Outsourcing

1. Outsourcing Presentado por: Guillermo Ardón Chávez

2. OBJETIVO GENERAL Conocer acerca de la herramienta de gestión de contrataciones de servicios outsourcing, y los mecanismos para lograr la eficiencia organizacional.

3. Objetivos Específicos a) Conocer el origen histórico y etimológico del outsourcing. b) Determinar las fases que intervienen en la evolución del outsourcing dentro de las organizaciones. c) Conocer las fases que intervienen en la implementación del outsourcing. d) Reconocer las tipologías en que se divide el outsourcing e) Explicar las ventajas y desventajas que proporciona la herramienta de gestión outsourcing.

4. DEFINICIÓN • De acuerdo a Schneider (2004), el outsourcing es la delegación total o parcial de un proceso interno a un especialista contratado. • El outsourcing es una herramienta de gestión que facilita a las empresas o instituciones centrar sus esfuerzos en sus actividades distintivas, es decir aquellas que conforman su core business. • Por su parte, Espino (2003), define el outsourcing como la contratación con un proveedor externo de una actividad que anteriormente se realizaba en el interior de la empresa, o incluso de nuevas actividades.

5. DEFINICIÓN • Luna (2000), indica que el outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial mundial y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de sus negocios. • El contrato de outsourcing es aquel acuerdo de voluntades mediante el cual una empresa cliente encarga al outsourcer la prestación de servicios especializados, en forma autónoma y duradera que le permitirán la realización de su core business. Ross ( 2004).

6. ORIGEN ETIMOLÓGICO DEL OUTSOURCING Espino (2003) expone que el origen del termino outsourcing es anglosajón, el cual esta compuesto por los vocablos out (que significa exterior, fuera) y source (que significa fuente recurso, origen). • Outsourcing es un término en inglés que se podría traducir al español como suministro desde el exterior o aprovisionamiento externo de bienes o de servicios. También, se puede decir “comprar afuera”. Collin (1999).

7. ORIGEN HISTÓRICO DEL OUTSOURCING Schneider (2004) indica que el Outsourcing es un término creado en 1980 para describir la creciente tendencia de grandes compañías que estaban transfiriendo sus sistemas de información a proveedores. En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil millones de dólares.

8. Origen histórico del outsourcing Moreno (2008), explica la existencia de dos posiciones que explican el nacimiento del outsourcing: • La primera de ellas aduce que el outsourcing nace en los años setentas del siglo pasado con la revolución post – industrial y encuentra su punto máximo dos décadas después con la revolución informática. • La segunda posición es la que indica que en Italia la economía informal es la creadora de la especialización flexible, antecedente del outsourcing. La pequeña empresa agraria necesitaba de los servicios especializados del sector industrial.

9. EVOLUCIÓN DEL OUTSOURCING Compañías virtuales Percepción de la proximidad a la función central Diseño / Desarrollo de producto Funciones Administrativos-financieros Producción Sistemas informáticos Biblioteca Distribución Seguridad Limpieza TIEMPO Compañías integradas. Vertical / horizontalmente Fuente: Más allá de la subcontratación. Elena Rivo López- Año 2000

10. TIPOLOGÍA DEL OUTSOURCING De acuerdo a Rivo (2000), una clasificación del outsourcing, según el tipo de actividades que se realicen dentro de la organización es el siguiente: • Outsourcing táctico: implica la externalización o subcontratación externa de actividades simples, como seguridad, mantenimiento de edificios, etc. • Outsourcing estratégico: es la externalización de actividades en donde la relación con el proveedor es mucho más estrecha, como la distribución logística, diseño de productos, etc.

11. FASES PARA IMPLEMENTAR OUTSOURCING • De acuerdo a Rivo (2000), las etapas o fases para la implementación del outsourcing en las organizaciones son las siguientes: 1. Selección de actividades (Core Business) El primer paso a seguir para la aplicación del outsourcing es determinar cuáles son los elementos esenciales o competencias básicas del negocio de una empresa (core business).

