Proyecto de Modernización De Secretarías de Educación Especificaciones técnicas

1. Proyecto de Modernización De Secretarías de Educación Especificaciones técnicas

2. En 2003, cuando inició el proyecto de modernización, se encontró un sector educativo con las siguientes condiciones: • Las entidades desarrollaban los procesos que consideraban pertinentes, sin que existiera una articulación de sector. • No existía una estandarización de procesos. • Existía una infraestructura tecnológica y sistemas de información de apoyo obsoletos. • Las Plantas organizacionales eran insuficientes y con perfiles inadecuados. • No se contaba con plantas físicas apropiadas.

3. Reorganizar y fortalecer a las secretarías de Educación, con el fin contar con instituciones que desarrollen la política educativa de manera eficiente y logren ampliar su capacidad de apoyo a las instituciones educativas. .

4. MODELO DE TRABAJO MINISTERIO DE EDUCACIÓN SECRETARÍAS DEPARTAMENTALES SECRETARÍAS MUNICIPALES DESAGREGACIÓN DE RECURSOS CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

5. Hemos llegado a las secretarías de educación de manera integral, mediante el diseño e implementación de 5 componentes: • Procesos. • Sistemas de Información y tecnología. • Gente y Cultura. • Actividades Complementarias • Estructuras organizacionales. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN

6. COMPONENTE DE PROCESOS ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Son el grupo de actividades y métodos de trabajo que realizan y utilizan los funcionarios de la Secretaría de Educación para cumplir con sus objetivos y funciones y consolidar buenas prácticas en el sector

7. REINGENIERÍA DE PROCESOS I. Planeación estratégica Normatividad Concepto Entidad II. Diseño de procesos Misión / Visión Modelo Macro Objetivos y Funciones Diseño Detallado Estructura Modelo Seguimiento III. Diseño de Sistemas de Información Sistemas de información e infraestructura tecnológica

8. Gestión estratégica de la secretaria de educación Gestión de Programas y Proyectos Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo Gestión de la calidad del Servicio educativo Atención al usuario MACROPROCESOS MISIONALES Gestión de la inspección y vigilancia de establecimientos educativos Gestión de la información Gestión de recursos humanos Gestión Administrativa de bienes y servicios MACROPROCESOS DE APOYO Gestión financiera Control Interno Gestión de tecnología Informática Asuntos legales y públicos Administración del Sistema de Gestión de Calidad MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO

9. ESTRUCTURA

10. ESTRUCTURA

11. Preparación Documentación Validación y Ajuste de Información Adopción METODOLOGÍADE ESTRUCTURA • Análisis de la información y clasificación de la Secretaría de Educación dentro de las Tipologías. • Validación de la Estructura propuesta con la Secretaría. • Estudio de cargas de trabajo. • Revisión de la Estructura, Manual de Funciones y Perfiles de los cargos. • Costeo de la planta de cargos actual y propuesta. • Comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. • Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación. • Acompañamiento para la implementación. • Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones. • Revisar la estructura actual de la Secretaría, e identificar la composición de esta. • Identificar la planta de cargos administrativos del nivel central. • Identificación del procedimiento de aprobación de nueva estructura organizacional para la Secretaría de Educación. • Revisión y validación del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. • Revisión del costeo de la planta actual y la propuesta según fuente de financiación. • Revisión de como se ejecuta los gastos administrativos. • Escenarios Financieros. • Validación de la información. Secretaría de Educación y Proyecto Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento

12. ESTRUCTURA AVANCES

13. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Corresponde a la infraestructura tecnológica y sistemas de información necesarios para soportar la gestión de los procesos misionales y de apoyo de la entidades territoriales, que garanticen, tanto en el nivel nacional como en el territorial, información confiable y oportuna.

