Formål

1. Erfaringer fra innkjøp av forvaltningsrevisjonLars Normann Mikkelsen, avdelingsdirektør, Oslo kommune Kommunerevisjonen

2. Formål • Drøfte våre erfaringer slik at vi kan bli bedre til å vurdere når og hvordan vi eventuelt skal kjøpe forvaltningsrevisjon KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 2

3. Disposisjon • Omfang og typer av kjøp • Markedet • Anskaffelsesprosessen fram til kontrakt • Organisering og styring i gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen • Vurdering av nytte vs kostnad • Oppsummering av suksessfaktorer KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 3

4. 1. Omfang av kjøp • Kjøper for rundt 1 million i året • Ca. fem kjøp per år • Eksempler på titler • Kvalitet i skolen • Kvalitet i sykehjem • Sykkelveier – utbyggingstakt og kvalitet • Håndtering av farlig avfall i Oslo kommune • Etterlevelse lov om offentlige anskaffelser • Kontroll og oppfølging av drift og vedlikehold av veier • Styring av vannforsyning og avløp i Oslo kommune KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 4

5. 1. Typer av kjøp • Variabler • Formål; kompetanse eller kapasitet? • Størrelse/andel av prosjektet? • Vårt mønster • Fire av fem kjøp er mindre bidrag til prosjekter • Men mer enn halvparten av utgiftene går til kjøp av hele prosjekter • Kjøp utløses både av «mangel» på kompetanse og av manglende kapasitet KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 5

6. 2. Markedet • Mange konsulenter og stor instituttsektor • Mange behersker «samfunns-vitenskapelige» metoder • Vi kjenner kommunen best • Få eksterne kan forvaltningsrevisjon • FoU vs konsulenttjenester • Svært sammenpresset lønns- og honorarstruktur i Norge KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 6

7. 3. Anskaffelsesprosessen fram til kontrakt • Spesifisering av oppgaven – krever mye, men fører likevel ikke alltid fram • Krevende å følge lov om offentlige anskaffelser • særlig vurdering av tilbyderens kvalitet (erfaring, kompetanse) vha. kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier • tar tid • får vi de beste i arbeid? • Sikre eiendomsrett til rapport og materiale • Avtale kvalitet, leveringsfrist og pris • Sørge for sanksjonsmuligheter KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 7

8. 3. Anskaffelsesprosessen fram til kontrakt • Avtale aktiviteter som sikrer at • vi kan overvåke at oppdraget er forstått og iverksettes som forutsatt • gode feltrelasjoner • kompetanseoverføring hvis aktuelt • levering i tide • akseptabel rapport • korte og poengterte muntlige presentasjoner (forstå politikerne) KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 8

9. 4. Organisering og styring i gjennomføringen av revisjonen • Behov for • Overvåking av at oppdraget er forstått • Hjelp til feltadgang • Smøring/reparasjon av revisjonsdialogen • Mange runder med rapportutkast • Coaching før presentasjon • Kommunerevisjonens prosjektleder er av avgjørende betydning • Sanksjonsmuligheter kan være viktig • Evaluering kan være nyttig KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 9

10. 5. Nytte vs kostnader • Innkjøp kan gi • høyere legitimitet • bedre revisjon • bedre omdømme • bedre effekt • Nye impulser og økt læring • Innkjøp kan også koste mye – og langt mer enn det smaker • Drøfting av noen gode eksempler • Kvalitet i sykehjem • Kvalitet i skolen • Informasjonssikkerhet vann og avløp • Etterlevelse lov om offentlige anskaffelser KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 10

11. 6. Suksessfaktorer • Gjennomtenkt strategi; kjøpe, ansette, bygge opp eller holde seg unna? • Heller små enn store kjøp? • God intern prosjektleder • God kontrakt mht. folk, aktiviteter og resultater • Tett på – god styring i gjennomføringen KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET OG VERDISKAPING 11