12. FASES PARA IMPLEMENTAR OUTSOURCING 2. Selección del proveedor De acuerdo a Schneider (2004), Los pasos a seguir para la selección de los proveedores son los siguientes: a) Investigar cuales son los potenciales proveedores b) Preclasificación: es necesario tomar en cuenta algunos criterios en la hoja de perfiles como: innovación comprobada, mejoramiento continuo, flexibilidad, tamaño de la empresa y competitividad en la solución de problemas, ayuda a limitar la lista de proveedores.

13. FASES PARA IMPLEMENTAR OUTSOURCINGc. Evaluaciónesta fase incluye los siguientes requerimientos: c.1. Análisis de habilidades demostradas: el proveedor deberá demostrar que posee un conjunto de habilidades de clase mundial en el área o las áreas que están comprometidas en el proceso de outsourcing. c.2. Análisis de las capacidades totales: es necesario asegurar que las fortalezas de los proveedores coincidan exactamente con las necesidades del cliente. La empresa proveedora de outsourcing debería ser capaz de documentar con hechos y ejemplos que posee la combinación correcta de habilidades. c.3. Examinar la fortaleza financiera del proveedor en términos de su capital, de su infraestructura y recursos, de sus sistemas administrativos, así como de los servicios que ofrece, aclarará el total de sus habilidades. c.4. Análisis de relaciones dinámicas: revisar las prácticas del proveedor para determinar cómo conduce su negocio, administra el riesgo y recompensa o alienta a sus empleados, así como el modo en que determina su misión y estrategia global, ayuda a determinar la compatibilidad entre el proveedor y el cliente.

14. FASES PARA IMPLEMENTAR OUTSOURCING 3. Negociación del contrato. De acuerdo a Donayre (1997), en el contrato de outsourcing intervienen dos partes contratantes: a) Por un lado la empresa que contrata el outsourcing, llamada empresa cliente, la cual decide cual es la actividad que se delegará a la empresa de outsourcing. b) El outsourcer, que será a quien se delegan los procesos ajenos al corebusiness de la empresa cliente, y se encargará de realizar la tarea o actividad de la empresa cliente.

15. CARACTERISTICAS DEL CONTRATO DE OUTSOURCING a) Su elaboración es compleja: debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto. b) Suele tener una duración de varios años c) Definición de la resolución (finalización), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como los períodos de preaviso en caso de cancelación de servicio.

16. CARACTERISTICAS DEL CONTRATO DE OUTSOURCING d) Junto con los conceptos financieros, se deben establecer criterios de transferencia de personal. e) El alcance del contrato debe ser a la medida, es decir podrá ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes. f) Debe ser flexible para que la administración pueda cambiar los requisitos del servicio; y el proveedor los medios con los que lo ofrece.

17. ASPECTOS QUE DEBERÁ CONTENER EL CONTRATO DE OUTSOURCING Para Moreno (2007) el contrato de outsourcing deberá de contemplar ciertos aspectos que son de vital importancia, para establecer una relación entre la empresa cliente y el outsourcer, como los siguientes: a) El objeto Indica la actividad que realizará el outsourcer durante la vigencia del contrato. b) El plazo De acuerdo a Viega (2002) el plazo de outsourcing se establece entre cinco y diez años, sin embargo en la practica los plazos son fijados por las partes contratantes. c) El conocimiento empresarial: Al celebrarse este contrato, la empresa cliente transferirá al outsourcer parte de su conocimiento del negocio al outsourcer, por lo que se debe especificar que conocimiento esta transfiriéndose para luego pactar la clausula de confidencialidad.