14. Infraestructura – Física/Lógica Servidores de Bases de Datos DESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALES Servidores de Aplicaciones Servidor WEB / Seguridad Portal Soacha MATRÍCULA RRHH Guajira Ibagué G. CALIDAD EDUCATIVA INTERNET Antioquia GESTIÓN FINANCIERA SERVICIO AL CIUDADANO Sahagún Buenaventura Software como servicio SAS DWH - RRHH

15. COMPONENTE DE TECNOLOGÍA Secretaría de Educación de Guainía Secretaría de Educación de Uribía

16. Software de Servicio al Ciudadano S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL CIUDADANO CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA

17. COMPONENTE DE TECNOLOGÍA Secretaría de Educación de Cartago. Oficina de Servicio al Ciudadano

18. Software Recursos Humanos S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL CIUDADANO G. CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO

19. Software de Gestión de Calidad Educativa S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL CIUDADANO CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA

20. Software de Gestión y Control Financiero S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL CIUDADANO CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA

21. ¿Cómo funciona? Democratización de la Información Información Consolidada Fuentes de datos Sist. heterogéneos Data Warehouse Presupuesto Tesorería Secretarías Contabilidad Procesos ETL MEN Secretarías Datacenter Internet

22. COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Es el desarrollo de actividades de intervención organizacional y estrategias de administración del cambio para promover la apropiación de procesos, sistemas de información y habilidades de gestión en los funcionarios de la Secretaría.

23. APROPIACIÓN - PROPIETARIO Hacen suyo el cambio y crean formas innovadoras de usarlo y mejorarlo Compromiso INSTITUCIONALIZACION - COMPRA Se convierte en la forma de hacer el trabajo Nuevo Statu Quo Nivel de compromiso ADOPCIÓN Disposición a trabajar con e implementar el cambio Educación PERCEPCIÓN POSITIVA - COMPRENSIÓN PERSONAL Entendimiento de los impactos y beneficios personales Disposición a conseguir las destrezas para adoptar el cambio COMPRENSIÓN GENERAL Entendimiento del impacto en la organización y en su área funcional Información CONCIENCIA Comprensión del alcance y de la iniciativa de cambio CONTACTO Se da a conocer la iniciativa de cambio Tiempo COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA

24. ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO Estrategia de comunicación (divulgación), motivación y sensibilización: Consiste en las actividades que deben realizarse de manera continúa durante todo el proyecto con el objeto de fomentar la participación de todos los funcionarios de la Secretaría y lograr su compromiso. Estrategia Apropiación de Procesos Enfoque de procesos Versus Funciones Lenguaje y estructuración de procesos Análisis de procesos Conocimiento y utilización de indicadores

25. Estrategia Apropiación de Sistemas de Información Uso estratégico de la información Confiabilidad, Oportunidad y Calidad Uso de los Sistemas de Información Entrada a la era de TIC´S (Conectividad-Correo electrónico institucional) • Estrategia Apropiación de Gestión de Calidad Mejoramiento Continuo (PHVA) – Planes de mejoramiento Gestión de Calidad – Autocontrol Equipos de Alto Desempeño

26. Estrategia para el Desarrollo de Habilidades • Manejo del cambio (resistencia) • Eficiencia de gestión (Política Eficiencia – Proyecto Modernización) • Comunicación • Liderazgo • Compromiso • Innovación • Creatividad • Trabajo en equipo • Orientación al logro • Pensamiento estratégico • Cultura de la evaluación • Cultura del aprendizaje • Cultura del servicio

27. COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Son acciones orientadas a garantizar el éxito de la implementación de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de procesos, como en sistemas de información.

28. Resultados COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Situación encontrada

29. COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

30. Certificación en calidad Buscando fortalecer la sostenibilidad de las acciones implementadas, se inició la Certificación Nacional de Calidaden los procesos de Cobertura, Recursos Humanos, Atención al Ciudadano y Calidad educativa..

31. ALCANCE

32. FASES CERTIFICACION PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA Auditoría de certificación Sostenibilidad Preparación Auditoría de Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación

33. Avance General Las SE que son auditadas por ICONTEC deben superar el 70% de cumplimiento

35. Secretaría de Educación de Pereira Secretaría de Educación de Cartagena