rack de equipos deben permanecer cerrados para que solamente los operadores de las salas ó los técnicos que se envíen por parte de PROA sean los que tengan acceso a dichos equipos. • Las salas de videoconferencia deben tener un operador del Sena asignado para poder coordinar con él el alistamiento de las salas para su correcto funcionamiento. • Las presentaciones desde PC portátiles se pueden realizar mediante los cables VGA proporcionados en cada una de las salas. • Las alarmas presentadas por todos los equipos de las salas y su funcionamiento son monitoreados a nivel central, los usuarios en las salas solamente pueden percibir si estos se encuentran encendido ó no. 15 16 17 18

25. UsoAdecuado: Operación Uso Adecuado Operación Recomendaciones Salas de Videoconferencia Móvil Tipo A El montaje de las salas móviles debe realizarse entre dos personas. El mueble en el momento del montaje de los equipos debe tener los frenos aplicados en las 4 ruedas. Los cables deben ser guardados en las canaletas acondicionadas en la parte trasera del mueble El desplazamiento de salas móviles puede realizarse sobre el mismo mueble con las siguientes condiciones: primero deben asegurarse que los frenos en las 4 ruedas están desactivados, el movimiento del mueble debe ser realizado por mínimo dos personas, debe realizarse en un mismo piso, debe realizarse muy despacio ya que los equipos pueden caerse, se deben asegurar todos los equipos a sus soportes, para desplazamientos a otros pisos ó entre edificios es recomendable desarmar la sala, guardar los equipos en la caja y desplazar toda la caja.

26. UsoAdecuado: Operación Uso Adecuado Operación Recomendaciones Salas de Videoconferencia Móvil Tipo B (Satelital) Elmontaje del enlace Satelital será realizado por personal experto de PROA. Las recomendaciones de movilidad e instalación en cuanto al mueble y equipos son las mismas que la de la videoconferencia móvil tipo A La instalación de la videoconferencia móvil debe realizarse a máximo 30 metros de distancia del sitio en donde quedará instalada la antena satelital. La antena satelital debe quedar instalada en un sitio de fácil acceso, plano y sin interferencias de objetos hacia el oriente. La capacidad en menos de 20 metros cuadrados es de 20 personas máximo con cobertura a nivel nacional Se debe asegurar un perímetro de 5 metros alrededor de la antena para que ninguna persona obstruya la señal ó se vea afectada por la transmisión de la misma.

27. UsoAdecuado: Manual Uso Adecuado CÁMARA REF SONY EVI H100 S Manual de Operación Lente Sensores remotos Luz de espera Luz de encendido

28. UsoAdecuado: Estados Uso Adecuado Manual de operación

29. UsoAdecuado: Control Cámara Uso Adecuado Manual de operación Control cámara Botón de encendido Indican el número de cámara a operar Botones de enfoque Botón para activar / desactivar luz de fondo Botón para visualizar el menú Botones de posiciones guardadas Botones de giro / inclinación Botón para restablecer la posición horizontal / vertical Botones de zoom Botón de ajuste izquierda / derecha

30. UsoAdecuado: Foto Control Cámara Uso Adecuado Manual de operación Foto control cámara Foto real del control de la cámara.

31. UsoAdecuado: Manual de Operación I Uso Adecuado Manual de operación

32. UsoAdecuado: Manual de Operación II Uso Adecuado Manual de operación

33. UsoAdecuado: Foto Control Códec Uso Adecuado Manual de operación Foto real del control del códec. Foto control códec

34. UsoAdecuado: Manual de Operación I Uso Adecuado Manual de operación

35. UsoAdecuado: Manual de Operación II Uso Adecuado Manual de operación Para empezar Encienda el Sistema de comunicación visual HD y el monitor de TV y compruebe los puntos siguientes para asegurarse de que es posible establecer la conexión.

36. UsoAdecuado: Manual de Operación III Uso Adecuado Manual de operación

37. Conexión I Uso Adecuado Manual de operación • Conexión Llamada a una ubicación remota mediante el menú Conectar Este método está disponible cuando aparece el botón Conectar en el menú Inicio. Conexión:

38. Conexión II Uso Adecuado Manual de operación • Conexión Utilice los botones de ubicación del cursor del mando a distancia para seleccionar “Conectar” en el menú Inicio y, a continuación, pulse el botón ENTER. Aparece el menú Conectar. • Ejemplo de visualización en el Televisor

39. Conexión III Uso Adecuado Manual de operación • Conexión Introduzca nombre/dirección: Aparece en pantalla el menú Marcación detallada.

40. Conexión IV Uso Adecuado Manual de operación • Conexión Pulse el botón CONNECT del mando a distancia. También puede utilizar las flechas del mando a distancia para seleccionar “Marcar” y luego pulsar el botón ENTER. El sistema empieza a marcar la dirección IP introducido en el paso anterior. En la pantalla aparece “Marcación”. Cuando el sistema se conecta al sistema remoto, aparece el mensaje “Sesión iniciada.” en la pantalla y se visualiza la imagen de la ubicación remota. Ya se puede iniciar la comunicación con la ubicación remota.

41. Conexión V Uso Adecuado Manual de operación • Conexión Pulse el botón CONNECT del mando a distancia. También puede utilizar las flechas del mando a distancia para seleccionar “Marcar” y luego pulsar el botón ENTER. El sistema empieza a marcar la dirección IP introducido en el paso anterior. En la pantalla aparece “Marcación”. Cuando el sistema se conecta al sistema remoto, aparece el mensaje “Sesión iniciada.” en la pantalla y se visualiza la imagen de la ubicación remota. Ya se puede iniciar la comunicación con la ubicación remota.

