5’S Organización y Estandarizacion Visual en el Lugar en de trabajo

1. 5’SOrganización y Estandarizacion Visual en el Lugar en de trabajo Carla López Lean Healthcare Certified I.E.

2. ¿Qué es Lean? Lean es una metodología para la reducción de desperdicios o actividades que no añaden valor y busca la perfección de los procesos a través de la mejora continua. Esta metodología se basa en el Sistema de Producción Toyota.

3. “Lean Healthcare” No es un proyecto, es una manera de transformar la organización en su totalidad de forma segura y de alta calidad. Es una estrategia de Mejora Continua para optimizar como se lleva a cabo el trabajo. Elimina obstáculos para alcanzar la excelencia. Por ejemplo: sistemas de información, frustración del personal, errores y defectos, que pueden aumentar el riesgo de seguridad de los pacientes. Muy pocas de las intervenciones requieren una alta inversión en sistemas de información o maquinaria. La mayoría de las mejoras se logran a través de mejoras rápidas de poca o ninguna inversión y que se enfocan en revisar el proceso actual. Lean no elimina personas sino que las utiliza donde es apropiado.

4. Beneficios de “Lean Healthcare” Reduce costos operacionales por hasta 40%. Mejora el flujo de los procesos, información y pacientes. Reduce defectos y errores para evitar poner en riesgo la seguridad de los pacientes. Crea un compromiso a través de toda la organización. Mejora la satisfacción de los pacientes, familiares y personal.

5. Beneficios de “Lean Healthcare” (Cont.) Ayuda en el cumplimiento de regulaciones. Reduce el tiempo de estadía de los pacientes. Evita incurrir en remodelaciones y expansiones antes de agotar los recursos disponibles. Aumenta la capacidad de las facilidades. Cumplimiento en métricas de calidad. No es un “one time shot” sino una metodología de sostenimiento.

6. ¿Por qué Establecer un Programa de Mejora Continua? Para que los pacientes lo vean como su primera opción en cuidado médico. Reducir costos a través de toda la cadena de valor. Para estar en cumplimiento con organizaciones como el Departamento de Salud y la “Joint Commission”. Aumentar la competitividad y los ingresos del negocio. Los planes médicos y programas de salud se están volviendo insolventes con el patrón de gastos actuales. Aumenta el tiempo dedicado a cuidado médico y reduce el tiempo de operaciones que no añaden valor para el paciente. Por cada dólar invertido en el cuidado de la salud, mas de $0.75 centavos son debido a actividades no relacionadas directamente al paciente– comunicar, programar, coordinar, supervisar, documentar.

7. Pasos para la implementación: • Evaluar- En la medicina los conocimientos profesionales son utilizados para evaluar los pacientes. En Lean se necesitan destrezas similares de evaluación para evaluar un área o proceso y preparar un análisis detallado. • Características- Trabajo en equipo, resumen del problema, identificar quienes están siendo afectados, responsabilidades. Identificar la herramienta a utilizar y el tiempo estimado de su implementación.

8. Pasos para la implementación: II. Diagnosticar- Las herramientas Lean son utilizadas para identificar y colectar información para tomar las medidas adecuadas. Se necesita un equipo multidisciplinario para obtener un diagnostico apropiado y no obviar ningún elemento. • Características- En esta sección se obtiene una breve descripción de la posible herramienta a utilizar. Provee una transición mediante el análisis desde la evaluación hasta tomar el tratamiento adecuado.

9. Pasos para la implementación: III. Tratamiento- La receta representa el tratamiento a seguir después de que la evaluación y el diagnóstico han sido completados. En lean esto envuelve la aplicación de una herramienta como en la medicina se necesita una receta. La meta final es el obtener un estado permanente de mejora continua.

10. Pasos para la implementación: IV. Prevención/Sostenimiento- En lean la prevención es alcanzado aplicando estrategias para la estandarización y creando un compromiso de los empleados a través de toda la organización.

11. Añadir Valor versus No Añadir Valor Añadir Valor: Cualquier actividad o procedimiento necesario para mejorar la condición del paciente. Hacerlo bien desde la primera vez. Actividades que el cliente está dispuesto a pagar. No Añadir Valor: Cualquier actividad o procedimiento que no mejora la condición del paciente o no es necesario. Estas actividades deben eliminarse, simplificarse, reducirse o integrarse. Regulatorias Necesarias Actividades y Valor para el Cliente Mientras más tiempo está el paciente en el sistema de salud, más alto será su costo.

12. “Lean”= Agilidad, Eliminar Desperdicios Desperdicios: Sobre procesos Esperas Movimientos innecesarios Transportación Procesos innecesarios Inventario Defectos/Errores Sub-utilización de personal Ambiental Los números nacionales indican que los desperdicios en Healthcare son entre un 30%-40%, sin embargo las observaciones indican que los desperdicios son cercanos a un 60%.