18. ASPECTOS QUE DEBERÁ CONTENER EL CONTRATO DE OUTSOURCING d) La exclusividad La empresa cliente tratará de restringir la actuación del outsourcer con la finalidad de que no realice la misma labor para quien es directo competidor de la empresa cliente, como medida de protección por el know how que se hubiese transferido. e) Los bienes Los bienes de la empresa cliente que se necesitarán para la realización de la tarea encomendada. f) El traspaso del personal técnico Los trabajadores de la empresa cliente que tengan pleno conocimiento del negocio que se va a delegar al outsourcer podrían trabajar conjuntamente en las dos empresas. g) La inexistencia de una relación de subordinación Debe especificarse que no existe relación de subordinación del outsourcer respecto a la empresa cliente y viceversa.

19. 4. IMPLEMENTACION DEL OUTSOURCING De acuerdo a Schneider (2004), las fases para la implementación del outsourcing son las siguientes: a) Implementación previa al contrato. Son aquellas que se llevan a cabo antes de que los documentos contractuales hayan sido finalizados por las partes.

20. IMPLEMENTACION DEL OUTSOURCING b) Implementación posterior al contrato Luego que las partes hayan definido todos los aspectos que abarca el contrato de outsourcing, deben orientar sus esfuerzos a la realización del mismo. c) Implementación posterior al inicio Se refiere a las actividades que se realizan después del inicio operativo del contrato. En esta etapa el cliente debe recibir los informes regulares sobre los avances y vigilar el efecto sobre la provisión del servicio hasta que la implementación este completa.

21. 5. CONTROL DEL OUTSOURCING La herramienta administrativa más empleada para el control de los procesos involucrados en este tipo de contrato es el outsourcing scorecard, el cual a través de un plan de mediciones y de los indicadores que de él surjan, ayudan al gerente del proyecto a: a) Medir el rendimiento de los procesos: se ocupa de los atributos de tiempo, costo y calidad de los procesos. b) Medir el rendimiento de los recursos: se ocupa de la capacidad que tiene la organización del proveedor de outsourcing para mejorar continuamente la eficacia de sus empleados, capacidades tecnológicas y activos físicos e intelectuales.

22. VENTAJAS DEL OUTSOURCING Mejora el enfoqueestratégico de laorganización Acceso a habilidades de clase mundial Reduce y controla los costos operativos OUTSOURCING Estabilidad en la gestión Garantía de servicio Libera recursos internos Comparte el riesgo

23. DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING Romero (2003) enuncia algunas desventajas que puede producir un contrato de outsourcing, como los siguientes: a) Un contrato inflexible puede resultar muy costoso. b) Una comunicación débil puede provocar una pérdida de contacto con su proveedor y con el cliente. c) La falta de entrenamiento del socio de outsourcing puede provocar una disminución en la calidad del servicio. d) La selección del contratista del outsourcing puede ser una opción inadecuada, ya que si éste falla, el perjuicio para la empresa es grave. e) Se da una dependencia empresarial respecto de los contratistas que resulten del outsourcing, pues sectores de la empresa importantes descansan en el buen desarrollo o ejecución de los convenios respectivos.

24. DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING f) Este contrato implica un costo que abarca toda la negociación, lo cual requiere seguimiento y monitoreo. g) Se da una ausencia de control o fiscalización en cuanto al personal del contratista del outsourcing. h) Pérdida de seguridad. i) Amenazas a la confidencialidad. j) Posible pérdida de talento dentro de la propia empresa.

25. CONCLUSIONES a) El outsourcing es una herramienta de gestión, que permite la contratación de proveedores ajenos a la empresa, con la finalidad de que estos realicen actividades laborales distintas al core business de la organización. b) El outsourcing proporciona ventajas competitivas a la organización, por cuanto está estrechamente ligado a los objetivos estratégicos de la organización. c) El contrato de outsourcing, permite el establecimiento de clausulas que garantizan servicios de alta calidad por parte de los proveedores hacia la organización. d) La reducción de costos, el acceso a habilidades de clase mundial, entre otras, son ventajas que el outsourcing proporciona a las organizaciones que adoptan este tipo de herramienta.

26. MUCHAS GRACIAS