Download
1 / 31
310 likes | 472 Views
INFORMAZIOA PAPER EUSKARRIAN ARTXIBATZEA. Uxue Itoiz. 6.1 DOKUMENTUAK SAILKATZEA ETA ORDENATZEA. Garrantzitsuak Ez garrantzitsuak Gorde Birziklatzeko Kontsultarako edo legea. Enpresara egunero dokumentuak iritsi. 6.1 DOKUMENTUAK SAILKATZEA ETA ORDENATZEA. Garrantzitsuak Gorde
E N D
INFORMAZIOA PAPER EUSKARRIAN ARTXIBATZEA Uxue Itoiz
6.1 DOKUMENTUAK SAILKATZEA ETA ORDENATZEA Garrantzitsuak Ez garrantzitsuak Gorde Birziklatzeko Kontsultarako edo legea Enpresara egunero dokumentuak iritsi.
6.1 DOKUMENTUAK SAILKATZEA ETA ORDENATZEA • Garrantzitsuak • Gorde • Sailkatu • Ordenatu • Zertarako? • Dokumentazioaerraz eta azkareskuratzeko • Enpresankudeatzen den dokumentazioakontrolatzeko • Dokumentubatzuk, legeakesana, kontserbatzeko
6.1.1 SAILKATZE SISTEMAK Sistema guztiak ulertzeko eta erabiltzeko errazak izan behar dute. Enpresako departamentu guztietan erabilgarri izan behar dute eta etorkizunean zabaltzeko aukerarekin. Sistemak
6.1.2 SISTEMA ALFABETIKOA Gehien erabiltzen den metodoa. Ezaugarriak :
6.1.2 SISTEMA ALFABETIKOA Enpresenizenakantolatzekoan. Pertsonafisikoarenizenakantolatzekoan.
6.1.2 SISTEMA ALFABETIKOA Proposaturikojarduerak : 3. ariketa
6.1.3 ZENBAKIZKO SISTEMA Dokumentu bakoitzari serieko sistema korretatibo eta progesibo bat esleituko zaio. Ezaugarriak:
6.1.4 SAILKAPEN GEOGRAFIKOA • Beherantzako ordena izango da irizpidenagusia. • Espedienteakhainbatherrialdekoakbadira; • Herrialdeka. • Eskualdeka • Herrienarabera • Kaleenarabera • Espainian • Autonomiaerkidegoak • Probintzia • Udalerria • Kalea • Zenbakia
6.1.5 GAIKO SAILKAPENA • Edukiakgaiorokorrenaraberasailkatzendira. • Geroazpigaiespezifikoenarabera. • Behinhaueginosteanespedienteak; alfabetikoki, zenbakizkoanedokronogolikokiantolatukodira.
6.1.5 GAIKO SAILKAPENA Adibidea Proposaturiko jarduerak: 4 ariketa
6.1.6 SAILKAPEN KRONOLOGIKOA • Sistema hau beste sistema batzuekin batera erabiltzen ohi da. • Adibidea: Sarrera eta irteera erregistro liburuak. • Sistemaren antolaketa: • Urtea • Hilabetea • Eguna
6.1.6 SAILKAPEN KRONOLOGIKOA Ezaugarriak:
6.1.6 SAILKAPEN KRONOLOGIKOA Proposaturiko jarduera: 5. ariketa
6.2 ARTXIBOA • ZER DA? Dokumentuakordenatu eta sailkatutakoan, artxibatueginbehardiraondozainduta eta kontserbatutaegoteko. • Dokumentumultzoordenatuagordetzen den tokia. • Dokumentuakgordetzeazarduratzen den erakundea.
6.2 ARTXIBOA • Ezinbesteko tresna da enpresan. • Helburuak • Legezkoak: legeak dio dokumentuak gorde behar direla. • Teknikoak: • Enpresak informazio gune aktiboa behar dute. • Bezeroei zerbitzua ongi emanteko. • Dokumentuak egoera egokian gordetzeko.
6.2 ARTXIBOA Ezaugarriak:
6.2.2 ARTXIBOA MOTAK ARRUNTAK. Paperezkodokumentuakgordetzeko. 1.1 Horizontala 1.2 Bertikala 1.3 Albokoa
6.2.2 ARTXIBOA MOTAK INFORMATIZATUAK Dokumentuakgauregunbimotakoakaurkitukodituguenpresarenbarruan. Paperezkoakbatzuk eta bestebatzukdigitalak. Bigarrenhauekhurrengogaiansakondukoditugugehiago.
6.2.3 ARTXIBOA ANTOLATZEA • ARTXIBOA AKTIBOA Maizkontsultatzendirendokumentuakaztertzekoerabiltzendira. Haueknormaleanespedieenteetangordetzendira, karpetetanartxibatuta eta izapedetubehardiremahaienedolanpostutikhurbil.
6.2.3 ARTXIBOA ANTOLATZEA • ARTXIBOA ERDI-AKTIBOA edo ARTXIBO ZENTRALA Oso maizkontsultatzenezdirendokumentuakaztertzekoerabiltzendira. Enpresaosokoartxiboakgordetzendiraedodepartamentubatetakoakhau oso handiabada.
6.2.3 ARTXIBOA ANTOLATZEA • ARTXIBOA EZ-AKTIBOA edo BEHIN BETIKOA Enpresaosokoartxiboakgordetzendira eta normaleankontsulatubeharizatenezdirenakegoeraberezibatsuertatzenezbada.
6.2.4 ARTXIBO ZENTRALIZATUTA EDO DESZENTRALIZATUTA DESZENTRALIZATUTA Enpresako hainbat tokiatan antolatzen dira artxibo ezberdinak. Departamentuetan, atalak, zerbitzuak… Normalean artxibo erdi-aktiboetan erabiltzen dira eta hemen beren lana bukatzean, behin betiko artxibora pasako dira dokumentuak. ZENTRALIZATUA Toki bakar batean daude. Adibidez medikuak. Sistema hau artxibo ez aktiboa izaten da.
6.3 SEGURTASUN ARAUAK • Datu pertsonalak babesteko 1999/15 legea eta 2007/1720 Errege dekretua.
6.3.1 ENPRESAREN BETEBEHARRAK • Agentziako datuak babesteko erregistroan idaztea. Datuak babesteko agentzia duten autonomia-erkidegoetako enpresek agentzia horietan erregistratu behar dituzte, eta gainerakoek, Datuak Babesteko Espainiako Agentzian. • Beren datuak tratatzeko baimena eskatu behar die. • Daturik ez lagatzea datuen titularren esanbidezko baimena izan ezean. • Bildutako datuak isilpean gordetzea. • Datuak kontserbatzeko, legeak eskatzen dituen segurtasun-neurriak hartzea. • Datuen titularrei datuak eskuratzeko, zuzentzeko ,deuseztatzeko eta datuen kontra egiteko eskubideak baliatzeko aukera ematea.
6.3.2 DATUEN SEGURTASUNA • Legeaksegurtasunmailakezartzenditu. • OINARRIZKO BABES MAILA • BABES MAILA ERTAINA • BABES MAILA HANDIA Jarrihirunaka eta aztertutaldebakoitzabat. Ondorenazaldubesteendako.
6.4 ARTXIBATEKO PROZESUA Dokumentuakartxiboansartu. Berezitu; sailkatu; erreferentziatu;aurreartxibatu eta artxibatzea. Artxibatutakodokumentuakerabiltzea eta kontserbatzea. Dokumentuakdeusestatzea. Enpresaespezializatu baten bitartezedo trituradora baten bitartez.