13. Sobre Procesos Realizar trabajos o actividades antes de que sean necesarios o hacer más de lo requerido. Administrar medicamentos antes de tiempo para ajustar al turno del personal. Realizar pruebas innecesarias y/o redundantes. Comunicación inefectiva entre personas y departamentos. Duplicar información- formularios, documentos, informes y métricas. Papel y electrónico

14. Tiempo perdido creado cuando las personas, información, equipos o materiales no están listos. Atrasos en la asignación de camas. Esperar para admisión en Emergencias. Firmas y aprobaciones en exceso. Atrasos en los resultados de laboratorios. Pacientes en espera por equipo defectuoso. Esperas y/o Retrasos ¿Enfocado en el cliente?

15. Movimientos Cualquier movimiento de persona que no agregue valor al paciente, servicio, etcétera. Buscar pacientes fuera del lugar indicado. Buscar resultados y/u órdenes médicas. Llevar documentos a procesos equivocados. Caminar hacia equipos mal localizados. Material fuera del punto de uso

16. Transportación Todo tiempo innecesario o adicional asociado en mover un paciente, documentos o trabajo de un proceso a otro. Transportar pacientes a otros servicios. Localizar una camilla en un pasillo y moverla de sitio constantemente. Mover muestras, especímenes y equipos a una localización incorrecta. Transportar pacientes a otro hospital porque el servicio no está disponible.

17. Procesos Innecesarios Ejercer más trabajo o esfuerzo que el requerido. Procesos que no añaden valor al producto o servicio, desde el punto de vista del cliente. Repetir pruebas Ordenar más pruebas que las que el diagnóstico recomienda. Completar documentación excesiva y/o redundante. Duplicidad de revisiones. Someter informes que nadie lee.

18. Inventario Materiales y/o documentos en exceso de lo requerido por el proceso. Duplicidad de medicamentos y suministros en exceso al uso establecido. Revistas, manuales y boletines adicionales a los necesarios, fuera de fecha o expirados. Suministros de oficina en exceso. Archivos, cartas, políticas y equipos obsoletos. Equipo de oficina obsoleto.

19. Defectos y/o Errores Trabajo con errores y/o incompleto que requiere corregir. Errores en medicamentos Información incorrecta del paciente Procedimientos incorrecto Información incompleta

20. Defectos y/o Errores Ejemplo- Recetas en Target Cada miembro de la familia tiene una banda de un color particular asignado. Diseño plano permite leer toda la información de una sola vez sin necesidad de girar la botella. El nombre de la medicina se encuentra en tres áreas del envase. Lupa en la parte trasera para leer las indicaciones claramente.

21. Sub-Utilización del Personal No utilizar el personal en posiciones donde no puedan utilizar sus conocimientos, habilidades y destrezas al máximo. Normas inadecuadas de reclutamiento Carencia de análisis de competencias Enfermeras transportando muestras de sangre al laboratorio. Tareas no balanceadas apropiadamente.

22. Ambiental Uso inadecuado de los recursos energéticos y naturales que contaminan y afectan el sostenimiento del medio ambiente. Consumo de agua mayor de lo requerido. Equipos prendidos por más tiempo de lo necesario. Pérdida de materiales y/o químicos. Equipos ineficientes. Basura regular depositada en zafacón de basura contaminada.

23. 5S 5’S es un proceso para asegurar que las áreas de trabajo están sistemáticamente limpias y organizadas lo que provee mayor seguridad para el los pacientes, empleados y familiares. Provee la base para un sistema Lean

24. Objetivos de 5S Conocer la Regla de Oro de 5S. Conocer el significado de cada S y su aplicación. Identificar oportunidades de mejora en áreas de trabajo utilizando la Hoja de Auditoría de 5S. Entender cómo un programa de 5S apoya la Misión/Visión de la organización.

25. Organización en el Lugar de Trabajo 5S Tener disponible en el área de trabajo sólo lo necesario en un lugar específico de manera estandarizada y proveer la disciplina para mantenerlo

26. Regla de Oro en 5S Poder encontrar cualquier cosa en su propia área de trabajoen menos de 30 segundos y en cualquier otro lugar del área de trabajo en menos de 5 minutos sin tener que hablar con nadie, abrir un libro o prender una computadora.

27. Beneficios de 5S • Reducción en: • Defectos • Lead time • Costos • Inventario • Espacio • Desperdicios • Aumento en: • Productividad • Satisfaccion de los clientes • Capacidad • Compromiso y responsabilidad • Calidad • Ganancias

28. Auditoría Inicial

29. Diagrama para clasificación de 5S

30. Clasificar Organizar Limpiar Estandarizar Sostener

31. Clasificar • Clasificar o Seleccionar-“Cuando haya duda, remuévelo del área” • Determinar lo necesario vs. lo no necesario • Establecer un área de retención. • Revisar y utilizar listados de artículos innecesarios y disposición como el criterio para colocar una etiqueta roja.