42. Preguntas y Respuestas Uso Adecuado Manual de operación Preguntas y respuestas

43. Antes de Comenzar Uso Adecuado Manual de operación Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones al usar el sistema de videoconferencia • Antes de comenzar: • Asegúrese de tener todo lo indispensable: códigos, iluminación, sonido. • 30 minutos antes de cada sesión de videoconferencia, realice una prueba de conexión. • Verifique las conexiones del video proyector, cámara, códec, amplificador de audio, televisor, mezcladora de audio y telón de proyección. • Video: • Evite las alteraciones de luz. • Intente cubrir el espacio con las personas asistentes.

44. Recomendaciones Uso Adecuado Manual de operación Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones al usar el sistema de videoconferencia • Evite: • La luz directa sobre el sujeto, el fondo o la lente de la cámara, ya que esto crea contrastes muy bruscos. • Utilizar iluminación de colores. • Dejar encendidos los equipos, apáguelos una vez terminada la sesión para prolongar su vida útil. • Limpieza de los equipos: • Para un óptimo funcionamiento de los equipos es necesario mantenerlos limpios, realice limpieza a los equipos mensualmente para evitar obstrucción en los ventiladores. • Antes de realizar la limpieza todos los equipos deben estar apagados y fríos. • Después de realizar la limpieza debe esperar 30 minutos para encenderlos nuevamente.

45. UA: Tablero Interactivo Uso Adecuado Manual de operación Tablero Interactivo Ruedas de herramientas Al terminar de calibrar la pantalla, se abrirá la rueda de herramientas interactivas de trabajo con el escritorio. (Quizá tenga que pulsar el botón B del lápiz electrónico para que aparezca si la última persona en utilizar el sistema la dejó oculta al apagar el programa). La rueda de herramientas cambiará dependiendo del tipo de trabajo que esté realizando. A continuación se muestra un resumen de todas las diferentes ruedas que puede encontrar a lo largo de su trabajo con el tablero digital.

46. UA: Herramientas de Escritorio Uso Adecuado Manual de operación Tablero Interactivo 1. Herramientas interactivas de escritorio La rueda de herramientas interactivas de escritorio es la rueda de herramientas principal del software. Esta permite el acceso a todas las demás ruedas de herramientas y funciones de software. Los botones que contienen una pestaña permiten desplegar un submenú donde puede cambiar la opción que quiere visualizar en ese botón. Para desplegar el submenú, mantenga presionado el lápiz sobre el botón. Seleccione cualquier función con simplemente pulsar sobre él con el lápiz. Recuerde que para volver al modo “ratón” debe volver a pulsar sobre él.

47. UA: Rueda Herramientas Escritorio Uso Adecuado Manual de operación Tablero Interactivo • Funciones de la rueda de herramientas de escritorio • Modo ratón La herramientaratón permite trabajar sobre la superficie de proyección como si el lápiz interactivo fuera el ratón del computador, haciendo clic o doble clic en cualquier programa. La herramienta con el icono del ratón debe estar en verde.

48. UA: Rueda Herramientas Escritorio Uso Adecuado Manual de operación Tablero Interactivo • Teclado en pantalla y reconocimiento de escritura manual La herramienta teclado en pantalla y la herramienta de reconocimiento de escritura manual están agrupadas en un único submenú en la rueda de herramientas de escritorio. Nota: para poder utilizar el reconocimiento de escritura manual, es necesario tener instalado en el computador el software RitePen. Los submenús se despliegan manteniendo presionado el lápiz sobre los botones que contienen una pestaña. Estas dos herramientas le permiten insertar texto digital dentro de cualquier programa que trabaje con cuadros de texto. Una vez ubicado el cursor dentro del cuadro de texto y seleccionada la función que quiere visualizar (teclado en pantalla o reconocimiento de escritura manual), para activar la función haga clic sobre el botón. El clic debe ser lo suficientemente rápido como para que no se despliegue el submenú.

49. UA: Rueda Herramientas Escritorio Uso Adecuado Manual de operación Tablero Interactivo • Cámara de fotos y grabación de vídeo La herramienta cámara de fotos y la herramienta grabación de vídeo están agrupadas en un único submenú tanto en la rueda de herramientas de escritorio como en la rueda de herramientas de Scrapbook. Los submenús se despliegan manteniendo presionado el lápiz sobre los botones que contienen una pestaña. Cámara de fotos Esta función permite hacer capturas totales o parciales de lo que tenga en pantalla; muy útil para recortar información de internet o de cualquier programa para trabajarla dentro de Scrapbook.

50. UA: Rueda Herramientas Escritorio Uso Adecuado Manual de operación Tablero Interactivo Para utilizar esta función, seleccione el botón de la herramienta Foto haciendo un clic sobre él. Aparecerá una ventana con dos opciones de captura. Seleccione la opción que desee y después haga clic sobre el botón Ir. Captura la pantalla completa. Al seleccionar esta opción y hacer clic en el botón Ir, el sistema hace la captura y envía la imagen dentro de una página de Scrapbook. Captura una selección. Al seleccionar esta opción y hacer clic en el botón Ir, es necesario esperar un par de segundos para que el cursor se convierta en un retículo. Para seleccionar el área que desee capturar, dibuje un rectángulo de selección utilizando el Lápiz interactivo.