第 7 章 数据库管理软件 Access 2003 的使用

1. 第7章 数据库管理软件Access 2003的使用 1

2. 本章主要内容 认识数据库 1 创建数据库 2 建立表 3 建立查询 4 2

3. 9.1 认识Microsoft Access 2003 • 数据库基础知识 • Access 2003 简介 3

4. 9.1.1 数据库基础知识 • 1. 数据与数据处理 • 数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。 • 数据处理是指将数据转化成信息的过程。 • 2. 数据库 • 数据库（DB）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。 4

5. 3. 数据库系统 • 数据库系统（DBS）是指引进数据库技术后的计算机系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。 5

6. 4. 数据库管理系统 • 数据库管理系统（DBMS）是建立、维护和使用数据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。数据库管理系统是芾硎菘獾娜砑墙⒃诓僮飨低持系囊桓鱿低橙砑Ｊ鞘菘庀低车暮心组成部分。 6

7. 5. 关系数据库 • 每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据库，如Microsoft SQL Sever，Visual FoxPro，Oracle等都采用关系模型。我们本章要学习的Microsoft Access也是一种典型的关系数据库。 7

8. 9.1.2 Access 2003简介 • Access 2003是Microsoft Office 2003办公套件中的一个重要组件。它功能强大，操作简单，且可以与其他的Office 组件实现数据共享和协同工作。现已成为最流行的桌面数据库管理系统。 8

9. 图9.1 Access 2003的窗口 应用程序窗口 数据库窗口 窗口菜单 创建方法与已有对象列表 数据库组件选项卡 图9.1 Access 2003的窗口 9

10. 字段与记录 • 在Access中，表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据类型。 10

11. 在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多74个字符，同一个表中不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型。在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多74个字符，同一个表中不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型。 11

12. 表9.2 Access 的数据类型及用法 12

13. 字段属性 • 每个字段都有自己的属性，字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。系统提供了如所示的13种属性供选择使用。 13

14. 表9.3 Access的字段属性及功能 14

15. 主键（主关键字） • 主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键相关联。所以，只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为 Null（空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。 15

16. 视图 • 视图是按特定方式处理数据的窗口。Access 2003为表提供了4种视图方式。最常用的是设计视图和数据表视图。 16

17. 图9. 3 设计视图 17

18. 图9. 4 数据表视图 18

19. 9.2 实践案例 ——“学生管理”数据库 19

20. 9.2.1 案例综述 • 创建一个名为“学生管理”的数据库 • 该数据库中 “学生基本情况表”、和 “成绩表”二张表 • 二张表之间根据相关联的字段建立关系 • 创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的“学生成绩”查询 • 创建“新生奖学金名单表”查询，可直接查询出高考成绩大于590分的同学的基本情况 • 在“学生成绩”查询的基础上创建一个“成绩汇总”查询，将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。 20

21. 表9.3 学生基本情况表 21

22. 表9.5 成绩登记表 22

23. 9.2.2 创建新数据库 图9.5 Access 2003启动界面 23

24. 图9.6 直接新建一个空数据库 24

25. 图9.7 保存文件对话框 25

26. 图9.8 “学生管理”数据库窗口 26

27. 利用本机上的模板来创建一个新数据库 图9.9 数据库模板对话框 27

28. 根据现有文件来新建数据库 • 根据现有文件来新建一个类似的数据库相当于是复制一个已有的数据库，然后对它进行修改编辑，形成一个新数据库。 28

29. 创建表的方法 • 建表的方法共有五种，分别是： • 使用设计器创建表 • 通过输入数据创建表 • 使用向导创建表 • 导入表 • 链接表 29

30. “学生基本情况表”结构 30

31. 图9.10 定义表结构 31

32. 图9.11 设置字段属性 32

33. 图9.12 定义主键 33

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38. 保存表结构 图9.13 “另存为”对话框 图9.14 警告对话框 38

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40. 通过输入数据创建表 • 直接在数据表视图中输入“成绩表”数据： 40

41. 在数据库窗口中，直接双击“通过输入数据创建表”，打开数据表视图窗口，如下图所示在数据库窗口中，直接双击“通过输入数据创建表”，打开数据表视图窗口，如下图所示 41

42. 将表中的数据直接输入到上图的数据表中，完成后如下图所示： 42

43. 再单击右上角的按钮，保存更改，在弹出的“另存为”框中，输入表名“学生成绩”后，单击“确定”。 43

44. 修改“学生成绩表”表结构 (1)在“数据库”窗口中，选中表“成绩”。单击“设计”按钮，产生“表设计视图”。 • (2)在表设计视图中，将光标定位到“字段名称”下的“字段1”处，将其改为“学号”，将数据类型改为“文本”，字段大小设置为“10”。以此类推，分别将各字段名称改为“数学”、“英语”、“计算机”，字段大小为“单精度”，小数点位数为“1”。修改好的学生成绩表”表设计视图如图9-11所示。 44

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46. 9.7 数据表数据的编辑和使用 • 9.7.1   向数据表输入数据 • 在数据库窗口的“对象”选项卡中，选择“表”。双击“学生基本情况表”表，或者单击选定“学生基本情况表”，再单击“打开”，打开表“学生基本情况表”，进入数据表视图，如图所示 46

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49. 单击工具栏上的“保存”按钮，保存数据表，但是不关闭表。单击“学生基本情况”表对话框右上角的”×”（关闭）按钮，将保存数据表并关闭“学生基本情况”表。 49

50. 9.7.3   数据的排序、筛选和打印 • 对表“学生基本情况”表按“高考分数”字段的值从高到低排序。 • 操作步骤如下： • (1)在数据表视图中，打开“学生基本情况”表，单击“高考分数”的列选择区。 • (2)单击工具栏上的“降序”按钮 ，数据表中的数据已按降序方式排列。 50