32. Clasificar Eliminar • Artículos Innecesarios • Inseguros • Defectuosos • Obsoletos • Sin uso • En exceso Mantener • Artículos Necesarios • Uso diario • Uso periódico • Usados por otros en el grupo

33. Forma Visual para Identificar La Etiqueta Roja es una forma para identificar artículos innecesarios o fuera de sitio. Clasificar (Cont.) • Identifique con etiqueta roja lo que no necesita o está fuera de lugar. • Mueva a un área de control. • Disponga de artículos innecesarios.

34. Cuándo lo identificó Nombre: Fecha: Localización: Razón para identificar: Disposición: Fecha de disposición: Dónde fue encontrado Por qué se identificó Para cuándo se toma acción Clasificar (Cont.) Quién lo identificó Sugerencias sobre qué hacer

35. Reglas para el Área de Control • Almacenaje de corta duración • Visible y central • Identificada y con reglas de uso visibles • Identificar un responsable de administrar el área. • Procedimiento de disposición de artículos Nombre: Fecha: Localización: Razón para etiqueta:

36. Organizar 2. Organizar- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. • Organizar para facilitar el uso. • Identificar para encontrar, utilizar y regresar al lugar correcto. • Escoger la mejor localización • “POUS” – Ubicar en el punto de uso • Utilizar controles visuales. • Enfocar en la seguridad.

37. Organizar ¿Cómo escoger buenas localizaciones? • Disponibilidad, proximidad • Frecuencia de uso, visibilidad • Facilidad de acceso • Altura, peso, tamaño, seguridad • Ergonomía

38. Limpiar Un lugar de trabajolimpioesindicativo de calidad y buenservicio al cliente. 3. Limpieza- Limpie e inspeccione al mismo tiempo. • Identifique situaciones anormales y áreas a mejorar. • Establezca un programa de mantenimiento. • Asigne responsabilidades. • Haga la limpieza parte integral del trabajo diario.

39. Estandarizar 4. Estandarizar- creación de guías para mantener las áreas organizadas y limpias a través de mejores practicas. • Preparar tabla de estandarización. • Hacer los estándares claros y visibles. • Mantener y dar seguimiento a las condiciones establecidas como estándar. Estándares típicos • Localización de herramientas, equipos, archivos, etc. • Instrucciones • Visuales, fotos • Itinerarios de limpieza • Listados de cotejo • Identificación por colores

40. Estandarizar • Establecer reglas para mantener las primeras 3 S’s. • Etiquetas rojas • Localizaciones temporeras y sus reglas • Organización de artículos • Procedimientos e itinerario de limpieza • Sistemas de almacenaje • Compartir la información con todos utilizando controles visuales.

41. Estandarizar • Identificar la condición estándar: Solo archivos de Pacientes de más de 60 años Condición Estándar Ideas de Control Idea Adoptada Categoría Clasificar La altura de las archivos almacenados no debe exceder la altura de 5 pies Organizar Todos los meses se deberá limpiar y verificar filtraciones de agua dentro del almacén Limpiar

42. Ideas de Estandarización Estandarizar (Cont.) Categoría Estándar Idea Adoptada Condición Estándar Ideas de Control Línea de Control color rojo en la pared. Clasificar Letrero que diga: Archivos no más de 5 pies de alto. Organizar Limpiar

43. Código de Colores para Seguridad según OSHA Estandarizar (Cont.) Amarillo Precaución Tráfico, limpieza Emergencia, Peligro, Equipo de incendio Puntos de Peligro Equipo de Seguridad Equipo en reparación Rayos X, Alpha, Beta Negro, blanco Rojo Anaranjado Verde Azul Violeta

44. Estandarizar (Cont.)

45. Estandarizar (Cont.)

46. Letreros y Etiquetas Estandarizar (Cont.) Etiqueta de Calibración Equipo: _______________________ Fecha de Calibración: _________________ Próxima Fecha de Calibración: _____________ Comentarios: _______________________ _________________________________ Iniciales: _____ Fecha: _____ Hora: ____ Peligro de Radioactividad OIL Información de Seguridad “No Utilice Aceite Aquí”

47. Mantener 5. Mantener- Mantener el sistema activo a través del adiestramiento, la práctica, repetición y apoderamiento para que ejecuten de la manera esperada. Pasos a seguir: Adiestrar personal. Practicar lo aprendido. Seguir los procedimientos, políticas correctas. Desarrollar sistemas de medidas de limpieza y organización. Cambiar hábitos de trabajo

48. Condiciones necesarias: Desarrollo de nuevos conocimientos y destrezas Compromiso de la Gerencia Comunicación constante 5S como un lenguaje común en ambas direcciones Hacer 5S parte del trabajo diario Compromiso total del empleado Mantener (Cont.)

49. Mecanismos de Sostenimiento Practicar Adiestrar Ejemplos (fotos y videos) Inspeccionar Retroalimentar Facilitar Reconocer Mantener (Cont.)

50. Cambiar la Manera de PENSAR Regla de los 30 segundos y 5 minutos. Cambie el concepto propiedad individual vs. propiedad de grupo. El proceso es el “dueño” de las herramientas que necesita. 5S - parte esencial del día a día de trabajo. “Controlar” vs. “arreglar”. Empleados a cargo.